2、如果是开会，就应准备开会需要的资料，自己应先学习有关会议的内容。以便能在开会时做好会议的记录。
3、如果是走访或谈判，就应当先做好对走访或谈判对象的一些调查和了解。
4、了解本次外出活动的任务、目的及领导对一些重要问题的基本看法，以便按领导意图及时提供服务，避免因不解其意而手足无措甚至帮倒忙的情况发生。
5、与所去之地的有关单位事先联系，提供前往人员名单（包括姓名、性别、民族、职务等），说明此行目的和行程计划等。
6、如果自己开车，则要提前通知司机准备好车辆，带好差旅费用、换洗衣物及常用药品等。
1、乘车行走
（1）陪同领导行走时，随员应在领导后侧半步位置跟从。
（2）让领导和客人先上车，自己后上。
（3）要主动打开车门，并以手示意，待领导和客人坐稳后再关门。一般车的右门为上、为先、为尊，所以应先开右门，关门时切忌用力过猛。
（4）注意乘车座位。一般是右为上，左为下。如果领导有坐副驾驶的习惯则另当别论。在到达目的地后，随员要提前下车为领导开启车门。陪同客人时，要坐在客人的左边。
（5）乘电梯应遵循“先出后入”的规则，陪同领导乘坐电梯，若无人操作，随行者应先进后出，一边操纵电梯，若有人操作，随行者应后进先出。
2、见面介绍、握手、交换名片
（1）如果走访客户，应先把客户介绍给领导，如果对方领导是女士，则应先把领导介绍给对方。
（2）如果拜访，如果对方身份较高，应先把领导介绍给对方。
（3）和对方的距离合适时才可伸出手。
（4）握手的力度要适宜，不可太紧，也不可显得太随意。
（5）握手时双眼要正视对方，面露笑容。
（7）与对方领导握手，以其职位由高到低为序。
（8）交换名片时要双手接递，并说谢谢。接到对方名片时，不要立即收起，要先观看，以示尊重。
3、就坐
（1）参加会议时，除大型会议按桌牌就座外，一般要选择既非主要位置有别于与被陪同领导联络的位置就座；如果是圆桌会议，是坐在桌前还是后排，则视与会人员的具体情况而定。
（2）就餐时，要分清主位、客位，把客位中主要位置让给领导，且要等双方主要领导就座后再入座；要注意安排好司机等通行的其他人员，因为接待方不可能认识所有来客。容易造成遗漏。
（3）会见时，主宾、主人席安排在面对正门位置，领导如果作为主宾座位应在主人右侧，随行人员则按职务高低在领导一侧就座。主方的陪见人在主人左侧按职务高低就座。
（4）会谈时，双边会谈常用长方形或椭圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人在背门一侧，领导如果作为主宾应面向正门居中。如会谈桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。多边会谈，座位则按主办方安排座位就坐。
4、言谈要得当
（1）商务活动要讲普通话，声音自然、清晰，音量、语速适中。
（2）语言文明，不讲粗话。使用“您好、请稍候、麻烦您、抱歉、对不起、没关系、谢谢、再见”等礼貌用语。
（3）在陪同领导外出时，说话非常重要，什么时候该说，什么时候不该说，该说时怎么说都有讲究。不该说时说了会失礼，该说时不说会误事。
（4）当客户对本单位、具体情况询问时要及时为领导当好助手，作出补充，不能越俎代疱。
（5）在领导与客户谈话时，可以根据具体情况插话，但一点要恰到好处，言之有物，大方得体。
5、与领导的配合
（1）如果客户与领导是有直接的关系。作为随从应该站在辅助的地位，和客户初次见面时应该亲切地寒暄，并且作适当的自我介绍，第一次就要给对方留下一个印象。在整个谈话过程中，要不卑不亢，给人以良好的感觉。
当客户和领导谈话时，应该细心地倾听。如果对方有问题问你，需要直接或间接地征询领导的意见，然后给对方以满意的回答。
谈判过程中，如果领导和客户在某个方面争论得比较激烈，要适时地从中打圆场。
在商谈结束时，无论成交还是不成交，都不要被当时的气氛所影响，应尽宾主之仪，亲切地道别，不要让对方有这样的评价：“这个公司的人怎么一点礼貌都不懂。”或是：“这个公司领导还不错，可用人不太精明，怎么选了这么不懂礼貌的随从。”
（2）如果是请领导访问自己所熟悉的客户。首先注意不要“越位”，应该将自己立于领导和客户之间的中间人立场，使领导有许多讲话的机会。
在领导与客户商谈时，应该注意领导的谈判技巧和应对方式，并且要充分掌握气氛。气氛过“热”时，适当地“降温”；气氛过“冷”时，不时地“加温”，解除尴尬，不失为中间人的身份。
商谈最终是为了本公司的利益。因此，不要太显露地为本公司出力。当领导谈判时进一步向对方提问时，可以若无其事地推动；当认为领导谈判的内容不当或有必要进行更正时，应该很在默契地助领导一臂之力。
在陪同领导访问客户时，配合他们，尊重他们，不仅能增进上下级的关系，在客户眼中看来，则是认为你是一个应对得体的好“幕僚”，从而提高公司的信誉。
（3）陪同领导调研时，应对所调研的课题有所了解和思考，在领导发问后对不清楚的地方一定要问清楚、弄明白、记准确。
（4）陪同领导赴宴时，要把握好说话的时机和分寸，不能抢话说、随意说，既不能无原则地、过分的恭维主客双方的领导，也不能目无领导、唯我独尊。
6、举止得体
（1）随员的举手投足都应与自己的身份、所处场合相协调。在外活动时应坐有坐相、站有站相、走有走相。
（3）随领导参加重要会议或作讲话时，如无极特殊情况一般不能打搅领导；如确需及时向领导汇报要尽量压低声音，减少影响面和影响程度。
7、衣着、发式等仪表仪容
（1）着装应整齐洁净，衣冠端正，庄重大方。
a.男士不能穿背心、短裤、拖鞋，不能戴戒指；重要的商务活动要穿西服、打领带或穿其他正装；着装时要扣好钮扣，不得敞开外衣，卷起裤脚、衣袖，领带须系正，皮鞋要光亮。
b.女士要穿职业套装，鞋跟高低适中，袜口不得露在裙角或裤角之外。
（2）从事商务活动前，随行人员必须整理一次仪表，包括着装、仪容。
（3）与人交往热情、友好，不卑不亢。在公众场合应避免双手叉腰、交叉胸前、插入衣裤兜内。挠头、抓痒、挖、抠鼻孔；避免哼唱歌曲、吹口哨、跺脚、说笑、喧哗；随地吐痰、乱丢杂物；避免面对人咳嗽、打喷嚏等不良举止。
（4）在禁止吸烟场所不吸烟。在外单位吸烟时，必须先征求主人同意。
8、适时“进”与“退”
（1）在陪同领导外出参加会议、会谈时，要确定自己是否应该在场，如不需参加时，则应要弄清自己应在驻地还是在场外等候。
（2）如属领导的小范围谈话，要根据实际情况及时作出判断自己是否需要回避。
一般来说，领导在会后或宾馆住地等的小范围谈话，特别是遇到老朋友、老同学时，可能要说一些不宜公开的话和知心话，这时随员者就应该礼貌的为领导沏上茶水，作一些简单的服务性工作后适时退出。
有时本来是研究探讨某个问题，自己应当在场，但当领导们说起一个自己不应了解的话题时，也应有意识的退出一会儿，估计此话题已说完再返回。
9、守口如瓶
在陪同领导外出期间，领导与随行者之间谈论的话题和与其他人员之间谈话的内容，除领导明确表示让自己传达的之外，其它内容决不可随意透露，即使是餐桌上领导的玩笑话也不应随便向外人提及。因为领导所说的每一句话都是在某一特定环境下说的。离开了这个前提，就可能产生歧义，如果再传就会走样，给工作带来影响。
10、会见和会谈
（2）如对方到领导下榻处拜访，则应以主人身份安排对方作为客人就座。
（3）领导与对方会见（会谈）结束后，随员应陪同领导送对方至车前或门口握别。
11、宴请客人
（2）宴席前宾客到达时，随员应陪同领导到门口迎接。
（3）按先女宾后男宾、先主宾后一般来宾的顺序，引宾客进入餐厅。
（4）宴请要考虑主宾的饮食习惯、民族、地区、身体状况及其他特殊要求。
（5）桌次的高低以离主桌位置的远近而定，右高、左低、近高、远低。
（6）同一餐桌上席位的高低，以离主人的远近而定。
（7）通常对门口或居中的桌是主桌，主桌对门口或居中的位置是主人位置。
（8）一般情况下，第一主人的右边是第一主宾。
（9）宴席中，以领导与第一主宾交谈为主，随员不要主动提话题，不要随便插断领导与第一主宾的交谈。
（10）宴会中要文明敬酒、理智饮酒，正式场合只喝本人酒量的1/3。文明进餐，不发出不雅声响。
（11）用餐时不要趴在桌子上，不要大声喧哗。
（12）吃中餐时不整理菜肴，不划拳，吃过鱼、鸡的骨头放在盘子外侧。