随着上海宋庆龄基金会（以下简称:本会）业务规模的不断扩大，对外交往活动日益频繁，因公出国（境）的团组和人员相应增多。为进一步加强因公出国（境）管理，根据《关于进一步加强因公出国（境）管理的意见的通知》精神，结合本会的实际情况，制定以下管理办法：
第一条因公出国（境）的原则
一、未经批准，任何部门不得擅自出访，个人不得私自接受邀请，或以组团方式。
二、凡申请因公出境的必须持有境外组织的邀请信函，或学术交流会议通知、合作项目书（合同）等正式的书面文件。
三、凡因公出境必须执行报批申请程序，一律按本规定的《因公出境任务申请报告》按计划程序执行。
四、对行前商定的公务活动要周密安排准备，不得随意更改、取消。
五、出国人员在国外原则上不赠送礼品和宴请。
第二条审批流程
第三条经费标准
一、国际差旅费标准参照财行〔2013〕516号《因公临时出国经费管理办法》执行。
三、公杂费包括除了住宿费及伙食费、交通费以外的一切费用。
上海宋庆龄基金会
2018年12月
第二部分车辆购置及运行费用标准
第一章总则
第一条目的
为了进一步完善本会车辆管理，规范车辆报废与购置行为,保障本会各项工作顺利开展，提高基金会车辆有效使用，节约车辆费用开支，使本会公务车辆管理规范化、制度化，特制定本办法。
第二条本制度适用于公务车辆：小轿车、商务车等。
第二章报废及购置
第三条车辆报废标准
一、正常报废标准：轿车累计行驶达60万公里；
二、非正常报废标准：
第四条车辆报废程序
第五条车辆购置标准参照上海市财政局政府采购车辆目录，原则上应配备国产小汽车，严禁购买进口车。
第六条需购置新车辆的，应根据实际工作需要和财务资金安排情况，按规定程序报批，进行配备。
第七条车辆购置程序
凡不按规定进行车辆报废、购置的，将依照有关规定处理。
第三章车辆的管理
第八条运营管理部管理日常运行车辆工作。车辆主要为开展各项行政、业务服务，按照轻重缓急的原则调度安排，车辆由运营管理部统一调度和维修管理。
第九条车辆使用范围
一、本会领导及因公办事人员到市内、各区各县公务，可以使用车辆。
二、外地重要来宾和有关单位的来宾，其用车由运营管理部统一安排。
三、外单位借用本会车辆，须报秘书长批准后方可借出。但车辆必须由本会司机驾驶，借用期间所用的燃料（汽油、柴油）、车辆的正常维护、保养、修理、违章和交通事故的处理，以及所发生的费用由借用方全部承担。司机不得私自借出车辆，否则后果自负。
第十条车辆的管理
二、司机不经批准，不准擅自调换车辆，更不准将车辆交其他人员使用。
三、司机因故请假，应将车辆钥匙交回运营管理部行政负责人。
四、司机应加强业务学习和培训，严格按机动车操作规范驾驶车辆，严禁违规驾驶车辆。
五、司机在车内禁止吸烟。
第十一条车辆加油和路桥费管理
一、市内加油必须到指定的加油站凭油卡加油，专车专用，严禁为其它车辆加油，确因特殊情况须在指定加油站以外加油的，须经运营管理部行政总监同意，并开具正规的发票；出车在外地加油，应根据需要酌量加油，并开具正规发票。
二、司机出车所产生的过路费、过桥费、停车费等费用报销附派车单，长途出车费用报销要求一趟一报，原则上报销的票据只包括过路费、油费、停车费，过路费按其经过的收费站计算，油费按实际加油量计算，确因特殊情况需要报销的住宿费、餐费须有关基金会领导同意，否则，此类票据一律不予报销。
第十二条安全管理
一、司机出车必须证照齐全，严禁无证驾驶。
二、出车前司机必须对车辆进行例行检查，车辆是否完好，状态是否正常，若有问题，应立即报修。严禁开带病车。
三、行车中，如发现车辆故障，应立即停车检查，排除故障后方可继续行驶。对处理不了的，应立即送修，同时报告运营管理部，严禁带病行驶。
四、行车时，司机必须严格遵守交通规则，严禁违章、违规行驶。
五、司机严禁酒后开车。如因酒驾（或醉酒）驾车发生事故及其他事件，责任和费用由驾驶员全部承担，并调离原岗位，醉酒涉及刑事案件的依法处理。
六、司机必须定期参加安全学习，提高安全意识。
第十三条车辆的保养和维修管理
一、司机要爱护、保养车辆，保持车容整洁，车况良好。建立车辆保养档案(一车一档案)，定期保养与维修，延长车辆使用寿命。
二、实行车辆定点修理和保养，需正常修理和保养的车辆，由司机写出申请，报运营管理部行政总监审批。
三、车辆发生事故维修，应及时联系车辆管理员及保险公司，并到保险公司指定修理点尽早修理，不要耽误正常工作，修理费先由司机垫付或据保险公司事故受理单向本会借款支付，待本会收到理赔款后由司机领款或冲账。
第十四条司机行车补助
第三部分招待费用标准
第一条、目的
为进一步规范上海宋庆龄基金会（以下简称“基金会”）因业务需要发生的接待工作，加强接待费用管理，根据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》和《关于慈善组织开展慈善活动年度支出和管理费用的规定》，按照公益性组织原则，结合基金会自身特性，制定本规定。
第二条、适用范围和原则
基金会接待工作应当坚持服务主业、友好对等、务实节俭的原则。
第三条、开支范围及标准
接待费用开支范围主要包括：住宿费、伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。接待费用原则上不得列支外籍人员来华的国际旅费。
住宿费按以下标准执行：
参照《上海市市级机关差旅费管理办法》中住宿费标准执行基金会可结合实际情况与符合条件的宾馆签订长期合作协议，争取优惠价格。
宴请费按以下标准执行：
宴请费招待应当注意节俭，有外籍人员参加的每人每次300元；内籍人员宴请费每人每次250元。开展业务活动中需要志愿者的，志愿者的伙食费每人每次50元。
交通费按以下制度执行：
接待用车应当根据实际情况安排使用基金会公务车，特殊情况需使用其他车辆的，应当使用具有合格营运资质的汽车。
对外赠礼按以下制度执行：
对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品。
第四条、陪同人员及经费管理
基金会在接待工作中应根据业务需要和实际情况严格控制工作人数和规模。
涉及宴请的外籍人员5人（含）以内的，中外人数原则上在1：1以内安排；外籍人员超过5人的，超过部分中外人数原则上在1：2以内安排。
因业务需要陪同外籍人员外出工作的，陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照《上海市市级机关差旅费管理办法》有关规定执行。
基金会的接待工作人员在接待活动期间，确因工作需要不能按时用餐的，可以领取误餐补助标准为每人每次50元。
2022年7月
第四部分差旅费用标准
第一条总则
按照《慈善法》“遵循管理费用最必要原则，厉行节约，减少不必要的开支”。
本标准适用于本会聘用的社会用工的工作人员国内出差差旅费管理办法。
第二条差旅费是指本会聘用的社会用工的工作人员出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
第四条费用包括城市间交通费、住宿费和市内交通费，以接待费列支。
第五条出差必须事先填报出差申请（附表一），按规定报秘书长，秘书长以上的人员报副理事长批准。
第六条交通工具
一、本会按以下标准支付出差人员乘坐交通工具的费用，标准见下表：
1、交通工具
类别
火车（含高铁、动车、全列软席列车）、轮船（不包括旅游船）
飞机
其他交通工具（不包括出租小汽车）
2、理事长及
副理事长
火车软席（软座、软卧），高铁/动车商务座，全列软席列车一等软座
一等舱
商务舱
凭据报销
3、副秘书长以上
火车软席（软座、软卧），高铁/动车一等座，全列软席列车一等软座
二等舱
经济舱
4、其余人员
火车硬席（硬座、硬卧），高铁/动车二等座、全列软席列车二等软座
三等舱
二、本会按照《慈善法》的要求，“遵循管理费用最必要原则，厉行节约，减少不必要的开支”，到出差目的地有多种交通工具可选择时，在确保安全的前提下，应当选乘经济便捷的交通工具。
三、出差人员由单位统一购买交通意外保险的，不再重复购买保险。
第七条住宿费
人员
住宿费标准（元/人民币）
理事长和副理事长
副秘书长以上
其余人员
标准
＜1100元/人民币
＜650元/人民币
＜500元/人民币
二、出差人员应当在交通费、住宿费标准限额内，予以报销。
三、如遇以下特殊情况，超过标准，须经秘书长（秘书长以上人员需经理事长）审批同意后，予以报销。
四、参加国际研讨会，主办方指定宾馆。
五、陪同捐赠人赴项目地考察，应捐赠者邀请的陪同人员必须与捐赠者入住同一宾馆。
第八条伙食补助费标准
一、伙食补助费是指基金会聘用的社会用工的工作人员在因公出差期间给予的伙食补助费用。
二、伙食补助费按出差自然（日历）天数计算，每人每天100元，按规定标准包干使用。
三、凡由接待单位统一安排用餐的，不得再报销。
第九条其他
一、工作人员外出参加会议、培训，举办单位统一安排食宿的，会议、培训期间的食宿费和市内交通费由会议、培训举办单位按规定统一开支；往返会议、培训地点的差旅费用由所在单位按照规定报销。
三、接待客户、洽谈业务所需购买礼品费用，不属差费报销范围，需单独审批报销。
第十条特别事项
一、凡与原出差申请单所规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费用不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线，增加天数、人数、改乘交通工具需经上一级领导签署意见后方可报销。
二、出差人员由接待单位提供食宿的，一律不予报销食宿费。
三、出差人员因安排不当，延误航班、车次所产生的退票费由其本人承担，若是领导指示改变出行计划或其他突发事项需由上级领导签字证明，方可报销。