在办理退休时，遇到档案缺失等情况的确存在，由于档案资料的缺失，导致自己的视同缴费年限无法认定，或是减少视同缴费年限，这对退休者本人来讲都是一种比较大的损失，但很多人在面对这种困难时，往往是欲哭无泪，不知道该怎样来维持自己的合法权益。
职工个人人事档案，严格来说，是一种机密文书，个人很难知道自己的档案中有哪些内容，在办理退休时社保部门需要哪些内容，这本身就是一对矛盾。但当出现个人档案资料缺失时，社保部门对于资料不完整的部分，或是缺乏认定依据的部分，往往都不会认定。
由于办理退休人员比较多，态度好一点的人，可能会给你列一个补充资料的清单，态度不好的，就是简单的一句话，那就是你资料不齐，无法认定。至于需要补充哪些资料，从什么渠道去获取资料，该找谁去负责，社保部门的工作人员可能会认为这不属于他们的职责范围，你该找谁就去找谁。
至于要找谁负责，我可以说这是找不到谁来负责的，特别是有的单位经过多次的兼并重组，有的单位已经宣布破产倒闭，档案管理极不规范，单位不存在了，原来管理档案的人走的走，有的甚至已经去世了。
即使找得到人，由于档案转去转来，经过了很多单位，很多人经手，要找到资料是在哪一个环节丢失的，不齐的，这是非常复杂的，也是很难办理的。即使找到人，人家也没有办法帮你重新装一份资料进去。
在社保部门要求的资料中，有的不属于个人档案的范畴，比如工资表，出勤记录等，是任何一个单位都不会装入个人档案的。
在遇到资料缺失时，我们要做的不是要去找谁负责，而是要和社保部门的工作人员沟通，比档案缺失对自己有哪些影响，需要补充哪些资料，这些资料通过哪些渠道去寻找？
弄清楚需要补充哪些资料？本人就要本着对自己负责任的精神，首先是到原单位的档案室去查找，原单位已经不存在了，就要咨询原单位的同事，以前单位的档案或是自己的档案是移交到了什么地方？
从档案管理的渠道来分析，一般国有企业的职工，集体企业的职工，原来的个人人事档案，移交到上级主管部门管理的可能性是最大的，有的可能是移交到原来的劳动部门，而劳动部门不存在了，合并到了现在的人社部门，估计在人社局的档案管理中心是能找到个人人事档案。
找到了个人人事档案，也还存在资料缺失的问题，这时就要去找单位档案中与自己有关的资料，比如职工花名册，工资台账、差什么就在单位档案中找什么。单位已经破产不存在了的，单位档案都会移交当地的档案馆，这就需要去档案馆办理查询手续，认真去找。
比如我当年办理退休时，从大学分配到中学教书的两年，没有相应的资料，既没有派遣证，也没有在学校工作的任何资料，后来我去找教育局出证明社保部门也不认，需要历史资料。
在没有办法的情形下，找到在学校的户口迁移证存根，找到了教育局给组织部开具的干部调动介绍信的存根，找到县委组织部给县委办公室开的干部调动介绍信存根，这些都是历史依据，虽然是复印件，但有档案复印专用章，社保部门认可了，在中学教书的两年工龄认定了，这就多了两年的视同缴费年限，每月要多几百元的养老金。
综上所述，查找档案资料是一个需要耐心和细致的过程，一定不要急躁，不要去和别人吵架，乱发脾气。毕竟办理退休是自己大事情，面对档案资料缺失的确很窝火，很想骂人。但这些都没有用，该找的资料还要想办法去找，想要找到人来负责，根据我的经验这是没有用的，也没有谁会来负责。