振业注塑汇工厂规范管理(4)---办公室的管理
■电脑文件可视化管理：
电脑文件规范管理，能快速查找所需资料，提高工作效率.
■管理方法:
1.建立电脑文件目录文档.
2.个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚.
3.公司文件要进行文件分类并标识清楚(思路见后).
4.公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚.
■文件夹摆放的标示:
1.制作统一规格尺寸的文件标签.
2.确定文件夹的保管位置顺序.
3.制作或粘贴一条斜线或三角形.
4.不同层的文件可选用不同颜色的斜线.
5.线条宽度为25mm.
■文件处理状态的标示：
■管理方法：
1.制作长方形文件状态标签.
2.规格：长66mm*宽15mm，不干胶单面印刷.
3.粘贴于文件架前端或侧面各层中部，下边距3mm.
4.两层文件架：上层为待处理文件、下层为已处理文件.
5.三层文件架：上层为待处理文件、中层为需跟踪文件、下层为已处理文件.
■资料柜、文件柜的标示：
1.制作长方形标签.
2.规格：90mm*60mm，不干胶单面印刷.
3.粘贴于柜门左上角，边距各为3mm.
4.标签上的字体要统一.
■文件夹层别索引的标示:
快速、及时的查找到文件夹内所需资料、文件，使用完毕能及时归位.
1.按分类的文件类别建立分类目录，并按序号排列.
2.放置位置：该类文件资料首页.
3.分类目录下必须建立明细索引，即此类文件资料所有信息.例：序号、名称、文件编号、页码、发放日期(具体内容可根据部门实际所需修改).
4.分类明细索引可先采取手写添加，字迹必须工整，1页填写完后采用电脑打印代替.
■垃圾分类回收的标示:
对物资流向进行把关，提高环保意识，提倡回收再利用，降低回收成本.
1.指定垃圾箱存放区域.
2.对垃圾箱进行分类摆放，并用颜色标示.
分别为：生活垃圾(黄色)、绿色垃圾(纸类)、蓝色垃圾(塑料)、蓝色垃圾(金属)、红色垃圾(毒害).
3.地面定位标识：红色规格：45mm.
4.定期回收，2次/天.
■开关控制范围的标示：
预先把握照明开关的状态，提倡节约意识
1.画出电器或照明灯的平面布置图.
2.画出电源开关的平面布置图.
3.开关和控制的电器用统一颜色区分.
4.适当配以文字说明，增强节能意识
■电源线的标示：
规范公司内电源线的管理，统一标识.
1.标识规格：61mm×11mm，不干胶单面印刷.
2.颜色：不同电源线采用不同的颜色标识.
3.粘贴位置：距插头50mm.
■空调风口的标示
在很远的位置就能一眼看出空调是否在正常运转，提高检查效率.
1.制作红色飘带(如图所示).
2.彩带规格：长100mm*宽10mm.
3.张贴在中央或两端位置.
■办公桌桌面定位的标示
规范办公桌上物品的摆放，使工作现场更整洁.
1.按顺序依次摆放各类物品.
3.部门放置位置必须统一.
■抽屉的标示
1.规格：长65mm*宽15mm，黑体，绿底、红底、蓝底，白色字.
2.标签粘贴在抽屉的左上角,右上角粘贴管理责任人标签.
3.集中办公桌的抽屉第一层为办公用品，第二层为私人用品，第三层为办公资料，其它办公桌多出来的抽屉根据抽屉内实际物品张贴.
■公用办公文具管理的标示
指定文具存放位置，避免乱摆乱放的现象，进行形迹管理，便于取拿、存放和管理.
1.办公室设立公用办公文具区，位置选定易取拿的地方，例：办公桌面.
2.可使用泡沫或者其它材料进行形迹管理.
3.标签规格：使用12mm胶带，颜色：黄色.
4.标签贴在放置文具位置的中央.
■个人名牌的标示
明确办公人员岗位名称和职能，便于其他部门进行业务办理，提高工作效率.
1.规格：名牌长160mm*宽120mm.
2.材料：PC,单面印刷.
3.摆放于桌面或显示器上端统一位置.
4.注明姓名、部门、岗位，可根据公司需要增加座右铭等等.
■室内植物名牌的标示
了解花的生长习性及属于什么科别，实现人性化管理.
1.在所养殖的花盆上或者悬挂在花的枝上，形状自行制作标识卡.