(3)有关票证。会议通知中可将会中使用的有关票证(人场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等)与会议通知一并发出。
(4)会议地点、交通工具、线路等。如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。
会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之问会前沟通的重要渠道。传递会议通知是会议准备工作的重要环节。在做出了召开会议的决定以后，应将有关会议通知信息传递给与会者。
(三)工作程序
1.发送会议通知的方法
在各项会议准备工作基本就绪以后，要尽早发出会议通知，以便与会人员提前做好准备。
(1)口头通知与书面通知
2)书面通知。即书面印制的通知或板报、网络上发布的通知。参加人数较多或者比较重要的会议，宜发书面通知。
(2)正式通知和非正式通知
1)正式通知
为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递给有关人员，以示正规和郑重。
2)非正式通知
2.发送会议通知的程序
发送会议通知的程序具体如下：
(2)如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份。
(3)书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。
(5)对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。
(6)不管以什么方式发出的会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达给与会者。
(7)可将会中使用的有关票证(入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等)与会议通知一并发出。
(8)如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。
(9)会议通知样本要作为档案收存。
(四)注意事项
1.会议通知的确认
(1)确认会议通知发送对象
在发送通知前一定要明确被通知的部门和人员范围。对所有与会人员应逐一落实。如果搞错通知对象，使应参加会议的人员未能收到通知，就会影响到会议的有效性，使一些会议无法达到所需的法定人数，还会使一些应参加的人产生误会;而不应通知的人员通知了，就会影响其正常工作，甚至造成尴尬的局面。，
(2)确认发送的回复环节
(3)确认会议通知内容是否准确。
2.处理回执
处理会议回执是会议准备工作的一项重要内容。它是会议准备住宿和餐饮等后勤工作的基础。
(2)会议回执的设计要明确会议组织者所需了解的重要信息，包括是否到会、何时到会、几人到会、是否需要预定返程的机票和车票、参会的论文或报告的题目等。
(3)会议回执寄回后要认真统计，及时确认。并根据统计情况安排会议的接待工作。
1.与会者
与会者即参加会议的对象，通常又称为会议成员。与会者是会议活动的主体，因而是会议活动成功与否的重要因素。与会者的数量是决定会议规模的主要因素，参加会议的人数越多，
表明该会议的规模越大。会议成员一般可以分为3种资格，资格不同，在会议中的权利和义务也不同。
(1)正式成员
①正式成员有发言、动议、提案和参加讨论的权利。
②正式成员有会议表决权。
③正式成员有选举权。
正式成员应履行的义务是：
①正式成员有按照会议通知的要求做好参加会议的各项准备工作的义务。
②正式成员有遵守会议规则、服从会议决议的义务，应该出席而未出席者，其义务不应当减免。
③正式成员有共同维护会场秩序的义务，在主席发言及议案付诸表决时，不应该离开会场。
(2)列席成员
即不具有正式资格、有一定的发言权、但无表决权和选举权的会议成员。有些会议的议题涉及有关部门的管理权限和日常工作，为了及时、准确地了解情况、沟通信息，需要邀请其负责人列席有关会议。当然，是否需要列席成员参加会议，哪些对象应当作为列席成员，列席成员参加会议中的哪些活动等，应由会议的组织者根据会议内容的实际需要来确定。列席成员的人数一般不超过正式成员。列席成员享有参加本单位有关问题讨论发言的权利;另外，列席成员还具有会议临时赋予的其他权利。
列席成员应履行的义务如下：
①列席成员有遵守会议规则的义务。
③列席成员有保守会议机密的义务。
(3)工作人员
工作人员包括承担会议议事、讨论发言记录的记录人员，来自机构内部和专业会议机构的技术人员和经营管理人员，以及来自会场和会议设施所在地的有关服务人员。他们分别承担着会议筹备工作、会议材料准备和记录工作以及会间的事务性工作。
2.会议通知和委托书的样式
(2)会议通知格式多样，这里介绍常用的两种格式：便函式和卡片式。二、制作会议证件和指示标识
1.会议证件的作用
会议证件一般有以下4个作用：
(1)证明身份。
(2)保证会议安全，控制人员出入。
(3)统计到会人数。
(4)维持会议的程序。
会议证件的类型主要有以下几种：
(1)代表证：与会者不仅能参加会议，而且有表决权、选举权。
(2)列席证：能够到会旁听，但无表决权。
(3)工作证：只证明是大会的工作人员，在会议期间出人行走有一定的限制。
(4)记者证：只发给新闻媒体有关的工作人员、记者，持记者证在有些工作区域出入受到限制。
(5)来宾证：表明是主办方邀请的嘉宾。
2.会议指示标识的类型
(2)区域图(或路线图)。在一些体育馆和礼堂，为了使参会的单位入场、退场井然有序，事先划出区域图，并张贴于门口。在一些表彰、总结类型的大会上，应将被表彰、受奖励对象或其代表安排在前几排，并在座位上贴上名签，并标示于区域图上。
(二)工作程序
1.制作会议证件的程序
制作会议证件的程序为：设计内容→设计颜色→控制印制数量→发放中的特殊要求(照片)→盖章确认。
召开重要的大中型会议应视必要制发姓名卡片和会议证件，通常小型会议不必制发证件。
2.制作会议证件的注意事项
(1)重要的大中型会议，证件和姓名卡片要正规。内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。
(2)重要的、具有保密性质的会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖大会印章。
(3)证件的形式应反映出会议的内容，设计要尽量经济实用、美观大方。
(4)大型会议应区分正式代表、列席代表、新闻媒体、工作人员、服务人员等不同身份参加者的姓名卡片的样式。可将他们的姓名卡片设计为红、蓝、白、黄4种不同的颜色。也可以将姓名卡片设计为正式代表采用系带式的卡片，其他人员采用夹子式的卡片来区分不同的身份。
(5)应在会议的接待区向与会人员发放姓名卡片，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。
(6)应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。
3.制作会议指示标识的方法
(1)会议主办者内部简易制作法
一些不太重要会议的指示标识可以由内部用计算机制作或手工制作。
(2)由专业性的会议承办机构制作
一些重要会议的指示标识需要制作规范和正式，要用专业性的设计和制作，因此，需要请专门性的公司来完成此项工作。
(三)注意事项
1.会议证件的样式
会议证件的样式有很多，我们可以根据需要来选择。会议证件的样式主要有以下几种：
(1)粘性标签式的证件样式。这种证件比较经济、方便，但它们可能由于粘贴在衣服上而留痕迹。
(2)系带的证件样式。这种证件比较经济、方便，但可能在衣服上晃动。
(3)有夹子的证件样式。这种证件成本略高，它们能更换塑料封里面的标签而重复使用，并能移动夹在衣服的不同部位。
(4)台签式的证件样式。这种证件是开会的时候放在桌子上使用的。
2.会议标识的样式
(1)会议主席台背板的样式
(3)会议报到处的标识样式
1.会议与会见、会谈的区别
会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士见身份较低者，或是主人见客人，一般称为会见。凡身份较低的认识见较高者，或是客人见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性3种。企业常用的会见主要是社交礼节性和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。
会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强。在企业中主要指商务谈判和业务会商。
会议与会见、会谈在对象、内容、功能、程序上存在明显区别：
(1)对象不同。会议可以是内部的也可以是涉及外部的。
而会见、会谈的对象一般是组织外部的，并与本组织有关的人员。
(2)内容不同。会见的内容礼节性、事务性较强;会谈的内容经济性、利益性较强。而会议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。
(3)功能不同。会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。人们通过会议可以达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。
2.会展的概念与类别
会展是经济行为的会议和展览，是既有市场性又有展示性的经济流通形式。在西方国家，会展英文简写为“MICE”，4个字母分别是公司业务会议(meeting)、奖励旅游(incentivetravelprogram)、团体组织会议(convention)和展览(exhibition)4个英文单词的第一个字母组合。会展的两个组成部分的侧重是不同的：会议侧重于信息交流，可以是经济行为，也可以是政治、科技或文化行为;而展览侧重于产品展览和技术交流，主要是经济行为。
会展从性质上分有贸易性和消费性两种。
(1)贸易性展览
它是制造业、商业等行业举办的展览，其主要目的是洽谈贸易、推广技术和交流信息。贸易性的展览主要是对工商业开放。
(2)消费性展览
它的主要目的是展出消费晶，直接销售，是对公众开放的展览。
将两种性质的展览功能合二为一的展览称作综合性展览，经济越发达的国家和地区，对两种展览的功能分得越清晰。
三、预定会议室
1.会议室的分类
(1)外部会议室
外部会议室是指企业内部会议室之外的会议场所。企业应综合考虑各种因素，选择恰当的外部会议室。
①会场位置必须让上司和与会者方便前往。应选择距上司和与会者的工作地点均较近的地方，同时应考虑交通便利。
③场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、白板、放映设备、录音机、投影器、计算机、麦克风等。
④场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”。还包括室外的各种噪音，应将手机、呼机关闭或改为振动，并谢绝访客参观。因此应在场外挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
⑤选择会址的环境要整洁、明亮、空气流通，并有益于会议的安全和保密。
⑥选择会议地点应考虑有无停车场所。
⑦场地租借的成本必须合理。
(2)内部会议室
大多数企业都有自己的内部会议室，它可以减少租用外部场地和设施的费用，内部会议地点多适合内部会议和活动。
2.内部会议室的特点
企业召开会议通常以内部会议室为首选的会议地点，一般只有在内部会议室不能满足需要或有某些特殊需求时，才考虑使用企业之外的会议场所。
(1)方便快捷，手续简单
(2)节省了场地和设备的租用费用
选择企业外部会议室，会提高会议的成本，.降低企业的经营效益。而利用内部会议室可以提高企业自身的资产利用率，同时对会议所需的设备也能够更好地控制。
(3)易分散注意力
(二)示例分析
某公司把自己的年终总结会会址定在了一个展会中心旁边的宾馆召开，为的是休息时可以兼顾观看展览。会议进行中，展会中心正在进行的某旅游项目推介的音乐与喧闹声不时传入会场，与会者有的向外张望，有的合着外边的音乐节拍轻轻敲击桌面，更有甚者从后面的门悄悄溜出去观看。会议主持者一脸无奈与沮丧。
点评：会议的选址应与要实现的会议目标、内容紧密相连，否则喧宾夺主的现象就在所难免了。
1.预定会议室的程序
(2)申请使用会议室。
(3)确认会议室已预留，并明确使用时问。
(4)预先调试会议所需设备。
会议召开前，负责会议室安排和协调的秘书事先要查看会议议程，了解会议的主持者和演讲者是否需要音像辅助设备，秘书要了解各种设备的功能，并事先将各种设备调整到状态。
2.内部会议室的管理
(1)内部会议室的布置
①在会议桌的每个位置前都摆放一套文具和笔记簿。
②会议桌旁要有足够的椅子。室内桌椅的安排应视与会者人数和会议的性质而定(演讲的形式、分组的形式、设备摆放的形式)。
③应有专门的地方供客人存放衣、帽以及其他物品。
(2)内部会议室的设备
①为报告准备好激光笔和能伸缩的指示棒，便于报告者使用和操作。
②要为使用白板和活动画架者准备足够的书写笔和各色彩笔。
③应为使用白板、活动画架、挂图和显示板者准备足够的固定用的磁钉、按钉。
四、预定和确认会议住宿
1.会议接待工作的内容
(1)会议接送工作
(2)会议食宿工作
食宿安排的原则是让代表吃好、住好而又不浪费。就餐大体上是一个标准，适当照顾少数民族代表和年老体弱者，确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。
(3)会议娱乐活动
会议期间还应考虑与会者的文化娱乐、参观购物的需要。
2.会议接待的基本程序
(1)迎接
(3)安排合影
如有合影仪式，应事先安排好合影图，准备好必需的摄影器材。合影图一般是主人居中，主人右侧为上，参会者按照一定的顺序排列合影。
(4)引领会议嘉宾进入会场或登上主席台
(5)会议结束后送别。
1.预定会议住宿的程序
会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住。
(1)通过会议回执，掌握到会人员的数量和定房规格
(2)向宾馆、酒店预订会议用房
①如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡。
②主办单位随同会议通知寄上订房卡，再由与会者直接向饭店订房。
③如由主办单位统一订房，要与提供服务的酒店或饭店进行必要的谈判，要求一定的折扣，并在此基础上与饭店签订合约，合约中应包括房价、订金数目和截止日期等关键内容。
2.确认会议住宿的程序
(1)与参会人员确认
通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。
(2)与饭店或酒店确认预订
在到达预订截止日期时，组织方要尽快与饭店沟通，将最后的订房数字予以确认。这样即可保证会议的住宿需要，又可避免不必要的支出。同时，主办方要熟悉饭店、酒店的作业程序，例如如何处理截止日期以后的住房预订。
(三)示例分析
天地公司秘书初萌总能把会议的接待、住宿安排得井井有条，同事们向她请教时，她拿出了两张卡片和一个小本子，两张卡片中一张是携程会员卡，一张是YUYEE卡，而小本子上密密麻麻地记满了每次会议服务的特殊要求与项目。
点评：初萌的两张卡是对会议旅游都有一条龙服务的专项公司发放的，其服务内容很容易解决大规模的会议服务要求，而初萌根据每次会议接待的特点能够提前联系并提出相应的要求，这使她的工作顺利了许多。
1.选择会议住宿地点的要求
在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心之时，要充分考察其基本设施是否齐全，安全性如何，价格是否合理，地点是否方便，环境是否安静、整洁。然后综合考虑选择。
如果由与会者自己支付住宿费，就需列出几家价格、条件不等的招待所、饭店、宾馆或者是同一家宾馆不同标准的客房供其选择。
2.会议住宿的房间安排
如果由主办方支付费用的，则需按其职务标准安排住房，除了部分嘉宾和主办方的领导，其具体安排住宿时，要根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。
(1)来宾和主办方的领导要特殊照顾。
(2)年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。
(3)注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。
(4)可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预定。
(5)预定住宿地点的工作一定要留出提前量，预定数量上应略有富余。
1.常见的商务旅行
常见的商务旅行主要内容有洽谈业务、参观访问、出席会议、签定合同、实地考察等。
2.选择交通方式的因素
常见交通方式有公路、铁路、船舶、飞机，许多旅行可能是几种方式的组合。选择合适的交通方式要考虑以下因素：
(1)旅行者要去哪里——是国内旅行还是国际旅行。
(2)旅行者旅行的原因——旅行者出访可能需要携带的样品、材料或信息等。
(4)参加团体旅行——团体旅行可能意味着不同的选择方式。
(5)旅行费用——要受到预算或费用约束。
(6)企业旅行政策——根据公司的规定，可以提供公司汽车。
(7)旅行者的个人爱好——可以了解旅行者喜欢如何旅行。
3.宾馆类型
(1)国内或国际连锁宾馆
大型跨国宾馆在世界主要城市有相应宾馆。一些公司在这些连锁宾馆中可能有账户，可以得到商定的特殊的业务费率。
通过预订中心预订这些宾馆很容易。
(2)本地宾馆
独立经营，提供广泛的个人服务。可直接向宾馆主管预定，在预定时应协商价格。