我的效率提升方法论目标管理篇④OKR

本文主要讨论如何在生活中使用OKR方法论,引导我们实现个人目标。

目标管理==自我管理

为什么我们需要目标?

(1)目标是驱动力。

目标可以为我们提供短期或长期的动力。当我们设定了具体的目标、并用这些目标来衡量个人的成长与进步时,我们会变得更加积极主动。如果没有目标,做这些事似乎也没有意义。

(2)目标是方向。

埋头做事的时候,也要抬头看路。没有明确的目标,我们很容易走错方向(南辕北辙、白费力气)或者走弯路(效率低)。

方向比努力更重要。我们应当以终为始,以目标为导向,从结果出发,而不是不定目标就行动。对于没想清楚的事,可以尝试反向思维——如果不知道自己要做什么,可以根据目标,明确关键结果,然后分解行动;如果不确定自己要不要做,那应该先明确自己的目标是什么。

“如果你不知道目的地在哪里,你可能永远无法到达。——尤吉·贝拉(美国著名棒球运动员、教练)

KR即关键结果,由O分解而来,是实现目标的关键路径。理想状态下,当KR完成了,O也就实现了。

KR描述了目标完成时应该达成的状态,最重要的原则是可衡量的。如果KR不是可衡量的、明确的,那目标也只会是模糊的,或者仅仅只是一个决心。

目标、结果与行动是自上而下、层层分解的关系:

目标(Objectives):我们近期应该聚焦什么,根据愿景设定。

「动作/行动Action」「任务Task」「待办TODO」可以视作同义词。有时候,「任务」的粒度会大一些,包含了若干个「动作」。在这里,我们只需要把它们和「关键结果KR」区分开即可。

举个例子:

OKR是一种自上而下分解的方法——先明确要达成的目标(O)和达成目标所需要的能力、条件或状态(KR),然后根据这个能力拆解出要采取的具体行动(TODO)。这实际上是一种反向思维。

我们从小接受到的教育模式都是正向思维。比如学习阶段,我们的目标是考高分。我们并不需要关心每节课应该学习哪些内容,也不需要关心基础/强化/冲刺阶段分别应该做什么。这是因为老师们已经研读了考纲、设定好了教学计划,并分解成每个学期、每个月、每节课要学习的内容。我们只需要按部就班上完所有课程,然后背重点知识、做专项习题,之后不断月考/模考,查漏补缺就可以了。

这就是自下而上整合的模式——我们上的每一节课、做的每一份卷子,都是最末端的一个叶子节点(TODO)。我们跟随着课程表的安排,逐步推进学习进度,完成学期计划、学年计划、阶段计划(KeyResults),最终实现考高分的目标(Objective)。这种模式下,我们不需要经过中间这些步骤的思考,直接上课、做题就能取得好成绩。

但是这也导致我们缺乏自上而下分解的能力。以考研为例,考研阶段不再有老师的指引,需要我们自己设定学习计划。但是应该如何复习、第一步先做什么?我们通常摸不着头脑,难以下手。如果有读者准备过考研,或许会有相同的体会。

我们不妨思考一下,如何利用OKR方法论来实现“考研成功”这个目标呢?

首先,我们可以从目标出发,自上而下地思考,得出考高分的必要条件:

这样一来,我们就明确了关键结果。接下来,我们就可以针对每个关键结果,进一步分解出可执行的行动了。分解行动时,也可以按照自上而下的模式,先将KR分解成不同的子任务或不同的阶段,然后再针对每个子任务/阶段,拆分出具体的TODO。

以「研读考纲,学完全部考试科目」这个KR为例,可以这样分解行动:

设定好详细的行动后,我们便可以制定每天的日程表,例如上午复习高数、下午复习英语、晚上复习专业课等。

到这里为止,我们便完成了自上而下分解的过程:从一个目标出发,明确达成目标所需要的能力或条件,然后根据这些能力拆解出要做的具体事情。如果你经历过考研,会惊奇地发现,这正是当时自己制定复习计划的流程。原来我们已经在不知不觉中,摸索出了OKR方法论。

在执行阶段,我们又回到了自下而上整合的模式中——从第一个TODO开始完成,当所有TODO完成时,一个KR就完成了;当所有KR完成时,一个Object也就实现了。

这种自上而下分解的方法还有很多应用场景。

以下是几个小练习,请先将目标分解成若干个可衡量的关键结果,然后针对每个结果,设置若干个可执行的行动:

在上文「区分目标、结果与行动」一节中,我们已经探讨过这三者的区别。其中,”目标“与”结果“是目标管理领域的概念,适合使用OKR;而”行动“是任务管理领域的概念,适合使用GTD。目标管理和任务管理是互为补充的两个领域,OKR和GTD也是相辅相成的两套方法。

在设定周计划、日计划时,则应当采用GTD。月计划上的KR是我们深思熟虑后的结果,因此我们可以直接根据KR来设定周计划。周计划是由KR分解而来的一系列任务,这些任务做完了,KR也就达成了。每天早上,再根据周计划,设定今日的日计划。日计划是一系列更为细化的动作。(这一步写的全是TODO)

月计划建议以两个月(一个双月)为单位,周计划建议以两周(一个双周)为单位,可以更灵活地安排任务。

这样一来,我们便自上而下地完成了「年计划→双月计划→周计划→日计划」的层次分解,也即「Objects→KeyResults→Actions」的分解。

我们有很多想做的事,比如“我今年想读完十本书”、“我想多去健身房运动”。但这些“想法”并不是真正的目标,真正的目标可能是“我希望提升管理能力”、“我希望缓解腰背疼痛”。

不同的目标有不同的达成路径,我们需要想清楚自己真正的目标是什么,才能决定应该做什么。例如,当目标是“提升管理能力”时,读书不一定是达成目标的最好方式;当目标不是“缓解腰背疼痛”而是“增肌塑形”时,我们需要在健身房进行的训练内容也并不相同…

在实践中,我们可以按照「先发散、后收敛」的方法来找到自己的目标:

在实践中,我们应当聚焦高优——认真思考每件事的优先级和ROI(投资回报比),问问自己如果不做这件事会有什么影响,排除不重要的、无价值的O,将有限的精力分配到更重要的事情上。

年计划的周期较长,O的数量也允许略多一些(建议≤8个)。但是最好将每个O分配在一个或几个连续的双月中,集中精力完成。每个双月应当有侧重点,避免出现同时推进多个O(≥5)的情况。

KR应当满足以下几个要求:

在写KR时,我们可以按照「先发散、后收敛」的方法:先把所有可能使目标达成的KR都列出来;然后看其中哪些KR是否可以合并、哪些KR是否对实现目标没有帮助、哪些KR实际上是TODO;最后找出达成目标的充分必要条件,也就得到了一个O的所有KR。

KR的数量并无绝对要求。但是如果KR过多,或许要考虑下目标是否设定的过于庞大。可以将大目标分解成若干个小目标或不同的阶段,逐步推进。也可能是因为KR写得过细,或者写成了TODO,这时可以尝试合并KR,找到TODO期望达成的状态/结果。

一个好的KR,应当满足SMART原则:

前者写起来很简单,执行起来很有效,完成的时候也很有成就感。但是,这种方式实际上跳过了「分解关键结果」的中间阶段,直接从「目标」跨越到「行动」。这很容易导致一个问题,那就是这些行动并不一定真的有效——完成这些任务后,就一定会达成目标吗?换句话说,为什么要完成这些任务、而不是完成别的任务?

在OKR方法论中,我们不会直接写具体的执行量,而是先思考为了达成目标,需要取得哪些关键结果,之后再根据需要达成的KR,分解出具体的行动。“目标→结果”、“结果→行动”的两阶段分解,有助于我们分别聚焦在不同层面上思考问题。

同一日三餐一样,如果我们一直重复做一件事,久而久之就会忘记为什么要做这件事。因此,我们要从重复型任务中抬起头来,想一想自己要达成的目标。

以“保持身体健康”这个目标为例。我们可以先从不同角度出发,描述自己期望达成的状态:

然后在此基础上,补充重复性的任务:

这样一来,我们的KR不仅是可衡量的,也有了核心目标做支撑。

虽然重复次数可以作为一项衡量指标,但是并不推荐这样写KR,因为当我们重复做一件事时,很有可能会习惯性偷懒,最后变成只以打卡为目的,而忽略了任务的完成质量。

我们可以在重复型KR的基础上,补充更具体、更可衡量的指标。例如:

这样一来,「重复」将不再是一个目的,而是一种手段。有一个更明确的指标做参照,我们在执行重复任务时才会有一个心理预期,从而主动地、高质量地完成任务。并且,这些KR达成后,O也就一定实现了。

OKR的实施过程可以分为制定、执行、复盘三步。

实践中,我会以一个双月(两个月)为周期,在周期开始时制定OKR;然后将KR分解成任务,执行OKR,并按需调整KR和任务的内容;在周期末复盘总结,同时优化调整下个周期的OKR,从而形成一个闭环。

OKR的执行过程中,我们需要定期复盘。

复盘的目的,一方面在于追踪进度:每个KR的进展如何、目前的完成度是多少、有哪些阶段性产出。

另一方面在于调整。OKR并不是一成不变的,而是需要不断迭代的。必要时,我们可以调整OKR的内容,以便更好地达成目标:

调整O:当前所处的环境和之前设定OKR时是否一致?如果之前的假设发生改变,是否应该调整O?

复盘的周期与制定计划的周期一致:

复盘随时可以进行,不一定要严格按照上面的周期。

个人目标管理是一个相对简单的场景,不涉及团队成员之间的对齐,迭代频率也较低,因此使用记事本或云文档就完全足够了。

OKR=Objectives+KeyResults

反向思维

O=Objectives

KR=KeyResults

如何写好O?

如何写好KR?

重复型KR

如何实施OKR?

小练习

先将目标分解成若干个可衡量的关键结果,然后针对每个结果,设置可执行的行动:

THE END
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