高校档案是指学校各部门在从事党政管理、教学、科研、基本建设、经济核算、设备管理等活动中直接形成并积累下来的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
2、什么是案卷？
3、什么是部门立卷？
部门是指立卷归档工作的责任部门。在1956年国务院常务会议通过的《国务院关于加强国家档案工作的决定》明确规定了部门立卷原则，按照国家档案管理的一般性原则要求，文件材料的收集归档工作是谁形成、谁收集、谁立卷归档。
4、什么是预立卷？
5、什么是档案分类？
6、什么是档案价值？
档案的价值体现在档案对国家机构，社会组织或个人的有用性。
7、什么是归档范围？
归档范围是指办理完毕的文件材料是否是应当归档的范围，确定归档范围的一般原则，归档文件必须具有一定的保存价值，必须符合各机关文件材料的实际情况。
8、什么是保管期限？
保管期限是指档案的保存期限，根据逻辑性、实用性、历史性的原则来划分档案的保管期限。一般分为永久、定期，定期分为30年、10年等。
9、什么是案卷标题？
案卷标题也叫案卷题名，指概括和揭示卷内文件内容和成分的案卷名称。
10、什么是档号？
档号是以字符形式，赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
11、什么是编目？
编目是按照一定的标准和规则，对归档材料实体的外部特征和内容特征进行分析、选择、描述，并予以记录成为款目，继而将款目按一定顺序组织成为目录。
12、什么是著录？
著录是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
13、什么是目录？
目录是由揭示档案特征的条目汇集而成的按照一定次序编排的档案检索工具。
14、什么是归档？
归档是将处理完毕的具有保存价值的不同载体的文件材料，经系统整理后交档案馆保存备案的过程。
15、什么是档案移交？
16、什么是档案接收？
17、部门档案员的主要职责有哪些？
1）贯彻落实国家有关档案工作的法律、法规和学校的规定，制定本部门档案工作计划；
2）按照立卷归档程序，做好本部门档案预立卷工作，完善归档文件材料的形成积累；
3）将收集、积累的文件材料整理、组卷、著录、做到组卷合乎要求，编目清楚，标题准确，卷内文件排序合理，去除卷内铁钉等，并及时向学校档案馆移交；
4）做好存放在本部门的文件材料的组卷、分类、编目、登记、保管、利用的工作。
二、立卷归档流程
三、立卷分工
1、上级针对学校下达的，具有综合性、全局性的文件，由党委办公室、校长办公室立卷归档；专业性、业务性的文件材料，由承办单位归档。
2、以党委、学校名义发文，由拟稿部门立卷归档；以各职能部门名义的发文，由职能部门立卷归档。
3、党委、学校召开的常委会、办公会、全委会等会议所形成的文件材料，由党委办公室、校长办公室立卷归档；职能部门以党委、学校名义召开的全校性的各种会议，由主办单位立卷归档。
5、两个以上单位共同办理、发出的文件，由主办单位立卷归档
6、重要的来信来访，由承办单位立卷归档
7、撤并机构或临时机构，应在撤并前做好立卷归档工作。绝对不要把撤并、临时机构所形成的文件带入到其他单位
8、研究生学位及本、专科学生成绩等由教学培养单位立卷归档
9、科研项目材料由项目组立卷归档
10、基建工程项目材料由学校基建、后勤等部门立卷归档。
四、文件材料变成档案的过程
工作中经常接触的各类公文、书信、契约（合同）等等，统称为文书。
通常把已经办理完毕的文件材料，按其自然形成规律和文件之间的有机联系，组成一个完整的案卷，这就是文书立卷。
文书立卷是文书工作和档案工作的交接环节，既是文书工作的最后一个环节，又是档案工作的起始点。它起着承上启下的作用，是文书和档案的结合部和分界点。
文书立卷可分为平时归卷和年终立卷。
五、什么是平时归卷（预立卷）
平时归卷是按立卷类目的要求将已经办理完毕的具有保存价值的文件材料及时归入制定的类目中。
平时归卷主要是针对某一会议或某一事件所形成的文件，在其办理完毕后，能够组成一卷或数卷的文件材料，及时归入指定的类目。
平时归卷主要目的是便于文件材料的日常管理和随时的查考利用，充分发挥文件的现行行政效用。
六、什么是年终立卷
年终立卷是将有价值的文件材料，按其自然形成的规律和有机联系组合成不同的案卷，充分发挥文件材料的历史作用。
年终立卷是在经过平时归卷工作的基础上，再次进行系统整理、组合、编目、装订等系列工作，将文件组成案卷的最后一道程序，为文件材料的归档移交做好准备。
年终立卷是在年末或者在第二年年初集中进行，是对所有文件集中进行整理。
没有科学的平时归卷基础，就不能搞好年终立卷。实践证明，部门档案归档最不可取的就是突击收集材料。
七、平时归卷（预立卷）的工作方法
平时归卷也叫预立卷，做好预立卷需要坚持做到以下几点：
1、制度支持
各部门要确定相对稳定的档案员，要建立各科室主动准备齐全在办和办结的文件材料及产生的其他形式的归档内容，如音视频、实物、照片等。
2、确定类目
案卷类目就是根据本部门工作活动和文件形成规律进行预测，对新年度可能产生的文件材料按照立卷的要求和方法，预先制订出新年度的归档文件类目表。它是较为详细、具体的立卷方案，是平时文件归卷的指南，是年终立卷归档的参考依据，是搞好平时立卷的前提条件。
3、物质需求
提前准备好平时归卷的必须的装具，用以分类保存文件材料。档案员应根据归档类目的内容，预先准备好卷夹或者卷盒，并将类号、顺序号、类目名称预先在卷夹、卷盒的脊背或卷盒的封面上表面标明，在卷夹和卷盒里面提前准备一份目录，把收集来的每一份文件做好登记。
图1、党委组织部预立卷工作范例
例如：校长办公室每年承办的毕业典礼、新生入学典礼、运动会等大型活动，提前准备好档案盒或者卷夹，类目就叫做“2023届毕业典礼”等，盒内准备一份文件目录。把所有关于这方面的文件材料随时产生随时归卷，放进这个档案盒里，登记好文件入内的目录。
4、主动收集
做好文件材料的收集工作，是搞好平时归卷的关键。为了保证归档材料的齐全完整，档案员必须根据归档范围主动、细致地做好平时文件的收集工作。
切忌到年底才突击收集，否则平时归卷就流于形式。
5、加强管理
加强对平时归卷文件的清查和归还。文件处理人员在平时不定期对文件进行清点核查是否齐全、完整，发现缺少文件的要及时补充，发现没有归类或归类错误的要及时重新归类、调整，发现借走没归还的要及时催还。
6、随时立卷
平时积累的文件，若立卷条件已成熟，则可随时立卷。
如专题会或专案材料，在所有文件办理完毕并收集齐全到位，不再有新的文件产生的情况下，即可随时立卷。
八、整理立卷——对归档材料的要求
1、归档材料要归原件
归档文件需要原件，要看文件材料全不全，正文、附件、发文纸（收文处理卡）、公章（领导签字）等，缺附件补齐，缺章补章，如果缺少的材料不能补齐，一定要在备考表说明原因，并且由责任人签字盖章等。
2、文件用纸的要求
归档文件材料的用纸尽可能选用标准纸张A4纸，纸张小于A4的需要托表或者加边处理；如，研究生答辩表决票，学籍变动通知单，有序地粘贴在A4纸上；大于A4纸的，把标题栏留在外侧进行折叠，并留出装订的位置，这个情况一般在整理基建档案中会遇到。
图2、行政学院博士研究生学位材料中的表决票托裱标准范例
3、书写工具的要求
文件形成时，要注意签发、批办、起草文件等要坚持用耐久性书写工具，杜绝使用铅笔、圆珠笔、红墨水笔书写文件。如果遇到不符合归档要求者，要及时进行复制附在其后，并统一编页号。
九、整理立卷——组卷分类的要求
在预立卷的基础上，对应归档的文件材料，按照年度、问题、保管期限进行分类，将文件按其形成内容针对年度分开，一般文件，归入文件形成年度，跨年度的文件材料，按以下规定分开
1、分年度组卷分类的办法
1）跨年度的请示、批复，归入文件批复年度
2）跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度
3）跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度
4）计划和总结为一份文件的，归入总结年度
5）跨年度的会议文件，归入会议开幕年度
6）跨年度的非诉讼案件，归入结案年度
7）法规性文件，归入公布或批准年度
8）按学年处理的文件材料，归入与之相对应的学年度
9）科研项目归入项目阶梯年度
10）基建工程项目，归入工程竣工年度
11）仪器设备归入采购年度
12）会计材料归入会计年度
2、分问题组卷分类的办法
3、分保管期限组卷分类的办法
将文件按规定的不同保管期限分开。避免同一卷中出现不同保管期限的文件，给以后的鉴定销毁工作带来麻烦。
十、整理立卷——案卷组合的办法
一般来讲，一个案卷是由同一个问题或相近内容的一份或若干份文件组合而成，以问题为主，兼顾其他特征，使之紧密相连，一般按以下方式进行组合：
1、学校管理性、业务性文件按单一问题“一事一卷”
2、统计、报表、名册按名称组合，根据文件数量可组成一卷或数卷
3、会议文件按届次组合，根据文件数量可一会一卷，也可一会数卷
4、工作计划、总结按责任者、名称组合
5、来信来访材料按反映问题，处理形式，信件作者组合。
6、非诉讼案件材料按立案问题或人头组合，可一案一卷，也可一案数卷
7、简报、报刊按名称和期号组合
8、其他文件的组合方法，根据实际情况而定
十一、整理立卷——卷内文件排序办法
1、管理性文件在排列时要注意
1）批复、批示在前，请示、报告在后；
2）正文在前，附件在后；正文在前，定稿在后；
4）本单位形成的文件材料，文件签发文稿放在正文后，紧随正文排序；上级文件，文件处理卡应放在正文前。
2、博士、硕士学位材料的卷内排序
成绩单；申请表（1-2）；指导教师意见（博士还有指导小组评阅意见）；审批表（1-3）；论文评审书（硕士2-3份；博士3-5份或以上）；答辩记录；表决票；学位授予决定，博士论文附在最后。
3、成套性材料，主要保持卷内文件的有机联系。如科研、基建项目等，按研究、建设阶段顺序进行排序。
4、在不破坏文件有机联系的前提下，控制卷内文件页数不超过200页原则，可以把同一问题的文件材料分成两卷以上。
十二、整理立卷——编页号
1.一定要用铅笔、一定用铅笔编写页号。
2.编页号是把固定排序的卷内所有的材料、在有内容的页面编写连续页码。卷内的空白页不编页号。
3.卷内文件固定排列顺序后，在文件材料的正面的右上角标页，若背面有字，在背面页的左上角编页号。
十三、整理立卷——案卷封面之档号解读
图3、案卷封面组图范例
1、档号组成：由全宗号、年度号、实体分类号、案卷号
把归档材料整理组卷后的第一步就是赋予它档案代码，即档号。档号具有唯一性、合理性、稳定性。
1）“01”是全宗号，代表新吉林大学（2000.6——现在）的档案
2）“2022”是年度号，按组卷分类针对的年度填写，这个年度是指档案产生的年度，不是归档的年度
3）如图所示，“DQ11·423”、“JX13·31·423”是实体分类号。
①DQ、JX为一级类目，DQ代表党群、JX教学类；
②11、13为二级类目，11代表综合类、JX13代表学籍管理；
③31为三级类目，31代表全日制本科；
④423代表行政学院
4）“1∽n”代表案卷号第1卷到第n卷
2、类目的设置：
一级类目有12个，即：DQ（党群）、XZ（行政）、JX（教学）、KY（科研）、JJ（基建）、SB（设备）、CP（产品）、CB（出版）、WS（外事）、CK（财会）、SX（声像）、SW（实物），这样可以把收集的归档材料进行分类，也就是档案实体分类。另外，还有一个档案专项，人物档案。
除了一级类目，还有二级类目、三级类目，现在以行政学院可能产生的档案归类档号举例解读：
01-DQ11·423-1∽n行政学院党群综合类档案
01-XZ11·423-1∽n行政学院行政综合类档案
01-JX14·11·423-1∽n行政学院博士研究生学位材料档案
01-JX14·21·423-1∽n行政学院硕士研究生学位材料档案
01-JX13·31·423-1∽n行政学院本科成绩单档案
01-JX13·34·423-1∽n行政学院本科二学位学籍表（成绩单）档案
01-KY12·11·423-1∽n行政学院科研基金项目类档案
01-SX11·15·423-1∽n行政学院毕业生合影照片类档案
十四、整理立卷——案卷封面之案卷题名
案卷标题也叫案卷题名，它是概括和揭示卷内文件内容和成分的案卷名称。拟写案卷标题，是整理立卷工作的关键环节，标题拟写的标准与否，直接影响到档案的分类、检索、利用，它是档案信息化建设的基础。
1、案卷题名的拟写原则
拟写案卷标题要做到是非分明、符合实际；用词标准、简明确切、一目了然地揭示和反映卷内文件内容；要结构完整、格式统一、合乎语法、标点正确。中文标题不能超过50个汉字。
2、拟写案卷标题的两种基本结构
一种结构是：
作者（责任者）——问题——名称，例如：中共吉林大学委员会组织部关于组织在职教职工党员到居住地址社区党组织报到的通知
责任者：“中共吉林大学委员会组织部”，责任者一般是红章的内容。
问题：关于印发“关于组织在职教职工党员到居住地址社区党组织报到”，一事一卷的时候，标题不多于50个汉字的，可以原文抄写，文件标题多于50个汉字的，要简要概括书写。下面会讲到书写标题的技巧。
名称：“通知”。一般是指文种，如通知、决定、报告、公函等等，在下面也有介绍。
另一种结构：
例如：吉林大学行政学院2022届政治学与行政学专业本科毕业生成绩单
责任者：“吉林大学行政学院”
名称：成绩单
3、案卷题名应具备三要素
案卷题名一般概括为三要素：责任者+问题+文种
作者（责任者）：指卷内文件的制发机关或个人，要使用全称或规范化简称。卷内文件作者较多时，应标出主要的作者，其余用“等”字省略；或在“等”字后面加注全部作者数量；作者为个人的，应在姓名的前或后加上职务名称。
问题：指卷内文件的内容，是卷内信息的主题，拟写时要做到概括、全面地反映卷内文件的内容。如内容较多可概括主要问题，余者用“等”字省略，也可以高度概括标题，可检索查找。还要主次分明、重点突出。如卷内有重要文件或会议文件，应用副标题加以强调或说明，如是任务与案件组成的案卷，应注明当事人姓名及主要问题，用语精炼、准确，简要的揭示卷内文件内容。
名称（文种）：指卷内文件的文种，应具体加以标明。要使用标准公文名称（文种）；如文种较多时，可标出几种文种并按其重要程度进行排列，余者用“等”字省略；对围绕案件形成的档案、会议案卷，按通讯者特征形成的一般案卷以及正式文件以外的参辅材料形成的案卷，其标题名称可分别用“案卷”“文件”“往来文书”和“材料”等专用名称予以概括。
通讯者：指卷内往来文件的作者，写法有两种，
一种强调通讯者：如：某某与某某某关于什么问题的请示、批复；
一种强调问题：如：某某关于什么问题与某某某的往来文书。
地区：指文件内容针对或涉及的地区，除应合乎公文空间表述的一般要求外，还应注意地区少的一一列出；地区多的可列出主要地区，其余用“等”字或加具体数字简单说明。
十五、整理立卷——案卷封面之剩余部分
1、归档单位：档案著录系统里已经默认写好
3、保管期限：根据各类档案归档范围和保管期限表中规定的填写
十六、整理立卷——备考表
图4、备考表组图范例
1、备考表说明：填写卷内文件的件数、总页数。如果案卷有需要说明的其他事项，在备考表手动备注，写明需要备注的内容的同时，需要有领导和经办人的签字或单位公章、日期等。
2、备考的责任人项目：包括立卷人、审核人、接收人。在档案移交前要完成“立卷人、审核人”的签字或者盖名章。
十七、整理立卷——装订
1、装订的目的：为固定和保护卷内文件，在规定的装订位置，采用线装法装订。一般使用“三孔一线”装订，装订做到整洁、美观、牢固。
2、装订前准备：拆除文件材料上的金属装订物；对文件中破损的页面进行裱糊；对与卷内文件不可分割的照片、小字条等进行托裱；对大于A4纸性的要按照A4纸大小进行折叠，折叠时注意留出装订位置。
3、托裱的时候只能用胶水或者胶棒，做到粘贴牢固，不会脱落。千万不要用双面胶粘贴，更不要用胶带纸粘贴。
十八、网上著录——进入档案管理系统办法
点开dagl.jlu.edu.cn，进入“档案管理系统”（本系统建议使用360极速版浏览器）。
输入“用户名”和“密码”进入档案管理系统部门立卷的界面，所有著录工作是在预立卷界面内进行操作。在预立卷界面的左侧选择要著录档案的类别。
十九、网上著录——档号结构项著录
1、全宗号由两位阿拉伯数字组成，新吉林大学档案全宗是01
2、年度号由四位阿拉伯数字组成，即公历纪年
3、分类号即档案实体分类号，每一位档案员用到的档案实体分类数目有限，可结合档案馆指导老师的讲解加以理解。
4、单位代码为归档单位代码，由三位阿拉伯数字组成。代码第一位阿拉伯数字按机构性质划分为6类，代码中第一位数字是“1”代表“党、群部门”；“2”代表“行政部门”；“3”代表“直属、业务单位”；“4”代表“教学单位”；“5”代表“研究机构”；“6”代表“校区”等等。
5、案卷级的“案卷号”著录使用阿拉伯数字整数，1∽n，每年度部门归档产生的档案卷数。
6、文件级的“件号”，著录格式为“四位文件顺序号”，如0001∽0009，代表卷内文件有9份文件材料组成，0001、0002、0003∽0009。
二十、网上著录——题名项著录
1、案卷级正题名是指档案的案卷标题，案卷级正题名著录方法见“十四、整理立卷——案卷封面之案卷题名”。
2、卷内文件级正题名的著录方法是，照原文标题著录。当文件没有题目时，依据其内容拟写正题名，并加“[]”。文件的题名不能揭示内容时，原题目照录，并根据其内容另拟提名附后，加“[]”方括号。
3、副题名是解释或从属于正题名的另一个题名，副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容是，副题名不必著录。
4、备注项用于说明题名的文字，是指再提名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说明题名的文字照原文著录等等。指导老师没有特殊要求可以不用填写备注项。
二十一、网上著录——责任者项著录
1、对于个人姓名是责任者只有一个时，照原文著录，姓名的前或后注明任务的职务。责任者有多个时，列居首位的责任者必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“等”表示。多个责任者具有同一个职责或身份时，必须全部著录，多个责任者之间以“、”号相隔。
2、机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。
3、未署责任者或责任者不完整，责任者有误的文件，著录时应根据其内容、形式特征考证出真正的责任者，并加“[]”方括号；考证无结果时，以三个“口口口”方框代之。
二十二、网上著录——密级与保管期限项著录
1、密级是指文件保密程度的等级，根据文件实际辛苦著录。涉密档案不进行网上著录，目前可著录文件密级仅限“公开”和“内部”。
二十三、网上著录——载体类型及形态项著录
1、档案载体类型分纸、胶片、磁带、磁盘、光盘等。根据载体类型据实著录。
需要强调一点，要保证归档的文件材料是原件，存到档案馆的档案载体是原始件。
2、载体形态是指页数、规格等。页数为阿拉伯数字。
案卷级著录时为案卷的总页数。文件级著录时为每份文件的起始页码。
二十五、网上著录——文号、图号项著录
文件编号是文件编发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号、字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。
文件编号除年度用“[]”方括号外，其余照原文字符号抄录。
二十六、网上著录——文本与文种项著录
1、文本是指档案文件的文稿、文本和版本。我们通常用的文本著录为“原件”“传真件”等，文本的选项还有草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图等等，在著录各类档案档案时可以选择。
2、文种是指文件种类的名称。文种项著录时依实际情况在著录模板中选择命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、其他等。
1、管理性文件及其他按自然年度产生的档案，在次年六月底之前向档案馆移交。
2、各教学培养单位形成的毕（结）页研究生学位材料、本专科成绩单和毕业合影照片，应在授予学位后三个月内向档案馆移交。
3、学校各科研、基建、后勤等部门，应在项目完成并通过结题、验收后两个月内向档案馆移交。
4、仪器设备在开箱验收后就应将需归档的项目材料整理立卷、向档案馆移交。
7、会计档案在会计年度结束后，由财务处或本单位财务部门临时保管一年，于次年六月底前向档案馆移交。
8、声像、实物、人物档案随时归档。
二十八、归档验收——验收移交程序
1、检查
整理完毕的档案在进档案馆前，要与档案馆立卷指导科老师联系，对案卷质量著录信息，纸质档案等内容进行检查，发现案卷质量不符合要求，要及时进行处理。
需要额外说明的问题，立卷部门应在“备考表”中进行说明，责任人需要签字、盖公章。
2、打印
立卷部门打印，案卷封面（用A4牛皮纸打印）一卷1份、备考表（用A4牛皮纸打印）一卷1份、卷内文件目录（A4白纸打印）一卷1份、档案移交明细单（A4白纸打印）一式3份，移交单的首页另加1份。
教学单位的学位材料档案打印的内容：档案全引目录（A4白纸打印）一人1份、备考表（A4白纸打印）一人一份，档案移交明细单（A4白纸打印）一式3份，移交单首页另加1份。
3、签字
1）备考表填写
备考表上立卷人、审核人的位置需要签字或盖名章；需要强调一点，在“立卷人”的位置已经打印出来立卷人姓名，在填写备考表时，仍需要签字或名章。
2）移交单的填写
档案移交明细单（A4白纸打印）一式3份，移交单的首页另加1份，每一页上面的空白处都需要填写。
案卷总数：填写当次移交案卷的案卷数量
移交单位：盖归档单位的公章
移交人：由部门档案员填写，签字或盖名章
审核人：由部门主管档案工作的处级（副处级）领导填写，签字或盖名章
4、交接
交接双方对交接档案进行核查，做到账物相符。接收单位：盖档案馆公章；接收人：档案立卷指导科负责老师填写，签字或盖名章。
完善档案移交明细单的填写后，由归档部门的档案员留一份，其他移交单由指导老师检查案卷质量合格后，移交档案著录的信息，移交档案实体到档案库房。（档案立卷指导科一份、档案管理科一份、电子信息科留一份移交单的首页），移交单由上述责任人永久保存。