仓库盘点就是对仓库的库存进行清点,是仓库管理最重要的工作之一,也是仓库管理绕不开的话题。
仓库盘点的主要作用是保障库存准确,为各种分析与决策提供准确的数据支持,仓库盘点也是检验仓库管理水平和评估仓管人员能力的一个有效手段。
先介绍几种盘点方法
一、动态盘点法
所谓动态盘点法,就是入库的时候就盘点。
入库的时候把每一种货品数量清点清楚,注意存放的位置,然后将数目和库位信息记录到系统。此点对于对库存要求较高的电商来说是必不可少的一环,这是确保一开始信息源准确的基础。
循环盘点法。循环盘点是指在每天或每周盘点一部分商品,一个循环周期将每种商品至少清点一次的方法。
循环盘点通常对价值高或重要的商品检查的次数多,而且监督也严密一些,而对价值低或不太重要的商品盘点的次数可以尽量少。
循环盘点一次只对少量商品盘点,所以通常只需保管人员自行对照库存数据进行点数检查,发现问题按盘点程序进行复核,并查明原因,然后调整。也可以采用专门的循环盘点单登记盘点情况。
二、重点盘点法
哪些物品要重点盘?例如,进出频率很高的,易损易耗的都需要盘点,这样可以防止出现偏差。
三、定期盘点法
一般仓库都要定期盘点,每周盘点理论上可以将库存做到最精确,然而考虑到人力成本太高,大部分企业采取每个月盘点的方式,也有每个季度盘点的,当然,不管仓库管理如何,每一年至少盘一次。
仓库盘点流程图与盘点的六步流程
“有事就有流”,管理,需要流程,管理,从某种程度上来说,其实就是流程。
盘点是一项仓库的作业动作,更是一个仓库的管理任务。所以,仓库盘点需要流程。
为了更好的完成盘点工作,更好的做好盘点管理,更好的让盘点起到应有的作用和效果,和其它管理项目一样,盘点,盘点管理,我们需要有盘点流程。我们需要制定盘点流程,需要执行盘点流程,需要按照盘点流程进行盘点的各项操作和作业。
不同的仓库,性能不一样,特点不一样,管理模式也不完全相同。但是,管理是相通的,仓库管理的道理是相通的,盘点的流程也基本大同小异。
这里,我列出的一个比较通用的,也是比较常见仓库盘点流程图(如上图),以此来说明我们的盘点流程。
上图所列示的这个盘点流程图几乎适合所有仓库的盘点作业。从盘点流程图可以看出,盘点主要由以下六步流程组成,需要按以下六个步骤进行盘点作业。盘点的六步流程是:盘点计划、盘点安排、盘点准备、盘点作业、原因分析和账务处理。
下面,我分别讲述盘点的六步流程。
一、盘点计划
凡事预则立,不预则废。做任何事,计划总是先行的,盘点也一样,在进行盘点之前,我们需要制订盘点计划。
盘点计划涉及到的方面很多,根据仓库的实际情况也各不相同,但以下三个方面是盘点计划不可缺少的。
2、盘点计划第二个需要确定是人员,即参与盘点的人员。我这里说的是参与,指全部盘点动作需要涉及的人员。包括盘点实际操作人员、盘点监督人员和盘点辅助人员等。盘点人员确定后,盘点计划中还需要明确这些人员的具体分工、安排和在盘点中起到的作用。
二、盘点安排
盘点六步流程的第二步是盘点安排。可能有人会说,盘点计划和盘点安排不是一回事吗?这还真不是。
盘点计划是对盘点任务的总体设计与规划,是标准的计划层面的操作。而盘点安排,则是执行,是对盘点计划的执行。
盘点安排是怎么对盘点计划进行执行呢?主要包括以下两个方面。
1、对盘点计划进行确认。也就是说,我们的盘点计划,需要经过讨论达成共识,再经领导审批确认后,才能够成为真正的可以去执行的计划。这个对盘点计划的讨论、审核、审批的过程,是盘点的安排的重要组成部分,也是盘点安排的关键步骤。
2、对参与盘点的人员进行详细的分工和安排。上面盘点计划中有一项是盘点人员的计划,提到了人员分工,不过,盘点计划中的人员分工不会说的那么详细,具体的、详细的、明细盘点分工安排,需要在盘点计划确定后另行正式出具(盘点人员分工清单)。
三、盘点准备
盘点前的准备工作包括但不限于以下几点:仓库整理与清洁、仓库账务冻结前单据处理、仓库账目处理、特殊物料标识、盘点表打印、盘点工具准备等等。
另外,除以上几点外,盘点准备还有两项重要任务。
二是在盘点准备时全方面对盘点进行宣传。我上面说了,盘点不是一个在战斗,需要多方配合与支持。但是,配合与支持,仅靠参与人员主动或公司强制是不够的,还需要我们的宣传与说服。所以,宣传和说服是盘点的准备的一项十分重要的任务。
四、盘点作业
盘点流程的第四步是盘点作业,也就是执行盘点,进行盘点的具体动作,即采取一定的方法进行盘点,进行初盘、复盘和复核等等。
这一步是盘点的主要工作内容,也是完成盘点任务的主要体力部分。这一步我将在下文盘点方法中详细说明。
五、原因分析
盘点流程的第五步是原因分析,对盘点结果的分析。仓库盘点的原因分析主要分为两个方面。
1、账实不符的原因分析。这一点说的是,为什么会库存不准,库存不准的原因是什么。我们只有找到了库存不准的原因,才能知道我们问题出在哪里。必须要求找到了原因,才能进行后一步的账务处理。只有分析了账实不符的原因,找到了真正的原因,才能提升我们的仓库管理水平。
2、表现异常的原因分析。什么叫表现异常,就是说当次的表示和平常完全不一样。比如说平常盘点准确率都挺高,在到了98%以上,突然这次变低了,只有90%;或者,之前都挺低(90%左右),这次却大幅度提升(99%)。这些,就是表现异常。我们要分析这些异常,对为什么以前高现在低,或者为什么以前低现在高,进行深入的原因分析和经验总结。
六、账务处理
盘点流程的最后一步是账务处理。仓库的账务处理存在于仓库作业流程的整个过程之中,我们不管是入库、出库,还是盘点,最后一步都是账务处理,都需要进行账务处理。
盘点的账务处理主要是对账实不符进行账务调整。这里特别提醒一点,账务调整必须要有经审批的账实不符原因分析表或调整申请表,也就是说要有凭据,这正是我一再说明的仓库天规:凭单出入单(申请单也是单)。
盘点的好处
①在仓库运转过程中,货品不断地进出仓,由于日久可能会发生一些差额或小错误,盘点可以及时确定备货的现存数据,纠正账物不符的现象,避免因帐面的数据错误而影响正常生产和销售。
②为检讨备货管理的绩效,进而从中加以改进。
仓库是否存有滞销货品、存货周转率情况如何,过季产品如何处理等等,经过盘点可以清清楚楚并加以改善。
③为计算损益。
企业的损益与货品库存的密切的关系,对于易损易耗物品,库存是否正确直接关系到存量与单价的正确性。对于季节性较强的货品,每个季度盘点可以得到准确的库存数从而考虑如何处理,以求得到正确的损益。
④对遗漏的订货可以迅速采取订购措施。
采购部门因工作的疏忽漏下订单,通过盘点,可以加以补救。
盘点经常遇到的困难
①不重视前期的分工。
没有将盘点任务做合理明确的安排,导致有的区域盘点完成,有的区域还没开始盘点,或者有的区域没有安排人盘点。
②没有有效的监管措施。
盘点人员态度敷衍,没有认真盘点或者因为经验不足盘点遗漏。
③盘点期间仍然营业。
盘点时期有货物进出仓库却没有正确处理,导致盘点数据不准确。
④数据丢失。
对于没有使用WMS仓储管理系统的企业尤其突出,盘点库存时,纸质单据丢失导致全部数据不清楚。
采用WMS的仓库如何盘点?
①入库时盘点。
将数据和库位记录到系统。确保源头准确。
②提前制定盘点计划。
将盘点任务安排妥当,合理分配区域,并将任务指派到人。
③将业务暂停。
按库位或者按商品将所有货品数目清点一遍。
④配合PDA盘点。
通过系统指引,采用PDA扫描库位或商品,系统自动识别货品,然后将货品清点数目之后输入PDA做记录。
⑤复盘。
系统将自动对比实际库存数据与账面数据,提示异常信息,当账物不符时将提示仓管员进行复盘。
结语:日常管理再规范的仓库,因为货品频繁进出,人工操作的不确定性,渐渐地仍然会产生一些货帐不符的情况。为确保仓库库存不积累太多陈年旧货,同时能将仓库做到心中有数,定期盘点很有必要。