去台湾参会比去国外手续办理更加复杂，所以应该提前3个月就开始准备。赴台手续可以划分为如下若干阶段:
第一阶段：资料索取阶段
（1）ChinaMainland；ChinaTaiwan；ChinaHongKong；CHinaMacao；这样写的话可以与其他国家并列；
（2）直接全部写China；这样最好，但据我的了解，台湾方面不可能同意。
由于是国际会议，会议人员名单当然是英文的。但是大陆地区的与会人员必须用中文标出，简体繁体都可。这也是必须的，但一般来讲，这条不会成为障碍。
第二阶段：学校审批和上级（省经信委）审批阶段
学校根据所提供的材料按流程审批，通过后会出具文件，具体内容就是：学校同意某某人去台湾参加国际会议。然后学校再向省经信委报批，经信委通过会审后会签，然后正副主任签字后出具批文（大概1个半月）。
第三阶段：赴台许可证申请
去台湾需要2个证：赴台通行证和入台许可证。通行证是要拿到省台办批件才能办理的，而为了拿到批件，除了向台办提交所需资料外，还需要提供入台许可证的复印件。拿到学校及经信委批文后，把文件上列出的所有人的资料全部整理好，带上文件原件，交到省台办去。不要送快递，要亲自去。省台办通过后发《任务批件》及赴台人员名单（至少1个月）。
第四阶段：入台许可证申请
将资料交到省台湾办公室之后，同时要办入台许可证了。入台许可证只能在台湾地区办理，大陆地区没地方办。你需要给会议主办方写封邮件，询问此事。会议主办方会把所需要的文件列表发给你，你照着准备就行了。全部准备好之后寄过去，最好找个国际快递，DHL之类的。然后就是等待，入台许可证办的很快，2，3个星期吧。办好之后先让会议主办方扫描一份给你，然后你把扫描件传真给你。
第五阶段：省台办的赴台批件下来前，你可以先订机票。订机票的时候需要提供通行证上面的编号。但这时候批件都没下来，哪来的编号？没关系，可以随便编一个，等通行证办下来再改就行。但要注意的是，最后拿到手的机票，上面的通行证编号一定要和你最后拿到手的通行证编号一致，不然你走不掉。这是机票的问题。在等待过程中，先把最后需要的材料准备好。主要包括：户籍证明（学生），户口簿（老师），身份证，通行证申请表（需要正反打印在一张纸上），照片3张（护照照片标准），原通行证（如果有的话）。
接到邀请
取得台方邀请材料电子版，包括：
1.邀请函及名单（图1）；
2.日程安排（固定模板，图2）；
3.邀请方官方简介（带邀请单位/人印章，图3）；
填《淮安信息职业技术学院因公临时出国（境）审批表》（到外事办取）以及《赴台人员备案表》
出访前至少3个月申请入台证
申请人联系邀请方，填写申请表，提供照片及身份证电子版，台方协助办理入台许可证，获得电子版后A4彩打1张，待出境使用，发电子版至外事办。
同时校内任务审批，校外办审核申请材料
出访前70天上报经信委审核，通过后上报省台办。
出访前30天省台办审核通过，发《任务批件》及赴台人员名单
通行证申请
申请人携任务批件和身份证等材料赴市公安局出入境管理处办理大陆居民赴台通行证及签注
出访前20天购买机票
申请人依据通行证号购买往返机票
出访前5-10天行前教育
外事办组织行前教育，讲解对台形势、政策及出访注意事项
出访前3-5天
执行任务
在外期间提交出访总结
出访人员回境后，10天内向学校港澳台办递交出访总结报告。港澳台办向省台办提交出访总结材料。