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人保公司查勘人员在赶赴现场查勘之前，应了解保险标的及其承保情况，如：标的种类和数量、标的范围(含方位图或林业小班图等)、保险期限、保险责任、赔偿处理、保险费收缴情况等。根据出险标的特性和灾害事故的性质，携带必要的查勘工具以及《查勘报告》、《出险及索赔通知书》、《查勘定损明细表》等空白单证。
1、人保公司应有两位及以上查勘人会同鉴定机构专家共同进行现场查勘。森林保险应根据灾害造成的损失范围组织整体性查勘，一次灾害造成的损失范围超过一个林场或林区的，原则上应查勘到林场或林区一级。
3、人保公司应与鉴定机构协调，综合考虑投保方式、损失范围、出险原因、标的特性等因素合理制定查勘方案；对于灾害情况复杂且损失严重的赔案，人保公司可与属地鉴定机构协商申请上级鉴定机构介入或引入第三方鉴定机构，决定聘请公估机构、技术专家或其他中介机构的，应按照有关公估、专家聘用规定履行必要的手续，并取得被保险人的同意。
人保公司与鉴定机构依照森林条款保险责任约定作出核定后，对不属于保险责任的，应当自作出核定之日起三日内向被保险人发出拒绝赔偿保险金通知书，并说明理由。
4、查勘过程中，人保公司查勘人员应做好赔案调查取证与资料收集工作。
出险原因为“洪水”、“火灾”的，应同时绘制现场示意图或灾害走向图，大致描绘保险标的和受损标的的具体方位，标明灾害的走向和影响范围。
对于个案估损金额超过100万元的森林险案件，应进行现场摄像。
查勘过程中，如果灾害尚未得到控制继续蔓延，人保公司应立即会同被保险人及有关政府职能部门共同研究采取施救措施，尽量减少保险标的损失。如灾害已得到控制或已消除，在完成拍照、现场记录等工作后，应督促并协助被保险人立即对受灾现场进行整理，共同研究施救和保护受损财产的措施，防止损失加重。
发生保险事故后，被保险人在向保险人索赔时，应按照保险条款的要求提供保险单(保险凭证)、出险及索赔通知书、损失清单、出险证明、组织机构代码证明、身份证明、银行账号与开户行信息等有关单证资料。
抄录、复制件必须加盖被抄录、复制单位的公章和抄录、复制人印章。
2、被保险人提供的保险凭证、《出险及索赔通知书》及损失清单等各种原始单据，应加盖被保险人公章和经办人章。
查勘定损工作结束后，由鉴定机构根据北京市地方标准《森林资源损失鉴定标准》出具书面鉴定报告书。查勘人员应及时根据鉴定报告书缮制查勘报告。对于需要二次或多次查勘的，或森林在一个生长期内多次发生保险事故的，应逐次记录查勘情况。纸质查勘报告应由查勘定损人员本人签字确认。
森林查勘报告应包括但不限于以下内容：
查勘定损过程，责任认定的依据、过程和结果；
查勘意见(标的生长阶段、出险原因、损失面积、损失程度、承保比率等)。