试过一些方法,比如写作者与校稿者分开,有一些效果,但仍然杯水车薪。因为大家靠的是感觉,而缺少一个脉络。
脉络是什么?是标准,是经验。
于是,我们制作了一份《检查清单》,将经常出现的错误进行归类。每次检查的时候,一条条看,如果没有问题,那心里就有底了。
这是我对清单最朴实的理解:
我很喜欢清单,因为它足够简单,符合人性。
就如同菜谱,一步步完成,总能得到一盘还不错的料理。
有一本书叫做《聪明人都是清单控》1,里面提到「清单不是一种工具,而是一种以目标为导向的思维方式」。
为什么这么说?我们又该怎么来实操?接下来一一来剖析。
在日常工作中,我们主要使用到两类清单:执行清单和检查清单。
这个好理解,如同上文提到的菜谱,按照流程,一个个划掉,最后便是大功告成。
这里再给出一些案例:
这是自己做PPT的工作清单。从准备初稿,到沟通&修正,再到校稿&美化,以及最后的展示准备,一条路下来,只要做到位,基本上不会出大问题。
这是研究生阶段某天的工作清单,包括了:
最后还有「记录」和「收获」,类似于日记。
工作后的日程清单就更系统了,取名也更有「商务感」:
看了这些案例,我们基本可以得出一个结论:
有些工作会涉及很繁琐的细节,一旦遗漏便容易出大问题。作为应对,我们可以制作检查清单,一一核对,保证不会出错。
上文提到的公众号检查清单,便是一例。我们再举几个例子:
因为现在做培训策划工作,每次开课前要检查现场是否一切就位。于是制作了一份清单,每次提前半小时到达,然后一项项核对。
从这些案例中我们可以得出结论:
了解了清单的分类,接下来我们看看如何保证清单具备实操性。
这主要针对的是执行清单,因为一旦涉及到行动,我们就需要检查它是否真的可落地,而SMART原则就是一个很好的工具。具体来看:
所有的清单,都是基于之前的经验得出的。但是在实操中,我们总会面临新问题、新挑战,所以我们有必要进行持续迭代,保证与时俱进。
清单的制作上,有几款值得推荐的工具:
比较喜欢的是自定义重复功能,比如每周一需要预定会议室,可在App上设置每周一重复即可。
界面简约,上手简单,颜值党值得推荐。
很喜欢「连续输入待办清单」的操作,还可以自己设置颜色,同时也提供了常用模板。
清单是个好工具,它能:
在制作时,有两个实操建议:
有四个工具可以帮助我们更快捷地制作:
对于管理者,通过检查清单,实现有效的内控。
对于组织,清单意味着减少对个体的依赖,最后组织的抗风险能力和综合实力也会得到增强。