1.办签流程：完成书面申报手续->办理公务普通护照->办理因公签证（出境证），请注意：持因公护照预约面谈、递交免面谈材料、预约采集指纹、办理签证等签证手续均须通过学校国际合作部派出办公室。
2.关于签证表：
（1）各个国家的因公签证申请表可能随时更新，最新版请以使馆（非“签证中心”）网站为准（注意请勿使用因私签证申请表，持公务普通护照办签类型一般为商务签证）；
（2）表中所有需要手写处须用黑色笔填写；
（3）若无单独说明，请单面打印。
3.签证表中的出入到访国境日期、酒店订单住宿日期、机票订单日期皆须与实际行程相符，保险单中的“保险期间”须包含完整行程且前后至少各多加一天，请注意时差。
以出访德国为例：
酒店订单中的住宿日期：1月1日至1月5日
保险期间：须包含1月1日至1月6日
4.关于出境证明：在出境时交验，须和公务普通护照一同随身携带。
5.对于由外交部统办签证的国家，需递交公务普通护照信息页复印件和邀请函复印件2份。
6.签证表中所填一切出国记录应属因公出访。
7.如需递交机票订单、酒店订单、保险单、日程表或情况说明，均须有英文版；请注意，机票和酒店订单（预订单）≠出票单，建议签证办结后再出票。
8.任何复印件都须A4纸大小。
9.如需递交照片，请在背面写清姓名和出访国，以免混淆。
10.网站中未列出的材料皆由国际合作部派出办公室准备。
日本：外交部统一办理签证
1.一份在电脑上中文填写后打印出的签证申请表(请用AdobeReader打开并填写):(若持公务普通护照办理签证)“护照种类”应选“普通”，不能选“其他”和“公务”;所有年份需写4位数字，尽量不要有空白项，中文手写签名，签证表正反面打印。
2.一张45X35mm白底彩照
3.若邀请人为教授，所需材料：招聘理由书、在职证明书、滞在予定表（滞在日程表），
若邀请方为公司，所需材料：招聘理由书、身元保证书、滞在予定表（滞在日程表）、法人登记藤本（绿色纸张的公司简介）
4.滞在予定表（滞在日程表）须有4列且4项内容不能有空项5.招聘理由书复印件
6.公务普通护照
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