3、提供有效期至少半年以上的因公护照；持照人要在护照上签名；护照上内容不得涂改并与申请人一致，检查护照打印是否有技术性错误，是否漏盖章、漏签署、贴错照片等，持照人是否签名；有无质量问题，如塑封不牢、缺损等；护照有效期至少应在半年以上（大部分国家对此有严格要求，有些国家甚至要求签证到期后仍有半年有效期），如期限不够应及时办理换照；检查签证页，看是否有足够页面供做签证和加盖各种检验章；是否已有拟申办国（特别是申根国家和美英等颁发长期多次有效签证国家）有效签证；
以色列与伊朗、伊拉克、科威特、黎巴嫩、沙特、叙利亚、也门、阿联酋、利比亚、阿尔及利亚等国家无外交关系，如护照上有以色列签证，上述国家将拒发签证。朝鲜与韩国亦属相似情况。
4、填写外国签证申请表，幷经申请人签字认可；签证表填写字迹要工整，内容齐全。申请表上工作单位应填写“对外身份”，与邀请信和对外提供的申请材料相一致，不得填写团长、团员，应填写对外职务、身份，如：处长、经理、教授、工程师、业务员等。应注意不要将部队番号等保密单位、不便对外的身份填上去。发照地点与护照上一致、美国、德国、巴西、尼日利亚、爱尔兰等国签证申请表须网上在线填写并打印。墨西哥、秘鲁等国家要求申请人在签证申请表上按指纹，留取指纹时要用黑色的墨或印泥，指纹要求清晰。
5、提交符合申办国签证要求照片，大部分国家要求申请人提供白底、免冠、清晰、近期、小二寸照片。
二、收取费用
三、材料审核
四、照会打印
五、照会签署及盖章
六、签证材料递送
七、收集、反馈签证办理信息
八、签证返回
我办驻京、沪办事处对使领馆做好签证的护照装袋、编号、密封通过机要部门发回我办（苏州、无锡市向驻沪领馆申请签证的护照由苏州、无锡市外办自行在沪办领取）。如因特殊原因，申请团组需要自取办妥签证的护照，须由出访单位书面申请，经护照签证处和签证中心分管领导签字同意后，接案人员将自取申请传真至我办驻京或驻沪办事处，自取团组方可在省外办驻京或驻沪办事处领取。
九、签证领取
十、签证核销
个别使领馆要求部分出访团组回国核销签证，出访团组在回国后立即将护照、登机牌、旅馆发票交签证接案人员，接案人员通过省外办驻北京、上海办事处转送使领馆进行销签，销签后护照退出访团组。