外贸业务人员寻找海外客户的途径非常多，具体如表1-1所示。
二、写开发信
外贸业务人员得到潜在客户的联系方式以后，要主动出击联系客户，以争取贸易机会。外贸业务人员写给客户的第一封信称为开发信。
(一）开发信的格式
业务人员应切记，开发信要自已写，而不要照抄书上或者网上固定的范文。雷同的文字只会让客户反感。况且产品种类不同，写法也不一样。如果销售的是工艺品、日用消费品或时尚产品等，不妨写得轻松活泼一些,而如果销售的是阀门，那么还是严谨专业一些比较好。
(二）开发信写作的注意事项
(4)开发信的正文中最好不要带网址和容易被拦截的关键词。随着反垃圾邮件系统的完善,邮件拦截的关键词库已经很庞大了,所以开发信里面少用“lowprice”“price”“free”等词汇。
(三）开发信的发送与跟踪
三、回复客户询盘
(一）接到询盘
接到询盘分为两种情况,具体如表1-3所示。
(二）跟踪
一般来说，对内容详细的询盘回复客户都会回信，并索取报价。这时候，就应该给客户一份详细的报价了。
四、报价
(一）报价的基本要求
报价一定要有针对性，初步报价应比较贴近行业价格，但又要有回旋的余地。报价不能太慢,半个月后才报价，客户可能早就找到卖方了。此外，还要做到报价准确。要做到报价准确有两个方法:一是经常了解同行的价格;二是经常与工厂技术人员交流，了解自己产品的生产流程与成本情况，做到心中有底,这样在与客户交流时会更专业和从容。
(二）报价前与客户的沟通
(三）价格核算
报价通常使用FOB（离岸价)、CFR（成本加运费)、CIF（成本加保险费加运费）三种价格。对外报价核算时，应按照以下步骤进行:明确价格构成，确定价格构成，确定成本、费用和利润的计算依据，然后将各部分合理汇总。以下用实例说明三种价格的对外报价核算。
(四）制作报价单
(五）发送报价单后及时通知
(六）报价单一定要留底
价格报出去了，自已一定要留底，业务人员可以设计一份表格来管理所有的报价，表格名称可按客户名来分类。这样当客户在未来的某个日期来函要求对价格进行调整时，就能及时查看当时的报价,了解当时报价的基础，再根据现时情况进行必要的调整。
五、寄样
客户在确定下单之后，一般会先请卖方提供样品以供查看、检验。
(一）寄样方式
寄样方式一般应选择快递,可以通过顺丰快递、中国邮政EMS等国内知名快递公司或国际快递公司寄样。当然，如果样品重量或体积比较大，也可以选择空运。一般来说，快递和空运都是通过飞机运输送达目的地，但是快递是门到门服务，操作简单，一般只需向快递公司提供发票;空运则较为复杂，要托运、报关，而且空运通常只发货到对方的临近机场。
(二）送样方法
(三）寄样后及时确认
(四）样品费和快递费的处理
样品费和快递费可以做以下处理。(1）对于新客户,若样品货值比较低，免收样品费，快递费到付;若样品货值比较高,要收取样品费，快递费也到付。如果觉得客户的诚意不是很大，在样品货值低的情况下也可以适当收取一些样品费。(2）对于资信较好的老客户,样品费和快递费都可以预付。(3）新客户如果要求免样品费,可以委婉地告诉他,收取样品费是公司的规定,如果下单，这些费用将在付款时抵扣。(4）如果客户已经下了订单，再要求寄样品，运费一般由出口商承担。如果选择到付，要以客户的书面确认(E-mail或传真）为准,否则会有客户拒付的风险。
六、接待客户验厂
如果客户要验厂，一般就说明他对你的产品已经很感兴趣了，很希望与你合作。客户在验厂后下单的概率是很大的,因此业务人员要认真对待。
(一）准备工作
业务人员在接待客户验厂时,需要做好以下准备工作。(1)事先了解清楚客户来访的日程安排、来访人员、来访议题等。(2）提前通知客户将派车去其指定地点接客户（如机场、码头、酒店等)。根据来访客户级别、人数及所带行李做相应接待安排。(3）整理好与客户的函电往来内容、邮件记录，特别是一些表格、单据、文件等，最好将其整理在一个文件夹中或是先打印出来。(4）准备好会议室、茶水、咖啡、名片、相机、录音设备、投影仪、公司及产品宣传资料、网站;做好公司办公区域、生产厂区、样品展示间的5S管理（根据需要也可准备鲜花、水果)。(5)合理安排会谈的人员,如总经理、部门经理、主管等同客户来访议题有关的人员。(6）了解客户手机号码或房间分机号码,客户所在的国家、地区及饮食习惯、生意习惯和宗教习俗。
(二）客户接待
(三）看厂
七、及时跟进确认,促成交易
在寄样、陪同客户验厂等工作完成后,业务人员一定要及时跟进客户,以加深客户的印象，尽量促成交易。
(一）跟进时应询问哪些事项
业务人员应及时与客户取得联系,询问其对本公司的评价，表达对客户的重视，体现外贸的专业精神。无论客户的评价满意与否,都要得到其对公司，尤其是对产品的具体评价及看法。
(二）如何及时处理客户反馈
在客户验厂后，客户会根据验厂时的所见所闻发回反馈意见。对于客户的反馈意见，业务人员要及时处理。(1）如果客户给出的意见较好,业务人员应及时沟通，并询问是否可以考虑进一步的合作,通过旁敲侧击促成订单的下达。(2）如果客户意见不太好，或指出了不满意的地方，业务人员一定要尽量解释清楚，以求得其理解。当然，如果本次合作不成功并不意味着以后没有合作的可能，必须与客户保持联系和沟通，为日后的成功打下基础。(3）如果客户提出了具体的改善意见，业务人员一定要表示会立即整改，并表达希望再次验厂的意愿，以促成合作。