1.此说明根据校本部文件整理，仅供威海校区教职工办理因公临时出国（境）手续参阅，如有变动以校区通知为准。
3.因私出国（境）仅限于以个人身份旅游、探亲、访友、求医以及处理其他私人事务等，并需遵守学校人事部门有关考勤、考核的规定。
第一步：准备出访材料
因公临时出国（境）人员须凭有效邀请材料申请出访，有效的邀请材料有：
1.邀请函
邀请函应发自前往国家（地区），有明确出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式，有邀请人签名，并打印在公函纸上，邀请人身份应基本对等，邀请函若非中文需提供翻译件。
2.有关部门的正式公函
外单位征求我校意见邀请派员随团出访的，国际合作部出入境事务办公室回复组团方“征求意见函”确认随团人员后，随团人员提供外单位出具的“任务批件”复印件及“任务通知书”原件。
3.其它材料
如有学校临时决定的重大活动等因公临时出国（境）任务，可在启动申报流程的同时办理邀请材料。
重要提示：
1.为保证申请人顺利办理手续，请至少提前1个半月提交申请（赴俄罗斯、美国请至少提前3个月申请）。
2.因公赴香港地区停留期限不超过5天、澳门地区不超过4天、港澳两地不超过8天
4.涉密人员需办理保密手续。
第二步：提交申请
1.涉密人员需线下办理保密手续。
2.60周岁（含）以上出访人员需提交体检证明复印件，单位承诺函及家属承诺函。离退休人员原则上不允许执行因公出访任务。
3.上述材料可能因出访人情况不同略有差异。
4.严禁不履行因公出国（境）任务报批手续，擅自出国执行公务活动。
第三步：校内审批及政审
1.校区国际合作处将申请材料转交国际合作部出入境事务办公室，进入审批流程。
2.国际合作部出入境事务办公室出具《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务批件》（以下简称：批件）或《哈尔滨工业大学因公出国、赴港澳任务确认件》（以下简称：确认件），副校长级以上领导由工信部出具。并完成因公出访事前公示。
3.国际合作部出入境事务办公室出具《哈尔滨工业大学因公出国及赴港澳人员审查批件》、《因公出国(境)人员备案表》（以下简称：政审）
第四步：办理出国因公护照和签证或港澳因公通行证和签注。
4-1出国因公护照和签证
1.如需办理因公护照，请申请人提交以下材料：
a.居民身份证头像页扫描件（JPEG格式1:1扫描）和户口本本人页扫描件（“民族”、“出生地”信息清晰，JPEG格式1:1扫描）。如户口为集体户口只需扫描上半页。
b.检测合格的数字照片编码回执
2.本人带身份证原件到主楼221室录取指纹并签名。
3.因公护照办理完成后，国际合作部出入境事务办公室工作人员以邮件形式将护照首页扫描件发送给申请人，申请人核对因公护照上的姓名、性别、出生地、出生年月日等信息，如发现有误，请及时联系国际合作部出入境事务办公室。
签证（自收到完整的材料起约20个工作日，美国需3个月以上。）
1.提交材料
(1)半年以上有效期的公务普通护照，（注意：护照有效期按照任务执行完成，回国入境之日算起。）
(2)批件复印件2份（国际合作部出入境事务办公室提供）
(3)目的国签证所需材料
注：1.根据需要填写各国签证申请表“入境天数”与批件批准天数保持一致
2.签证表中所填一切出国记录应属因公出访
3.照片须为近六个月白底免冠彩照，如果办理签证所用的因公护照非近六个月内新办，办理签证所用照片须与护照信息页照片明显不同，若为近六个月内新办护照，办理签证所用照片可以与护照信息页照片相同。
2.签证申请
签证材料报送工业和信息化部，经外交部转送目的国驻华大使馆申请签证。
3.出国（境）前应购买紧急救援险等境外保险（由国际合作部出入境办公室统一购买）
注：持因公护照预约面谈、办理签证等手续均须通过我校国际合作部出入境事务办公室办理，严禁私自持用因公护照预约面谈、前往使领馆或通过其它渠道办理签证。
特别提醒：
1.若您此次出访国家为免签国家，需要办理“出境证明”，在出境时交验，须和公务普通护照一同随身携带，否则将无法出境
2.若您此次出访国家为澳洲、新西兰，除办理电子签证外，还需办理“出境证明”，在出境时交验，须和公务普通护照一同随身携带，否则将无法出境
3.持因公护照预约面谈、办理签证等手续均须通过我校国际合作部出入境事务办公室办理，严禁私自持用因公护照预约面谈、前往使领馆或通过其它渠道办理签证
5.签证申请表中的出入到访目的国境日期、酒店订单住宿日期、机票订单日期皆需与实际行程相符，保险单中的“保险期间”需包含完整行程且前后至少各多加一天，请注意时差。以出访意大利为例：
酒店订单中的住宿日期：5月1日至5月5日
保险期间：需包括5月1日至5月6日
4-2因公港澳通行证和签注（合作研究类可持因私证照执行公务）
1.如需办理因公港澳通行证，请申请人提交以下电子版材料：
（1）“因公往来港澳通行证数字照片编码”回执（照相时要提醒照相馆是办理
（2）身份证正反面扫描件（png/jpg/jpeg格式，请直接剪裁成身份证样式大小，
不留白边），正反面分成两个图片保存
2.本人带身份证原件到主楼232室录取指纹并签名。
3.办理因公通行证及签注
国际合作部出入境事务办公室将材料报送至工业和信息化部，工业和信息化部审批合格后递送港澳办办理因公通行证及签证
4.出境前应购买紧急救援险等境外保险（由国际合作部出入境办公室统一购买）
第五步：证件领取
1.签证或签注完成后，国际合作部出入境事务办公室工作人员将把领取单发给校区国际合作处或申请人。
2.申请人或代取人需携带身份证（如张三代李四领取签证，张三需携带张三自己的身份证前往领取即可）、签证费用（现金）及校方开具的填写完整的签证领取单到工信部国际司外事服务中心领取。
联系人：胡老师
注：领取人需核对证件信息，包括但不限于姓名、性别、出生地、出生年月日、有效期、停留期、出入境次数等，如发现有误，请及时联系工信部工作人员。费用发票的名称应为：哈尔滨工业大学（威海），税号：12371000F50330103Q
第六步：出国（境）执行任务
出境前请仔细阅读：出国（境）特别提醒和出国（境）人员行前必读。
第七步：出访总结
任务完成后，申请人于1周内将出访总结（500字以上）和出国（境）人员回访记录表交到国际合作处。
第八步：归还证照及财务报销
1.自入境之日起七天内将因公证照交还国际合作处。
2.国际合作部出入境事务办公室出具“哈尔滨工业大学办理出国（境）手续证明”，财务处报销用。
注：请务必自行留存护照（通行证）照片页、签证（签注）页和出入境记录页复印件或扫描件，便于日后办理出访使用。