第一条【宗旨】为规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条【合同定义】本办法所称合同，是指学校作为独立的民事主体在民事活动中，与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议，包括各种战略合作协议、框架合作协议、合作意向书等形式出现的合意契约。
第三条【合同形式】学校对外发生民事法律行为，除即时履行完毕或按规定可以不订立书面合同外，应订立书面合同，明确双方权利义务。
合同文本应正式打印或印刷制作。通过信件和数据电文（包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件等）就合同主要条款达成合意的，应另行签订书面协议。
第四条【合同种类】合同按照性质、重要程度和标的金额大小，分为重大合同、重要合同和一般合同三类。
（一）重大合同是指金额在100万元及以上、涉外合同或合同事项对学校发展可能产生重大影响的合同；
（二）重要合同是指金额在50万元-100万元或合同事项对学校发展可能产生较大影响的合同；
（三）不符合重大或重要合同条件的为一般合同。
第五条【合同管理定义】本办法所称合同管理，是指学校依据国家法律法规和自身的合同管理制度，对合同起草、审查、订立、履行、信息管理、责任追究等一系列行为进行的规范管理。
统一指导是指合同管理办公室对学校作为独立民事主体与其他平等主体签订的合同进行统一的管理和指导。
归口管理是指学校各职能部门对各自职责范围内的合同事务进行管理，职能部门主要负责人为合同管理责任人。
承办负责是指学校各二级单位（含二级学院及职能部门）作为合同的承办单位，负责合同事务的各项具体工作，承办单位的主要负责人为合同承办责任人。
第七条【合同管理原则】学校各部门应各司其职，在合同签订和履行时应遵守国家法律、法规、规章和政策规定，遵守学校合同管理制度，贯彻平等互利、协商一致、诚实信用的原则，维护学校的合法权益。
第八条【禁止条款】学校不得签订经济担保合同，未经批准不得签订投资合同和借贷合同。
第二章合同管理部门及其职责
第十条【合同管理办公室】徐州工程学院合同管理工作领导小组下设合同管理办公室，挂靠审计处。负责合同事务综合管理的日常工作。
第十一条【统一指导机构】合同管理办公室是学校合同的综合管理部门，统一指导、管理各部门的合同管理工作。主要职责包括：
（一）制定学校合同管理的基本规章制度；
（二）制定、审核规范的合同示范文本；
（三）负责学校合同文本的法律审查；
（四）审查合同合法性、适当性，提出法律意见；
（五）参与学校重大合同的可行性研究、洽谈、起草、修订等工作；
（六）监督各部门的合同履行工作；
（七）指导各部门处理合同争议、纠纷工作；
（八）为各部门办理合同事务提供必要的法律咨询服务；
（九）涉及合同事务管理、监督的其他工作。
第十二条【归口管理部门】学校合同归口管理部门是指依据本办法规定的管理范围代表学校进行合同业务管理的部门。
合同归口管理部门应指定专人作为合同管理员。
第十三条【归口管理范围】学校各部门归口管理范围如下：
（二十九）院长办公室：负责学校以上未列入归口管理的综合性合同事务的管理。
第十四条【归口管理原则】合同内容涉及两个或以上归口管理部门的，由涉及部门协商确定归口管理部门。不能确定的，原则上由合同经费管理部门负责。
第十五条【归口管理职责】合同归口管理部门主要职责包括：
（一）根据本办法制定部门经常性业务合同管理实施细则；
（二）负责归口范围内合同文本的业务审查；
（三）审查合同事项的真实性、可行性；
（四）审查合同相对方的主体资格和资信状况；
（五）督促合同承办单位履行合同；
（六）参与合同的验收、考核及评价工作；
（七）协助合同承办单位处理合同争议、纠纷工作；
（八）负责管理范围内合同资料的归档和保管工作。
（九）归口范围内的其他合同管理工作。
第十七条【承办单位职责】合同承办单位主要职责包括：
（二）分析论证合同事项的真实性、可行性；
（三）调查合同相对方的主体资格和资信状况；
（四）与合同相对方进行谈判、协商，起草合同文本；
（七）负责履行合同义务，监控合同相对方的履行情况；
（八）负责合同验收、考核、评价及评估工作；
（九）负责妥善处理合同纠纷；
（十）负责本单位合同资料的搜集、保管、备案及提交工作；
（十一）其他有关合同事务。
第十八条【合同相对方主体资格】相对方的主体资格和资信状况包括但不限于以下内容：
（一）合同相对方是否具有签约资格；
（五）根据需要，可以要求合同对方提供履约担保。
（六）合同承办单位应审查、核实上述资料的真实性、有效性，并将上述资料连同合同文件一并保存。合同对方当事人的主体资格、资信状况或履约能力有瑕疵的，不应与其签订合同。
第三章合同的起草
第十九条【起草单位】合同承办单位负责起草合同。
第二十条【起草文本】学校的合同应当使用示范文本。
（一）学校已制订合同示范文本的，应当尽可能使用学校合同示范文本，并根据需要对合同内容予以充实和完善；
（二）没有可以适用的学校合同示范文本的，承办单位应当使用国家或主管部门、行业协会规定或推荐使用的合同范本；
（三）没有政府部门或者行业协会提供的合同范本的，承办单位应当从维护学校利益出发，积极争取由我方草拟合同条款，主导合同的谈判和订立，确保合同条款最大限度的实现学校权益；
（四）不得不由对方草拟合同文本的，承办单位应当就合同条款积极进行谈判、严格审核合同内容，积极维护学校权益。
（五）合同承办单位不得将含有空格的合同作为合同文本交给合同相对人签章。
第二十一条【合同洽谈】合同起草前，合同承办单位应从维护学校利益出发，就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。
（一）当事人的名称、住所，法定代表人姓名、职务，委托代理人姓名、职务，联系方式；
（二）标的（包括种类、数量、质量等要求）；
（三）价款及其支付（包括计算方法、支付进度、结算方式等）；
（四）履行期限、进度要求、地点和方式；
（五）验收、考核及评价的标准及方法；
（六）违约责任（包括违约金或赔偿金的计算方法等）；
（七）解决争议的方法；
（八）其他根据实际情况应当具备的条款（包括但不限于名词和术语的解释、风险的承担、知识产权归属、收益的分成、保修、保密、合同的生效和解除条件等）；
设备清单、工程量清单、服务项目清单等文件应作为合同附件。
第二十四条【合同语言】约定合同条款要明确、具体，一般不应出现“参考”、“参照”、“约”、“左右”等不明确的表述。
第二十五条【合同争议解决】在约定解决争议的方式时，一般应约定由己方所在地人民法院管辖或己方所在地仲裁机构仲裁。
第四章合同的审查
合同归口管理部门应从以下几方面对合同文本进行业务审查：
（一）合同主体是否适格；
（二）合同内容是否符真实可行；
（三）合同条款是否符合国家法律法规；
（四）合同事项是否符合学校利益；
（五）合同条款是否齐备、合理；
（六）其他应业务审查的内容。
第二十八条【法律审查】业务审查后，合同承办单位应将合同文本送交合同管理办公室进行法律审查。
第三十条【审查材料】合同承办单位提交业务和法律审查时需提供下列材料：
（一）《徐州工程学院合同审查表》；
（二）合同发起资料、可行性及风险的论证或说明；
（三）订立合同的依据，如有关会议纪要、公文、批示、中标通知书等；
（五）合同文本（涉外合同须提供中、外文文本）；
（六）合同对方主体资格、资质、信用状况、履约能力等方面的证明材料；
（七）其他应提供的材料。
第三十一条【审查期限】合同审查部门应在收到送审材料后5个工作日内完成审查，作出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论。
遇重大事项或其他特殊情况，可适当延长审查期限。
第三十二条【审查意见】合同审查部门应出具书面业务审查或法律审查意见。合同审查意见应明确、具体，并由部门负责人签署。
合同承办单位和承办人应充分尊重审查意见。
第三十三条【法律顾问】学校聘请法律顾问，负责对学校签订合同的内容提出法律建议，并接受学校有关部门提出的法律事务咨询。
针对重大合同，归口管理部门应征求校法律顾问意见。
针对重要合同，归口管理部门可征求校法律顾问意见。
具有独立法人资格的学校所属单位，有权以自己名义对外签署合同并以本单位自有资产为限对外承担责任。
第五章合同的订立
第三十七条【项目发起】合同项目发起前，承办单位应充分论证，确保合同项目实施的科学性和可行性。
第三十八条【资信调查】订立合同前，合同承办单位和承办人应充分了解合同相对方的主体资格、资质证明、信用状况、生产能力等有关内容，确保其具备履约能力，并认真核实合同相对方订立人的身份和代理权限。
第四十一条【备案审批】合同文本须报经国家有关主管部门审批或备案的，应履行相应程序。
第四十三条【合同专用章】学校刻制“徐州工程学院合同专用章”。对外签订合同应加盖“徐州工程学院合同专用章”。“徐州工程学院合同专用章”由学校合同管理办公室统一管理，任何单位不得擅自刻制和使用。
第六章合同的履行
第四十四条【履行原则】合同订立生效后，即具有法律约束力。各部门应遵循诚实信用原则，严格履行合同义务，敦促合同相对方积极履行合同，确保合同全面有效履行。
第四十五条【财务结算】财务处办理结算业务并进行账务处理时，应审核合同有关付款条款，按照合同约定付款。
第四十六条【拒绝付款情形】有下列情形之一的，财务处有权拒绝付款：
（一）应订立书面合同而未订立；
（二）未按合同条款履约的；
（三）发票或合同审批手续不完备的；
（四）收款单位与合同相对方名称不一致的；
（五）发票盖章单位与合同相对方名称不一致的；
（六）收付款方式、金额、单价、数量与合同内容不相符的；
（七）不符合国家和学校财务管理制度的；
第四十九条【续签审查】续签合同在提交审查时，需提供续签合同与原合同的关系、条款变化等方面的说明以及原合同，供合同审核审查部门参考。续签合同的程序同签订合同的程序一致。
（一）货物、工程类采购合同必须办理合同验收手续，严格执行《徐州工程学院采购项目验收办法》。
（二）服务类采购合同应对合同相对人提供的服务内容进行考核，并提出书面考核意见。
（三）其他类合同应对合同相对人履行合同义务的情况进行说明和评价，并提出书面评价意见。
第五十二条【合同违约】合同履行过程中，合同相对方违约的，合同承办单位及归口管理部门应以书面函件形式通知对方，并及时将出现的问题、拟采取的措施向分管校领导汇报，防止损失扩大。
第五十三条【纠纷解决】合同履行过程中，双方发生纠纷的，合同承办单位及合同归口管理部门应及时妥善处理。处理时应先协商解决，经协商无法解决的，应根据合同的约定选择仲裁或诉讼方式解决。
第七章合同的信息管理
第五十五条【信息保密】学校各部门应做好合同信息安全保密工作。未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的工作秘密或商业秘密。
第五十六条【资料搜集】合同事项办理完毕之前，承办单位应负责连续收集和保管有关材料，并注意做好文字记录或形成书面材料。对于合同洽谈、签订、履行、变更、解除及纠纷处理过程中形成的所有资料，包括但不限于合同文本、补充协议、可行性研究报告、对方当事人资质材料、校内审查文件、会议纪要、交货凭证、验收文件、往来函件、数据电文等与合同有关的材料，均应妥善加以收集和保管，并作为合同档案的组成部分，与合同一并保存、提交，不得遗弃、丢失和损毁。
第五十七条【合同分发】合同订立生效后，应留有四份原件。分别由承办单位、归口管理部门、合同管理办公室和财务处保管。
第五十九条【登记管理】合同归口管理部门应做好合同登记管理工作，建立合同文本统一分类和连续编号制度，编制年度合同登记汇总表。记载合同编号、合同名称、合同当事人、合同标的、合同金额、合同履行及违约情况、补充、变更和解除等事项。
第六十条【档案管理】合同归口管理部门应定期整理合同档案，并根据学校档案管理的要求，将合同档案及时移交学校档案馆保管。
第六十一条【工作评估】合同归口管理部门和合同承办单位应于每年年末对合同履行的总体情况、重大合同履行的情况、合同相对人具体情况的进行汇总并分析评估，对分析评估中发现的问题与不足，应及时加以改进。
第八章责任追究
第六十三条【责任追究】有下列情形之一的，视情节轻重，对主管人员或直接责任人员给予批评教育或其他处分：
（一）违反项目经费支出预算或国家财经法律法规、学校财务制度签订合同的；
（二）提供虚假资料或虚构事实签订合同的；
（三）与合同对方或第三人恶意串通，损害学校利益的；
（五）因故意或重大过失泄露学校合同秘密的；
（六）在处理合同纠纷过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的；
（七）法律法规、学校规章制度规定的其他情形。
第六十四条【犯罪移送】违反学校合同管理规定，涉嫌犯罪的，依法移送司法机关追究其刑事责任。
第九章附则
第六十五条【实施细则】合同归口管理部门应根据本办法制定其职责范围内经常性合同的归口管理实施细则，并报学校合同管理办公室备案。
第六十七条【条文解释】本办法由徐州工程学院合同管理工作领导小组负责解释。