2、检查证照、签证（签注）的有效期。如所持证照有效期不足6个月或已过签证（签注）有效期的，会被往访国（地区）拒绝入境，不要因此影响境外行程。备好证照中的个人信息页和签证（签注）复印件，以及证件照片，并与护照分开存放，以备急需。
3、检查出境证明。第一出访地为免办签证、落地签证国家或是实行电子签证的国家（澳大利亚等），则必须办理“出境证明”，在团组出境时须向边检部门提供。
4、检查机票。仔细核对抵临日期、姓名拼音、航班号、舱位等级、途经城市、到达城市等是否正确。
5、购买必要的人身和医疗保险。进行必要的体检与预防接种，部分国家（特别是赴非洲地区）要求访问者携带《国际预防接种证书》（俗称“黄皮书”）。
6、备好礼品。对外交往讲究礼尚往来，礼品准备要按照厉行节约的原则，选择具有民族或地方特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品。
7、备好日常用品。清楚前往国家或地区的手机制式、电源电压等，准备合适的电源转换插头。根据前往国家和地区的气候及其变化趋势，准备适当、适量的服装。准备至少一套正装，以备参加公务活动时穿用。
8、备好必备药品。如因治疗自身疾病必须携带某些药品时，应请医生开具处方，并备齐药品的外文说明书和购药发票。到传染病多发地区，应备一些抗感染的专用药品。
9、领取护照后因故未出国（境）的，应当于取消任务5日内将所持因公护照交国际交流与合作处。
二、出境入境
（一）海关申报
1、根据所携带物品如实填写海关申报单，并向海关申报。严禁携带国际禁运物品、受保护动植物制品（如象牙）、非法出版物等出入境。没有携带应申报物品的人员无须填写申报单，可选择无申报通道又称绿色通道通关；携带应申报物品的人员，需填写申报单，向海关书面申报，并选择申报通道又称红色通道通关。
2、海关检验、核准签章后，会将申报单退还给出境人员，回国时，需凭申报单办理有关物品的附带入境手续。因此，在境外期间要妥善保管好申报单。
（二）登机牌办理及行李托运
1、一般在所乘航班的航空公司的柜台办理登机牌及行李托运。
2、如果乘坐的是转机航班，可在始发机场办好行李联程托运手续，如果不能办理联程托运，则需在中途转机时提取行李，办理中转手续时，再次办理托运。
3、不帮他人携带行李，尤其是不认识的人；熟人拖带物品，必须一一过目有所交待。
（三）边防检查
1、注意随身携带邀请函。有些国家（如美国、法国等）的边防部门在外国人入境时需查验邀请函。
2、赴与我国互免签证的国家或按规定在境外办理签证的国家，需随身携带出境证明。
3、注意随身携带健康证明。出境人员可能会被卫生检疫人员抽查《黄皮书》等证明，要随身携带并及时出示。
（四）安全检查
1、了解航空公司的有关规定，像刀具、指甲剪、打火机、剃须刀片，以及超过100毫升的液态物品等必须托运。如需随身携带液态化妆品、洗漱品、饮料，其容器容积不能超过100毫升，并放在可重复密封的透明袋中，且须单独通过安检设备。
2、了解前往国家或地区对于携带入境物品的特殊规定。如澳大利亚和新西兰对水果糕点等食品及宠物、原木制品等动植物均禁止携带入境。
3、手提电脑、手机、钥匙等随身携带的金属物品等要提前取出，脱去上衣外套，按要求脱鞋、解腰带。受检结束后，勿将证照、物品等遗忘在安检处。
（五）乘机
（六）出入境须知
1、办理入境手续时，建议团组成员在同一或邻近窗口排队候检，如遇边检官员询问，应简要、准确应答，或由领队翻译代答，必要时可出示邀请函。
2、边检官员退回的入境卡副联或底联要妥善保管，以备离境时提交。完成入境手续后，按航班指示牌提取行李，如未能找到行李，可以持本人证照和行李票尽快到所乘航班的航空公司驻该机场办事处请求帮助。
3、如持有效护照及签证在目的地国入境、出境或过境受阻时，应首先向该国主管部门如实说明入出境或过境事由，同时了解受阻原因。如当事人不懂当地语言，有权要求对方提供翻译服务。如果当事人的请求仍然得不到有关部门的回应，可要求与中国驻该国使、领馆联系，寻求帮助。如使、领馆官员向有关当局交涉未果，当事人应理智接受当地主管部门的决定；如确系受到对方不公正对待，要注意收集和保存证据，以便日后诉诸法律解决。
三、出访礼仪
1、出国人员要遵守出访国法律法规，尊重出访国的风俗习惯，做到文明出行。
2、在对外交往中要谦虚谨慎，不卑不亢。言谈举止文雅得体，尊重对方安排，不得提出过高要求。
3、公务活动时注意服装服饰，正式场合着正装，女士可化淡妆。
5、不随意吸烟。在国（境）外除少数有标志的地方可以抽烟外，绝大多数公共场所禁止吸烟。
四、外事纪律
1、出访期间要切记外事无小事，遵守外事纪律，严格履行团长负责制。
2、对外交往中，要忠于使命，认真履责，谨守纪律，切实维护国家的形象和利益。
4、严格遵守请示报告制度，遇到重大问题应及时联系学校向中共湖南省委外事工作委员会办公室或我驻当地使领馆请示报告。在公务活动中，如有意见需向对方提出，应请示团长，个人不要擅自表态；更不得随意发表有损国格、人格和不符合国家对外政策的言论。
5、不要随意接受媒体采访。团组成员如遇记者一般问话，可简单予以答复，如系采访，应请示团长或驻外使领馆领导后再作答复。
五、领事保护
六、行程结束报告
1、出访人在出访回国后5日内将所持证照交至国际交流与合作处。
2、回国后12天内将出访报告（国际交流与合作处网站下载模板）通过办公系统发至出国（境）管理科。