（一）每条职责以动词开头，使用动宾结构来描述工作职责，可参照以下动词：
管理类：履行，评价，达成，确保，明确，提高，加强，扩大，设置，判断，控制，维持，监督，分工，指示，认可，批准，定义，决定，开发，指挥，确立，计划，编制，承办，核定，审核，经办，审批等。
业务类：提议，帮助，分析，评价，预测，解释，推荐，协调，支援，确认，核对，分发，收集，发行，获得，操作，提示，推进，制作，处理，供给，提出，支付等。
（二）描述的是工作内容的基本事实，而非对之进行评价或提出主观要求；
（三）要将具有相同特征的事项归类总结为一项工作职责；
（四）尽量避免对工作职责进行笼统的描述。
二、部门职能说明书
三、岗位说明书的八个部分
（一）岗位基本信息：描述该岗位的总体信息与基本资料。
岗位基本信息指：
◆岗位名称：原则上以公司正式发文公布的岗位名称为依据，不得随意变换岗位名称
◆岗位等级：填写岗位级别，例如处级、高级主管、主管等
◆所属部门：填写岗位所在部门或单位
◆岗位编号：依照一定的编号规则由公司人力资源部门对岗位进行统一编排
（二）岗位设置目的：描述该岗位存在于企业的目的和意义。
岗位设置目的是用简短的话语准确地概括岗位存在的理由和对公司的独特价值。
岗位设置目的填写的句式结构为：
为……(目标)，在/依据……(范围内/指导下/影响下)，做……(工作)。
填写要领：
◆完成该岗位工作职责描述后再填写岗位设置目的，会较容易
◆注意用词
（三）主要工作职责：描述该岗位的主要工作内容。
主要工作职责描述是指该岗位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标。
确定主要工作职责有以下原则：
主要工作职责“模块”部分按以下格式填写：
主要工作职责“职责描述”部分按以下要求填写：
如，某公司人力资源部经理岗位的工作职责说明：
（四）业绩指标：描述对岗位工作人员业绩的具体考核指标。
（五）职责权限：描述该岗位开展工作所必需具备的相应的权限。
职责权限是指根据该岗位的设置目的和主要工作职责，组织赋予该岗位的决策范围、决策层次和控制力度。
主要的职责权限有以下几类：
如，某企业员工的主要职责权限：
（六）汇报关系：描述该岗位在工作的过程中与组织内外部的单位、部门及岗位之间发生的工作联系。
汇报关系是指该岗位的任职者在工作过程中，与组织内外部发生工作联系的主要单位、部门与岗位。
工作联系中的直接上级、直接下级是针对行政隶属关系而言。直接上级是指直接行政主管，直接下级是指直接行政下属。
填写“机构名称、部门名称或岗位名称”，而不是现任职者人名。内部联系能够具体到岗位的，应明确填写岗位名称。
（七）最低任职资格：描述胜任该岗位工作职责所应满足的条件。
最低任职资格是指岗位对任职者专业、最低学历、工作经验/经历、职称/职业资格、专业知识、专业技能、岗位培训要求、能力素质等方面的要求。
注意：本项内容是针对岗位的要求，而非目前任职者本人的情况。这部分内容一般由任职者的直接上级编写，或者由公司统一规定。
专业知识举例：
具有项目管理的经验，能够很好地跟进项目实施过程、进行目标管理和成果评价，能指导下属进行从立项到复盘全流程管理。
熟悉现行的采购方式、策略和模式，能指导下属进行科学地选择采购方式和采购策略，熟悉TQRDCESG供应商评价标准，熟悉8D报告，熟悉鱼骨图、甘特图、SWOT等管理分析工具。
具备经营意识和全局思维，能够宏观地把握采购成本，具备很强的商品开发能力和采购渠道拓展能力。
沉着稳重，能够冷静思考，具备很强的逻辑推理和分析能力，能化解或指导下属化解在采购和供应业务上遇到的各类瓶颈问题和困难。
如，某公司人力资源部经理的上岗培训要求为：
人力资源管理、劳动法规、社保制度、培训技巧等。
工作环境：指该岗位在工作中所处的环境，是在室内还是室外，是否需要在高温、高湿度、高噪音等环境下工作，是否需要接触有害气体或物质等。