为保证按时出访，以下材料须至少提前三个月交至我处。所需表格可在附件处下载，按要求填写后将电子版发至我处OA信箱。
1.出访单位的申办公函原件1份
公函内容必须真实、详细，理由要充分、具体，出访任务必须明确具体，并与出访人员的职务身份相符。出访人员名单要列明姓名、性别、出生地、工作单位、职务、职业属性（分为公务员、参公管理、事业单位、国企、其它）、级别或职称。。
公函还需标明团组内所有出访人员的计划使用情况，文字表述、表格形式均可，需具体列出本次出访使用的是上一年度所报何批计划，是否有调整之处（按照最新要求，本单位组团，参加其他单位组团、培训都计入本人、本单位年度出访指标)。计划外的出访需专函说明有关情况，提出出访指标申请。
报市财政局审核出访经费的，须先提交预审公函1份，待市财政局审核经费后提交正式的申办公函。
2.邀请函复印件及中文译文各一式4份（其中3份加盖申办单位公章）
3.团组出访活动的具体行程3份（其中2份加盖申办单位公章），结合国际航班的客观因素，确定详细出访日程。
在制定和安排出访行程时，应掌握以下原则：
(2)每天的日程安排要精确到小时，要有活动的具体详细内容和活动地点；行程安排内容应与请示件内容相对应，尽可能详细地描述活动内容，明确拟拜会商谈的对象、探讨的主题和希望达到的目标等具体事项。行程内容的表述方式不能雷同，不得含有“参观”、“考察”字眼。培训团组要注明培训地点和课程内容。
4.经费审核表原件2份。
出访经费按照《东莞市直党政机关和事业单位因公临时出国经费管理办法》（东财〔2014〕411号）和《关于转发<财政部、外交部关于调整因公临时出国住宿费标准等有关事项>的通知》（东财〔2018〕52号）的开支标准执行，如是培训团组还须按《东莞市市直党政机关和事业单位因公短期出国培训费用管理办法》（东财〔2014〕410号）的开支标准执行。每个承担出访费用的单位都要提交经费审核表。党政人员出访不得接受国内企业资助，也不得接受境外中资企业的资助出访。经费审核表的填写格式请具体咨询同级财政部门。
5.《因公临时出国人员备案表》原件一式3份
出访人员要通过“东莞市领导干部出国境管理信息系统”进行登记并取得批复。
6.提供有效出访人员身份证正反面复印件一式3份
如果出访人员为非本市户籍的，须提供任命书、调令或劳动合同复印件2份。
7.人员所在单位统一社会信用代码证书复印件1份
8.公示文件拍照打印件
9.提交亲笔签名的相片回执和相片四张
市内定点照相馆地址查询：
10.填写出访人员《签证信息表》
12.领取因公出国护照所需资料：团组所有出访人员的《东莞市国家工作人员因公出国（境）政审表》、《东莞市因公出国纪律责任书》文件原件和各市直单位（镇街）一把手请假条
13.出访回国后，组团单位按有关规定办理以下的手续：
（1）在返国后3天内向市外事局上交所有出访人员的护照，并由市外事局查验每本护照内页盖戳的出入境日期，了解实际出访天数是否与报批天数一致，并如实填写《出国（境）团组情况登记表》（组团单位领导签名及盖章）和《东莞市因公出访情况确认书》原件1份。
（2）15天内提交《东莞市党政干部因公出国（境）实际成行情况明细表》2份（要求盖公章）、因公出国出访报告2份（要求单位函头纸打印和盖公章）和因公临时出国团组绩效评估表2份（要求盖公章）和将出访报告(word版）和绩效评估表(word版）刻录光盘1份。
（3）团组中如有厅级人员，1个月内需提交厅级人员出访报告绩效评估表原件2份和复印件各1份（要加盖组团单位公章），出国（境）出访报告原件2份和复印件各1份（要加盖组团单位公章）和将出访报告(word版）和绩效评估表(word版）刻录光盘2份；（评估表在表格下载版块下载）
（4）回国后1个月内要在单位进行实际执行情况和出访报告公示，公示内容包括出访人员、出访路线、取得的成效和出访费用等情况。
（5）复印签证页和出入境记录，以便用于因公出访经费报销。
14.双跨团组和培训团组
除提供1至8的资料外，还须按照以下各种情形补充相应资料：
(1）、参加中央组团出访的团组，须提供具有外事审批权的中央组团单位出具的“双跨团组征求意见函”原件、“任务通知书”原件和“任务批件（须附名单表）”复印件。
(2）、参加省内同系统单位组团出访的团组，须提供广东省人民政府外事办公室发出的“预审组团任务意见函”（附人员名单）和省组团单位的通知文件。
(3)、参加项目培训团组，须提供国家外国专家局的立项通知和“出国（境）培训审核件”以及出访人的学历证明。如有必要，还需提供项目培训合同。
东莞理工学院国际交流与合作部（港澳台和外事工作部）DGUT▏OfficeofIntemationalCooperationandExchanges(OfficeofHongKong,Macao&TaiwanAffairs)