1、邀请函及翻译件（电子扫描件即可）。
一般邀请函应发自前往国家（地区）、有受邀人的基本信息（如姓名、职务、所在单位、因公证件号等）明确出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式，有邀请人职务信息及亲笔签名，并打印在公函纸上；邀请人身份应基本对等；
2、会议议程及翻译件。
三天（含）以上的国际会议，须提供会方的会议议程及翻译件；若议程超过5页，无须提供翻译件。
3、身份证复印件。
（二）审批流程：
（1）普通教职工、中层干部及副局级干部：以团组为单位，由一位出访人提出申请→学院/部门主要行政负责人审核→国际合作处、港澳台事务办公室初审→因公出访信息公示（自动公示5日）→国际合作处、港澳台事务办公室复审→科学技术研究院审核（如需）→国际合作处、港澳台事务办公室终审→分管外事副校长审批→国际合作处、港澳台事务办公室出具因公出国、赴港澳任务批件/确认件。
（2）正局级干部：出访人提出申请→因公出访信息公示（自动公示）→校党委书记、校长互审→科学技术研究院审核（如需）→国际合作处、港澳台事务办公室终审→教育部审批→教育部出具因公出国、赴港澳任务批件/确认件。
重要提示：学院/部门经办人选择学院教职工（院长除外）申请出访，请选择院长审批；院长申请出访，由学院书记审批。
机关部处、中心等其他单位教职工（部门正职除外）申请出访，请选择所在单位正职审批；部门正职出访，请选择领导班子其他成员审批。
为提高办事效率，附上审批依据供各位老师了解：
1）规范的邀请函。一般邀请函应发自前往国家（地区）、有明确出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式，有邀请人职务信息及亲笔签名，并打印在公函纸上；邀请人身份应基本对等；需提供准确中文译文；
2）匹配的日程。请综合考虑邀请函、个人行程安排、时差、航班等情况进行申报，日程不够详细，未写明出访城市等会造成退回重审和报销错误等问题；
3）正确的个人信息。请核实姓名、出生日期、出生地、身份证号码、护照号码、职务等信息，一定不要错。这些信息一旦错误，会在最后送签时被外办或使领馆退回，直接影响您的签证签出。
二、政审审查申请
（1）普通教职工：出访人提出申请（个人）→支部书记审批（仅限机关部门）→二级单位党组织书记审核→办结生成政审批件号。
（2）副处级及以上干部：出访人提出申请（个人）→支部书记审批（仅限机关部门）→二级单位党组织书记审核→组织部流转→组织部审核→办结生成政审批件号。
重要提示：二级单位党组织经办人选择
请选择所在单位基层党组织书记审批，书记本人的申请由学院院长（党委副书记）或上级党组织书记审批。
注：因公出国、赴港澳任务批件/确认件和政审批件号将邮件发送至团组联系人及下一环节负责老师。
前期校内任务审批人
欧洲及非洲
亚洲（除日本）、美洲、大洋洲
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第二步：因公证照及签证（注）办理
1、办理因公证照：
办理流程：
*申请因公赴港澳通行证及签注无需进行生物信息采集。可以直接联系上海市外事服务中心指定受理人员咨询并办理。
已有有效因公证照，且出访日期距离护照有效期大于6个月的出访人，请及时与我处进行联系领取，并妥善保管因公证照直至归还。
2、办理因公签证：
各国签证材料清单及要求（因公）：
注：签证材料要求可能随时更新，以上信息仅供参考，须以实际情况为准。因公签证办理不同于因私签证办理，请各位出访人严格按照市外办发布的签证材料清单及要求进行准备。
第三步：出访前温馨提醒
3.出境时请携带护照原件、邀请函等材料，并做好因公证照、签证的复印留底，以应对突发情况。
第四步：抵境后，请完成证照归还和归国（境）材料审核工作
4.报销通知书：归国（境）审核材料提交后请联系段京贝老师，审核通过后即可返回系统自行下载报销通知书。