在玛氏中国，人事共享服务中心被命名为MyP&O(People&Organization)。这个团队不仅为中国、澳大利亚、新西兰三大区域提供日常的人力资源一站式服务，还承担着玛氏中国人力资源数字化转型与运营的任务，以及为玛氏全球人力资源共享服务开拓、测试创新项目的重要职责。
肩负重任，玛氏中国MyP&O团队始终以积极的态度拥抱技术创新，驱动人力资源高效转型。在MyP&O总监杨昕亮看来，当数字化工具的服务范围不断扩展，合同的签署与管理不应成为人力资源数字化升级的瓶颈与障碍。电子合同的应用是大势所趋，只是需要一个契机撬动：
在2018年的一次业务合并中，玛氏中国旗下几千位同事的合同需要重新签署。按照传统的做法，所有合同都需要MyP&O团队逐份准备、邮递、签收、核查、盖章与归档，不但耗费了大量的人、财、物，而且效率低，合同丢失、损毁的风险也很高。
正是这个“略显痛苦”的项目，促成了玛氏中国引进人力资源电子合同平台的决心。
消除文化差异，获取总部支持
对于全球化公司的中国团队而言，如何将本地化的业务创新与Global总部的体系框架进行融合，是他们普遍面临的难题。
具体到玛氏中国的人力资源电子合同项目，由于商业环境与文化的差异，国内外对合同的一些基本概念都存在完全不同的认知，这使得“沟通”成为项目初期的关键问题。比如“盖章”，国外没有“公章”的概念，合同仅需签名即可，因此玛氏总部一直无法理解“合同需要盖章”这个动作;又比如“电子合同”，在一些国家，这基本就是“电子版合同”、“合同电子化”的同义词，但根据中国的法律要求，如果需要使电子合同具备与纸质合同同样的法律效力，必须引入身份认证、电子签名等一系列要求甚高的信息安全技术。
为了让总部理解中国的合同，以及引入电子合同的必要性，玛氏中国MyP&O团队邀请总部负责人来中国实地考察，通过网上购物、扫码支付等生活化场景，亲身感知中国市场浓厚的数字化氛围，同时近距离地体验一份纸质合同繁琐且冗长的签署流程。
玛氏总部团队来中国考察
与此前长达数月的沟通与汇报相比，这种浸入式的体验更为直接与有效。玛氏总部切实意识到：中国快速发展的数字化商业环境需要颠覆传统的合同签署方式，并最终对人力资源电子合同平台投出了赞成票。
严守合法安全“生命线”
“我们看到电子合同已经在许多领域得到了应用，相信这是一个正确的方向。我们要积极乐观地去尝试新鲜事物，但对于这个项目而言，合法合规是始终摆在首位的。”据MyP&O服务与运营高级经理冯俊杰介绍，为了消除公司内部对于电子合同合法性的疑虑，MyP&O团队邀请法务同事在可行性研究阶段就深度参与进来，通过多场行业法律研讨与实地考察，论证了电子合同的合法合规性。除此之外，合同签署方式的改变，使得原有的合同流程需要重新梳理、合同模板需要修改;实体公章变为电子公章之后，也需要制定全新的印章管控与使用指引。这些工作都需要在法务部门的支持与配合下推进。
在杨昕亮看来，人力资源电子合同平台是需要各部门通力合作的一个项目。除了得到法务部门的认可之外，将合同放到线上签署与管理，数据安全也是必须严守的底线。
遵循玛氏严密的安全体系与流程，Global总部的IT团队评估了电子合同平台系统架构的安全性，Security团队则对整体证据链及数据保密性的设计方案进行了严格的审查。玛氏中国的IT团队对项目建设全程进行把控，确保在数据采集、传输、存储等各环节，避免出现安全疏漏。
同时，按照《网络安全法》的要求，在我国境内收集和产生的个人信息和重要数据，应在境内存储。为了满足这一法律要求，配合玛氏与微软合作项目“中国云”的上线，玛氏中国将电子合同平台的数据放在了这朵“中国云”上，让数据存储在国内。
人力资源电子合同也因此成为玛氏“中国云”上的第一个项目。
重视供应商的服务能力
在甄选电子合同平台供应商的过程中，玛氏中国MyP&O团队联合法务、IT、财务、业务等多个部门，针对供应商的资质、技术水平、服务延续性等方面进行评估，最终一致决定由北京数字认证股份有限公司(简称：数字认证)作为服务供应商。
“我们既希望供应商能提供已有的成功案例经验，也需要他们能根据我们的实际情况，提供量体裁衣式的、顾问式的落地建议。”冯俊杰认为，这也是选择供应商时非常重要的一个标准。
实现个体与组织的共赢
人力资源领域任何一种新应用的引入，都应追求全员共享、全员受惠。
为了让电子合同更好用、更易用，在最初的流程设计中，玛氏中国MyP&O团队就将同事的使用感受作为重要的考量因素，通过专项研讨，从用户体验的角度来重新定义平台和前端。最终呈现的效果是：简洁流畅的引导式流程设计、清晰易懂的指引与提示语，最大程度地降低了同事的学习成本，使得他们在第一次使用时便能顺利完成签署流程。
据冯俊杰介绍，目前正值年底合同续签的高峰期，过去，合同新签或续签需要2-3周才能签回归档，现在头三天的归档率已达到94%，一周后归档率可达到97%。“这是一个非常激励人心的成果。”杨昕亮认为：“人力资源电子合同是一个标志性的产品，它的成功应用不但让我们坚信已经走在了正确的道路上，也为公司其他部门使用电子文档、电子合同树立了标杆，更坚定了玛氏中国数字化革新的信心。”
新同事劳动合同电子签
对于玛氏这家全球化企业而言，电子合同的引入实属开创先河。由于收效显著，不但Global总部的态度从一开始的不理解转变为高度赞许，其他区域也纷纷前来“取经”。他们认为，玛氏中国MyP&O团队在这个项目中采用的跨部门联合评估、定义用户体验等方法与模式，都非常具有借鉴价值。
承担着引领人力资源数字化转型任务的玛氏中国MyP&O团队，再一次用实际行动证明了来自中国的创新速度与创新智慧。
【数字认证】
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