涉密文件资料关系国家安全和利益，必须妥善保管以防泄密。在大多数保密违法案件中，基本是涉密文件资料“失位”引发的，下面以近年的几起案例管窥之。
典型案例
案例2：2019年6月，某部下属协会丢失1份机密级文件。经核查，2019年5月，该协会新入职员工程某，根据工作安排到部机关领取涉密文件后，在返回单位途中中暑，突感眩晕乏力，遂坐在地铁口台阶处休息，并从背包内取出装有文件的信封，用之扇风，随后又将信封放在台阶上，从包内取水解渴，走时却忘记将信封收回，遗落在台阶处，到单位后才发现文件不见，后经全力寻找未果，确认遗失。案件发生后，该部责令涉案单位对保密工作进行了全面整改，对直接责任人程某作辞退处理，给予负有领导责任的黄某行政警告处分，并在单位全体会议上对2人进行通报批评。
案例3：2018年3月，某科研院所研究员金某在参与某重要涉密项目研究时，根据工作安排，负责与同事张某一起，将存储1份绝密级资料的相机携运回单位。然而，在乘坐出租车时，金某未随身携带相机，而是与其他随身物品一同放置在出租车后备箱内，下车后竟忘记将相机取出，直到准备使用时才发现不见。后经全力查找，亦未能追回，造成严重泄密。案件发生后，金某、张某受到严厉处罚，研究所分管领导和主要领导分别受到党内严重警告和党内警告处分，所有责任人员被全院通报批评。
案例4：2018年11月，某市保密局检查发现，该市一垃圾回收站的文件堆中有1份机密级、1份秘密级文件。经核查，2018年9月，为起草文稿，市委研究室干部王某到保密室借阅2份涉密文件，带回办公室阅看完毕后并未及时归还，也未放入办公室保密柜，而是随手将文件插入办公桌文件架里。由于工作较忙、疏忽大意，竟忘记此事，后王某在清理办公桌时，将2份涉密文件混同其他稿件一并作为垃圾处理，被垃圾回收站收走。案件发生后，王某被通报批评，受到党内警告处分。
案例剖析
涉密文件资料本应实行全过程管理，时时刻刻都要放在正确位置上、置于安全环境中，上述直接责任人，在涉密文件资料保存、使用及携运过程中，使之不得其所，陷入“失位”危险，而从“失位”到失泄密，仅仅只有一步之遥。
对策办法
对机关单位和涉密人员来说，要严防涉密文件资料“失位”，就要时时刻刻确保其处于正确位置，做到“用不出其位”，围绕这一目标，可以从以下三个方面下功夫。
2.善“正位”。习近平总书记指出，各级党委和政府以及领导干部要增强制度意识，善于在制度的轨道上推进各项事业。欲使涉密文件资料时刻“得其所、在其位”，尤其需要完善的制度机制来明确和约束。机关单位要在保密法律法规框架内，结合工作实际，不断健全完善涉密文件资料管理制度，同时做好宣传和贯彻，以严明的制度规范保障涉密文件资料不“失位”，推进国家秘密治理体系和治理能力现代化。
典型案件
据了解，该单位由于任务较重，十分需要新入职员工及时开展工作。虽然秘书部门岗位均为涉密岗位，但是该单位想当然地认为贺某初入职，没有太多机会接触国家秘密文件，所以既未进行涉密人员审查登记，也未开展保密教育，导致贺某对接触的文件性质与工作内容不了解，完全没有意识到经手的书籍属于涉密文件，也完全不清楚涉密文件销毁程序，直接造成了泄密事件的发生。
经了解，陶某入职不满1年，虽然已被确定为涉密人员并签订了保密承诺书，但尚未开展保密教育，对涉密载体种类形式、泄密渠道等了解不够。平日里常见到的是左上角标注密级与保密期限的涉密文件形式，对密码电报类文件是第一次接触，未注意到密级与保密期限标注在文件的其他位置，导致了过失泄密的后果。
由于工作原因，该单位大量借调下属事业单位人员帮助工作。许多岗位涉及制作、复制、收发、传递、保管国家秘密载体，但该单位认为借调人员流动性强，加之涉密人员审查登记手续复杂，故只要求部分借调人员签订了保密承诺书，几乎从不进行涉密人员审查，亦未开展系统的保密教育，导致借调人员经手处理传递大量涉密文件资料，文件资料收发、流转、保管情况混乱，计算机以及移动存储介质违规使用情况时有发生。
几项措施
保密管理首先要注意对“人”的管理，其重点在于培养良好的保密意识与保密习惯。涉密人员在上岗之初便系统掌握保密法律法规，养成良好保密工作习惯，系好上岗的第一粒扣子，不仅是对新入职员工未来工作的负责，也是机关单位保密工作的基本要求。
其次，涉密人员审查、确定及时。涉密人员上岗必须先审后用、严格把关，审查通过后方可上岗。涉密人员登记备案需及时，不可等到工作人员上岗后再履行手续。通过签订保密承诺书、确定涉密等级、上缴出入国（境）证件等手续，工作人员的身份发生质的变化。这就要求，从身份确定的那一刻开始，涉密人员便需要绷紧保密弦，对自己所肩负的责任有足够的认识，时刻保持头脑清醒、警钟长鸣，将保守国家秘密放在工作的首位，主动培养严守国家秘密的习惯，并在工作的方方面面予以高度重视。
涉密文件保密管理，可谓“老生常谈”，在不同场合、以不同视角被屡屡提及。但我们往往忽视的是，涉密文件保密管理，并非个体所能独立完成，在整个文件运转过程中，往往存在多名经手人，一人发生疏忽，则整个安全屏障即被打破。所以，以“人”为视角，深入研究从“入手”“倒手”再到“出手”的整个经手过程中如何做好保密管理，是确保涉密文件万无一失必须审慎思考的问题。
（一）密件“入手”环节
（二）密件“倒手”环节
案例4：2019年2月，夜已深，某市政府业务部门工作人员望某在办公室加班整理文件，发现一份传阅的机密级会议纪要对业务工作具有很强的指导和借鉴意义，便产生了全文留存以便学习参考的想法。望某知道，按规定若想留存密件需履行报批手续并使用涉密复印机进行复印，但涉密复印机由单位文印室统一管理，已经锁门。此时的望某已十分疲惫，实在不想第二天再“折腾”了，便关了办公室的门，偷偷用手机对该文件进行了拍照，并使用手机软件对拍摄的涉密文件进行文字识别后发送至自己的办公用互联网计算机上，转化为Word文档进行编辑。目前，此案正在进一步查处中。
（三）密件“出手”环节
案件分析
需要说明的是，本文未将故意卖密牟利、对外提供等极端恶劣情形包含在内，仅限于机关单位日常工作的范围内分析讨论。
（一）从主观意识上看
（二）从行为方式上看
1.密件“入手”环节。可以表现为私自委托不属于涉密文件知悉范围人员去收取密件导致泄密；或收取密件时心存旁骛，忙于其他工作、私人事务，如放假、下班、就医等，对密件随手处置泄密；或“入手”时不按规定置于保密柜中，随意放于桌面、玻璃柜、抽屉等位置，导致文件丢失或被他人复印、窃取等。实践中，还曾发生取件返程途中违规乘坐公共交通工具将密件遗失的情况。
2.密件“倒手”环节。从对象上看，分为“倒”给别人和“倒”给自己。可以表现为对自己传阅的文件不认真审阅，未能及时发现文件密级、保密期限、发放范围等核心要素，导致通过互联网违规传递；或贪图便利，明知不符合保密规定，仍然违规复印、扫描、摘录、汇编；或为参考学习，私自拍照上传至互联网计算机中等。实践中，还曾发生为了将字体放大方便观看而将文件拍照后上传至互联网计算机的情况。
3.密件“出手”环节。可以表现为该移交不移交，将手中密件隐匿不交或私自留存备份，从阶段性经手变为长期持有，后续或自用、或贩卖，进而造成泄密或泄密隐患；也可以表现为“一揽子”移交，不按规定将密件、非密件分类移交，不详细告知接手人注意事项，甚至“单方”移交，不与接手人发生接触，自顾自办理完毕。这极易导致接手人对情况不了解，进而造成误操作，形成连锁反应。案例6就属于这种情况，实践中还曾发生不告知移交的计算机中存在涉密文件导致接手人误连互联网的情况。
应对措施
防范对策
会议期间，关闭会场区域移动通信信号和无线局域网接入设备，禁止对涉密文件、资料进行拍摄，妥善保管涉密文件、资料和其他涉密载体，防止遗留或散失。
会议结束后，将需要收回的涉密文件、资料全部清退、收回、核对登记，确保涉密文件、资料完整后，由指定部门统一销毁。
第三，要狠抓涉密会议期间的保密监管。
几起典型案例
原因分析与对策建议
近年来，机关单位普遍加强了针对计算机网络的保密管理，涉密人员网络信息安全意识和保密技术常识明显增强。然而，与此同时，一些涉密人员却忽略了办公室的安全保密工作，认为办公室环境相对封闭，存放涉密文件资料相对安全，放松了警惕。殊不知，正是这种错误认识的存在，导致了窃密泄密案件的发生。
信访信中的涉密文件从何而来？
文件从何而来？调查后，办案人员厘清了事件的来龙去脉。
1月3日，某市属单位信访部门工作人员取回上述涉密文件后，经办公室主任孙某签批，报局长张某审阅。1月6日，办公室文秘佟某将文件送给张某，由于张某的办公室总是有很多上访人员进出，佟某未能及时将文件送达，就拿回放在了自己的办公桌上。期间，佟某多次离开办公室维持信访秩序，都未锁门。上访人员杜某趁佟某办公室无人之际将上述文件拿出，阅读并复印3份，随后将原件放回原位。
办公室不是保险柜
诚然，办公室相对于其他外部区域，尤其是单位以外的区域而言，封闭性和安全性更强。但这种安全性和封闭性并不是绝对的，尤其是那些与外部人员经常接触的部门。一些机关单位工作人员放松了保密弦，没有对涉密文件资料按照保密管理要求进行严格管理，使之处于失控状态。分析近年来发生在办公室内的窃密泄密案件，主要有以下两个方面的原因：
一是部分涉密人员保密意识不强且存在不良工作习惯。一些机关单位工作人员想当然地将办公室当做绝对安全的场所，视为涉密载体的“保险柜”，不采取任何防范措施，随意摆放涉密载体，导致涉密文件事实上处于失控状态。本案中，佟某离开办公室没有锁门，给上访人员窃取涉密文件以可乘之机。此后，涉密文件已经被杜某、谷某多次复印，泄密结果已经发生，但由于杜某复制后又将涉密文件放回了原处，佟某始终没有察觉，导致文件泄露后未能及时采取补救措施，知悉范围进一步扩大。此案并非个案。2011年5月至6月间，某县人大常委会办公室文件管理员刀某先后从县委办、县政府领取多份涉密文件，因单位领导外出，刀某便将文件摆放在办公桌上。待刀某准备将文件送领导签阅时，发现涉密文件已下落不明。后经多方查找，仍未找到。又如，2005年，某县信访部门收到市信访部门密传的1份机密级文件，当文件传阅至朱某时，正遇有人上访，朱某便随手将文件放在接待室的桌子上，离开接待室接访，造成了国家秘密的泄露。
二是办公室环境安全隐患突出。存放、保管涉密载体的办公场所，其安全性、封闭性必须满足一定的标准，能够防止盗窃、窥视和破坏行为的发生。以保密要害部门部位为例，不仅应当满足“三铁一器”的基本要求，还应当限制非涉密人员的进出。以本案为例，信访部门长期面对大量群众来访，接触人员复杂，极易出现场面混乱的情况。因此，行政相对人进入办公场所，拿走涉密文件、损坏涉密载体等情况在此类部门时有发生，更要高度防范，绝不能有一丝马虎。此外，还要适时对存放、保管涉密载体办公室的安全情况进行检查，一旦出现问题，应及时采取补救措施，减少损失。
杜绝办公室失泄密的“蝴蝶效应”
如何有效防止办公室发生失泄密事件，可以从以下三方面入手。
第一，强化涉密人员保密意识和保密常识，加强保密教育培训。要对本单位本部门尤其是办公室日常工作中的保密薄弱环节进行梳理，明确保密工作的风险点和防控重点。对已经出现的办公室泄密问题要积极反思、查漏补缺；对可能出现的办公室泄密问题要进行前瞻判断，并制订相应的处置预案。要加强保密教育培训，督促涉密人员培养良好的保密习惯：将涉密载体按照不同密级存放在专门的保险柜内；离开办公室时做到“关门、闭窗、锁柜”；对可能接触到涉密载体的人员仔细观察、细致询问，出现异常立即报告。
发生在办公室里的泄密总是静悄悄的，就像“蝴蝶效应”中那只扇动翅膀的蝴蝶，初始时我们难以察觉，但正是这翅膀的微微扇动，却引发了一系列连锁反应，并最终导致“美国德克萨斯州的龙卷风”。办公室的泄密也是如此，也许只是薄薄的一页纸被违规带走，但其中包含的涉密信息或许会使一个行业发生巨变。在以往发生的案件中，就有因办公室的涉密文件违规流出而影响整个股市行情的情况。在此提醒大家，尤其是政府职能部门，一定要加强办公室保密管理，防止失泄密事件的发生。