根据《教育部办公厅关于进一步加强直属高校校级领导干部因公出国（境）管理工作的若干意见》（教职厅〔2018〕1号）、《中共中央办公厅、国务院办公厅转发的中央组织部、中央外办、外交部、教育部、科技部、财政部〈关于加强和改进教学科研人员因公临时出国管理工作的指导意见〉的通知》(厅字〔2016〕17号)、《教育部办公厅关于进一步加强因公临时出国（境）管理的通知》（教外厅〔2015〕1号）、《中共中央办公厅、国务院办公厅转发〈外交部、中央外办、中央组织部、财政部关于进一步规范省部级以下国家工作人员因公临时出国的意见〉的通知》（中办发〔2013〕16号）、《教育部关于授予北京交通大学等“双一流”建设高校和北京语言大学一定的出访来访外事审批权的通知》（教外函〔2019〕70号）等文件精神，结合我校实际，修订了《中国地质大学（武汉）因公临时出国（境）管理办法》（地大发[2020]30号，简称《办法》）。
《办法》规定我校教职工出国（境）执行公务必须持因公护照（港澳台通行证），履行因公审批手续；明确因公出国（境）的申请条件、审批程序、经费使用和证照管理等办法，教学科研人员出访可按实际需要申报出国天数。
1．校内申报：进入学校信息门户网站→“因公出国（境）申报”系统→工号注册→填写并上传相应材料；下载并打印《教职工出国申请表》，由二级单位和人力资源部审批签章（正处级干部另需组织部审批）；下载并打印《因公临时出国（境）任务和预算审批表》，由财务部门审批签章。
2.办理批件：
1）《教职工出国申请表》及《因公临时出国（境）任务和预算审批表》原件送国际合作处
2）国际合作处对出国任务进行公示（公示期5个工作日）
3）国际合作处草拟出国请示，报请校领导终审后出批件
4）专办员在湖北省外事证照系统上传出访人/团组信息
第1步至第4步所需材料（8个表格）：
外文/英文邀请函（是正式邀请函有邀请人签名及邀请人单位logo，办理因公护照及签证的必要条件，电子版即可）
邀请函的中文翻译版（内容必须翻译成中文，其中人名和地名可根据实际翻译成中文）
个人网报信息（收集该信息用于专办员将信息上传至湖北省外事办因公出国系统中）
出国人员申请表（在表里付上身份证和户口个人信息页）
因公临时出国人员备案表
因公临时出国任务和预算审批意见表（参照文件规定的出访国家的住宿费、伙食费、公杂费开支标准表的费用标准做预算）
经费预算明细表（参照模版格式做预算，各项金额需与《因公临时出国任务和预算审批意见表》保持一致）
3.因公证照办理，签证送办：
2）专办员将因公签证材料送至湖北省外事办打表、出照会、预约采集生物信息等。部分使馆需申请人面签（使馆签证约15-35个工作日）
签证材料见《各国签证所需》，所必须的是（5样材料）：
邀请函（签证所需纸质版，有的国家签证需要原件，除电子签网签国以外）、
英文行程（按日期列出每天的公务活动内容）、
签证个人信息表（不同国家，按不同要求填写）、
护照原件、
照片【照片规格不一，没有特别要求的为标准照白底彩照近期的3.5*4.5。欧盟申根国都要求近期照。对照片有特殊要求的国家：以色列（白底5*5），印度（白底5*5），俄罗斯（白底4.5*3.5面部要求占照片70%-80%），荷兰（白底4.5*3.5面部要求占照片70%-80%，不能露齿），美国（白底5*5不得佩戴眼镜,近期照）、墨西哥（白底4.5*3.5不能戴眼镜不能露齿半年近照）、缅甸（3.8*5.4白底）、哥伦比亚（白底彩照4*4）2寸。】
*机票订单和酒店订单（部分国家签证需要）
三.注意事项
1.出国、赴港澳任务批件（简称“批件”）中天数的计算方法：批件中的天数即在外停留天数，该天数一律以我国出入境边防口岸加盖的出入境章为准，离抵境当日计入在外停留天数（例如：某月1日出境，当月10日抵达国内，该团组在外停留天数即为10天）。
出访人员须严格按报批天数和路线执行，否则出国（境）差旅费用不能报销，且所造成的一切后果自负。[行政任务出国（境）1国5天、2国8天，3国10天，专程美国、加拿大、俄罗斯、南美、非洲可多加1天，香港5天、澳门4天、港澳8天。]
2.出访不同的国家或地区，签证形式和方法不同。免签、电子签和落地签均须在湖北省外事办护签处办理《出入境证明》。
四.常见问题
1.本人已有有效期内的因公护照，不用提前2-3个月报批吧？是否可以直接办理签证？
答：因公签证和因公护照办理都属于因公出国手续办理，是连续的两步骤，因公签证不管有无因公护照，均需经过以上流程办理批件的手续，向湖北省外事办报备，再根据该批件办理签证手续。
2.本人需提前办理因公护照，以备不时之需。可否现在办理？
答：不会无故办理因公护照，因公护照办理是因出国执行公务，所需经费为科研经费或行政经费，而非自费。办理因公护照所需的外方邀请函是首要条件。
3.为什么按时提交材料也有可能不被获批出访？
5.为什么每次提交的材料都可能发生变更？
6.离境后护照遗失怎么办？
答：出访人员必须妥善保管个人证照。如护照遗失，应立即报警，然后持护照复印件、证照照片及当地警察局出具的被盗证明到中国驻当地使领馆，申办《中华人民共和国旅行证》；同时联系学校因公出国（境）办公室向湖北省外事办报备。临行前务必准备证照复印件及证照照片，以备不时之需。
7.离境后遇到境外媒体采访怎么办？
答：因公出访不得擅自接受外方媒体采访，如遇采访，可婉拒采访要求，保守秘密和承诺。
答：否。因公出访实行一报一批，不存在续报的情况。因公出访应严格按照报批的路线和天数执行，严禁超天数和改变路线。严禁因公出访期间因公证照与因私证照混用。
五．建议
1.材料齐备，提前申请，明确行程不变更，保持联系畅通。
2.报批前团组团长需了解《因公临时出国（境）告知事项书》并签字，回国一周内归还因公护照，15天内向国际合作处（港澳台办公室）提交电子版《出访报告》。出访前出访人员需了解当局状况及当地情况，查清驻当地中国使领馆的联系方式，注意人身财产安全。