第一条为加强合同管理，推进依法治校，规范东北大学秦皇岛分校（以下简称“学校”）对外订立合同的行为，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》（教财厅﹝2016﹞2号）等法律法规以及政府会计制度改革的要求，结合学校实际，制定本办法。
第二条本办法所称的合同是指学校作为独立的民事主体在开展教学、科研及其他活动时，与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
第三条学校依法规范和完善对各类合同全过程的管理，按照“统一领导，归口管理，分级负责”的原则建立合同管理体制。
第五条合同的签订、履行必须遵守国家的法律、法规，符合政策要求，必须坚持有利于学校的教学、科研和基础设施建设，有利于学校国有资产保值、增值，有利于学校整体利益的基本原则。
第六条学校严禁对外签订经济担保合同。
第七条学校各部门和个人要做好合同信息安全保密工作。未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、工作秘密或商业秘密。
第二章合同的分类与管理
第九条合同按照重要程度分为重大合同、重要合同和一般合同。其中，重大合同包括：
（一）经济类合同金额在100万元及以上的合同，其中基建施工合同金额在500万元及以上，以及各类投资、融资、借贷合同。
（二）非经济类合同中涉及合作办学，成立法人、社会组织的合同。
（三）合同履行期限5年及以上的合同。
（四）其他涉及学校重大利益、重大声誉、利用学校整体资源的合同。
重要合同包括：
（一）经济类合同金额在5万元（含5万元）至100万元的合同,其中基建施工合同金额在300万元(含300万)至500万元。
（二）非经济类合同中涉及人力资源管理和人事管理的合同,包括人事聘任、人才派遣、劳务派遣、职工进修、师资培训等合同；涉及校名、校誉使用，以多个部门资源对外合作的合同，包括产学研合作协议，校企合作建立实习、实训基地、实验室等合同。
(三)合同履行期限为3年或4年的合同。
一般合同包括：
（一）经济类合同金额在5万元以下的合同，其中基建施工合同金额在300万元以下。
（二）除重大合同、重要合同以外的其他非经济类合同。
第十条学校合同由校长统一领导，合同综合管理部门、合同归口管理部门及合同承办部门依职责进行管理。
合同管理部门应结合工作实际，建立完备的内部审查流程，完善内控机制，对合同事务实行“集体讨论决策”与“行政领导负责”的原则，强化合同风险管理。监察审计处应将合同管理情况纳入审计范围。
第十一条合同综合管理部门是学校法制办公室，统一管理并指导学校合同事务。具体职责包括：
（一）负责学校合同管理规章制度的建立；
（二）指导合同归口管理部门制定合同管理实施细则；
（三）负责合同的合法合规性审查；
（五）受学校委托参与有关合同谈判、签订及合同纠纷处理等工作；
（六）督促、检查合同履行情况和归档情况；
（七）负责合同信息系统建设和管理；
（八）学校交办的其他合同管理事宜。
（一）学校办公室负责与境内外政府机构签订的战略（全面）合作等合同的管理；
（二）研究生分院负责研究生范围内的境内校企、院校合作办学，联合培养，委托培养，合作共建学生实习、实训、实践基地等合同的管理；
（三）教务处负责本科生范围内的境内校企、院校合作办学，联合培养，委托培养，合作共建学生实习、实训、实践基地、教材出版、各类考试等合同的管理；
（七）招生就业处（校友办公室）负责招生就业、社会资助、校友捐赠等合同的管理；
（九）资产与实验室管理处负责其职能范围内的货物、服务采购，资产的处置、出租、出借、对外捐赠，学校公共设施有偿使用以及本科教学实验室共建等合同的管理；
（十三）大学生创新创业中心（职业资格认证中心）负责合作共建创新创业基地、职业资格培训、各类竞赛等合同的管理；
(十四)北戴河培训中心负责其承办的各类会议、培训等合同的管理；
（十五）未列入上述范围内的合同，由学校法制办公室建议指定归口管理部门。
第十三条上述合同归口管理部门要对其职责范围内所涉及的合同事务进行管理，部门的主要负责人是合同管理第一责任人。同时，各部门要确定专人对合同进行管理。合同归口管理部门具体职责包括：
（一）按照学校合同管理办法制定相应的实施细则;
（二）负责归口管理合同常用合同范本的拟订；
（三）负责归口管理合同合理性、必要性、可行性、效益性、
风险性、管理责任等方面的审查；
（四）组织合同承办部门签订合同，加盖合同专用章或学校
公章，并对合同进行编号、备案；
（六）负责督促检查合同履行情况，指导、协调处理合同纠纷;
（七）负责按照学校存档要求对归口管理合同进行存档；
第十四条合同承办部门作为合同订立和履行的执行主体，具体承担合同约定的权利和义务。合同承办部门主要负责人是合同的管理责任人，对合同的签订和履行承担管理责任。同时，承办部门要指定专人负责合同事务管理，负责合同事务的管理人员是合同签订、履行、归档工作的直接责任人。合同承办部门主要职责为：
（一）审查合同相对方的基本信息、主体资格、经营范围、资信水平、委托代理权限、履约能力等；
（二）负责合同立项、草拟合同条款并与对方当事人就条款内容进行谈判；
（三）对合同包括但不限于真实性、合理性、必要性、可行性、效益性、风险性、管理责任等内容进行基础而全面的审查与论证，并向归口管理部门提出论证意见；
（四）负责合同的报审、签订、履行、纠纷处理等工作；
第三章合同的立项与起草
第十六条学校推行合同范本管理制度，起草学校各类合同，应优先使用国家和行业制定或学校统一制定的合同范本。没有制定合同范本的，由合同归口管理部门会同学校法制办公室制定。制定的合同范本经法制办公室审核，合同归口管理部门分管领导审批通过后生效使用。
合同内容一般应包括以下条款：当事人名称（姓名）和住所，合同标的、数量、质量、价款、酬金及结算方式，双方的权利义务，验收的方式、标准，合同相对方的各种承诺及优惠条件，所有权归属，知识产权保护，履行期限、地点及方式，违约责任，解决争议的方法等。起草时可根据具体情况对上述条款进行增减。
第四章合同的审查与审批
第十七条合同立项起草完毕，需经过审查、审批程序。
合同承办部门办理合同审查、审批时应同时提供下列材料：
（一）经合同承办部门负责人同意报送的《东北大学秦皇岛分校合同审批表》（附件1）；
（二）订立合同的依据，如有关会议纪要、公文、批示、采购结果通知书等；
（三）合同相对方基本信息、主体资格、资质、信用状况、履约能力等方面的证明材料；
（四）价款确立的依据；
（五）其他需要提供的资料。
如归口管理部门另有规定的，按归口管理部门的规定办理。
（三）法制办公室负责对合同条款的规范性、完备性、表述的准确性及合法合规性进行审查。以下合同必须经法制办公室审查，包括：作出实质性变更的合同范本、签约双方自行约定的合同文本以及提交党委会或校长办公会审议的合同；
第十九条采购文件中的合同条款，在采购前要提前进行审查，审查程序按照正式合同的审查程序执行。
第二十条合同经审查通过后履行下列审批手续：
（一）经济类合同审批：
重要合同，经合同承办部门负责人、归口管理部门负责人以及专项审查通过后报分管校领导和总会计师审批；
（二）非经济类合同审批：
一般合同，经合同承办部门负责人审查通过后由合同归口管理部门负责人审批；
重要合同，经合同承办部门负责人、合同归口管理部门负责人审查通过后由分管校领导审批；
第五章合同的签订
第二十一条下列情况必须签订合同：
（一）单项或批量预算在2万元及以上的工程、货物和服务采购项目。其中，政府集中采购目录内的采购项目，不论金额大小均要签订合同；
（二）涉及预付款的项目；
（三）医药用品、危险化学用品采购；
（四）学校房产对外出租出借；
（五）经学校批准对外提供的各项有偿服务。
第二十二条合同承办部门签署合同应遵循“一事一约”原则，禁止为规避学校合同的级次管理、集中采购程序，将同一合同事项拆分，签署多份合同。
（一）学校各部门预算内的经费支出项目由各部门负责人签署；
（二）中央专项资金采购项目由项目执行部门负责人签署；
（三）科研经费的采购项目由项目负责人签署；
（四）教材、专著出版合同由著作权人签署；
（五）涉及资金收入的合同，根据合同重要程度，由合同承办部门负责人、分管校领导或学校法定代表人签署；
第二十五条签署合同原则上应由对方当事人先行在合同上签字、盖章，或者双方同时签署。
合同承办部门应严格核对相对方在合同上加盖的法人印章名称是否与签约主体名称相一致，审查合同附件是否齐备、无误。
合同的末页应当载有合同正文条款，否则应标明“此页无正文”字样，以示末页仅为签字盖章页。严禁将仅有学校签字、盖章却无合同条款的合同末页交寄给对方。
第二十七条合同文本实行正副本管理，档案馆归档、财经处报销使用合同文本为正本，必须为合同原件；其他校内部门留存合同文本为副本，可以为复印件。
第六章合同用章及编号
第三十条在以订立、变更、解除的形式签订补充合同时，必须按规定用章，并确保补充合同与主合同用章一致。
第三十一条学校实行合同统一编号制度。合同编号是合同识别的唯一身份。合同归口管理部门负责对部门归口管理的合同进行编号。合同编号由3部分组成：归口管理部门简称首字母（大写）+年度及顺序号（按照百位执行）+合同履行部门简称首字母（大写）。例如：由资产与实验室管理处管理的2019年1号合同，该合同由控制学院承办并履行的，合同编号为ZCC-2019001-KZ，具体编号说明见附件2。
第七章合同的归档
第八章合同的履行与变更
第三十三条合同签订后，即具有法律效力。合同承办部门应加强对合同履行过程关键环节的跟踪管理，保质保量按期完成合同约定事项。合同归口管理部门应对合同履行情况进行动态监督。
第三十四条在合同履行过程中，若对方没有按照合同约定履行，合同承办部门应立即以书面函件形式通知对方，并做好往来函件及邮寄详单的留存。积极采取措施以防止损失扩大，并及时将出现的问题、拟采取的措施向归口管理部门和分管校领导汇报。
第三十五条财经处要根据合同条款的规定办理资金结算。对有下列情形之一的，财经处有权拒绝付款：
（一）付款资料不齐全或审批手续不齐备的；
（二）票据记载信息、票据签章与合同不一致的；
（三）按财经制度要求，财经处存疑的其他情况。
第三十六条合同履行完毕，应以合同条款或法律规定为准。没有规定的，一般应以标的交清、验收合格、价款结清、无遗留问题为准。
第九章责任追究
第四十条合同归口管理部门、合同承办部门应认真履行职责，确保学校合法权益不受损失，因把关不严造成学校损失的，应主动承担责任，同时追究直接责任人的行政或经济责任。
第四十一条合同内容涉及保密事项的，有关人员应严格保守合同秘密。当事人违反保密义务，造成学校损失的，学校将追究其相应责任。
第十章附则
第四十二条横向科研合同管理按照《东北大学横向科研合同管理办法（修订）》（东大校字〔2016〕168号）执行。
第四十三条需经常性订立合同的归口管理部门应当根据本办法制订相应的实施细则，经校长办公会审议通过后执行。学校所属的具有法人资格的部门（单位），对外签订合同要使用自身名义，并独立承担法律责任。
第四十四条本办法自2020年1月1日起执行，《东北大学秦皇岛分校合同管理办法》（东秦校〔2013〕6号）同时废止。