一、毕业生档案袋、学生档案袋的填写要求
档案袋用黑色钢笔或签字笔填写，不得使用圆珠笔或纯蓝色钢笔，书写整齐，表达规范，不得涂改。（填写范例参见附件1、附件2）。
二、毕业生档案袋内容物及填写要求
（一）毕业生登记表
1.《普通高等学校本专科毕业生登记表》（下称登记表）是毕业生个人永久档案。字体、字迹要求清楚、整齐，不得打印、贴补、涂改。
2.在组织学生开始填写前，辅导员必须带领学生阅读登记表内的“填表说明”，并认真根据下述要求逐栏讲解。学生填写过程中辅导员必须全程在场，回答学生有关如何填写的问题。对无法现场解答的问题，应要求学生暂时留空，待辅导员咨询清楚后方可填写。学生填写完毕后，辅导员应仔细检查，凡不合格的，必须重新填写。
3．具体填写要求（填写范例参见附件3）
（1）协议书编号：根据招生就业处公布的对应填写。
（2）学校：长沙师范学院尽量居中对齐。
（3）院系：填写全称，尽量居中对齐。
（4）专业：填写全称，尽量居中对齐。
（5）姓名：必须和身份证及学籍信息一致。
（7）姓名：必须和身份证及学籍信息一致。
（8）性别：“男”、“女”。
（9）政治面貌：“中共党员”、“共青团员”、“群众”。
（10）曾用名：如实填写，无则填写“无”。
（11）籍贯：据实填写，填写“省份+县市区”。例如：湖南省宁乡县。
（12）民族：据实填写，填写全称。例如“汉族”、“苗族”等。
（13）家庭住址：目前父母所在家庭地址，具体到门牌号（与毕业生资格审核“生源地区”信息一致）。
（14）照片：近期一寸正面半身免冠照，严禁大头贴等其它照片。
（15）身份证号码：注意最后一位是X的填大写字母。
（16）出生日期：××××年××月××日（填写阿拉伯数字）。
（20）婚否：已婚者据实填写对方姓名、政治面貌、现在何处、任何职等；未婚者填写“否”。
（21）何时何地经何人介绍加入共产党和共青团：据实填写，群众填写“无”。例如“2014年6月5日在XX中学经张三介绍加入中国共青团，2018年9月15日在长沙师范学院学前教育学院经李四介绍加入中国共产党”。（需写2名入党介绍人）
（22）何时何地经何人介绍加入民主党派：据实填写，若有须填写具体民主党派全称，没有填写“无”。例如“2018年10月12日在长沙师范学院学前教育学院经王五介绍加入九三学社”。
（24）家庭成员：“家庭成员”指直系亲属，例如父母、兄弟姐妹、配偶、子女，家庭主要成员较多的，填满此表即可，不另续页。
（28）毕业论文题目或毕业设计：据实填写毕业论文题目或毕业设计的名称，须与毕业论文定稿一致。
（29）有何特长：不要与个人爱好相混淆，一般以曾有校级及以上获奖项目为准。
（30）懂何种外语程度如何：已获得证书的，按照证书上的表达规范填写；若没有获得证书的，可酌情填写，例如“英语，有一定的听、说、读、写能力”。
（31）本人就业意向：一般写大的方向类别，如教师、文秘、外贸、人力资源等。
（32）学校对其就业的意见：以学院为单位送招生就业处审核。
（33）班级意见：由辅导员填写，必须手写，要预先起稿，概括地、实事求是地反映和评价该生在校期间德、智、体等各方面的表现，突出优点、特点，不足之处用提希望的形式指出。签名日期应比填表日期稍迟。
（35）学校意见：以学院为单位由学生工作处统一填写。
（二）毕业体检表
装入即可。
（三）各科学业成绩登记表
自教务系统下载打印《长沙师范学院学生成绩档案表》，并加盖各学院教务部门公章。
（四）实习鉴定表
装入即可（须有实习单位签章）。
（五）团员档案
入团材料（入团志愿书、入团申请书）连同团员档案袋一起放入毕业生档案，团组织关系转迁以班为单位到校团委统一办理。
（六）入党志愿书、入党积极分子培养登记表
（七）奖励登记表
（1）学生奖励材料主要是历年受校级及以上表彰奖励，包括“十佳大学生”、“三好学生标兵”、“三好学生”、“优秀学生干部”、“优秀学生共产党员”、“优秀毕业生”、“优秀团员”、“优秀团干”、“新生奖学金”、“国家奖学金”、“国家励志奖学金”、“北京理工大学徐特立奖学金”、“徐特立教育基金会徐特立优秀学生奖”、“单项奖学金”、“校长奖学金”以及其他校级以上表彰奖励；
（2）校级奖励放入奖励登记表即可，省级及以上奖励的证书复印件随奖励登记表装进档案袋。
（3）奖励登记表要求“一奖一表”，无奖励登记表对应的奖励材料不进档案。（填写范例参见附件4）
（八）处分材料
（九）招生登记表或高考档案
高考档案主要包括高中毕业生登记表、高校报名登记表、高考成绩表、政审表、体检表等材料。
（十）大学录取通知书
（十一）综合测评登记表
（十二）其他材料
1.毕业论文（设计）答辩及总成绩评定表
2.本科生学士学位授予申请表（本科生）
3.教师资格认定申请表（师范类专业）
4.学籍异动资料、学生入校前既已形成的其他档案材料等。
三、学生档案袋内容物及填写要求（装且仅装以下材料）
与毕业生档案袋中《普通高等学校本专科毕业生登记表》填写内容及要求一致。
（二）各科学业成绩登记表
（三）实习鉴定表
（四）教师资格认定申请表
（五）学位授予材料
装入“本科生学士学位授予申请表”即可。
四、档案填写及入袋其他要求
五、工作要求
1.高度重视，专人督查。各二级学院派专人督查学生档案建设工作，明确责任主体，落实工作内容。
附件：
1.长沙师范学院毕业生档案袋填写示范；
2.长沙师范学院学生档案袋填写示范；
3.《普通高等学校本专科毕业生登记表》填写具体说明及示范；