在这两个截然不同的流程中，可以很轻松地发现：用户A，前后秘书只执行了打印、交审阅的工作步骤，整个工作流程井然有序，并且不容易出错；而用户B，秘书执行了被遥控查找文件、邮件来回、打印、交BOSS审阅共5个步骤，而且遥控查找文件环节和电邮来回环节，极易因意外出错。
秩序，顾名思义，就是文件的分类、命名和归档。如果将整个文件管理体系形容为一个圆，那么秩序一定占据了半个圆，容灾和同步占据另外半个圆。
在正式构建文件管理体系的秩序之前，需要了解两个文件管理的思路。
两种思路都是有效的文件管理方式。可根据自己的习惯选择也可以结合在一起使用。
文件分类的重要原则：区分大类，放弃小类。通俗的解释就是：不要丢了西瓜捡芝麻。
在Windows系统中，给出的默认文件分类，其实就很适合大多数人：Document/Picture/Video/Music/Desktop/Download/application。我在这个基础上，做了一些修改。
如上图。区分大类很容易理解。放弃小类是什么意思呢？比如一般人划分到音乐这一类之后，就不需要再分类了。如果是音乐爱好者，则可以在音乐下再分出男歌手、女歌手，摇滚、乡村等等子类别。电影同理。
这是个人的文件分类。每个人的工作内容不同，同样需要对工作文件进行分而类。比如：调研报告、客户需求、结案报告、会议纪要、差旅报销单据、表本簿册等等分类。根据实际需要进行分类。
实际上，目录结构大体上等同于文件分类。但和具体的文件分类有一些区别。如果说文件分类像是挑挑拣拣，目录结构就是分门别类。
两条重要的基础原则：
将逻辑思维运用在文件分类上，就是先分析分类后归纳概括:
那么，如何分析文件属性，进行分类归纳呢？如果引入MECE分析法就很容易理解了。
「相互独立(ME)」意味着问题的细分是在同一维度上并有明确区分、不可重迭的，「完全穷尽(CE)」则意味着全面、周密。
举个例子，比如音乐分类，按歌手性别分为男歌手和女歌手，是MECE的；
按音乐类别分为摇滚、爵士、民谣等等，也是MECE的；
按语言分为外语、粤语、闽南语等等，也是MECE的；
按地理位置分为欧美、日本、港澳、台湾、内地也是MECE的。
但如果你分为流行、经典、网络、KTV、汽车这样的，分类即会有遗漏，也会有重复，就非MECE了。
在文件管理体系中，文件命名是十分重要的一个环节。未经命名的文件是没有意义的。就好比天文学中，每一颗被人类发现的天体，都会被命名。那些没被命名的天体都是没有被发现的，对于人类的认知来说，就是不存在和没有意义的。
像xn_483784@596w_1l.jpg、J0UPIHT2R.doc这样的文件，在文件管理体系中，就是毫无意义的。因为你即无法通过文件名知道文件的大体内容，也无法通过搜索应用来找到它。所以，文件命名就像是为文件进行编码，用语言、数字和符号，来赋予文件名意义。
所以，对文件命名的指导思想就是：将文件内容反映在文件名上，为文件赋予意义。
上述例子中的下划线，在实际情况下是没有必要的，这里仅做方便说明分隔之用。
如果需要分隔文件名的关键词，用下划线，而不是空格。
如果需要以英文字母命名，使用小写字母，而不是大小写混用。
在文件名末尾引入文件版本管理和文件编号。
不同场景不同需求，灵活运用规则进行命名。比如从同事处接收的文档，就保持源文件名，这样能够方便协同工作。
DropIt，是一个指定好文件分类规则，就可以帮助用户自动将文件按既定规则分门别类归档入设定好的文件夹的应用。这对于有着「InBox→归档」习惯的用户来说，简直是量身定做，一劳永逸。
TotalCommander，简称TC，是一个老牌的双窗口第三方文件管理器。它的特点是，只要你学会并且习惯了之后，你所有的文件操作，几乎都可以通过键盘完成，无需用到鼠标。操作直觉、快捷、精准，一旦上手，就再也回不去简陋的Windows资源管理器了。
检索文件方面，我认为Listary相比于Everything更加适合参与到文件管理体系中来。
容灾，就是文件的存档和资料数据的保存、备份，并且通过部署，在「意外」出现后，能迅速恢复。
在文件管理体系中，引入「容灾」的概念，似乎有些沉重了。但对于无价的数据来说，再沉重也远远好过丢失。
在部署文件系统的容灾备份前，首先要做的是本文第一部分的内容。你的文件，首先是要有秩序的。然后，再对文件数据进行一次「重要性分类」。
首先，根据文件的重要性，选择高可靠的方式保存。比如，对于核心数据文件，需要在异地冷盘、本地冷盘、NAS、热盘中都留有一份存档。
然后按照文件的常用性，选择方便易用的方式保存。
其实，综合上表，大家其实能够发现，又可靠又方便的文件保存方式，就是NAS。最大的问题，在于金钱的代价。NAS要获得更高的可靠性，往往要付出成倍的金钱。
在经济允许的情况下，非常推荐家庭NAS的文件保存方案。经济条件不允许的情况下，使用复数张移动硬盘，充当本地冷盘保存文件，也能获得很高的可靠性和较高的易用性。
重要文件存在磁盘里。重要文件是无价的。得出结论，磁盘是无价的。
磁盘无价，健康管理就显得尤为重要。那么如何判断磁盘是否健康？
一般情况下，一块磁盘的寿命在3至5年之间。极端的也偶尔有10年内不坏的，也偶尔有6月就报销的。根据使用强度，磁盘寿命也有会比较明显的变化。
磁盘寿命终了前，通常会有一些征兆，此时就要高度注意了。当然，更多的时候是没有征兆直接挂掉。这也是容灾管理的重要性所在。
不限于如上现象。只要磁盘出现异于通常情况的现象，都要引起重视。
一些值得注意的方面：
总结来说，就是，善待磁盘，它也会善待你。
同步，就是利用网络云存储，对文件实现不同电脑间的同步更新，使其一致化、统一化。文件的同步，对于提高工作效率有着十分重要的意义。
需要同步的文件，大多数是使用频次高的文件。
同步文件，自然是存储在第三方云里。既然是第三方，则必须遵循不可信原则。不可信并非完全不相信，而是保持审慎的态度、有保留地相信。
那么，对于一些涉及隐私，但又有同步需求的文件，比如家庭财务报表、生活照片等。
Encrypto是一款功能简单易用、安全性高且界面精致的跨平台文件加密应用，支持Windows与macOS系统，完全免费。
Encrypto使用了高强度AES-256加密算法，这是目前密码学上最流行的算法之一，广泛应用在军事领域，文件被破解的可能性几乎为零，安全性极高。
采用了AES-256加密算法的应用包括:1Password、KeePass、LastPass，以及上文提到的VeraCrypt。
Encrypto使用非常简单。通过Encrypto加密后的文件会变成一个以.crypto为后缀的单文件。解密也非常简单，正确输入密码，文件就被还原。
重点在于，跨平台。Win或Mac版Encrypto都能解密.crypto文件。
不想额外使用加密应用？7-Zip是几乎人人都会使用的压缩应用。
右键需要加密的文件，选择7-Zip压缩，选取Zip格式和AES-256加密方式，输入密码，压缩后就是一个加密的压缩包。解密就是解压。
十分简单直觉。
做好了一切准备。文件应该同步到哪里比较好呢？目前国内的网络环境，因为众所周知的原因，可选的同步应用不多。
坚果云的同步逻辑是，使用专有同步文件夹，同步该文件夹内的所有文件。因此，我们在坚果云专有文件夹中，构建一个符合规范的目录结构，就可以实现同步文件的无缝迁移了。
坚果云免费版的空间逻辑和其他云不一样，它没有具体的空间大小，而是通过时限流量来限制。每个月有1G的上传流量和3G的下载流量。流量用完，同步停止，待时限刷新后，继续同步。付费也不贵，专业版年付199.9元，就可以额外增加42G空间。如果需要更大空间，高级专业版399.9元增加到96G空间。对于同步文件而言。42G空间甚至免费版，都已经足够普通人使用了。
坚果云作为国内深耕云存储的厂商，在各种云盘疯狂送容量抢客户的风口浪尖，依旧踏踏实实地做好本分，提供稳定的云同步服务。相比于百度云这种大家基本当作仓库的云来说，坚果云的确是为数不多，适合个人文件系统云同步的应用。
当然，如果网络「足够好」，选用微软的OneDrive也是十分不错的选择。
Windows系统的文件体系，实际是拟物化的。比如电脑桌面，就像办公桌面；文件夹，就像文件柜。所以，通常我们整理房间，需要重点整理的地方，就是Windows系统中需要重点整理的地方。
Fences是桌面管理应用当中的佼佼者。它可以帮助我们在桌面划分出相应的区域。并为每个区域设定规则。每一个发送到桌面的文件，都会按照既定的规则，归纳到相应的区域中去。简直是效率神器。
个人下载文件夹，也是Windows系统文件体系中，特别容易混乱的地方。
其实，很多下载应用，都已经帮我们做好了整理工作。以InternetDownloadManager为例。打开选项保存至选项卡。在分类下拉菜单中，首先对「常规」类目，指定文件夹到X：Downloads。然后分别为不同类目的文件指定文件夹。比如音乐指定到X：Downloads/Music，并为其设定规则，例如将下列类型的文件自动放入该文件夹：mp3wavwma。这样，今后下载.mp3文件的时候，就会自动归类到这个文件夹下。
指定完毕后，X：Downloads下的分类目录树也完成了。也可以根据个人需要，增加一些分类和文件夹。在实际下载时，如果没有相应的规则定义该文件该自动放入哪个文件夹，手动选择分类即可。
这些，就利用上文给出的各种解决方案和思路，灵活地整理整齐吧。
当我定下这个选题的时候，我还是信心满满的。但当我做好思维导图之后，我有点后悔了：这是给自己刨了个多大的坑啊？道路千万条，避坑第一条，写文不避坑，十指两行泪。但自己刨下的坑，跪着也要填完。写完了，回看一番，诸多不满意的地方。