1、每年1月1日-2月28日各单位携带以下材料办理参合手续：
（1）本年度《新农合参合统计表》、《合作医疗统筹基金统计表》电子版及纸质版，纸质版要求加盖单位公章；
（2）所有参合人员的合作医疗本；
（3）新参合人员：照片一张、新参统人员信息登记表、身份证复印件各一份；
（4）异地安置人员：本人户口所在地与居住地不一致的人员。需携带：居委会证明、房产证复印件（若户主不是本人，可提供证明其夫妻关系、母子关系的证明，例如结婚证复印件及户口本复印件等）、《海淀区新型农村合作医疗异地安置申报审批单》（盖公章）；
（5）不参加新型农村合作医疗的海淀乡农民需填写《新农合放弃参保承诺书》并签字确认。
2、核对完所有参合人员信息后通知各单位上缴参合统筹基金。
3、《新农合合作医疗证》印发完成后通知各单位下发至参合个人。
（二）药费报销业务
每年6月份开始药费报销业务，每月25号-此月5号接收药费报销单据，请各单位经办人携带以下材料办理（请一次按顺序整理）：
1、住院药费报销
（1）《海淀区合作医疗住院报销基金审核表》一份，需医保员签字盖公章；
（2）《新农合合作医疗证》第一页及第二页复印件一份；
（3）北京市住院收费专用收据；
（4）诊断证明
（5）出院通知书或出院诊断证明书
（6）有标识的住院费用明细清单；
（7）其他资料，如转诊治疗的提供《北京市医疗保险转诊（院）单》等。
（8）《新农合住院报销统筹基金审核汇总表》电子版及盖公章的纸质版各一份。
2、门诊报销业务
（1）北京市门（急）收费专用收据；
（2）北京市医疗保险专用处方底方，急诊处方底方；
（3）门诊费用清单；
（4）其他资料，如转诊治疗的提供《北京市医疗保险转诊（院）单》等。
（5）《日常门诊汇总表》、《门诊报销统计表》纸质版一份及电子版。
（三）注意事项
1、本业务只针对单位办理，请参合个人到所在单位或大队办理相应业务；
3、参合信息一旦上报至区农合办就无法更改，请各单位认真核对参合人数及定点医院，上报后无法更改。
4、新出生的婴幼儿请于出生之日起90天内办理参合手续。
二、社保卡办理流程
（一）所需材料
1、本人身份证复印件一份，由代理人办理的需同时提供代办人身份证复印件一份；
2、补卡、换卡业务需缴纳20元钱，其它业务免费。
（二）注意事项
社保所可以办理社保卡补换卡、卡申领、密码重置等业务。不能办理修改定点医院、查询保险缴纳情况等业务。自办理之日起15个工作日后、二代卡补换卡30个工作日后到社保所领取社保卡。
三、一老一小业务
1、本辖区内新出生的婴幼儿自出生之日起90日内到社保所办理
2、其他16岁以下的非在校生，男满60女满50的老年人、低保残疾等无业人员每年9-11月到社保所办理。
（二）携带资料
1、儿童提交户口本首页、参保人本人页复印件各3份；
2、老年人、无业居民提交户口本首页、身份证正反面复印件各3份；
3、低保、残疾人需提供低保证、残疾证复印件2份；
4、一张邮政储蓄存折或北京银行借记卡（参保人名字开户），新出生婴幼儿存710元，老人至少存310元，无业人员至少存610元，存折复印件一份