1、会展文案写作内容安排第五章会展运作阶段的文案(下)第四章会展运作阶段的文案(中)第三章会展运作阶段的文案(上)第二章会展计划、组织阶段的文案第一章会展文案概论第七章会展总结、反馈阶段的文案第六章会展实施阶段文案第一章会展文案概述1.1课程介绍1.2会展概述1.3会展文案概述课程导入聊通过一年的会展专业知识的学习，谈谈你们对会展的看法。谈一谈我们身边的会展。课程导入MICE展览会会议奖励旅游节事活动大型会议课程导入为什么要学会展文案写作？1.1会展概述会展的含义：会展是指在一定的地域和空间，围绕特定的主题，多人定期或不定期举行的一种聚集交流活动。国际会展业发展现状
2、会展业发展现状中国会展业发展现状1.1会展概述中国会展业发展现状以武汉、昆明等城市为龙头的中西部会展经济产业带。以东北边贸为中心的东北会展经济产业带以北京为中心的京津华北会展经济产业带以上海为中心的长江三角洲华东会展经济产业带以广州、香港为中心的珠江华南会展经济产业带重庆会展业发展现状是怎样？传递汇集信息促进贸易合作带动经济发展1.1会展概述提高知名程度增加就业机会会展文案的含义会展文案是指因会展活动需要而产生并在会展管理和举办过程中使用的文字材料。1.2会展文案概述1.2会展文案概述会展文案写作的含义所谓会展文案写作是以语言文字为工具，在逻辑完整、资料妥当的基础上，遵循一定的写作规范和
5、符号，它们是会展文案记载和表达信息的主要工具，也是会展文案符号要素中的主要部分。图形符号包括标点、图片和图表，用以辅助说明文字信息，表达特定的管理要求或判断某些评估信息。1.2会展文案概述物质要素：是会展文案赖以记录、传递信息的介质和平台。目前会展文案通信的物质要素主要有两种：一是纸质类；二是电子类。1.2会展文案概述纸质类物质要素纸质类物质要素由书面载体和显字资料组成。书面载体书面载体是指会展文案符号赖以附着的纸张。会展文案的书面载体要求采用质地良好，能永久保存的白纸，符合国家统一标准。1.2会展文案概述国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式（GB/T97041999）中对公文用
6、纸有如下规定：纸张定量：6080克/平方米胶版纸或复印纸白度：85%90%横向耐折度：15次不透明度：85%纸型：国家标准A4型纸210mm297mm公文用纸天头（上白边）：37mm+1mm或者37mm-1mm公文用纸订口（左白边）：28mm+1mm或者28mm-1mm1.2会展文案概述显字材料显字材料是附着于书面载体之上而组成文字字形的物质，为便于阅读、复印和传递，选择的显字材料应以不褪色、不变形为基本依据，根据国家档案局的规定，书写文件，应使用钢笔或毛笔，墨水应当适用蓝黑墨水或碳素墨水。1.2会展文案概述电子类物质要素电子类物质要素组成的文件称为电子文件，即以数字形式存储于磁盘
8、。如：有关会展管理的通知、通报、报告、会议或展览组织的章程、会议议事规则、参展须知、会议议程、选举办法、表决程序等。1.2会展文案概述策划申办类文案即在会展申办和策划阶段使用的文案。如：会展总体方案、会展接待方案、招展方案、开幕式方案、申办报告、会展可行性研究报告等。1.2会展文案概述商区契约类文案即反映会展主办者、承办者、参展者、与会者相互之间经济联系、契约承诺的文案。如招展公告、参展手册、招标书、投标书、会展承办合同、参展合同等。1.2会展文案概述主题成果类文案即阐明会展活动的指导思想和原则，体现会展活动主题，明确会展活动目标和任务，记载会展活动成果的文案。如：会议的各种报
10、行文上行文即向具有隶属关系，或虽无隶属关系，但在特定的业务范围内受其职权管理的高级别机关的行文。上行文可分为：逐级上行文、多级上行文、越级上行文。例如：会展请示、会展报告、可行性研究报告、项目建议书、会展简报等等，都可以向上级机关上报。1.2会展文案概述平行文平行文即平行机关和单位之间，或者既不隶属又无职权上管理和被管理关系的，级别不相等的机关或单位之间，以及高级别机关与受对方职权管理的低级别机关的相互行文。例如：议案、通知、信函、会议纪要、邀请书等。1.2会展文案概述下行文下行文即具有隶属关系，或无隶属关系，但在特定的业务方位内受本机关职权管理的次级机关的行文。例如：命令、决定、
12、事项，无须采取保密措施的会展文案。（新闻媒体或张贴的方式公开发布）1.2会展文案概述国家机密文件绝密件即涉及国家核心秘密，一旦泄露会给国家利益造成特别严重损害的文件。保密期限不超过30年，特殊情况下可规定为长期。机密件即涉及国家的重要秘密，一旦泄露会给国家利益造成严重损害的文件。保密期限不超过20年。秘密件即涉及国家的一般秘密，一旦泄露会给国家利益造成一定损害的文件。保密期限不超过10年。商业秘密文件是在商务性会议或展览活动中形成的涉及商业秘密的文件。此类文件的密级和保密期限由制文机关根据实际需要来确定。1.2会展文案概述5）按会展文案的办理时限分类（1）平件：即按正常时限要求和程
13、序办理的会展公文，办理时限不超过7天。（2）急件：即涉及重要事项，需要优先办理的会展公文，办理时限不超过3天。（3）特急件：即事关重大并紧急，必须以最快速度和非常程序运转的会展公文。1.2会展文案概述6）按会展文案的传播方式分类（1）讲话类会展文案讲话类会展文案，即由与会者以个人、集体的名义或代表一定的组织在会议上进行口头宣读的文件。如开幕词、闭幕词、祝贺词、欢迎词、祝酒词、工作报告、发言稿等。（2）书面类会展文案相对于讲话类会展文案而言，即指只以书面形式散发，不做口头发言的会展文案。（3）声像类会展文案声像类会展文案，即事先把讲话类会展文案或书面类会展文案制成声频或者视频文件，然后进行
14、传递或播放的会展文案。1.2会展文案概述会展文案的写作要求主题语言材料结构（1）具有建设性（2）精神集中（3）思想鲜明（1）要完整（2）要规范（3）要连贯（4）要合理（1）要正确（2）要清晰（3）要精炼（4）要准确（1）要表现主题（2）要典型（3）要真实可靠1.2会展文案概述会展文案写作学习要求：思想高度重视1专业知识扎实2认真阅读例文3加强写作练习4第二章会展计划、组织阶段的文案2.1会展市场调研报告2.2会展调查问卷2.3会展项目立项策划书2.4会展立项可行性研究报告2.5会展计划2.6会展申办报告2.1.1会展市场调研的含义所谓会展市场调研，就是以科学的方法，有系统、有计
16、.1会展市场调查报告会展调研具体方法观察法问卷调查法小组焦点访谈法深度访谈法试验法二手资料分析法2.1会展市场调查报告市场调研的步骤：2.1会展市场调查报告专业性要求高1访谈和研究对象复杂2政策性很强32.1.3会展市场调研的特点2.1会展市场调查报告2.1.4会展市场调研报告会展市场调研报告是市场调研的结晶，是提供给使用者参考以作出决策的基础。2.1会展市场调查报告会展市场调研报告的结构与写法附录标题结论和建议目录调研的局限性概要研究方法2.1会展市场调查报告会展市场调研报告的写作要求报告语言力求精练，有说服力报告必须结构严谨，体裁简洁，不能漏掉重要的资料；要有明确的结论和建议
17、，并能让读者了解调研过程的全貌。2.2会展调查问卷会展问卷调查是运用问卷的方式向参展商、客商和普通观众收集参加会展活动的意向、意见和要求的文书。2.21会展调查问卷的含义2.22会展调查问卷的结构与写法标题前言正文结束语调查的目的、意义填写说明感谢被调查者信息调查项目调查者信息会展项目名称+“调查问卷”再次表示感谢调查机构名称调查者情况2.23问卷项目的设计(1)事实性问题(2)主观性问题(3)趋向性问题(4)解释性问题(1)封闭式问卷(2)开放式问卷(3)混合式问卷(1)是否式(2)选择式(3)填入式(4)排列式(5)量表式(6)问答式问卷类型问题类型问题格式您参加过上届展会吗
18、？（）A.是B.否你认为本次展位的价格如何？（）A.贵B.便宜您认为比较合理的展位价格是（）A.2000以下B.20004000C.40006000D.6000以上注：完备性、互斥性请选择最能影响您作出参展决策的因素，并依据重要程度分别标注1、2、3。展位价格展会规模展会品牌展会服务工作参展商数量观众质量2.24会展调查问卷的设计步骤确定问题的顺序决定调查问卷的措辞根据信息资料清单，确定问题及设计可供选择的答案根据会展调查目标，确定所需要获取的信息资料审批、定稿问卷的测试与检查2.25会展调查问卷的制作要求问卷中所有的题目都和研究目的相符
19、合；问卷尽可能简短，长度满足获得重要资料即可；问卷的题目要由一般至特殊，并具有逻辑性；问卷的指导语或填答写说明要清楚，没有岐议；问卷的编排格式要清楚，指示符号要明确。2.3展会立项策划书展览会策划项目的设想与建议2.3展会立项策划书展会立项策划书是在充分获取展会信息并对之进行全面、深入分析的基础上，运用科学的方法对展会提出一套办展的规划、策略和方法，在此基础上形成的最佳方案。2.3展会立项策划书办展市场环境分析1展会的基本框架2展会价格及初步预算方案3展会工作人员分工计划4展会招展计划5展会招商计划6展会宣传推广计划7展会筹备进度计划8展会服务商安排计划9展会开幕和现场管理计划10展
23、成本预测市场风险经营风险财务风险合作风险2.4会展项目立项可行性研究报告会展项目立项可行性研究报告的基本内容：1)会展项目概况2)主办或承办单位的基本情况和条件3)可行性分析论证(1)市场环境分析(2)会展项目生命力分析(3)会展执行方案分析(4)会展项目财务分析(5)风险预测4)结论和建议2.4会展项目立项可行性研究报告会展项目立项可行性研究报告的结构与写法2.5会展计划会展计划的含义：计划是为完成一定时期的任务而事前对目标、措施和步骤作出简要部署的事务文书。会展计划是对会展工作预先作出打算和安排的文书。2.5会展计划DBCA具有明确的目标具有很强的预见性具有可行性具有一定的约
25、访路线等。会展联系人、联系办法、、、电子邮件地址和网址等。附件。2.6会展申办报告结构与写法BECDA标题主送机关正文落款和日期附件第三章会展运作阶段的文案(上)3.1会展招展文案及招展函3.2会展招商文案3.3观众邀请函3.1会展招展方案及招展函3.1.1会展招展方案1)会展招展方案的含义会展招展方案是在招展策划的基础上，为展位营销而制订的执行方案。具有非常强烈的计划性和实务性，即十分具体地交代了工作的步骤、样式，并对总体目标进行了逐一分解，是方案实施的唯一参考书。3.1会展招展方案及招展函建立目标参展商数据库收集渠道：行业企业名录1商会和行业协会2政府主管部门3专业报
27、函划分展区展位应注意的问题注意统筹兼顾因地制宜不能遮挡展馆的服务设施注意适应参观人流的规律合理地安排展会的功能服务区域3.1会展招展方案及招展函成本加成定价法边际成本定价法目标利润定价法市场认可价值定价法需求差别定价法需求心理定价法随行就市定价法渗透定价法投标定价法招展价格竞争导向定价法需求导向定价法成本导向定价法3.1会展招展方案及招展函招展价格折扣招展价格折扣是办展机构给予参展商或者招展代理的一种价格优惠，其主要目的是为了吸引更多的企业参加展览。统一折扣差别折扣位置折扣特别折扣展会价格统一折扣示例表参展面积给予统一折扣标准展位数平方米2个及以下18及以下不给予任何折扣35个27455%
36、探讨、雷电灾害实例和分析、雷电防护技术与应用、防雷产品和测试仪器的开发及应用。第三届中国防雷论坛暨防雷技术与产品无论是参展商，还是展品都具有很强的行业代表性，论坛也集中了国内众多权威专家，对于产品需求与日俱增、技术要求越来越高的广大防雷用户而言，这无疑是一个集中了解行业趋势、采购优质产品、交流学习前沿技术的难得契机。我们专诚要请您参观本届防雷会展，期待与您想会在深圳。顺颂商祺！深圳市中电创意会展Tel:86-755-83616186Fax:86-755-83224480请填妥以下表格并回传至075583224480，您就有机会获得高交会免费参观门票（价值50元）。第四章会展运
40、对集中距离适中设施齐备，确保安全合理分配，特殊照顾规格适中，勤俭节约原则个性工作技术环保工作程序制定住宿工作方案；统计住宿人数；分析参加对象的情况；制定预订房间的数量；预订宾馆和房间；分发房间钥匙。4.2会展接待方案菜单设计注意事项：（1）男女有别性别方面男女饭菜量饮酒量轻饮料口味较大较大较少较重（牛肉，荤菜多）较小较小较小较轻（鸡肉、素菜多）男女在饮食上的差别4.2会展接待方案（2）饮食禁忌不同人群的饮食禁忌禁忌人群禁忌食物与饮料穆斯林猪肉、酒精类严格素食主义者肉、禽、鱼、贝壳类、乳制品、蛋类、蜂蜜乳蛋素食主义者肉、禽、鱼、贝壳类印度教信徒肉、禽、鱼、蛋类犹太教信徒猪肉、贝
41、壳类、（牛、羊）肉与乳制品混合食物美国人酒精类（午餐前后）4.2会展接待方案（3）饮食营养与健康提倡的食物、饮料与烹饪法不提倡的食物、饮料与烹饪法低脂肪、低糖、低盐食物高脂肪、高糖、高盐食物四季豆、豌豆、豆制品、鱼类、清汤、面包、米饭、玉米制品、土豆、番茄肉类、浓汤葡萄酒酒精类烤、焙、烧烤、煮油煎、油炸提倡与不提倡的食物、饮料与烹饪法残障人士安排会议地点附近的酒店，选择较低楼层、电梯附近的房间或者酒店专门为残障人士设计的房间。同时，要在酒店为其安排好适当的服务和娱乐。4.2会展接待方案VIP的接待在住宿方面，要保证规格、档次。客房的安排是最优先考虑的因素，应按照客人的身份提供总统套房、行政
53、掌握展览会的现场情况，一旦发现问题，立即采取有效措施加以解决。(2)收集和登记客户信息，便于日后进一步联系洽谈。2)展览记录的种类(1)场馆值班记录(2)展台接待记录3)展览记录的格式和内容(1)标题(2)正文6.2会展意向书6.2.1会展意向书的含义会展意向书是会展活动过程中当事人之间表达合作愿望的文书，没有法律约束力。6.2会展意向书6.2.2会展意向书和会展合同的区别1)内容上会展意向书的内容较粗略、概括，仅表明当事人双方的意向、设想和打算，而会展合同的内容具体、详细、周密，对双方的权利、义务等有具体的要求。2)法律效力上会展意向书不具有法律效力，不受法律保护；而会
54、展合同具有法律的约束力和强制性，当事人必须全面履行合同规定的义务，任何一方不得擅自变更或解除合同，不论哪一方违背了合同中的规定条款，都要负违约责任。6.2会展意向书1标题1双方当事人名称或姓名2开头3主体4结尾5签署6签署日期76.3会展业务合同6.3.1会展业务合同概述1)会展业务合同的含义合同法第2条对合同所作的定义是“平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议”。会展业务合同（狭义）：会展业务合同（广义）：主办单位与赞助商、参展商与消费者会展承办单位场馆及业务代理商会展主办单位与会者参展商招聘工作人员6.3会展业务合同种类签订会展合同是规范
56、交付租赁物于承租人使用；保证租赁物符合约定的标准和用途；保持租赁物的约定品质状态。按照约定的方法或租赁物的性质使用；妥善保管租赁物；返还租赁物。取得出租人同意后，承租人对租赁物进行改善或增设他物。未经出租人同意的，出租人可以要求承租人恢复原状或赔偿损失。承租人将租赁物转租他人，承租人亦应经出租人同意，按照预定期限支付租金。6.3会展业务合同3、租赁合同的解除出租人（1）承租人未按约定方法或租赁物的性质使用租赁物，致使租赁物受到损害的；（2）承租人未经出租人同意转租的。（3）承租人逾期不支付租金的；（4）对租赁期间没有约定或约定不明，又未达成补充协议的，出租人可以随时解除合同，但应在合理期限内
57、通知承租人。承租人（1）对租赁期限没有约定或约定不明确的，事后又未达成补充协议的，承租人可以随时解除合同；（2）租赁物危及承租人的安全或健康的，承租人订立合同时知道该租赁物质量不合格的可以随时解除合同；（3）因不可归咎于承租人的事由，致使租赁物部分或全部毁损、灭失，不能实现合同目的的承租人可以解除合同。6.3会展业务合同4、转租、第三人对租赁物主张权利、租赁物收益的归属及租赁权的性质承租人对租赁物进行转租，应取得出租人的同意。未经出租人的同意的，出租人可以行使合同解除权。经出租人同意的转租，承租人与出租人之间的合同关系仍然有效；第三人对租赁物造成损失的，由承租人赔偿责任。6.3会展业务合