2、合作精神。接待工作是整个单位的事情，秘书人员不能抱着“事不关己”的态度，应该要有主动协助的精神。当我们比较空闲时，看见同事正在忙碌地接待来宾或同事不在时，秘书人员应该主动向前接待，不能坐视不管。团结合作精神是一个企业良好工作氛围营造的重要因素，更有利于树立良好的企业形象。
二、物质准备
对于秘书来说，这方面的准备包括接待环境和接待物品的准备。
1、环境准备首先从自然环境入手。接待室应该舒适、美观、整洁，秘书人员可以的会客室拜访一些花卉和一些绿色植物，特别需要注意的是不宜摆放香味刺鼻及易让人过敏的植物。其次是人文环境的准备。根据接待目的的不同，需要从不同的方面彰显组织的文化，可以张贴介绍组织的纸框，悬挂体现组织文化的口号等，这都会给来宾留下深刻的印象。
三、了解来宾的情况
秘书人员必须要有较完备的资料，了解客人的基本情况。来访者的人数、姓名与职务;来访人员的背景;来访者的国民族和宗教情况;来访者的兴趣、爱好、性格特点;来访者的私人禁忌情况等等。五、制定接待计划
不论做什么事，事先要有准备，“凡事预则立”。来访者到之前，秘书人员要做好接待计划。合理安排各项接待工作;提前安排有关人员到岗;安排客人的饮食、住宿等等。
秘书要做好接待工作必须掌握一定的原则。
1、热情周到，平等待人。在接待中，秘书人员要有热情的态度，要有细致的工作作风，细心体贴照顾来访者。秘书人员举止要大方得体，接待客人时，不要做与接待无关的事情。对待不同的来访者，秘书要一视同仁，不要有亲疏、远近之别。要时刻考虑客人感受，坚持原则，灵活变动。
2、讲究礼貌。当来访者到达时，秘书要主动向前打招呼，让来宾感到受欢迎，用一些礼貌用语，如“辛苦了”“欢迎来我们公司”等等。秘书看见有客人来时，应该放下手上的工作招呼客人。
3、精简务实。接待工作不仅要重视程序和礼仪，还要务实，把解决实际问题、促进相互之间的友好合作为接待知道思想。
4、讲究信誉，遵时守约。守信是待人处事的基本原则，在接待活动中，秘书人员许下的诺言不可轻易违背。若特殊情况不能守时约，应提前通知或事后解释，以真诚的态度道歉。
5、注重仪表。着装是一种无声的语言，在接待中，秘书人员的着装直接影响到客人对你的第一印象，关系到个人形象和公司的形象。秘书要注意自己的面部表情，接待客人时面带微笑。平常要注重自己的仪容，学会化妆，使自己的妆容得体。
6、热情送客。送客时，要等客人伸出手时，秘书方可相握，不能先伸手。秘书先伸手会让客人感觉有厌客之嫌。秘书在送客时一定要诚恳、有礼貌、热情，让来访者感到温暖，也会给客人留下美好的印象。
接待工作对于秘书来讲是一项有挑战性的工作。做好接待工作，不仅会给对方留下好印象，也能为公司树立好的形象。在信息爆炸年代，商务交往频繁，接待显得更为重要。如果秘书人员在接待工作中。能够使来访者感到满意，则接待工作顺利完成。那么，秘书人员掌握一定的接待技巧对于工作的完成是非常必要的。
秘书在接待客人时需要熟知的技巧。在接待工作中有很多技巧，接待工作圆满成功与否直接影响来访者对公司的评价，秘书在日常接待中应该尽量做到最好，让来访者无可挑剔。
四、要处处为客人着想
(2)不能让来宾等待过久，要放下手头上的事情热情迎接。如果来宾拜访时，因为秘书人员的疏忽，而让其吃闭门羹，被抛到一边，无疑是来宾感到受伤，这样会造成恶劣的影响，严重降低了公司的社会形象。
2、当客人要找其他同事不在时，本着团结合作精神，礼貌地告诉其接待人员去哪了，何时回公司，让客人留下联系方式以便同事回来及时联系。
3、客人到来时由于特殊情况不能马上接待，秘书人员要向客人说明原因并询问是否愿意等，若客人愿意等待，应该为客人提供饮料、杂志。
五、秘书人员在与来宾交谈时应大方有礼
在任何一次的接待工作中，不论是陌生人还有老客，秘书都要做到落落大方，彬彬有礼。在与客人交谈间，秘书要从容淡定，不要扭捏不安、举止拘束。对于客人提出的问题，秘书要清晰回答，不可慌慌张张，吐词清楚，不能含糊其词，让客人产生理解上的误解。
六、在接待工作中的应答礼节
1、秘书人员在与客人交谈过程中，没有听清对方的话语时，要礼貌地说：”对不去，我刚才没有听清您的话，麻烦您再说一遍”，这样才会使得交流顺畅，不易产生误解。
2、来宾表示感谢时，秘书人员应说：“不用谢，这是应该的。”等客气回语。