申请人可以在收到专利局发出授予专利权的通知之前提出分案申请，也可以自收到授予专利权的通知之日起两个月内提出分案申请。但是，专利申请已经被驳回且已生效、或者已经被撤回或者视为撤回但尚未恢复的，就不允许再提出分案申请。
提出分案申请的，应当在请求书的分案申请栏内填写原申请的申请日和申请号，原申请的申请日即为分案申请的申请日。分案申请的各种法定期限，例如提出实质审查请求的期限、提交优先权证明材料的期限等，均从原申请日起算。对已经届满的各种期限，申请人可以自分案申请递交日起两个月内补办各种手续；期满未补办的，该分案申请被视为撤回。
外观设计的分案申请，是指原外观设计专利申请文件中包含两项以上外观设计，申请人将其中一项外观设计从原申请中分出，作为另一件新的外观设计专利申请提出，该被分出的新的外观设计专利申请为分案申请，可享有原申请日。
对于新分出的申请，应当核实其是否符合下述分案申请的条件：
（1）分案申请递交日应在原专利申请收到授予专利权通知之日起两个月办理登记手续的期限届满之前，原专利申请尚未被驳回（或虽被驳回但尚未生效）、未主动撤回和未被视为撤回；
（2）分案申请的申请人必须和原申请人一致；不一致的，应当附有合法的权利转移证明材料；设计人应当是原申请的设计人或者是其中的部分成员；
（3）提交分案申请时，应当提交原申请文本的副本；要求优先权的，还应当提交原申请的优先权文件副本；
（4）原外观设计专利申请中包含两项以上外观设计的，分案申请应当是原专利申请中的一项或几项外观设计，分出的一项或几项外观设计不得保留在原申请中；
（5）申请人应当在原申请中至少保留一项外观设计，将其余的作为分案申请提出；
（6）原专利申请为产品整体外观设计的，不允许将其中的一部分作为分案申请提出，例如一件外观设计专利申请请求保护的是摩托车的外观设计，摩托车的零部件不能作为分案申请提出。
二、哪些外观设计专利可以合案申请
外观设计专利申请的提交原则上是一设计一申请，新修改专利法的三十一条第二款规定了两种可以合案申请（即作为一件申请提出，并按一件申请收费）的情形：
（1）相似外观设计必须是针对同一产品的。一般情况下，经整体观察，如果其他外观设计和基本外观设计具有相同或者相似的设计特征，并且二者之间的区别点通常在于局部细微变化、该类产品的惯常设计、设计单元重复排列或者仅色彩要素的变化等情形，则认为二者属于相似的外观设计。
（2）成套产品。成套产品是指由两件以上（含两件）属于同一大类、各自独立的产品组成，各产品的设计构思相同，其中每一件产品具有独立的使用价值，而各件产品组合在一起又能体现出其组合使用价值的产品，例如由咖啡杯、咖啡壶、牛奶壶和糖罐组成的咖啡器具。
应当注意的是，涉及成套产品的专利申请中，不能再包含针对某个或全部套件而提出的两项以上相似外观设计。