各省、自治区、市辖市党委组织部和人民政府人事（人事劳动）厅（局），及新疆生产建设兵团党委组织部、人事局，中央、国家机关各部委和各人民团体干部（人事）部门：
现将《流动人员人事档案管理暂行规定》印发给你们。请你们依据本规定，对本地区、本部门流动人员人事档案管理工作做一次检查，纠正存在的问题。中共中央组织部、人事部将在明年适当时候，对《流动人员人事档案管理暂行规定》的贯彻落实情况，进行一次检查。请及时将执行中的有关情况和问题告诉我们。中共中央组织部人民共和国人事部
一九九六年十二月二日
流动人员人事档案管理暂行规定
第一章总则
第一条为进一步加强流动人员人事档案的管理，维护人事档案的真实性、严肃性、完善人才流动社会化服务体系，促进人才合理流动，根据《中华人民共和国宪法》、《干部档案工作条例》及有关法律、法规，制定本规定。
第二条本规定所称流动人员人事档案是指：（一）辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；（二）与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；（三）待业的大中专毕业生的人事档案；（四）自费出国留学人员的人事档案；（五）外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案；（六）外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案；（七）其它流动人员的人事档案。
第三条流动人员人事档案管理遵循"集中统一，归口管理"的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。
第二章流动人员人事档案管理机构。
第四条流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构（以下简称人才流动服务机构），其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。
第五条跨地区流动的流动人员人事档案，可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理，也可由其现工作单位所在地的人才流动服务机构管理。
第六条尚未建立人才流动服务机构的地区，流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。
第三章流动人员人事档案的转递
第八条人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，应要求原单位补齐或查清楚。
第九条流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事档案，人才流动服务机构不得接收。
第十条人才流动服务机构接管流动人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书，合同书须明确双方的权利、义务等内容。
第十一条人才流动服务机构开具的转档手续，与机关、国家企事业单位开具的转档手续具有相同效力。机关、国有企事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续，方可接收流动人员人事档案。
第四章流动人员人事档案的收集、整理与利用
第十二条人才流动服务机构应加强与流动人员及其现所在工作单位的联系，做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。收集的材料，必须经过认真的鉴别。需经单位盖章或本人签字的，签字盖章后方能归入档案。
第十三条人才流动服务机构应按照干部档案整理工作的有关规定，认真做好流动人员档案材料的整理工作。在整理档案过程中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。
第十四条人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中的有关规定，建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度和注意事项。
（一）查阅流动人员人事档案应办理审批手续。查阅单位应申明查阅理由，管档单位根据规定和需要确定需提供的档案材料。
（二）查阅单位应派中共党员到人才流动服务机构查阅流动人员人事档案。对不符合规定条件的，人才流动服务机构可根据实际情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。
（三）人才流动服务机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要严格保管，严格查阅手续。
（四）任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案。
（五）查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
第五章流动人员人事档案的保管
第十五条人才流动服务机构应具备管理流动人员人事档案的物质条件，建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配备铁质档案柜；经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理的现代化。
第十六条建立健全流动人员人事档案管理的内部规章制度，加强流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究，实行目标管理，不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。
第十七条流动人员人事档案管理应由专人负责。档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员。
第六章监督与处罚
第十八条对违反本规定有下列情形的，由党委组织部门和政府人事行政部门会同有关部门进行处理：
（一）擅自管理流动人员人事档案的单位或个人；
（二）擅自涂改档案内容或伪造档案材料的；
（三）擅自向外公布、泄露档案内容的；
（四）在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递管理工作中，出现违反本规定的行为，造成严重后果的。对前款所列情形负有责任的单位或直接责任者，要视情节轻重，给予批评教育或党纪、政纪处分；触犯法律的、要依法追究责任。
第七章附则
第十九条人才流动服务机构管理流动人员人事档案，应本着"服务为主，适当收费"的原则，按照有关规定收取服务费，但不得以赢利为目的。
第二十条各省、自治区、直辖市可根据本规定制定实施办法或工作细则，并报人事部备案。
第二十一条本规定由人事部负责解释。
第二十二条本规定自颁布之日起施行。中共中央组织部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》（人调发[1988]5号）和《关于进一步加强流动人员人事档案管理的补充通知》（人调发[1989]11号）同时废止。
2.《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第71号）。
中华人民共和国档案法（修正）
3.《干部档案工作条例》（组通字[1991]13号）。
中共中央组织部国家档案局关于印发《干部档案工作条例》的通知
【颁布单位】中共中央组织部／国家档案局
【颁布日期】19910402
【实施日期】19910402
【章名】通知
现将《干部档案工作条例》印发给你们，请认真贯彻执行。执行中有什么问题，望及时告知中央组织部。
经中央组织部和国家档案局研究决定，干部档案工作纳入全国档案工作管理体系。今后，干部档案的具体管理和干部档案工作的领导与指导，仍以各级党委组织部门为主，各级档案行政管理部门按《中华人民共和国档案法》等有关规定，进行宏观管理和协调工作。各地区各部门可根据《干部档案工作条例》等文件规定，结合各自的实际情况，制定具体的管理办法、细则，并报上级组织部门和档案行政管理部门备案。
干部档案工作条例（一九九○年修订）
【章名】第一章总则
第一条为了加强干部档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为干部工作服务，为国家积累档案史料，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》的有关规定，特制订本条例。
第二条干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
第三条干部档案工作，是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。
第四条干部档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第五条在干部档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保干部档案的完整与安全。
【章名】第二章体制、机构和职责
第六条干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上（含县）机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理；县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由上一级单位管理。干部档案被纳入综合档案室管理的单位，其干部档案要固定专人管理，业务工作要接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。
第七条县以上（含县）的组织、人事部门，应建立相应的干部档案管理工作机构，并负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查。每管理一千人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。县以下实行集中或相对集中管理档案的单位，根据上述原则应当配备专职人员。不需要建立机构的单位，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职档案工作人员。
第八条干部档案管理部门的职责：
（一）保管干部档案，为国家积累档案史料；
（二）收集、鉴别和整理干部档案材料；
（三）办理干部档案的查阅、借阅和转递；
（四）登记干部职务、工资的变动情况；
（五）为有关部门提供干部的情况；
（六）做好干部档案的安全、保密、保护工作；
（七）调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞好干部档案的业务建设和业务指导；
（八）推广、应用干部档案现代化管理技术；
（九）定期向档案馆（室）移交死亡干部的档案；
（十）办理其他有关事项。
【章名】第三章档案的内容和分类
第九条各级组织、人事部门对所管理干部都要建立干部档案。干部档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。
第十条干部档案正本由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。内容及其分类：
第一类履历材料；
第二类自传材料；
第三类鉴定、考核、考察材料；
第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；
第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
第七类奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）；
第八类处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；
第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；
第十类其他可供组织上参考的材料。
第十一条干部档案副本是干部档案正本主要材料的复制件。干部档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的复制件（或重复件）构成：
第一类的近期履历材料；
第三类的主要鉴定、干部考核材料；
第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料；
第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料；
第七类的奖励材料；
第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料；
第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。
其他类别如有重复的材料，也可归入副本。
【章名】第四章管理范围
第十二条县以上（含县）的组织、人事部门管理干部档案的范围，原则上应与干部管理范围相一致，其分工如下：
（一）干部档案正本，由干部的主管部门保管；
（二）干部档案副本，由主管或协管干部的部门保管；
（三）军队干部兼任地方职务的，其档案正本由军队保管；地方干部兼任军队职务的，其档案正本由地方保管。
第十三条干部退（离）休以后，原属中央、国务院管理的干部，其档案仍由中央、国务院有关部门保管；其他干部的档案，由该干部的管理部门保管。
第十四条干部死亡以后，其档案按下列办法分工保管：
（一）中央和国务院管理的干部，其档案由原管理单位保管五年后，移交中央档案馆永久保存；
（二）中央、国家机关各部委、各省、自治区、直辖市管理的司局级职务的干部，全国著名的科学家、艺术家、教授和有特殊贡献的英雄、模范人物、知名人士，其档案由原管理单位保管五年后，移交本机关档案部门保存，并按《机关档案工作条例》规定的期限，随同到期的其他档案一并向同级档案馆移交永久保存；
（三）上述范围以外其他干部档案，由原管理部门保存五年后，移交本机关档案部门保存，按同级国家档案馆接收范围的规定进馆。
第十五条干部辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，未就业的，其档案仍由原管理单位保管。另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，转人事部门所属的人才流动服务中心保管。
第十六条干部被开除公职以后，未就业的，其档案由原管理单位保管；另就业的，其档案转给有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。
第十七条干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由原管理单位保管。刑满释放和解除劳教以后，重新安排工作的，其档案由有关的人事部门或政府人事部门所属的人才流动服务中心保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。
第十八条干部出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由原管理单位保管。
第十九条干部档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管。
【章名】第五章档案材料的收集、鉴别与归档
第二十条为了使干部档案能够适应干部工作的需要，要经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。
第二十一条各省、区、市和中央国家机关组织人事部门可根据工作需要及档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写干部履历表，做鉴定，写自传等，并及时将这些材料补充进干部档案。
第二十二条各级党和国家机关、人民团体、企事业单位的有关部门，要建立主动送交干部档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的干部档案材料送交有关干部档案管理部门归档。
第二十三条收集的材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。
第二十四条不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准。
第二十五条凡属于应归入干部档案的材料，均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
第二十六条干部档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
【章名】第六章档案的保管与保护
第二十七条根据安全保密、便于查找的原则要求，对干部档案应严密、科学地保管。
（一）干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房面积每千卷需２０至２５平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；
（二）库房的防火、防潮、驻蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度１４℃—２４℃，相对湿度４５—６５％）；
（三）保管干部档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。
（四）干部档案管理部门，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开；
（五）要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。
第二十八条档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准（见附件一）。
第二十九条干部档案管理工作所需必要的设备和业务经费，应单独立项，列入本地区本部门预算统筹解决。各级党委、政府有关职能部门，要给予支持。
第三十条严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
【章名】第七章档案的提供利用
第三十一条因工作需要查阅和借用干部档案，须遵守下列规定：
（一）查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案；
（二）档案管理单位，要根据规定，确定是否提供和提供什么材料；
（三）凡查阅干部档案，利用单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅；
（四）档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人；
（五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；
（六）各级干部档案管理部门，应制定查阅注意事项。查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理；
（七）借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示干部档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）。
第三十二条各级组织、人事部门，应根据上述原则结合具体情况，对本单位管理的干部档案的借阅范围、批准权限、登记、归还手续等作出具体规定。
【章名】第八章档案的传递
第三十三条干部工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。
第三十四条转递档案应遵守下列规定：
（一）干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带；
（二）县及相当于县以上的各级党委组织、人事部门，可以直接转递干部档案；
（三）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；
（四）转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封；
（五）收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失；
（六）为使干部档案能够随着干部调动或职务的变动而及时转递，干部调配、任免工作部门应将干部调入单位和任免通知及时告诉干部档案管理部门，并建立必要的联系制度。
第三十五条严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”，应认真查转。对确属查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料可移交干部原籍档案馆保存。
【章名】第九章组织领导和队伍建设
第三十六条各级组织、人事部门，应加强对干部档案工作的领导，及时研究工作中出现的问题，采取有效措施，不断加以改进，提高科学管理水平。
第三十七条各级党委组织部门，对同级和下级的干部档案工作，在业务上负有监督、检查和指导的责任。其具体任务是：
（一）了解干部档案工作情况；
（二）研究解决干部档案工作中的问题，根据中央的有关方针、政策制定有关规定和办法；
（三）推广干部档案工作先进经验；
（四）召开干部档案工作会议；
（五）对干部档案管理工作人员进行业务培训。
第三十八条各级组织、人事部门，要注意加强干部档案工作队伍的建设，选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专（或高中）以上学历的共产党员从事干部档案管理工作，并注意对他们的教育和培养，关心他们的工作和生活，充分发挥他们的积极性与创造性。要妥善地解决他们职级待遇，按国家统一规定评定专业职务，保持队伍相对稳定。对那些为档案工作做出贡献的同志，应给予表扬和奖励；对失职者，应视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分。
第三十九条干部档案工作人员在干部档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任，应具有较高的政治素质和业务素质，必须做到以下要求：
（一）坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想和党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平；
（二）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为干部工作服务；
（三）严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容；
（四）坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事；
（五）工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。
【章名】第十章附则
第四十条本条例由中央组织部主管干部档案工作的部门负责解释。
第四十一条本条例自下达之日起执行。各级组织、人事部门，可结合本单位实际情况会同档案部门，制定实施办法或工作细则，并报上级组织部门和档案行政管理部门备案。
【章名】附件一干部档案卷皮、档案袋样式和规格
为了保护干部档案材料，便于保管和利用，根据《干部档案工作条例》的规定，对干部档案卷皮、档案袋的规格、样式规定如下。今后凡新制做时，一律按统一的规格、样式制做。
一、档案卷皮（卷面、卷底各一页）
１、卷皮规格：长２７．４厘米，宽２０．５厘米；左边设三个装订线眼，眼距（从眼中心算起）８．３厘米；线眼中心距左侧边沿１．５厘米，上、下眼线中心距上、下边沿均为５．４厘米。
２、卷面标签：由装订线处向左设“标签”两个，供填写编号、姓名、籍贯用。规格为上下高６．５厘米，左右长９厘米。两个“标签”距卷面上、下边沿各为６厘米，并与卷面装订相连接。
３、卷皮材料：一般可采用三百克左右的单面白板纸加包布面，或只用布包边角，也可以用纸裱糊，但不宜过厚，以减轻档案重量。
４、卷皮颜色：应采用浅淡色，如浅黄、乳黄色等，不要用大红、大绿，或黑、兰、紫等深色。
卷面上的字，一律用红字。
５、卷面项目：“干部档案”、“正本”（或“副本”）、“姓名”。
６、字体与军间距离：“干部档案”用楷体（７２磅），字与卷面上边沿距离为７厘米；“正本”（或“副本”）用小初号宋体，在“干部档案”下方，相距２．５厘米；“姓名”用大一号宋体，与卷面下边沿相距５．５厘米。
７、卷面里页印“注意事项”：
①注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅。
②爱护档案，不要涂沫、勾画及乱加批注。
③卷内材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。
二、档案袋
１、规格：长３０厘米，宽２３厘米，厚（折叠部分）２．５厘米。
２、材料质量：可根据条件选用较好的牛皮纸。
３、袋面项目：“干部档案袋”、“姓名”、“制作单位”。
４、字体和字的颜色与档案卷面同。“单位”在“姓名”下边，各项目字间距离参照档案卷面安排。
干部档案整理工作细则
第一条为了实现干部档案整理工作的规范化，搞好档案建设，便于档案的保管和利用，根据《干部档案工作条例》（以下简称《条例》）及有关规定，特制订本细则。
第二条干部档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个干部的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。
第三条各级干部档案管理部门，均应按本细则和有关规定的要求，对所管理的干部档案进行认真的整理。
【章名】第二章整理工作的基本要求
第四条整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
第五条整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。
第六条整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。
【章名】第三章档案材料的鉴别
第七条干部档案材料的鉴别工作，是干部档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入干部档案的工作。
第八条鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以《条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据，严肃认真地进行。
第九条鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。
第十条鉴别归档材料的具体做法：
（四）鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其它重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入干部档案，应交有关组织处理；
（五）鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。
【章名】第四章档案材料的分类
第十一条对归档的材料必须按照《干部档案工作条例》中关于正、副本十类内容的划分进行分类。
第十二条干部档案正本，由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。其内容分类：
第一类履历材料：干部履历表（书）、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料，更改姓名的材料。
第二类自传及属于自传性质的材料。
第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料；作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料；考核登记表，干部考核和民主评议的综合材料。
第四类学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料：报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。
第六类加入党团的材料：中国共产党入党志愿书，入党申请书（１－２份全面系统的）和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取销预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。
第七类奖励（包括科技和业务奖励）材料：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
第八类干部违犯党纪、政纪、国法等材料：处分决定（免予处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。
第九类干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调资审批表，定级和解决待遇的审批材料；干部任免呈报表（包括附件），录用和聘用审批表，聘用干部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；退（离）休审批表；军衔审批表、军队转业干部审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。
第十类其他可供组织参考有保存价值的材料：有残疾的体检表、残废等级材料；干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。
第十三条干部档案副本内容，是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成：
第一类的近期履历材料。
第三类的主要鉴定，干部考核材料。
第四类的学历、学位，评聘专业技术职务的材料。
第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料。
第七类的奖励材料。
第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料。
第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。
其它类别多余的重要材料，也可归入副本。
第十四条内容交叉的材料，可根据材料的主要内容或用途确定类别。
（一）带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类。
（二）履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。
（三）有任免职务内容的干部登记表、任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类。
（四）政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八类；凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的归第八类。
【章名】第五章档案材料的排序与编目
第十六条档案材料排序的基本方式：
第十七条每卷干部档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。具体要求：
（一）按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写；
（二）根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明；
（四）填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份（包括附件）；材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应加数填写；
（五）书写目录要工整，正确清楚、美观、不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到准确无误；
（六）书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
【章名】第六章复制与技术加工
第十八条档案材料载体变质或字迹退色不清时，须进行抢救。抢救材料一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。
第十九条建立档案副本的材料不够时，可选择正本中的材料进行复制，将复制件存副本，其原件必须存入正本。
第二十条为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法：
（一）对超出１６开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读；
（二）对破损、卷角、折皱和小于１６开规格的档案材料，要进行裱糊。主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸，必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要凉干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤；
（三）对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字和损伤材料内容；
（四）拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料
【章名】第七章装订与验收入库
第二十一条每个干部的档案材料，必须装订成卷。装订后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用，具体做法：
（一）将目录与材料核对无误；
（二）把全卷材料理齐。材料条件好的应做到四面整齐，条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐；
（三）在材料左侧竖直打上统一的装订孔。孔距规格应符合《条例》附件一的规定；
（四）一律使用《条例》附件一规定的标准干部档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。
第二十二条干部档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库。
【章名】第八章整理工作的注意事项
第二十三条干部档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。
（一）在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全；
（二）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；
（三）不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。
（四）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露干部档案
【章名】第九章附则
第二十四条本细则由中央组织部干部档案工作部门负责解释。
4.《关于违反〈干部档案工作条例〉行为处理办法的暂行规定》。
关于违反《干部档案工作条例》行为处理办法的暂行规定
第一条为了加强干部人事档案管理工作,有效地保护和利用档案,及时制止、处理违反《干部档案工作条例》的行为,确保干部人事档案的完整与安全,更好地为干部人事工作服务,为干部人事决策服务,为社会主义经济建设服务,根据中华人民共和国《档案法》、《中国共产党纪律处分条例》、《干部档案工作条例》（以下简称《条例》）及有关法律、法规,制定本规定。
第二条本规定所称违反《条例》的行为，是指违反《条例》，给干部人事档案工作造成损害的行为。
第三条本规定适用于各级党政机关和企事业单位。
第四条对违反《条例》行为的查处,由同级组织人事部门会同档案行政管理部门,或由上级组织人事部门会同有关部门进行。情节严重案件,须向省级组织人事部门或中央组织部报告。
第五条对不按《条例》规定转递干部人事档案造成档案丢失的,视情节轻重给予直接责任人警告、严重警告处分;造成泄密的给予警告或严重警告处分;造成损坏的给予批评教育或警告处分;对扣留材料或分批转递造成严重后果的，给予批评教育或警告处分。
第六条对擅自从档案中抽取、撤换干部人事档案材料特别是处分材料的，给予直接责任人警告、严重警告或留党察看处分，并责令恢复其档案原貌。
第七条对伪造学历、工资、党团、职称、转干、奖励等档案材料的，视情节轻重给予直接责任人警告、严重警告、留党察看或撤销党内职务处分。撤出并销毁伪造的材料。
第八条对擅自或在他人指使下涂改干部人事档案内容的，给予直接责任人警告、严重警告处分，并调离干部人事工作岗位，对指使（授意）者视情节给予警告、严重警告、撤销党内外职务或行政降级处分。
第九条对擅自拍摄、抄录、复制干部人事档案内容的，视情节轻重给予直接责任人批评教育或警告处分。
第十条对擅自向他人泄露、公布干部人事档案内容的，视情节轻重给予批评教育、警告或严重警告处分，并调离工作岗位。
第十一条对擅自出卖、交换干部人事档案材料或利用干部人事档案材料牟取私利的，视情节给予直接责任人严重警告、留党察看、撤销党内职务或开除党籍处分。情节严重的移交司法机关处理。
第十二条因工作失职、渎职造成火灾、水浸、被盗等致使干部人事档案遭受重大损失的，给予直接责任人警告、严重警告、留党察看、撤销党内职务或开除党籍处分，对主管领导给予撤销行政职务或降级处分，情节严重的移交司法机关处理。
第十三条对没有按《条例》规定保管档案，造成干部人事档案虫蛀、霉变、受潮等损坏的，视情节给予责任人批评教育或警告处分。对分管领导给予相应处分。
第十四条对擅自销毁干部人事档案材料的，视情节给予直接责任人以批评教育、警告或严重警告处分。
第十五条对违反《条例》规定私自保存他人档案的，进行批评教育，并限期交还，拒不交还的，给予警告处分。
第十六条对查阅本人及亲属档案的，对直接责任人进行批评教育。
第十七条干部人事档案主管部门对本地区、本单位出现的严重违反《条例》的行为不调查、不处理，或知情不报，甚至采取欺骗手段，蒙蔽上级主管部门的，对主管领导给予警告或严重警告处分。
第十八条对举报干部人事档案违纪行为打击报复者，视情节给予警告直至开除党籍处分。情节特别严重的，移交司法机关处理。
第十九条本规定由中共中央组织部负责解释。
第二十条本规定自发布之自起施行。
二〇〇五年五月五日
5.《干部档案整理工作细则》。
6.《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》（组通字[1996]14号）。
7.《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发[1996]118号）。
中共中央组织部、人事部文件人发[1996]118号
中共中央组织部、人事部关于印发《流动人员人事档案管理暂行规定》的通知
8.《企业职工档案管理工作规定》（劳力字[1992]33号）。
9.《河南省人才流动条例》（河南省第九届人民代表大会常务委员会第十八次会议于2000年9月27日审议通过，自2000年12月1日起施行）。
河南省人才流动条例（2000年9月27日河南省第九届人民代表大会常务委员会第十八次会议通过根据2004年11月26日河南省第十届人民代表大会常务委员会第十二次会议通过的《河南省人民代表大会常务委员会关于修改〈河南省人才流动条例〉的决定》修正）
第一条为了适应建立社会主义市场经济体制的需要，规范人才流动秩序，保障单位和个人的合法权益，促进经济建设和社会发展，根据国家有关法律、法规的规定，结合本省实际，制定本条例。
第二条本条例所称的人才流动，是指具有专业技术或者管理能力的人员，通过与单位相互选择而实现个人的职业或者工作单位的变动。
第四条各级人民政府应当制定行政措施和具体规定，加强人才引进和保护工作，促进人才合理流动、合理配置、合理使用。县级以上人民政府人事行政部门主管本行政区域内的人才流动工作，制定人才市场的发展规划和具体管理规定，负责人才中介服务组织的设立审批、监督管理，负责人才流动争议的协调、处理。
第二章人才流动
第五条人才流动应当根据社会经济发展的需要，遵循促进人才资源合理配置，尊重人才择业自主权，尊重单位用人权的原则。鼓励人才向生产第一线和贫困地区流动。
第六条社会各单位都应当正确对待人才流动，积极参与人才竞争，发挥各类人才在经济建设中的作用。
第七条积极吸引国内外各类人才来本省工作，可采取定居工作、定期服务、技术合作、技术入股、投资等形式参加本省建设。
第八条对本省及来本省工作的国外、省外各类专业技术人员和管理人员，要提供良好的工作、生活环境，充分发挥其在科研、教育、生产和经营管理中的作用。服务期满后，尊重个有意愿，留去自由。
第九条鼓励和支持本省高等院校、科研单位和企业、高新技术产业、重点技术领域以提供优惠条件等多种方式引进和接收各类高层次专业技术人员、高级管理人员和重点院校毕业生。
第三章人才流动机构
第十条人才流动机构是指各级人事行政部门设立的，为人才流动及单位和个人之间双向选择提供社会化管理和服务的机构。
第十二条人才流动机构应当建立人才信息库，采用现代化手段，为社会发展和经济建设提供人才供求预测，做好人才开发、引进和调整配置工作。
第十三条人才流动机构举办区域性大型人才交流活动，应当自举办之日十五日前报上一级人事行政部门核准。其他部门和单位举办面向社会的人才交流活动，应当自举办之日十五前报经同级人事行政部门批准。不予批准的，应当告知不予批准的理由。
第十四条人才流动机构应当按照规定的业务范围开展活动，不得损害当事人的合法权益。
第四章人才中介服务组织
第十五条经县级以上人事行政部门批准，部门和单位可以设立人才中介服务组织。设立人才中介服务组织，应当具备下列条件：（一）有服务宗旨和章程；（二）有经过专业培训的工作人员；（三）有固定办公场所、办公设备和注册资金；（四）能够独立承担民事责任。
第十六条省直单位及中央、外省市所属单位在本省需要设立人才中介服务组织的，应当向省人事行政部门提出书面申请；省辖市、县（市、区）属国有单位需要设立人才中介服务组织的，应当向单位所在地的省辖市、县（市、区）人事行政部门提交书面申请；其他单位需要设立人才中介服务组织的，由当地人事行政部门审核，报上一级人事行政部门批准。经审查合格的，发给人才中介服务许可证。
第十七条人才中介服务组织的服务范围是：（一）接受单位委托，为其招聘所需人才；（二）接受个人委托，向单位推荐；（三）为单位和个人提供人才供求信息和咨询服务；（四）其他经批准的服务项目。
第五章人才流动行为规范
第十八条单位和个人在人才流动中，必须遵守法律、法规的规定，维护人才市场秩序，履行合同约定的义务。
第十九条人才流动不受单位性质、个人身份、专业和性别的限制，但法律、法规另有规定的除外。
第二十条人才交流和人才招聘应当遵循公开、平等、竞争、择优的原则，面向社会实行双向选择、择优录用。
第二十一条刊登、播放人才招聘启事应当按照有关法律、法规的规定办理。
第二十三条用人单位不得采用欺骗等不正当手段招聘人才，不得以任何名义向应聘人员收取报名费、抵押金等费用。
第二十四条用人单位和求职者应当在平等自愿、协商一致的基础上签订专业技术或管理人员和合同，确定聘用关系。合同内容应符合国家和省人事行政部门的有关规定。
第二十五条用人单位需要从外省市引进人才及招聘出国留学人员或者引进外国专家，应当按照国家和本省的有关规定办理手续。
第二十六条单位在收到个人要求流动的书面申请后，对符合人才流动规定或已经履行合同约定义务、没有合同纠纷的，应在三十日内为其办理完有关手续。
第二十七条无主管单位、非有企事业单位的人才流动事宜，可以委托县级以上人事行政部门所属人才流动机构进行人事代理。
第二十八条流动到非国有企事业单位工作的专业技术人员、管理人员以及大中专毕业生、留学回国等人员的人事档案，由县级以上人事行政部门所属人才流动机构管理。
第二十九条用人单位、专业技术或管理人员在聘用合同期内确需提前解除合同的，应当按照法律、法规规定或双方约定的期限通知并征得对方同意。
第三十条个人在人才流动中不得侵犯原单位的知识产权和商业秘密。涉及国家秘密的人员流动，应当事先征得保密部门的同意，并按照有关规定办理。由主管部门任命、委派的人员在任期内未经主管部门同意，不得流动。担负重点工程、重点科研项目的主要技术、管理责任人员，在工程、项目完成前未经单位同意不得流动。
第三十一条人才流动和人才中介服务组织收费项目和标准，由省价格主管部门会同省财政、省人事行政部门核定。人才流动机构和人才中介服务组织应当按规定收费。
第六章人才流动中的争议处理
第三十二条人才流动发生争议，应当按照合法、公正、及时的原则处理，维护当事人的合法权益。
第三十三条人才流动争议，应当按照法律、法规、规章的规定和合同约定，由当事人协商解决，也可以向本单位的上级主管部门申请调解。
第三十四条当事人协商或者调解不成的，可以向所在地的县级以上人事争议仲裁机构申请裁决。省直属单位和跨省辖市的人才流动争议案件，可以依法直接向省人事争议仲裁机构申请裁决。
第三十五条县级以上人事争议仲裁机构，应当自收到当事人的申请裁决的书面申请之日起十五日内作出受理或者不予受理的决定。决定受理的，应当自受理申请之日起六十日内作出裁决，特殊情况，最长不得超过九十日。决定不予受理的，应当告知不予受理的理由。
第三十六条当事人双方对已经发生法律效力的仲裁文书应当自觉履行。经仲裁允许流动的，所在单位应当在接到裁决书十五日内办完有关手续；拒不办理的，由同级人事行政部门直接调转人事档案并办理有关手续。经仲裁不允许流动的人员，擅自离岗的，由其所在单位按国家有关规定处理。
第三十七条当事人对人事争议仲裁机构的裁决不服的，可以依法向人民法院提起诉讼。
第七章法律责任
第三十九条违反本条例第二十三条规定，向应聘人员收取报名费、抵押金的，责令退还，并处以三倍罚款。用人单位采用欺骗等不正当手段招聘人员，给该人员和原所在单位造成损失的，应当承担赔偿责任。
第四十条违反本条例第二十六条、第三十六条规定，不按照规定的期限为个人办理流动手续，给个人造成损失的，应当承担赔偿责任。
第四十一条违反本条例第二十二条、第三十条规定，个人在人才流动中给单位造成损失的，应当承担赔偿责任。
第四十二条对违反本条例的下列行为，按照以下规定予以处罚：（一）违反本条例第十六条规定，未经批准设立人才中介服务组织或从事人才交流活动的，由县级以上人事行政部门依法予以取缔，没收违法所得，并可以根据情节轻重处以一千元以上五千元以下罚款。（二）违反本条例第十三条规定，未经核准擅自举办大型人才交流活动的，由县级以上人事行政部门责令其停止活动，没收违法所得，并可根据情节轻重处以二千元以上一万元以下罚款。（三）违反本条例第三十一条规定，不按照规定的收费项目和标准收取费用的，由县级以上价格主管部门责令返还，没收违法所得，予以警告并处以违法所得一倍以上三倍以下罚款；情节严重的，由人事行政部门吊销其人才中介服务许可证。
第四十三条人事行政部门工作人员玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的，侵犯单位、个人、人才流动机构或人才中介服务组织合法权益的，由有关部门按照管理权限予以行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
第四十四条人才流动机构和人才中介服务组织的工作人员违反本条例规定，在人才交流和人才招聘活动中给用人单位和个人造成损失的，应当依法承担赔偿责任。
第四十五条当事人对人事行政部门的具体行政行为不服的，可以依照行政复议和行政诉讼法律的规定，申请行政复议或者提起行政诉讼。当事人在法定期限内不申请复议、不提起诉讼，又不履行的，人事行政部门可以申请人民法院强制执行。
第八章附则
第四十六条本条例自2000年12月1日起施行。
发布部门：河南省人大（含常委会）发布日期：2004年11月26日实施日期：2000年12月01日(地方法规)
10.《焦作市人民政府关于印发<焦作市人事代理暂行办法>的通知》（焦政[2003]2号）。
11.《中华人民共和国保守国家秘密法》（中华人民共和国主席令第28号）。
12.《河南省人事代理与档案管理基础工作规范（试行）》（豫人社人才[2014]31号）。
豫人社人才[2014]31号
关于印发《河南省人事代理与档案管理
基础工作规范(试行）》的通知
各省辖市人才交流中心、省直管县（市）人力资源和社会保障局：
现将《河南省人事代理与档案管理基础工作规范（试行）》印发给你们，请结合本地实际，认真执行。
附：河南省人事代理与档案管理基础工作规范
2014年11月26日
河南省人事代理与档案管理基础工作规范（试行）
一、本规范按照中共中央组织部、人力资源和社会保障部（原人事部）、国家档案局的有关干部人事政策的规定和《河南省人才流动条例》，结合党的十八大有关精神，本着统一标准、规范服务、方便群众的原则，对我省各地人事代理和档案管理的有关服务、管理项目进行重新分析、梳理和规范，逐步实现全省服务标准和办事流程统一化。
二、人事代理制度，是由政府人力资源和社会保障部门委托所属人才交流机构，参照国有企事业单位的人事管理模式，对多种经济所有制单位的从业人员、国有企事业单位聘用人员和未就业的人员提供档案管理和人事服务，使其享受相当于国有企事业单位工作人员人事待遇的新型人事管理模式。
三、人事代理从代理内容上分为“广义人事代理”和“狭义人事代理”。符合基本存档条件并办理存档手续的，为广义人事代理；在此基础上，如果存档人员具有干部或工人身份，人事关系已转入，人事代理期间符合继续保留原身份、连续计算工龄等条件的，为狭义人事代理。一般所称“人事代理”，多数情况下是指“广义人事代理”。人事代理从代理形式上分为单位申请（委托）和个人申请（委托）。各种非国有单位、实行聘用制的国有企事业单位聘用专业技术人员和管理人员，军队招收文职人员，以及各级政府职能部门组织的“三支一扶”等服务基层项目招募人员，均可申请单位委托人事代理，进行立户，立户后，所加入的人员，必须符合存档条件。符合存档条件的个人，可申请实行个人人事代理。一般情况下，存档可视为办理广义的人事代理。
第二章档案接收
（一）接收档案时，原具有干部身份的，需同时接收其人事关系；原具有工人身份的，应与原工作单位解除劳动合同。办理档案接收，应经当事人本人同意。
（二）接收的档案，从属性上，可以分为三大类：
1.人事档案。是指人事关系已经转入的、可以保留原干部（工人）身份的档案。
2.单纯档案。包括：原具有干部（工人）身份，但人事关系未明确转入的；单纯学籍档案；其他单纯档案。
3.临时保存的档案。也称临时存档，指不确定是否能够接受，但又暂时无法退回的档案。这种档案不作为正式保管的对象，也应进行临时编号管理，以便进一步处理。
人事档案和单纯档案，都是正式接收的档案，可以实行人事代理，在管理过程中均要注重履历和工作业绩的材料收集和归档。
（三）接收的档案，根据转入的渠道，可以分为五大类：
1.调入的档案。
2.辞职和被辞退人员档案。
3.普招毕业生档案。
4.单纯档案。
5.异地人才交流机构转入的档案。
二、可以接收的档案类型及其接收手续。
人才交流机构接收档案，根据转入渠道划分的五大类档案，分别按以下办法处理：
（一）调入的档案。离开国有单位到非国有单位工作（包括国有企事业单位聘用，下同）或自主创业、灵活就业的人员，由人才交流机构作为人事主管部门，通过调动（流动）手续接收其人事关系和档案。具有干部身份或工人身份的，接收后可按有关政策保留其原身份。
1.从本地国有企业直接调入的档案。
2.从异地中央和省垂直管理企业直接调入的档案。
3.从异地非垂直管理的国有企业直接调入的档案。
4.从本地事业单位直接调入的档案。
5.从异地事业单位直接调入的档案。
第1、2、3类档案，转出单位或其上级出具的干部（工人）介绍信（也称人事关系介绍信、行政关系介绍信等，以下简称“人事关系介绍信”）的，作为人事档案接收管理；未出具人事关系介绍信的，作为单纯档案管理。这三类档案接收时，均不再要求出具工资关系转移介绍信。
第4、5类档案，要求出具人事关系介绍信和工资关系转移介绍信，作为人事档案管理。未出具的，可先作为临时存档，待情况查明后进一步处理。
第3、4、5类档案，还要审查是否经过当地调配主管部门许可。如这三类档案是经由当地人才交流机构接转，则按“异地人才交流机构转入的档案”办理。
无干部人事档案管理资格的非国有单位转来的档案，以及国有单位转来的非本单位人员档案，一般不能接收。非国有单位转来的非涉密工人档案，可在审查后接收。
（二）辞职和被辞退人员的档案。
包括：从国家机关、全民所有制事业单位办理辞职手续的人员；被国家机关、全民所有制事业单位按照规定辞退的人员。
根据人调发[1991]14号和[1992]18号文件规定，事业单位辞职或被辞退人员经所在单位或同级政府人事部门所属人才交流机构（国务院部委、直属机构的京外事业单位，可转当地政府人事部门所属人才流动服务机构）审核或批准后，由原单位将其《辞职申请表》及人事档案转交同级政府人事部门所属人才流动服务机构。
接收事业单位辞职、被辞退人员档案时，需审核人才交流机构出具的“辞职证明书”或“辞退证明书”、原单位或其上级出具开往人才交流机构的“工资关系转移介绍信”。办理辞职、被辞退档案接收时，当事人应当到场。除了要真实可靠、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备外，还需要分别审核下列材料：
（1）事业单位辞职人员：档案中应有本人《辞职申请表》、《辞职证明书》等辞职手续。
（2）被事业单位辞退人员：档案中应有所在单位或主管部门作出的辞退决定（本人签字或辞退决定与本人见面的说明）、《辞退费发放证明》等辞退手续。
（3）从国家机关辞职的公务员：档案中应有所在单位（任免机关）批准文件等手续。
（4）被国家机关辞退的公务员：档案中应有《辞退公务员审批表》和任免机关作出的辞退决定（本人签字或辞退决定与本人见面的说明）、《辞退费发放证明》等辞退手续。
事业单位工作人员和公务员的辞职、被辞退，均需向人才交流机构出具工资关系转移介绍信。因辞职（辞退）证明书已经起到转移人事关系的作用，因此不需要另外出具人事关系介绍信。
异地国家机关、事业单位辞职和被辞退的，档案应先转入当地人才交流机构。
（三）普招毕业生档案。
人才交流机构可以作为非国有单位的人事主管部门，接收到非国有单位工作的或自主创业、灵活就业的普通高等院校和中等专业学校毕业生的档案。
1.择业期内的毕业生。具有有效就业报到证的，作为人事档案管理；需要办理改签手续而未办理的，也可以接收，作为单纯档案进行管理。
2.以下类型的普招毕业生档案，应根据其实际情况，另行处理：
（1）超过择业期、就业报到证已失效的，未申领就业报到证的，作为单纯档案接收。
（2）就业报到证开往其他具有干部人事档案管理资格的国有单位的，档案一般应转入该单位。如该单位委托人才交流机构管理档案的，人才交流机构也可以接收其档案并实行人事代理。
3.同时承担本地政府毕业生就业主管部门职能的人才交流机构，接转档案时应按以下要求办理：
（1）接收择业期内尚未落实工作单位的毕业生档案，可先作为临时存档，暂不办理正式存档和人事代理手续。
（2）毕业生在择业期内到非国有单位工作，或自主创业、灵活就业的，应及时完善就业报到手续，并转为正式存档，实行人事代理。
（4）超出择业期仍未落实工作单位的，可由“临时档案”转为“单纯档案”。
4.毕业生择业期内需要改签的，可出具同意改签的证明，并转出档案。
（四）单纯档案。
单纯档案包括未办理就业手续的各类院校毕业生的学籍档案和其他不强调干部（工人）身份的人员的档案。
1.可接收的单纯学籍档案包括：
（1）非在职的非普招类毕业生学籍档案；
（2）超过择业期的普招类毕业生学籍档案；
（3）非在职的归国留学人员档案。
学籍档案的存放机构。非在职的非普通高等教育毕业生、超择业期的普通高校毕业生，档案一般应存放在生源所在地或户口所在地县级人才交流机构；如需存放在异地人才交流机构，应符合异地人才交流机构的有关规定。非在职的归国留学人员，档案存放一般不受户口所在地限制。
单纯档案存档。人才交流机构在对其学历不能确认时，可以要求其提交学历认证报告书。毕业超过半年后存档的，可要求其提供此前的履历证明。材料不全的，应要求补齐。
各类单纯学籍档案材料审核要点：
统招毕业生档案应重点审核：《高中毕业生登记表》、《高考报名登记表》、《体检表》、《高校毕业生登记表》、《成绩单》等材料；
自考类毕业生档案应审核：《高等教育自学考试毕业生登记表》、《高等教育自学考试毕业生思想品德鉴定表》等材料；
成教类毕业生应审核：《成人高等教育考生报名登记表》、《考生体格检查表》、《成人高等教育毕业生资格审查表》（含成绩单）等材料；
2.在职的非普通高等教育毕业生和归国留学人员的学籍档案，应放回原单位本人人事档案中，不得单独将学籍档案存入人才交流机构。经查明有多套中学以后的学籍档案，仅将其中一套学籍档案办理存档的，不能接收。
3.原国有单位人员，因自动离职（除名）、开除等原因离开原单位、失去原有身份后，未就业的，其档案仍由原单位保管；重新就业的，应提供其离开原单位前的全部人事档案和处理材料，提交离开单位之后的经历证明和无犯罪记录证明，由人才交流机构审核、并经主管领导批准之后，方可存档。
（五）异地人才交流机构转入的档案。
县级以上人才交流机构可以直接从异地县级以上政府人社部门所属人才流动服务机构接收流动人员人事档案和人事关系。接收的人员分为在职（具有干部或工人身份）和非在职（一般是单纯学籍档案）两种。
接收在职人员的档案，转出方可出具人事关系介绍信和工资关系转移介绍信，但人事关系介绍信和工资关系转移介绍信不作为接收档案的必备材料。接收后，按原有身份进行管理。
在对存档人员身份、工龄的审核时，如出现分歧，应以转出方的有关政策和转出方人才交流机构的认定结论为准，必要时可与转出方沟通，不能以本地政策为理由否定转出方的结论。
接收非在职人员的档案，不需要转出方出具人事关系介绍信和工资关系转移介绍信。有些异地人才交流机构在转入此类档案时，出具了“流动人员介绍信”或“人才流动介绍信”，此介绍信不作为转移人事关系的依据。
三、不能接收的档案及其处理办法。
（一）除了上述五类档案中不能接收的类型之外，人才交流机构也不应接收以下人员档案：
1.从机关事业单位、国有单位擅自离职的、被开除公职，并且尚未重新就业的；
2.正在接受刑事处分的；
3.与原单位存在经济纠纷、人事（劳动）争议未解决的；
5.档案从无人事档案管理资格的机构转来、个人自带，并且来历不明、无法确定是否存在严重问题的。
（二）处理办法：
1.直接拒收。当面收到档案的，如已判断出不能接收，则直接拒收。拒收省内异地人才交流机构转来的档案，应先与该机构进行直接沟通；确实不能接收的，应向存档人解释原因，必要时可出具书面说明。
2.密封退回。拆封档案后发现不能接收的，应当面另用档案袋将原档案袋和档案材料一起密封，密封条上注明“问题档案不能接收”等字样，必要时应出具书面说明，并将以上档案和材料退回原转出单位。省内异地人才交流机构转来的档案，需要退回的，还应先与该机构进行直接沟通。
3.临时保存。对机要交通等方式转入、无法当面退回的档案，应出具不能接收的书面说明，连同原档案一起，作为临时档案进行保存，以便进一步处理。
四、接收档案的前期工作。
（一）直接调入人员存档，人才交流机构可提前出具“同意接收”的商调函，但有无商调函不作为接收档案时审核的必要条件。
（二）辞职、被辞退人员，前期需要办理辞职、辞退的有关手续，由原单位将其档案、工资关系转往当地人才交流机构，不必出具商调函。
（三）普招毕业生存档，需要办理就业报到证或改签手续的，可在毕业生就业协议书上签署“同意接收”或“同意实行人事代理”的意见，或者单独出具毕业生接收函，由毕业生就业主管部门办理相应的就业报到证或就业报到手续。对于是否要求具体的工作单位（聘用单位）先行盖章或出具接收证明，由接收的人才交流机构根据当地有关规定确定。
（四）单纯学籍档案，一般不需要出具同意接收的商调函。确有需要时，可出具“同意接收并保存学籍档案”的商调函或调档函。
（五）异地人才交流机构转入的档案，前期需要出具商调函时，应在审查转出方的存档手续或通过其他渠道确认其存档事实后，予以出具“同意接收”的商调函。
五、接收档案一般需要审核的材料。
（一）密封、完整的人事档案或学籍档案；
（二）存档人员本人身份证或其他能证明本人身份的材料。
（三）要求实行狭义人事代理的，需要提交人事关系介绍信（或辞职、辞退证明书、就业报到证）；
（四）事业单位转入的档案，应出具工资关系转移介绍信；
（五）非普通高等教育毕业生和留学人员存档，学历有疑问时，可以要求存档人提供学历认证报告（证明）。
六、档案接收流程。
（一）存档人员填写存档登记表。有条件的人才交流机构，可另提供干部（工人）履历表。专人送达的档案和机要交通转入的档案，在接到档案时，均需进行接档登记。接档登记可以采用纸质“档案接收登记表”，也可采用安全的电脑软件进行登记。
（二）工作人员审核档案时应注意档案袋是否密封、各类材料是否齐全、真实，有无缺件、错装、擅自涂改等情况；审核人事关系转移手续；审核存档登记表所填项目是否准确、属实。
（三）符合接收条件的，办理存档手续，出具存档（或人事代理）凭证（或合同书）。
材料不全或内容不清楚的，可临时收档，出具《审档情况告知书》，由存档人补充，并在“档案接收登记表”上进行备注，待材料齐全后办理正式存档（人事代理）手续；
材料缺失较多的，出具《审档情况告知书》，档案密封后退回原单位补充材料，并在“档案接收登记表”中记录；
如有伪造档案、虚假学历、虚假履历等等严重问题，另用档案袋密封退回，并在密封条上和“档案接收登记表”中注明“问题档案不予接收”字样。
七、档案接收有关问题的处理。
1、人事关系介绍信、工资关系转移介绍信等，接收档案后可放入本人档案。但审档时并不严格要求此前的工作变动所产生的人事关系介绍信、工资关系转移介绍信等都放在档案中。
2、就业报到证、就业介绍信等就业报到手续，吸收录用干部、聘用干部、非普通高等教育就业手续、招工审批（备案表）原件，应当存放在本人档案中。
4、关于转入档案的转正定级问题。从事业单位转入的档案，见习期满的，需要审核转正定级手续；异地人才交流机构转入的在职人员档案，一般要求已经办理过转正定级手续，但转正定级表不作为必备材料；省内人才交流机构之间转移档案，可以不受“见习期未满”的限制，给予转移，不必要求就业报到证改签，但转出档案的人才交流机构应将见习期工作鉴定的文字材料存放在档案中，接收的人才交流机构可在见习期满后办理转正定级。
5、机要交通方式转来的档案，属于在职的，在人事关系接转手续不齐全的情况下，可先作为临时收档，待转接手续齐全、存档人办理有关手续后方可作为正式存档；属于单纯学籍档案，符合存档条件的，可以先存档，存档手续待当事人到达后补办，或办理后寄送当事人；不符合存档条件的，应当出具书面说明，连同原档案一起另用档案袋密封退回原单位。
第三章档案材料管理
一、档案材料的整理。
档案接收以后，要对档案材料进行进一步的整理。
（一）整理要求。要认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。
（二）材料鉴别。对归入档案的材料要审核其是否完整、内容是否真实、手续是否齐全。要根据材料的内容和用途判定其保存价值，确定是否属于档案内容。对不属于档案内容和重复多余的材料，可退回材料形成单位，也可暂时收存在档案袋中。
（三）材料分类和编目。
根据流动人员档案的特殊性，接收后的档案应分为两部分：
第一部分：转入本机构之前的档案材料。按原样予以保存和管理，一般不做变动。
一般可根据以上两部分和各自的顺序进行排序编写总的档案材料目录。条件许可的，可整体上按照中组部的要求进行分类编排。
（四）复制与加工。材料载体变质、字迹退色不清或破损时，应采用修复、打印、抄写、复印、裱糊等方法进行抢救。复制材料要核对无误，并注明复制单位和日期。
（五）材料装订。管理期间，应尽可能保持档案原装，一般不需要对材料进行有害性的装订。确实需要装订时，装订前应将材料上的大头针、订书钉等金属物拆除，然后理齐全卷材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷。
二、档案的保管。
（一）应建立坚固的专用档案库房，配置铁质的档案柜或档案密集架。
（二）档案库、阅档室和档案管理人员办公室应分别设置。
（三）应配置相应的档案整理装订、安全防护等设备。
（四）要建立档案库房的档案出入库制度、卫生安全制度、工作交接制度和档案排放查找方法。
（五）库存档案应采取分类管理。必要时可对死亡人员档案、无主档案、长期出国人员档案、毕业生档案等进行分别登记管理。
三、档案的保护。
（一）防火要求。档案库房应远离食堂、汽车库房等消防重点目标；应安装避雷针、火灾报警器和消防灭火设备；档案管理人员应熟悉有关消防安全知识。严禁在库房内吸烟、设置明火、存放易燃易爆物品和其他杂物。
（二）防潮要求。库房内应安装温湿度记录仪器、加湿机、去湿机等设备。库房相对湿度控制在45％～60％。
（三）防蛀要求。裱糊档案材料应使用化学浆糊。库房内不得存放食品和易霉物品。要定期施放驱虫药剂和使用防腐防虫物品。
（四）防盗要求。库房要安装防盗门窗、防盗报警装置和监控设备。档案管理人员每天下班前要检查门窗关闭情况。
（五）防光要求。库房宜选用白炽灯照明。如采用荧光灯照明时，需有紫外线过滤措施。库房不宜采用自然光源，应避免阳光直射档案。有外窗时应配有窗帘等遮阳措施。
（六）防高温要求。库房应配备排风扇、空调等通风降温设备，温度应控制在14℃～24℃。
四、新增档案材料的收集。
（一）收集内容。管理档案期间，人才交流机构应按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字［1996］14号）的规定，及时收集存档人员在工作、学习等方面形成以下新的档案材料：
1.工作单位及职务变动时，原单位出具的工作鉴定或人事变动材料；
2.年度考核、年终总结工作中形成的年度考核登记表或德才表现材料；
3.加入中国共产党、共青团、民主党派形成的申请书、志愿书、转正申请书、政审材料等；
4.经国家学历主管部门认证的各类学历材料，包括考生登记表、学习成绩单、毕业生登记表，学位证明书、学历认证报告、毕业证复印件等；
5.参加职称考试或评审（初聘认定）形成的专业技术资格考试合格人员登记表、初聘专业技术职务呈报表、专业技术职务任职资格评审表等；
6.通过政府人社（人事）部门办理的录（聘）用干部审批表，普通高等、中等教育毕业生就业报到证，非普通高等教育毕业生就业推荐表、非普通高等教育毕业生工作介绍信，招收合同制工人审批（备案）表，以及其他参加工作的审批（备案）手续；
7.在日常形成的其他人事类材料，如：干部任免表、出国人员政审表、聘用（劳动）合同书、辞职申请表、辞退审批文件、奖励或处分材料、婚育情况证明、更改姓名、出生日期材料等；
8.个人联系方式、通信地址等信息的变动情况。
（二）材料要求。
收集的材料应为办理完毕的正式材料。材料内容应完整齐备、规范真实、文字清楚、对象明确，并有承办单位或个人署名及形成材料的日期。归档材料规定由单位审查盖章的，应有单位盖章。
应使用16开或A4规格的办公用纸，材料左边应留出2～2.5CM装订边。文字应是铅印、胶印、油印、打印或用蓝黑墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
收集的材料应为原件（电传材料需复印后归档）。特殊情况存入复印件的，应由原件保管单位注明并加盖公章。一般不得用复印件代替原件存档。
（三）归档要求。
人才交流机构应提醒存档人员，应归档材料形成以后，及时归档；不便送达的，可以邮寄，并附存档凭证复印件。
收到应归档材料后，应进行审核，必要的可以进行调查。对不符合归档要求的材料，要及时通知材料形成单位补送或补办手续；符合归档范围的，进行登记、归档。
对长期未补充材料的档案，应主动与存档人员或其所在单位联系，督促其补充材料。
五、档案查阅
（一）档案查阅范围。
1.公安、检察、法院、司法等国家机关或公证机构，因侦查、审理或公证需要查阅有关人员档案；
2.设立党委的机关、企事业单位因考察、任免、聘任、调动、入党、出国等事由需要查阅有关人员档案；
（二）档案查阅审核的材料。
1.单位查档介绍信（必须申明查档人姓名、人数、政治面貌；被查阅人姓名和查档理由）；
2.查档人员身份证复印件（验原件）。
（三）档案查阅办理流程。
1.提交单位查档介绍信、出示查档人身份证；符合阅档规定的，办理查阅审批手续；不符合阅档规定的，仅可依据档案向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。
2.经审核批准查阅的，档案管理人员根据规定和需要，提供档案或档案中的部分材料，安排查阅单位到指定的阅档室查阅档案。
3.档案管理人员对查阅单位摘抄的有关内容与档案进行认真核对，无误后注明“材料摘（出）自本人档案”，并加盖印章。
4.查阅完毕，档案管理人员对档案进行清点核对，确认无失散、无损坏后送回库房。
5.查阅人员在查阅人事档案登记表上登记、签字。
（四）档案查阅有关要求。
1.查阅单位应派中共党员持有效的单位介绍信及身份证件查阅。
2.查阅档案应在阅档室或指定的地方查阅。
3.查阅者不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，对档案内容应严格保密，不得泄漏或擅自向外公布，保障个人隐私不受侵犯。
4.需要摘录档案内容的，应征得档案管理部门同意。对摘录部分，由档案管理人员与原件核对无误后，写明出处及日期，并加盖公章。
5.不得擅自复制、拍摄档案内容。确因工作需要从档案中取证的，应说明理由，经档案管理部门审核同意后，方可复制或拍摄。复制的材料由档案管理部门注明出处和日期，并加盖公章。
六、档案借出与归还。
人事档案原则上不外借。如确实需要借用档案的，经批准后，可按档案借出的规定办理有关手续。
（一）档案借出应审核的材料。
1.申请人书面申请和归还档案承诺书。
2.确实需要借档审核的有关证明。
3.借档经办人身份证原件和复印件。
4.存档凭证。
（二）档案借出流程。
1.审核上述材料；
2.审核档案完整性；
3.报有关主管领导批准；
4.登记档案材料清单，收存存档凭证；
5.密封档案；
6.办理档案转出登记和转出手续。
（三）档案归还。
借出的档案应当在规定期限内归还。归还时根据借出时登记的档案材料清单审核档案，无误后，进行登记，退换存档凭证。
第四章主要人事服务项目
一、干部（工人）身份管理和工龄连续计算。
干部（工人）身份管理属于逐渐弱化的项目，但对于有此需求的存档人员，人事服务内容要与体制内单位接轨，在注重业绩档案管理的同时，按照有关政策保留其原有干部（工人）身份和连续计算工龄，使其进入体制内单位时不存在障碍。
干部（工人）身份保留和工龄连续计算，要严格执行干部人事法规政策。
（一）可以认定为干部身份和计算工龄的范围。
具备以下条件之一，并持续在国有单位或人才交流机构管理档案的，接收档案和人事关系之后，管理期间可以对其原干部身份进行认定并保留原干部身份，并计算连续工龄。具体包括：
1.市（地）级以上政府人事部门批准录用的全民所有制干部、聘用制干部，军队转业到地方工作的干部。
2.报到后办理过转正定级的普通高等院校、中等专业学校毕业生。
3.机关、事业单位的辞职、被辞退的具有干部身份的人员重新就业的（包括自主创业和灵活就业）。
在机关、事业单位受到开除处分和擅自离职人员，不再对其原干部身份进行认定和保留。重新参加工作的，其工龄从重新参加工作之日起计算。
工人身份的认定和保留，可按有关规定执行。
（二）身份的保留和工龄的连续计算的条件
存档持续期间，符合继续保留干部身份有关政策的才能继续保留干部身份，符合连续计算工龄关政策的有才能连续计算工龄。保留干部身份和计算连续工龄至少需要同时满足以下三个方面的条件：
1.当事人具有初始的干部身份审批手续（如录干、聘干审批表、毕业生就业报到证和转正定级表等）。工作单位有变动的，还应有相应的人事关系转移手续（非国有单位之间变动的除外）。
2.档案在具有干部人事管理权限的机构管理。
3.从事合法的工作，胜任其工作岗位，考核等次在称职（合格）以上，并有工作鉴定（证明）或考核表等材料予以体现。
合法的工作包括：
（1）在各类非国有单位及其办事机构和分支机构从业；
（2）被国有企事业单位、社会团体、党政机关聘用；
（3）自主创业；
（4）灵活就业；
（5）军队文职人员。
基于缴纳社保而可以被计算为工龄情况的，按有关文件执行。
二、转正定级。
（一）转正定级的含义。
转正有多种含义，如试用期满转正为正常使用、副职转为正职、临时聘用人员转为正式（合同）人员等。定级，一般是指根据有关人事政策，确定职务级别、工资等级与标准。人事意义上的转正、定级（晋级）类型有：
1.新参加工作人员转正定级。包括通过录（聘）干、招工等手续参加工作，在规定的试用期满（工人称学徒期、熟练期）之后，经个人申请、单位考核、上级审批转为正式人员（干部、工人），并确定职务（岗位）级别、工资等级和标准。一般采用“新参加工作人员转正定级审批表”
2.普招毕业生转正定级。普通高等院校（中等专业学校）毕业生，到具体工作单位报到，见习期满经个人申请、单位考核、上级审批转为正式干部，并确定职务级别、工资等级和标准。一般采用“普通高等学校（中等专业学校）毕业生见习期满转确定工资等级审批表”。普招毕业生转正定级是“新参加工作人员转正与定级”中的特殊情况，有时也可使用“新参加工作人员转正定级审批表”。
3.工作单位变动人员转正定级。经调动、军转安置到新工作单位的，规定的使用期满后，经考核、审批，转为正式，并确定职务级别、工资等级和标准。
4.职务晋升人员转正和定级。在本单位晋升职务的，试用期满，经考核、审批后，转为正式职务，并确定工资等级和标准。这种情况较为特殊，一般是进入试用期即按其新任职务确定工资等级，使用期满合格的不做变动，仅在试用期满后不合格的才做工资等级的变动。
5.取得职称和晋升职称人员的定级。取得职称和晋升职称并经聘任后，根据有关政策进行工资等级上的调整。
以上五类转正定级中，第1、2类较为常见，这两类可分别采用“新参加人员转正定级表”和“普通高等学校（中等专业学校）毕业生见习期满确定工资等级审批表”，也可都采用“新参加工作人员转正定级审批表”，简称“转正定级表”。
（二）普招毕业生办理转正定级。
档案随有效的就业报到手续证转入人才交流机构管理的普招类毕业生，规定的见习期满，经个人申请、单位考核合格普通院校毕业生，可提交人才交流机构办理转正定级手续。
转正定级不作为存档的普招毕业生必须办理的手续。需要办理转正定级的，其办理流程为：
1.个人对见习期工作进行总结，填写“新参加工作人员转正定级审批表”或“普通高等学校（普通中等专业学校）毕业生见习期满确定工资等级审批表”；
2.由用人单位审核后在转正定级表“工作单位意见”栏签注意见并加盖公章。转正定级表内无考核内容或考核内容不够详实的，应另附单位盖章的见习期考核表或考核证明材料。
3.人才交流机构审核转正定级表和就业报到手续，符合转正定级条件的，确定工资等级并在“批准机构意见”栏盖章；
4、有关材料归入本人档案，办理结果可通知单位和本人。
录用、聘用干部和其他方式就业人员的转正定级，可参照普招毕业生的有关办法，办理时要审核其录用、聘用干部和其他就业方式的批准文件。
（三）转正定级有关问题的处理。
1.已获得硕士、博士学位的研究生，毕业工作后可不实行见习期，可在定岗时直接办理转正定级手续。
3.见习期内，在人才交流机构管理档案期间变换多个工作单位的，工作过的单位应分别出具工作鉴定，由最后一个工作单位在转正定级表“工作单位意见”内盖章；管理档案的人才交流机构有变更的，相应的人才交流机构应在工作鉴定材料上盖章确认，由最后一个人才交流机构承办转正定级。
4.如存档人在见习期内属于自主创业、灵活就业或其他工作类型，“工作单位意见”栏无法由用人单位盖章的，可以由人才交流机构审核后代章。
三、档案工资。
在档案管理期间，不再要求必须调整档案工资。仅对于有档案工资调整需求的存档人员，提供此项服务。
（一）档案工资的基本含义。
档案工资是为了与体制内人事管理接轨，由人才交流机构根据有关人事政策为存档人员提供的一种记入人事档案、实际上并不一定执行的工资记载形式。
档案工资，可以采用以下两种：
1.记载实际工资收入的方式。由用人单位提供其工资证明，经人才交流机构审核后存入本人档案。这种方式目前不常见，但应给予承认。
2.根据特定的工资标准进行调整的方式。人才交流机构可以采用事业单位标准，也可以采用其他工资标准。
（二）参照事业单位工资标准调整档案工资。
大多数人才交流机构采用事业单位工资标准，具体要求如下：
1.对有就业手续并在存档期间正常工作的，在个人提供年度考核表或工作鉴定等材料的前提下，参照事业单位工资标准，调整其档案工资，调资表归入本人档案。人事关系、档案转出时，人才交流机构可将最后一份调资结果通过“工资关系转移介绍信”转出。
2.对有就业手续、有档案工资，但在存档期间无工作、或有工作但不能提供年度考核表或工作鉴定的人员，保留原档案工资原状态，不负责确定或接续有关工资材料，转出时只转移原始档案工资。
3.对只有学生档案，没有就业手续的人员，按单纯存档对待。档案转出时，不出具工资关系转移介绍信。
4.人才交流机构所做的档案工资，仅仅是作为记载，实际工资待遇是否与档案工资挂钩，由聘用单位自主决定或劳资双方商定。
四、考核与鉴定。
存档人员，包括单纯存档人员，在存档期间的工作经历和重要表现，应通过年度考核表或工作鉴定等方式予以如实记载，存入档案。
（一）年度考核。
1.除已退休人员以外，存档人员应在每一个自然年结束时，对这一年的工作情况和德才表现进行总结。
2.年度考核表可到人才交流机构免费领取或通过网站下载打印，也可采用用人单位自制的表格。存档人员填写“年度考核登记表”后，工作单位确定考核等次意见，在年“度考核登记表”上“确定考核等次”栏内加盖单位印章，并将“年度考核登记表”送交人才交流审核归档。
3.考核结果分为优秀、合格、基本合格、不合格四个等次。为了保证考核结果的客观性、公正性，考核等次确定为优秀和不合格的，须由人才交流机构进行审核，并在《年度考核登记表》备注栏内盖章确认。合格和基本合格等次的，不要求人才交流机构盖章。
4.在考核年度内，存档人员变换多个工作单位的，工作过的单位应分别出具工作鉴定；管理档案的人才交流机构有变更的，相应的人才交流机构应在工作鉴定上盖章确认。由年底时的工作单位在年度考核表“确定考核等次”栏内盖章，由年底时所在人才交流机构审核归档。
5.存档人在考核期内属于灵活就业、自主创业或其他工作类型，用人单位无法盖章的，可以由人才交流机构审核后代章。
（二）工作鉴定。
工作鉴定一般由工作单位出具。情况特殊时，可以由个人书写，工作单位审核后签署意见并盖章。
存档人员属于灵活就业、自主创业和其他工作类型，无法做到用人单位盖章的，可以由人才交流机构审核有关证明材料后，将有关材料放入档案。
（三）业绩档案。
条件许可的人才交流机构，可对存档人员建立业绩档案，以便能更详实地记录存档人员的工作业绩和业务水平。
（四）个人经历证明。
第五章职称评定
一、委托评审。
县级以上人才交流机构，在存档人员提出评审职称的请求时，应根据职称评审有关政策，审核其评审条件。符合要求的，要根据职称评审规定，委托相应职称评审委员会进行评审。存档人员申报职称，不受岗位指标的限制。
（一）委托评审职称对象。在人才交流机构存档，并在专业技术岗位上工作达到规定年限、符合所申报职称的任职条件的人员。
（二）委托评定职称流程。
1.持当事人存档凭证，提交评审材料。
2.承办职称申报审核的人才交流机构对提交的评审材料进行资格审核。审核合格后在其《评定表》及《推荐表》上加盖公章。
4.评审工作结束后，及时返还评审材料，需要公示的，由人才交流机构或具体工作单位按要求进行公示。
5.通过评审的，将职称评定表等材料放入本人档案，并按要求办理职称证书。
（三）委托评审有关要求。
1.申报初级职称的，省辖市人才交流机构可以直接委托初级以上职称评审委员会评审；县（县级市、区）人才机构应经职称部门审核后方可委托相应的职称评审委员会评审。在省直管县（市）人才交流机构申报初级职称的，按有关规定执行。
2.申报中级职称的，省辖市人才交流机构应经职称部门审核后方可委托相应的职称评审委员会评审；县（县级市、区）人才交流机构应经职称部门审核并报省辖市职称部门审核后，方可委托相应的职称评审委员会评审。
3.在省人才交流中心申报中级以下职称的，由省人才交流中心审核后，委托相应的职称评审委员会评审。
4.申报高级职称的，应经职称部门逐级审核，最终由省人社厅职称处审核后，方可委托相应的高级职称评审委员会评审。
5.中级以上职称评审通过的，要按有关规定办理备案手续。
二、初聘认定。
（一）受理范围：人事关系和档案在人才交流机构管理的正规全日制院校毕业的专业技术人员，此前无职称，初次申报职称的。
（二）认定级别：毕业后从事相应岗位本科满一年、专科满三年的，可初定为助理级职称；专科满一年、中专满一年的，可初定为员级职称。
（三）受理材料：
1.存档凭证，
2.报到证原件和复印件；
3.学历证书原件和复印件；
4.一寸免冠照片1张。
5.申报教师类职称的，须提交相应教师资格证书。
（四）办理流程：
1.人才交流机构审核上述材料。
3.人才交流机构审核通过后，打印、发放证书。
三、属于经过考试确定职称的，按照职称考试主管部门的要求和程序办理报名、考试、办证手续。
第六章证明和政审
一、证明和政审的区别。
1、范围上，证明的涵盖范围较广，政审则仅限于人事档案材料所涉及的内容和政治、思想、现实表现；
2、形式上，证明是以单独的方式出具，政审是在既定的表格中填写。
3、证明一般由人才交流机构盖章即可，政审有时需要党组织盖章。
二、受理范围。
人才交流机构管理档案的人员，因入党、考研、报考公务员、调动工作、求职择业、参军入伍等原因，要求出具有关证明或政审（以下简称“证明”）的。
三、需要审核的材料。
（一）存档凭证；
（二）本人身份证；
四、办理流程。
（一）存档、学历、工龄、身份等证明：
人才交流机构按照有关规定，依据本人档案实际记载和有关补充材料出具相应的书面证明。
需复印档案材料作为旁证的，应在复印件上注明用途及复印日期，并加盖人才交流机构印章。
（二）现实表现类证明。
出示存档凭证、身份证、索要证明材料单位的函件，提交当事人现工作单位或居住地基层组织提供的鉴定证明材料。
五、出具证明的要求。人才服务机构出具的证明材料，应当在该人才服务机构内部统一编号，并留有存根，具体经办人签字，以便事后可查，并确保其真实性、严肃性。
第七章社会化服务
各级人才交流机构在承担政策赋予的档案管理和人事服务项目之外，还应本着为人才服务的宗旨，主动开拓各种社会化管理和服务项目。
一、党团组织管理。各级人才交流机构应在在当地党委组织部门的指导下，建立面向存档人员的流动党组织，以加强流动党员的管理。流动党组织要在上级党组织的领导下，按照党的有关规定开展组织关系接转、发展党员、预备党员转正、党员教育等各项工作。
流动党组织可以是流动党委、党总支、党支部和党小组。
条件许可的地方，还应适时建立流动团组织。
三、户口挂靠服务。各级人才交流机构，应根据当地公安部门的有关规定，建立存档人员集体户口薄，为存档人员和高校毕业生提供户口挂靠服务。
四、其他社会化服务。各地人才交流机构，可根据当地政策许可，适时办理住房保障等社会化服务项目。
第八章档案转出
档案转出，要区分正式调动转出、商调过程中的临时转出（借出）、单纯档案转出等不同情况。
一、档案接收方资格和接收手续审核。
转出档案，要了解档案的去向，根据不同的去向审核相应的材料。
（一）本地国有企业、异地垂直管理机构接收的，由接收单位或其上级出具有效的“同意接收的”商调函，可以直接转出档案和人事、工资关系；属于调档审核的，记录其工资等级和标准，待接收单位同意接收后转出人事、工资关系。对方不要求出具人事、工资关系介绍信的，可以不出具。
（二）本地机关事业单位、异地国有单位接收，有组织、人社部门已批准文件的，可直接转出档案和人事、工资关系；组织、人社部门尚未批准的，由接收单位或其上级出具“借档（调档）”函调档，仅转出档案，待批准后方可转出人事、工资关系。公务员、事业单位工作人员招录最终通过人员和入围审档人员，参照办理。
（三）异地县级人才交流机构接收的，由该机构出具“同意接收”或“调档审核”的商调函，办理相应转档和人事、工资关系转移手续。转往省内人才交流机构的，可以不出具人事、工资关系介绍信；转往省外人才交流机构的，根据对方要求办理。
（四）普招类毕业生，在择业期内，如接收单位具有干部人事档案管理资格，可办理改签手续，依据新的就业报到证转档；如接收单位不具有人事档案管理资格，应有县级以上政府人社部门所属人才流动服务机构接收档案。调档审查期间，可以只转移档案，不要求提供新的就业报到证。
超出择业期、不能办理改签手续的，如已经办理转正定级手续，可根据调动（流动）手续转出档案；未办理转正定级手续的，可按单纯存档的方式转出档案。
未超出择业期、但见习期已满办过转正定级手续的，可根据改签手续转出档案，也可根据调动(流动)手续转出。
（五）普招类院校计划内招生的，凭有效的入学录取通知书办理档案转出；参军入伍的，凭入伍通知书或武装部门出具的通知办理档案转出。已经办理转正定级的，可转出人事、工资关系。在调档审查期间，仅转出档案，不转出人事、工资关系。
（六）单纯档案的转出，要求接收方具有档案管理资格。
二、档案转出前的关联性审核项目。
（一）存档人员属于人事代理立户单位的，根据立户协议需要征询立户单位同意方可转出档案的，应由立户单位出具证明后办理。
（三）档案转入时因特殊情况未补齐重要档案材料的，应补齐后方可办理转出手续。
（四）档案管理期间，委托人才交流机构代办的有关事项未结清、按规定或约定不能转出档案的，应结清后方可转出档案。一般可采用“终止档案管理（人事代理）关系结清单”，逐项审核。对结清单中有关项目，经过工作人员查询已经结清的，由工作人员注明；未结清的，应告知如何结清，转档人办理结清手续。对于有些项目因特殊原因暂时无法结清，应妥善解决。
三、档案转出需要提交的材料。
转出档案须有存档当事人或委托人在场，并提供如下材料：
（一）各类档案所对应的档案接收手续，如商调函、调动通知、录用通知文件、就业报到证、入学通知书、录取通知书、调档证明等。
（二）关联性审核的有关材料。
（三）转档经办人有关材料。存档人本人到场办理的，需提供本人身份证原件及复印件；委托他人代办的，另需提供存档本人手写的委托书和委托人的身份证原件、复印件。
（四）存档凭证。档案管理（人事代理）合同、协议或证书。
非特殊情况，存档当事人或委托人不在场时，一般不转出当事人档案。
四、档案转出流程。
（一）人才交流机构审核上述材料。
（二）对档案进行核对、整理，确保拟转出的档案材料完整。
（三）出具有关手续。包括以下内容：
2.处于调动的商调转档（借档）环节、研究生录取的审档环节等的，仅将完整的档案转出，并出具“档案管理和人事代理证明”，不出具人事关系介绍信和工资关系转移介绍信。待接收单位同意接收，或经组织、人社部门批准，或研究生招收院校同意录取后，方可转出人事和工资关系。
3.单纯存档的，只转出整体档案，不应出具人事、工资关系转移介绍信，但可出具流动人员介绍信（或人才流动介绍信）。
4.毕业生改签，或经研究生招收院校录取，不要求转移人事工资和关系的，只转出整体档案，不出具人事和工资关系转移介绍信。
（四）办理档案转递。
1.转递档案时应出具“档案转递通知单”，第一联留存，第二、三联放入档案。
2.进行转出登记，转档人或委托人在转出登记表上签名。
3.密封，加盖压缝密封条，并加盖印章。
4.档案密封盖章后通过机要邮寄或交由专人负责转递。
出具过档案转递通知单的，接收单位收到档案后及时将“档案回执”寄回原档案管理机构。如调出一个月后没有收到回执，原档案管理机构应查询确认对方是否收到档案。
五、办理档案转出需要注意的事项。
（一）转出的档案应完整齐全，全部材料一次性转出。转出前要仔细审查档案，材料不齐的应予以补充。如，普通院校大中专毕业生，见习期已满的，要办理完转正定级手续后再办理档案转出手续。档案中有特殊情况需要说明的，应出具说明材料，盖章后放入档案。办理档案转出时，应将未归档的转正定级表、年度考核等材料归档。
（二）存档凭证不慎遗失的，应当本人亲自到场办理转出手续。
（三）对商调借档期间的档案，在正式调令或调动通知下达前，仍须缴纳档案管理、人事代理费用，直至人事关系转出为止。
（四）根据国家规定，任何个人不得保管本人和他人的档案，不得要求将档案转给非公有制单位和其它不具有人事档案管理资格的机构。
第九章附则
一、本规范每两年左右修订一次。修订工作由省人才交流中心主持，在充分听取各地和有关部门意见的基础上，根据上级有关规定和省外经验，进行修订。
二、各地在人事代理和档案管理工作中所用的表格、函件，可参照省人才交流中心所制定的样本，也可根据有关政策结合本地具体情况自行印制。