外贸英语函电是一门融英语写作与国际贸易业务知识于一体的课程,主要培养学生对外贸信函的理解、翻译和撰写能力。外贸函电不同于普通信函,有其语言、内容、态度、格式方面的文体特点,撰写外贸函电应坚持简洁、准确、得体、礼貌性的原则。
外贸函电要写得生动、具体、明确,特别是要求对方做出明确反应的信函,或是答复对方提出的要求或问题的信函,或是报盘、承诺,要写得明白,使收信人一看就知道写信人所要表达的意见,丝毫不会产生误解。信中没有含糊或模棱两可的地方。因此,要用普通、简单的英语词句,语气也应直截了当。1用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。如表示“需要”时,用英语的need单词而不用require一词。“信”用英语单词letter,而不用communication一词。一个单词可以表达,就不要用词组、短语。如“不久”宜用英语的soon一词,而不用inthenearfuture短语。不用冗长嗦的句子,句子要短,简明扼要,一目了然。如“我方高兴地告知贵方”,可用Iampleased/gladtoinformyou,不用Itgivesmemuchpleasuretoinformyou[。少用"and"、"but"、"however"、"consequently"这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里,不要使用多个相同含义的单词。比如,前面写了"Thegoodshavebeenshipped",后面再提到这件事时,就不要再用其他单词如"load、send、dispatch"等。因为这样写会误导贸易对方考虑这些词之间是否另有含义,甚至因不同理解而引发争议和分歧。
外贸在长期的发展中,逐步形成了许多约定俗成的国际惯例。外贸函电以其独特的格式,惯用的商务词汇,丰富的贸易术语,固定的句式和缩写形成了独特的函电文体,具有强烈的商业色彩。如业务信函的格式普通有三种,即缩行式、混合式和平头式。7又如商业信函的格式一般包含信头(TheHeading)、封内地址(TheInsideAddress)、称呼(TheSalutation)、事由(TheSubjectHeading)、开头语(TheOpeningSentences)、正文(TheBody)、结尾语(TheClosingSentences)、结束语(TheComplimentaryClose)、签名(TheSignature)、附件(Enclosure)等共性部分。