人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的重要凭证，与个人工资待遇、社会保险和社会保障、劳动关系、组织关系等紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。
目前，个人办理司法公证、职称申报、开具证明、函调政审、办理退休手续等都要用到职工的人事档案。总之一句话，职工和干部的个人人事档案非常重要。
一、出生日期
二、查明职工身份，明确退休年龄
根据我国现行规定，男性职工的法定退休年龄是60周岁，女性工人的法定退休年龄是50周岁，女性干部的法定退休年龄是55周岁；如果是经过有关部门认证，且从事特殊工作满足年限的特殊工种，可以提前5年退休。人事档案中关于职工身份以及是否是特殊工种，从事特殊工种工作年限的档案材料是认定准确退休年龄的重要依据。
三、视同缴费年限认定
档案材料有漏缺或部分遗失，可以通过查找、补齐缺失的档案材料或者提供具有同等效力的其他材料，能够证明工作经历或者“工龄”的真实性，只要能够得到社保部门的认可，就不会耽误退休审批手续、“工龄”认定和养老金待遇计算。
1、国有企业招工或录用大中专毕业生：招工审批表、职工登记表、毕业生转正定级审批表、报到（派遣）证、吸收录用干部审批表、专干审批表、调资增资表、奖惩材料等；
2、参军入伍：应征入伍登记表；
3、知青插队：知青上山下乡证明材料；
4、国有企业劳动合同制职工：劳动合同书
张某于2008年10月进入某公司工作，张某的人事档案及保险关系均从上一家单位转入该公司。2014年12月，公司与张某协商解除劳动合同。2015年1月，公司人事部门职员告知张某丢失了档案。张某最终发起诉讼，法院裁判结果如下：一、公司于判决生效之日起30日内为张某补办除学历证明以外的人事档案；二、公司于判决生效之日起10日内支付张某因丢失档案造成的损失6万元。
人事档案的权属为国有，单位和个人对档案不享有民法上的所有权，对人事档案无占有、使用、收益、处分的权利。用人单位对人事档案的占有也是暂时的，要根据规定进行流转和移交。妥善、完整地保管劳动者的档案并按照规定转移档案是用人单位应当履行的法定义务。《劳动合同法》第五十条规定：
用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明，并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。
最高人民法院曾经在《关于人事档案被原单位丢失后当事人起诉原用人单位补办人事档案并赔偿经济损失是否受理的复函》(【2004】民立他字第47号)中认为，保存档案的企事业单位，违反关于妥善保存档案的法律规定，丢失他人档案的，应当承担相应的民事责任。档案关系人起诉请求补办档案、赔偿损失的，人民法院应当作为民事案理。
因此可见，用人单位承担的责任是：补办档案、赔偿损失。
一、补办档案的责任
补办档案属于《民法通则》第111条规定的“采取补救措施”范畴，也可视为第134条规定的“恢复原状”的承担民事责任的方式。审判实践中，如果档案能够补办的，人民法院应当支持补办档案的诉讼请求。确实无法补办的，则属于履行不能，人民法院不应支持补办档案的诉讼请求，但可以判决加大赔偿数额，以平衡劳动者的合法权益。司法实践中，判决用人单位补办劳动者的档案的占据小部分，原因在于有的档案用人单位确实无法补办。
二、承担民事赔偿的责任
人事档案丢失的后果具有多样性性，可能造成工资、福利、保险的损失，还有可能造成再就业的不便。由于档案丢失有可能造成劳动者与用人单位发生有关工资、保险、福利等劳动争议。
实践中，能够计算损失的，例如养老保险补缴费用，养老金损失部分等，法院则按照计算的损失判决用人单位赔偿。有案例显示由于用人单位将劳动者档案丢失，导致无法办理退休和养老金缩水，法院判定按照同时期养老金等标准判定用人单位赔偿16万余元的先例。无法计算损失的，则按照一定的经济损失赔偿，现有的案例显示赔偿金额大都不高。例如《北京市高级人民法院、北京市劳动争议仲裁委员会关于劳动争议案件法律适用问题研讨会会议纪要》中指出，因用人单位过错，导致劳动者档案丢失，劳动者向用人单位主张赔偿的，劳动仲裁委员会或人民法院可根据当事人的过错程度和受损情况酌情确定赔偿数额，一般不超过6万元。
人事档案是劳动者身份、学历、工作履历资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会保险待遇、组织关系紧密挂钩，尤其在计划经济年代，是劳动者工作轨迹的重要依据。劳动者的档案丢失必然会影响退休审批、影响养老金待遇。例如不能认定视同缴费年限导致劳动者退休时不能计算过渡性养老金和有可能使得养老保险累计缴费年限不满15年而造成劳动者的经济损失。
因用人单位过错，丢失人事档案给劳动者造成损失的，劳动者有权请求用人单位补办档案和赔偿经济损失。