第一条为加强学校人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，充分发挥人事档案作用，更好地服务于学校的建设发展，根据《中华人民共和国档案法》和中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》以及《广西科技大学档案管理规定（暂行）》，结合学校实际，制定本办法。
第三条人事档案是历史地、全面地考察了解教职工和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
第二章机构和职责
第四条人事档案实行集中统一管理。学校人事档案管理部门为档案馆人事档案室，人事档案室业务工作接受学校组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。
人事档案室的主要职责是：
（一）保管学校教职工人事档案。
（二）监督、指导人事档案形成部门的档案收集和归档工作。
（三）鉴别和整理人事档案材料。
（四）办理人事档案的查阅、借阅和转递。
（六）做好人事档案的安全、保密、保护工作。
（七）调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，做好人事档案的业务建设和业务指导。
（八）应用现代化技术管理人事档案。
人事档案形成部门的主要职责是：
（二）安排专人负责收集送交本部门的人事档案材料。
第三章人事档案的收集、鉴别与归档
第六条人事档案材料收集：
（一）严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，认真做好人事档案材料的收集与补充工作。
（二）人事档案室应积极主动与档案形成部门取得联系，及时掌握形成人事档案材料的信息，主动索要应归档的人事档案材料。
（三）档案工作人员对收集的人事档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，及时催要；对不符合归档要求的材料，要及时通知档案形成部门补送材料或补办手续，档案形成部门要按规定认真办理。
（四）对不属于归档范围的材料要及时退回档案形成部门。
第七条人事档案材料鉴别：
（一）对收集的档案材料要严格把关，认真鉴别，仔细审核。
（二）归档材料必须是办理完毕的正式材料。
（三）归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期；需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案。
（四）残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档。
（五）人事档案材料应统一采用A4纸型（297×210mm），材料左边应留出25mm的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名。
（六）应归入人事档案的材料，须按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每2年装订入卷1次。
第八条人事档案材料归档：
（一）档案形成部门应指定1名档案联系人，负责收集送交本部门的人事档案材料。
（二）人事档案室工作人员应与档案形成部门联系人保持密切联系，主动了解档案收集情况，保证材料收集的渠道畅通。
（三）任何部门和个人，不得以任何理由积压、滞留应归档的材料。
（四）档案形成部门应按照《人事档案形成部门收集归档内容一览表》（见附件）收集归档材料。
1.归档要求
（1）必须是办理完毕的正式文件材料。
（1）档案形成部门在形成正式材料1个月内，部门档案联系人按要求把应归档的材料送交人事档案室归档。
（2）学历、进修学习材料应在学业完成后3个月内归档。
第四章人事档案的提供利用
第九条因工作需要查阅或借阅人事档案，须遵守下列规定：
（二）任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案。
（三）查阅档案时，档案工作人员应根据规定，提供符合查阅材料的范围，凡与查阅内容无关的材料不得翻阅，并对提供查阅的档案进行登记。
（四）查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容。
（五）查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容。
（六）查阅人员必须爱护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案，违者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分；假公济私者，按违反《中华人民共和国档案法》处理。
（七）人事档案一般不外借，特殊情况须借阅时，要说明理由，经组织人事部门、档案馆领导和分管档案工作的校领导批准，严格履行借阅登记手续，方可借出。借阅档案一般不超过5个工作日。不准擅自复制、抄录和转借他人，不准携带档案材料进入公共场所参观、游览，探亲访友等。
第五章人事档案的转递
第十条转递人事档案必须做到及时、准确、安全。
（一）教职工因工作调动或职务变动需转出档案，由人事档案工作人员在接到组织人事部门出具的《档案转移通知书》后，及时报档案馆领导批准，在材料齐全的前提下，在1个星期内将档案转给新的主管单位。
（二）转出的档案必须完整齐全，并按规定进行认真的检查、整理装订，不得扣留材料或分批转出。
（三）转递档案必须按统一规定的《人事档案转递通知单》的项目详细登记，严密包封。
（四）人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，严禁邮寄或交本人自带。
（六）收到转递来的档案，经检查核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执及时发往发档单位。
第六章人事档案的检查、核对与统计
第十一条做好人事档案的检查核对与统计工作。
（一）建立人事档案工作台帐登记制度，做到勤检查、勤核对，每年全面检查核对统计1次档案，发现问题及时解决。
（二）提供利用后的人事档案，入库前要认真检查，仔细核对，确认无误后方可入库。
（三）人事档案转出或转入时，要认真对照目录检查核对，防止放错案卷或缺少材料。
（四）整理好的人事档案入库前，还要逐卷逐份逐页进行检查核对，发现差错及时纠正。
第七章人事档案的保管、保护与保密
第十二条根据安全保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严密、科学的保管。
（一）非人事档案工作人员一律不得进入库房。
（二）人事档案工作人员要严格执行查（借）阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出人事档案室或私自借给他人。
（三）认真做好库房防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作。
（四）严禁吸烟，保持库房的清洁和适宜的温湿度（温度14℃—24℃、相对湿度为45%—65%）。
（五）坚持库房检查制度，每周检查1次，排除不安全因素。发现异常情况时，应及时采取措施，确保档案安全。
（六）下班前人事档案要入库，关好门窗，切断电源。
（七）严禁个人私自保存任何人的档案材料。
（八）人事档案工作人员调动时，必须严格履行交接手续。
（九）对违反保密制度造成失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》规定给予处罚。
第八章人事档案的整理
第十三条鉴别：
（一）查姓名是否一致，防止张冠李戴、同名异人。
（二）判断材料是否属人事档案、是否属本人材料。
（四）查材料是否手续完备：写的材料、填的表格有无本人签名，有无单位盖章，有无形成日期。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档。
第十四条分类：
第一类：履历材料
（一）干部、职工、教师、军人等各类人员履历表、登记表、简历表，转业干部服预备役登记表。
（二）个人参加革命工作简历材料。
（三）更改姓名材料（包括个人报告、组织批复、旁证材料）。
（四）其他由本人填写反映个人经历情况的表格。
（五）履历表、简历表中有组织鉴定的，以履历为主的归第一类（含履历），以鉴定为主的归第三类（含鉴定）。
（六）后备干部登记表（提拔使用后）。
第二类：自传材料
（一）教职工本人在各个时期所写的自传。
（二）带有自传内容的材料（由本人写的叙述经历、家庭情况、社会关系）。
（三）业务自传归第四类。
（四）入党申请书中有自传性质的材料归第二类，在备注栏中注明“代自传”。
第三类：鉴定、考察、考核材料，审计材料
（一）个人鉴定。
（二）干部、职工、教师、党团员、学生各类人员的鉴定材料。
（三）毕业、结业、出国、出境、调动、劳动鉴定及其他组织正式出具的鉴定性质的材料。
（四）党团员民主评议表、民主评议干部的综合材料。
（五）干部任职考察综合材料、教职工年度考核表、领导干部任职期满考核表。
（六）事业单位聘用合同，事业单位岗位聘用人员登记表。
（七）离任审计考核材料（干部个人的审计报告或审计意见材料）。
（八）高校招生政治思想品德考察表。
第四类：学历、学位、学绩、培训和专业技术情况材料
（一）中专以上学校的报考表。
（二）中专以上学校选拔、保送学生登记表。
（三）学生入学登记表、毕业生登记表。
（四）学习成绩表、记分册（包括自学考试、业务培训进修、学位考试成绩单）。
（五）教育部门出具的学历证明材料。
（六）学位评定书（决议书），学位申请书（审批表）。
（七）博士后进站审批表、工作期满出站登记表。
（八）专业技术职务任职资格申报表、评审表、确认表、套改和晋升专业技术职务（职称）审批表、专业技术资格考试成绩合格登记表。
（九）聘任、解聘专业技术职务（职称）审批表、登记表。
（十）教职工创造发明、科研成果、著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文及有重大影响的论文目录等。
（十一）反映教职工学历才识、专业技术方面情况的其他材料。
第五类：政审材料
（一）有关教职工本人历史上重要关节问题的审查材料：包括调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料、主要证明材料；敞口材料（即悬而未决的材料）要向有关部门提出，待做出结论后再归档。
（三）更改民族、出生日期、国籍、家庭出身、本人成分等形成的有关材料：包括个人申请、调查报告、审查结论及所依据的证明材料，上级批复等材料。
（四）家庭成员及主要社会关系的证明材料。
（五）带有组织上政治历史审查意见的登记表、调查表、审查表，应征公民政治情况登记表。
（六）教职工爱人情况登记表。
（八）政治历史问题与违纪错误混同一起的结论、调查报告、处分决定等材料，归第八类；凡未给予处分的，以政治历史问题为主的，归第五类；以违纪错误为主的归第八类。
第六类：参加中国共产党、共青团及民主党派的材料
（一）入团志愿书、入团申请书、团员登记表，退团材料如退团申请及上级团组织批复、离团登记表。
（二）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、培养对象考察表。
（三）认为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据和组织审批材料。
（四）取消预备党员资格的材料：如果预备党员被取消资格时，没有单独形成处理意见、处分决定等材料，只在中国共产党入党志愿书中注明取消预备党员资格的，经有关党委批准盖章后，其入党志愿书归入人事档案，并在人事档案目录上注明已取消预备党员资格，以备查考。凡是单行材料中已明确取消预备党员资格的，只收集单行材料归档，不再收集入党志愿书归档。
（五）退党材料：包括本人退党申请、组织批复。
（六）加入民主党派的材料：如加入民主党派的呈报表或登记表。
第七类：表彰奖励材料（包括科技和业务奖励）
（一）正式命名授予各种荣誉称号的审批表和事迹材料：如劳动模范、五一劳动奖章、优秀党员等。
（二）各类表彰先进的审批表和事迹材料：如表彰先进工作者、先进教育工作者。
（三）立功受勋、嘉奖材料。
（四）创造发明事迹奖励材料；各种业务、技术奖励材料。
（五）授予各系统荣誉证书登记表：如教师荣誉证书登记表等。
（六）有突出贡献专家呈报表、享受专家特殊津贴呈报表等。
第八类：处分材料（主要是违反党纪、政纪、国法等材料）
（一）处分决定，免予处分的意见，上级批复、核实（调查）报告，本人对处分的意见和检查交待材料。
（二）行政处分材料：如记过、记大过、开除等材料。
（三）通报批评材料。
（四）法院的刑事判决书、劳动教养审批材料。
（五）撤销处分材料。
（六）虽不作处分，但错误比较严重，如经济问题经组织查实，本人也有交代的材料。
第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料
（一）工资
1.工资级别登记表（若有历年工资审批表进档，此表可不归档）；调资套改（工资改革）审批表。
2.见习期、试用期、定级、晋级、升级、职务（称）变动等各种工资变动审批表、登记表。
3.工龄、教龄、护龄等津贴审批表或年限说明。
4.提职晋级和奖励工资审批表、登记表。
（二）任免
1.录用、招聘（聘用）、选举、提拔、转干等登记表、审批表（包括有关附件）。
2.聘用干部、工人审批表和合同书、续聘、解聘、辞职、解除合同审批表等，公务员过渡登记表。
3.干部任免（包括所附的考察、表现情况材料）、调动、辞退、退职、离休、退休审批表。
4.解决各种待遇问题审批表、批复材料。
5.兵役（入伍）登记表，入伍、退伍审批表。
6.授予（晋升）军（警）衔登记表、审批表。
7.军队转业干部审批表，退出现役登记表。
（三）出国（出境）审批工作中形成的有关材料
出国（出境）人员审批表、备案表。
（四）参加会议的代表登记表等其他材料
出席县团或相当县团级以上单位的党代会、人代会、政协会议和工会、妇联、共青团代表会议及民主党派会议中形成的有关代表登记表。
第十类：其他可供组织上参考的材料
（一）残疾体检表、工伤致残诊断书、确定致残等级材料。
（二）民事纠纷调解书、判决书，结婚、离婚材料。
（三）工会会员及各种协会会员、理事登记表。
（四）2016年以前的《独生子女证》审批表。
（五）历次运动中普遍写的思想总结、思想检查（有组织鉴定的归第三类）。
（六）教职工逝世后的悼词或生平。
（七）非正常死亡的调查报告及记载有关情况的遗书等。
（八）专业技术干部家属随迁申请表。
（九）其他对考察了解使用教职工有参考价值的材料。
第十五条排序：
（二）按系统：按档案材料内容的主次关系进行排序，有第五类、第六类、第八类、第九类。
第五类排序：
1.上级批复、结论或处分的决定。
2.本人对结论的意见。
3.调查报告。
4.有关问题证明材料。
5.本人检查材料。
6.关于其父×××的证明材料。
7.关于其母×××的证明材料。
8.其他有关材料。
第六类排序：
1.入团志愿书。
2.入团申请书。
3.退团材料。
4.入党志愿书。
5.入党申请书。
6.转正申请书。
7.入党积极分子培养考察表。
8.预备党员考察登记表。
9.中国共产党党员登记表。
10.民主党派材料。
第八类排序：
1.上级批复、处分决定。
2.本人对处分决定的意见。
4.本人的检查或交待。
第九类排序：
第十六条复制与技术加工：
（一）复制：对字迹容易变色、褪色及破损的档案进行复制，如电传件等。复制可采用修复、复印、抄写、打印等方法，凡抄写、打印的材料，必须认真细致检查核对无误后，注明复制日期和加盖复制单位公章。
（二）技术加工：首先拆除档案材料中的金属物，如订书钉、大头针、曲别针等，然后对不符合规格的档案材料，在不影响材料完整和不损伤字迹的情况下，酌情进行包边、加边、剪裁、裱糊或折叠。
第十七条编制填写类别号、页码、贴类角：
（一）类别：编在右上角。
（二）页码：图书编码法：从材料实际内容开始编，扉页不编，双面有字双面编，只有单面字一面编，在右下角编写。
（三）贴类角：用三角标识贴在每类第一张右上角。并用铅笔在其余的每份档案材料的右上角注明每类序号。
第十八条填写“两表”及登记目录：
（一）填写《干部职务变动登记表》。
（二）填写《工资变动登记表》。
（三）登记目录：每类目录填写后要留有适当的空格，为以后新增材料时填补。
第十九条装订排列顺序：
（一）封皮。
（二）两表：《干部职务变动登记表》、《工资变动登记表》。
（三）目录。
（四）人事档案材料。
（五）备考表。
第二十条复核、装订：
（一）复核：认真细致进行复核，检查是否分类有误，排序、页码有错，装订方向是否正确、目录与材料是否一致等。
（二）装订：A4纸型的人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左侧边沿12mm，孔直径为5mm。
第二十一条案卷皮的书写：
档案卷皮须书写档案人的姓名，书写姓名应写现名，不得用同音字或不规范的简化字。
第二十二条验收：
装订后，再进行认真细致检查，经检查验收无误后方可入库。
第九章人事档案管理信息化建设
第二十三条为提高人事档案管理工作效率，学校大力推进人事档案管理信息化建设，努力建成信息化水平较高的人事档案管理系统和人事管理系统。
第二十四条人事档案管理系统由档案馆负责建设与管理。该系统为内部系统，不能连接互联网，系统数据仅提供组织人事部门工作利用，非人事档案管理人员不得使用和访问该系统。
第二十五条人事管理系统由人事处负责建设与管理。该系统须按不同使用对象设置不同的使用或访问权限。
第十章队伍建设
第二十六条加强人事档案工作队伍建设，选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有本科及以上学历的中国共产党党员从事人事档案管理工作，并加强对管理人员的教育和培养，定期选派人员参加业务培训。
第二十七条人事档案工作人员应具有较高的政治素质和业务素质，必须做到以下要求：
（一）坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和习近平总书记系列重要讲话精神及党的路线方针政策，努力提高政治思想水平。
（二）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力。
（四）严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。
（五）工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。
第十一章附则
第二十八条本办法由档案馆负责解释。
第二十九条本办法自下文之日起施行。
附件：人事档案形成部门收集归档内容一览表
附件
人事档案形成部门收集归档内容一览表
部门
归档内容
党委
组织部
1．干部调配、任免、考察、考核等工作中形成的各类人员登记表、任免呈报表（包括考察材料），鉴定、干部考核登记表、后备干部登记表（提拔使用后），民主评议和组织考核形成的综合材料，离休审批表；
2．处级干部的任免、聘用审批表、聘用合同、续聘、解聘辞退材料；
4．办理出国、出境人员审批工作中形成的审批表、备案表、登记表及在国外、境外表现情况的鉴定材料；
5．已经批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、政审材料，党员登记表、党员重新登记表、不予登记的决定，组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员中形成的组织意见、民主评议党员登记表，校级以上表彰优秀党员事迹及组织审查批准材料，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据和组织审批材料，退党材料、取消预备党员资格的组织意见，保留党籍的批复及报告等；党代会代表登记表；
6．其他可供组织参考的材料。
人事处
1．在人事调配、考察、考核中形成的各类人员登记表（如干部、教师、职工履历表）、教职工鉴定、考核登记表、退休审批表及新进人员履历表等；
3．科级干部的任免、聘用审批表、聘用合同、续聘、解聘辞退材料；
4．录用和聘用干部、工人工作中形成的材料：如录用（含重新录用审批表）、聘用审批表、聘用干部合同、劳动合同、政审考核材料、续聘审批表、解聘辞退（职）材料；学校制发以个人为对象的惩罚、辞退、自动离职文件等；
5．表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料；有突出贡献优秀专家、国务院政府特殊津贴等审批表；
6．处分教职工中形成的调查报告、结论、批复、个人对结论的意见，检查交待或说明材料、调查证明材料，甄别复查结论调查报告、批复及有关的主要依据性材料、法院判决书及撤消处分的材料；
7．在职教职工参加国民教育（研究生）、成人教育（大中专）、党校的学生登记表、考生报考表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学历、学位更改审批表；进修培训结业成绩登记表、学习鉴定、思想小结；博士后进站审批表及工作期满登记表；
8.新分配毕业生报到证；
9.调入人员商调函；
10．教职工年度考核表、岗位聘用人员登记表、访问学者考核表、教师资格认定审批表；
11．专业技术职务任职资格评审表、确认审批表、聘任审批表、专业技术资格考试成绩合格登记表；
12．工资、待遇、办理社会保险工作中形成的材料，如：调资审批表、工资变动审批表、抚恤金通知等；
13．工人技术等级岗位考核审批表；
14．体检中确认有残疾的体检表及工伤致残确定致残等级的材料；
15．在职教职工非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书；
16．其他可供组织有参考价值的材料。
统战部
1．申请加入民主党派的材料：如加入民主党派的登记表；
2．出席县团或县团级以上民主党派会议中形成的有关代表登记表；
3.参加政协会议代表登记表、委员的简历、政绩材料。
纪委办
党纪处分决定（免予处分的意见）、本人对处分决定的意见和检查材料、通报批评材料、上级批复等。
监察室
行政违纪处分决定（免予处分的意见）、本人对处分决定的意见和检查材料、通报批评材料、上级批复等。
审计处
干部个人任期经济责任审计报告或有关审计意见材料。
国际合作与交流处
办理出国、出境人员审批工作中形成的审批表、备案表、登记表及在国外、境外表现情况的鉴定材料等。
团委
教职工中优秀团员、团干等各类先进审批材料、事迹材料、团代会代表登记表等。
工会
1.教代会、工代会代表登记表、表彰劳动模范、五一劳动奖章审批材料、事迹材料、领取独生子女父母光荣证审批表；