填写《申请出国签证事项表》（以下简称“事项表”）是一项严肃认真的工作。为使专办人员或出国人员能正确填写“事项表”，需注意以下有关事项：
总体要求：填写“事项表”应字迹工整，项目齐全，不得涂改。一般栏目如有涂改，须加盖出具“事项表”单位公章。重要栏目如有涂改，须重新办理。
（2）第2项“审批情况”中“审批部门及批件号”系指有出国任务审批权的部门名称及出国任务批件文号。一般团组只需填写出国任务审批部门名称、批件文号；各省、自治区、直辖市、中央和国家机关各部委、各人民团体副省、部级以上人员出国，需填写中央外办、国务院、外交部的批件文号或“外发”、“中机”电文号。
（4）第4项“出国事由”一栏填写要简单明确，内容要求与邀请信、送往使馆的申请表及照会内容一致。
（5）第5项“出国团组名称、人数和领队姓名”一栏务求准确、清楚。如出国人员名单有两页以上，第二页及其以后页须加盖公章。
（7）第7项“申请签证（注明入境或过境及其次数）”一栏须填写准确。
（9）“名单表”填写要求：有的国家对两人以上团组，要求填写名单表。名单表中“工作单位”和“对外身份”应与照会、邀请信和对外提供的申请材料相一致，不得填写团长、团员，应填写对外职务、身份，如：处长、经理、教授、工程师、业务员等。应注意不要将部队番号等保密单位、不便对外的身份填上去。对发照地点要认真审查，尤其是双跨团组人员的护照签发地。
（10）专办人员不能送办本人参加的团组的签证申请。如确需由专办人员送办，须提供送办单位专门的说明函并加盖送办单位公章及领导签字。
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