导语：如何才能写好一篇保密制度内容，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文，供你借鉴。
关键词：高校科研保密工作制度
1.高校科研保密制度中存在的问题
笔者通过调查研究，对目前高校保密制度存在的问题归纳为以下几个方面：
1.1保密制度不健全，不能满足实际工作的需要
在一些高校的保密工作中，虽然已制定了本校的保密制度，但没有与高校工作本身进行有效的结合，例如，为了保证高校的科研秘密安全不允许研究生参加科研项目，这样的规定虽然有利于保证秘密安全，但考虑到工作实际情况，不免难于操作。因此，高校在制订保密制度时需紧密联系实际工作，做到“既保证国家秘密安全又有利于科研项目的开展”。
1.3保密制度空置，缺乏配套机制保证制度的落实
保密制度不是空口号，是手段，其最终目的是通过制度的约束力在确保国家秘密安全的前提下开展科研工作。笔者认为，为了防止出现“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”[3]的现象出现，高校可以在制定制度的过程中考虑加入相应的促进机制，例如教育培训机制、监督检查机制等。
近年来国防科研项目研究在高校逐步增多，高校师生尤其是科研人员保密意识不强，认为无密可保、有密难保[2]、保密事项由保密部门负责于己无关等认识，对保密制度的贯彻执行会造成了一定的困难，进而不利于高校科研保密工作的开展。
2.高校制定科研保密制度的新举措
根据以上问题的分析，笔者认为高校在制定保密制度时应从多角度多方面进行考虑，使得保密制度能够真正成为学校开展保密工作的有效武器：
2.1保密组织机构、保密责任制需明确
高校保密工作应按照“业务工作谁主管、保密工作谁负责”的原则，实行“党委统一领导、归口管理、分级负责”的管理机制。高校首先要有一个清晰保密工作的组织体系：以科研项目管理为核心，横向覆盖各职能部门，各司其职；主要责任人职责应明确，只有这样才能为保密制度的建立和落实提供人力保障。
2.2人员管理、介质和设备管理是重点
项目的顺利开展要以确保国家秘密安全为前提，其中的关键因素包括对人员、存储介质和载体、设备的管理等。人员实行“先审查后上岗”，人员出国、对外交流要做好保密提醒，人员离岗实行脱密期管理；人员使用的介质需登记、编号、标识；载体从制作到销毁应闭环管理；设备的管理应遵循“谁使用、谁负责”、“严格管理、技防到位、账物相符、安全可控”的原则，从购置到报废做出明确审批规定。
2.3保密要害部门、部位管理需严格
高校保密要害部门部位的管理应遵循“严格管理、积极防范、分级负责、责任到人”的管理原则，执行年审备案制度，并实行动态管理。工勤人员需签订保密承诺书；外来人员进出须履行审批手续并做好登记；保密技术防范到位，做到人防、物防、技防“三防”结合，确保安全。
2.4活动、外事活动、协作配套管理不放松
2.5保密教育培训、监督检查、合理的奖惩机制相结合
保密教育培训应围绕学校中心工作和保密工作要点，点面结合，突出重点，分层实施。采取定期与不定期的保密监督检查，同时学校应考虑将保密工作情况纳入年度考核中，与职称评定、津贴奖金等紧密结合。
总之，高校需要根据国家保密法律法规、对照保密认证标准，研究国际国内新形势新动态、结合学校的实际情况；需要领导重视、各部门相互协作、全体师生共同努力；需要有效的制约、激励机制相结合；需要先进的技术、专业的人员、配套的设备[4]和符合要求的环境等保障；这样才能有利于制订适应高校特点的保密制度，为高校保密工作过奠定坚持的基础，使高校的保密管理工作有章可循。
参考文献：
[1]王春梅，任鹏，马栋林.当前高校保密工作面临的问题及其对策[J].甘肃科技纵横，2009，38（1）：146-165.
[2]伍李春，崔俊橦.高校保密工作存在的问题及其对策研究[J].合肥工业大学学报（社会科学版），2008，22（1）：105-108.
[3]李源，郑鹂穜.高校开展科技保密工作实践研[J].西北工业大学学报，2006，26（1）：90-91.
[4]伍李春.关于新时期高校保密工作的理性思考[J].漯河职业技术学院学报2007，6（4）：84-85.
作者简介：
郝少盼（1986.4-），女，河海大学科技处，硕士。
商业秘密是企业的重要无形资产，是企业参与市场竞争的武器，掌握商业秘密意味着掌握很大的经济利益。商业秘密的泄漏会严重影响企业的生存与发展。目前很多国企员工因长期受计划经济传统观念影响，自上而下都非常缺乏“保密意识”。
多年以来，许多大型国企由于掌握核心技术和商业秘密的人员跳槽或退休而破产或被‘私有化’的例子比比皆是。因此，企业要想生存和发展，必需提高自己员工的保密意识和制定严格的保密制度才行。
“商业秘密”，是指根据《反不正当竞争法》等法律法规规定的，一般公众不大熟悉，具有实用性能为权利人带来经济利益的技术信息和经营信息。具体包括但不限于：公司所有的设计、程序、产品配方、制作工艺、制作方法、发展规划、竞争方案、管理诀窍、客户名单、货源情报、产销策略、财务状况、投融资计划、合同谈判方案、招投标中的标底及标书内容等信息。
商业秘密泄露或被侵犯的情形包括企业内部员工泄密、企业自身疏忽而泄密、企业以外的合作方或客户泄露及不法企业通过不当方法获取等途径。据有关调查数据显示，内部员工泄露企业商业秘密的比率高达58%，尤其是核心岗位人员，掌握了企业大部分的商业秘密。一旦企业核心人员带着商业秘密跳槽到另一个有竞争关系的企业，会给企业造成巨大损失，甚至毁灭性的打击。当前，我国已进入商品经济社会，国企与私企同台竞争。有时私企采用行贿送礼、回扣提成等不正当手段参与竞争，往往使得有资质、资金、人力、技术、设备、质量都处于优势的国企在竞标中失败。所以国企要想在竞争中生存和发展，必须建立及完善保密制度，加强对核心员工的管理，尤其是有关商业秘密保护方面的管理。具体保护措施如：
一、建立健全商业秘密保护机构和制度
保密制度至少要涵盖以下几个方面：商业秘密的范围；管理者及责任；商业秘密档案管理；商业秘密的申报与审查；涉密人员的保密职责；处罚规定等等。
二、加强涉密文件的管理
加强涉密文件的管理，包括公文、书刊、函件、图纸、报表、视频、优盘、光盘、幻灯片、照片、录音等。
对这些商业秘密的载体，必须严格管理，限制传阅和复制。
按重要程度设定相应的保管期限，借阅、复制必须有登记记录确保发散的范围可控并能追溯到责任人。
三、对涉密人员的管理
1.优化核心商业秘密的管理，对商业秘密进行“肢解”，使其变成一个链条，安排不同的人员各司其职，多岗配合才能掌握全套的机密，未经有权机构批准，任何人不得打听或阅览商业秘密的其他部分。电子、科技行业一定要避免核心商业秘密掌握在一个人手上，一旦泄露将造成无法弥补的损失。
2.加强员工保密教育，使员工深刻理解企业文化，保密范围、工作规则及违约的后果，使其认识到保密工作的重要性，防止在客户参观、咨询或洽谈业务中泄密。比如，掌管合同章或公章的人员缺乏警惕性，被人钻空子在盖了公章的空白纸上添加内容引发的纠纷或诉讼。
一、不该说的秘密，绝对不说；不该知道的秘密，绝对不问；不该看的秘密，绝对不看；不该记录的秘密，绝对不记录。
二、严格执行三密文件登记签字制度，否则，不得传递秘密文件、资料。
三、不将秘密文件、资料放在不安全的地方。
四、不携带秘密文件、资料回家，不得将秘密文件、档案资料给家属、子女阅读。
五、不携带秘密文件、资料参观、浏览、探亲、访友、办私事。
六、不得擅自翻印、复印、传抄秘密文件、资料。
七、不在公共场所谈论秘密事项，不在私人通信中涉及秘密内容。
九、不向废品收购部门出售秘密文件、资料、笔记本，不得私自销毁秘密文件、资料。
十、不隐瞒失密、泄密事故；保密检查不敷衍，不马虎。
《保密法》为我们在新形势下作好保密工作，提供了可靠的法律保证。我们认为，依法做好文书、资料保密工作，最根本的是要增强专兼职文书人员以及广大职工的保密观念和保密责任感。为此，应结合《保密法》的贯彻实施采取多种形式对专兼职文书人员进行以《保密法》为主要内容的宣传教育工作。
二是召开专门会议进行重点保密教育。保密工作要全**重视，全体员工重视，较多的领导干部、科技人员、专兼职文书人员尤其应该重视。因此，除了应坚持以《保密法》为主要内容的保密教育外，还应采取学习内部保密规章、专门会议学习，开展泄密案例教育，对这些人员有针对性地重点保密教育，特别是针对部分科技人员对国内外科技领域窃密与反窃密青年概况缺乏疗饥，对具体作好科技保密工作缺乏必要知识的情况，采取组织科技人员收看有关电视录象片，选学《保密工作》刊登的科技保密知识等做法，增强科技保密教育。
通过深入细致的保密教育，专兼职文书的保密观念和责任感明显增强。厂各级专兼职文书人员为做到文件又快、又准的处理，防止文件的延误、泄密、丢失，严格文书保密制度，在传阅文件上，坚持轮辐式传阅方法，并在实际运行中，根据文件的秘级程度，处理时限要求，以及领导的工作情况合理调度，有效控制文件的行踪和速度，避免横传、压延文件传阅承办的现象，实际工作中，注意克服为了保密而保密消极保密现象。
二、健全保密制度，严格保密管理。
保密工作政策性很强，按照《保密法》的要求，过去一些制度已不能完全适应当前的需要，因此我们把建立健全保密制度，做为贯彻实施《保密法》的一项重要工作来抓。
一是抓好保密制度的建立。按照《保密法》和油田有关文书资料保密要求，对原有的文书、资料保密制度进行修改。重新修改完善了《基层文书、资料管理考核细则》，完善文件处理程序标准、领导干部保密规定、专兼职文书工作标准，宣传报道保密制度、商业秘密保密规定等制度，尤其是对网上办公业务的保密做出了明确的规定，这一套比较完整的文书管理制度，成为文书、资料保密工作中的依据，使保密工作做到有章可循。
三、开展保密工作竞赛，推动文书、资料保密工作上水平。
一是建立竞赛活动目标管理体系，为使竞赛起到促进基层单位专兼职保密人员争创保密工作新水平的作用，建立保密工作目标管理体系，共设七项工作目标，其中三项属于文书、资料保密工作目标。为使目标落到实处，向有关部门做了横向目标分解，各基层单位保密工作领导小组，结合本单位的特点把这些目标分解到保密领导小组成员，兼职文书、资料员头上，通过层层分解，形成完整的保密竞赛目标保证体系。
为监督目标的执行情况，对其成果做出公平、客观的评价，进而给予明确的赏罚。建立考核制度，并指定考核细则，纳入到季度检查中来，年终保密委员会根据季度考核的结果，评选保密先进单位、先进个人，然后进行总结表彰。
二是严格考核，保证竞赛目标的实现，考核中要严字当头，本着严格标准，一视同仁的原则，不降低标准。通过严格的考核，使先进的单位感到压力，只有努力才能保持荣誉，后进的单位有奔头，只要努力，就能迎头赶上，极大地调动了各层次专兼职文书人员达标创先的积极性。
以上是对文书、资料保密工作的几点不成熟看法，有待在今后工作实践中不断检验，不断提高保密工作的水平。
自由主义”对同志、对单位的危害，打消了“讲问题多了会否定成绩、暴露问题多了会降低威信、批评别人多了会影响团结”的顾虑，以批评自己不怕痛，批评别人不留情的精神，放开来进行思想交锋。老**员***同志，工作认真，吃苦耐劳，平时重活累活抢着干，是工艺所公认的“老黄牛”。评议会上，他说，“我还算不上一名优秀共产PARTY员，因为自己的文化水平不高、业务能力不强，与三个代表的要求还有较大的差距。”真是说得脸红又冒汗，刺到了症结痛处，触及了灵魂深处。
4、搞好群众监督，转变工作作风
我们始终把自身活动和**员的一言一行置于群众的监督之下，把“请群众参与、让群众监督、由群众评判”贯穿教育活动全过程。在对每名**员评议时，既依据民ZHU评议情况，又考虑其一贯表现和群众反映，对每名**员做出客观公正的评价，并在活动展版和内部网站中进行公示，主动接受群众的监督。在今年外修任务增多的情况下，**员身先士卒，严格履行仪修“110”承诺，带领群众多次远征外蒙、哈萨克斯坦、云南、四川等外部市场，全力以赴进行技术保障服务。截止目前，仪器维修及时率、合格率均达到了100%，全部超过了质量目标要求，为公司内外部市场录井设备的正常运转起到了保驾护航作用。
三、整改提高建机制，科学管理上水平
整改提高阶段是抓整改、见实效、聚民心的关键阶段。我们把是否促进生产科研工作和群众满意度作为检验整改成效的重要标准，使先进性教育活动切实达到“提高**员素质、加强基层组织、服务人民群众、促进各项工作”的目标要求。
1、支部立说立行，整改突出问题
2、发挥**员作用，搞好榜样示范
我们支部的**员占职工总数的38.8%,发挥每一个**员的模范作用，就会带动全局工作。我们打破原有的车间界限，使每个车间至少有二名**员，并推举业务能力突出、责任感强的**员为责任区责任人，以典型示范和**员先锋岗为榜样，激励全体职工拧成一股绳，形成一股合力。检测车间主任***同志善于总结经验，勤于钻研业务，连续完成了11种传感器检验标准，填补了石化系统***行业传感器校准规程的空白；所完成的11项《计量标准证书》由局技术监督处授予了证书，并使我们公司成为目前石化系统唯一一家具有综***仪专用计量器具法定校准资格的单位。在他的带动下，该车间上半年研制、设计出了绞车、泵冲等一系列传感器和录井设备检测装置，在石化系统录井行业率先实现了科学系统检验录井设备的目标。
3、结合工作实际，探索长效机制
我们本着对上要回答问题，对下要解决问题的精神，积极探索建立保持**员先进性的长效机制。先后修改、完善和新建立了12项规章制度，涵盖了**的建设、思想政治工作等各个方面，从而把**建工作纳入了制度化、规范化的运行轨道。认真做好入**积极分子的培养管理，把好入口关。通过引导和培养，一批技术骨干积极向**组织靠拢，向**组织递交了入**申请书。研制车间主任、博士研究生、预备**员***同志在我们的培养下，不仅思想上积极向**组织靠拢，而且全身心致力于录井技术研究，所完成的CCSD项目四项成果被授予发明专利，成为职工学习的榜样。硕士研究生***，勤奋好学，主动承担科研项目，我们把他作为入**积极分子重点培养，去年，他以出色的工作获得公司“优秀员工”和“油田文明建设先进个人”荣誉称号。
关键词：知识产权管理制度构建与运作
1、企业知识产权管理制度的构建
自从我国改革开放和加入WTO以来，我国的企业在机遇面前抓住时机，积极将国外先进的管理经验引进来，相应的制度建设也是得到了喜人的进步，逐渐跟上时代的步伐，与世界的差距越来越小。但是，在这一发展中，却出现了一些令人担忧的问题：在企业重视产品、设备、厂房等有形资产的投入与建设中时，却忽视了另一部分，以品牌、商标、专利、技术为代表的无形资产的建设。许多企业在硬件上可以与世界级水平并肩，但就是在企业知识产权管理的软实力不够重视，给企业的发展带来了很大的阻碍，遇到的困难与挑战也会相对较多。正如管理是企业发展之本，没有良好的管理也就谈不上长久的发展。可见，构建知识产权管理制度对企业来说是至关重要的。
就我国当前情况来说，如何构建企业知识产权管理的机构还没有一个标准的固定模式。通常而言，企业中可以根据组织将知识产权管理归纳的地位可以有三个方向，见图1。
三种形式的应用标准没有绝对的使用范围，每个企业使用的方式也都各不一样，各有利弊。因此，现简单介绍以上三种形式结构。
1.1、知识产权部门直属于法律部门
当其直属于法律部门时，优点：a.有利于及时处理贸易纠纷；b.订立合同准确、合规以及科学；c.申请商标、专利等企业知识产权更加方便、规范。缺点：a.与公司的发展战略机构的直接联系少，反应不及时；b.不了解企业市场与研发的最新动向。
1.2、直属于研究与开发部门
当其直属于研发部门时，优点：a.部门之间传递信息方便、及时；b.制定战略时实施计划的可行性较强。缺点：a.与企业最高管理层的管理分离，与高层沟通脱节；b.公司知识产权战略的开展与全局的规划往往会出现不一致的现象。
1.3、知识产权部门直属于最高管理者
2、企业知识产权管理制度的运作
企业知识产权管理制度包含了很丰富的内容，其中包括如构建合适的知识产权管理组织机构，即提供发展的平台与一个整体的规划；提升知识产权管理的战略，即战略机构，知识产权方向的管理与规划等，更关键的部分是企业知识产权管理制度的运作方面。规范科学的管理制度是企业将知识产权的运作落到实处的重要保障，是我国企业能否在世界舞台上占有一席之地的关键因素。
2.1、知识产权的奖励与激励制度
高新技术企业在当前急需发展创新性技术的情况下，就很有必要激发员工的工作热情，充分将员工的积极性调动起来，让知识产权意识对员工产生潜移默化的影响，发挥好员工在企业新技术运用中的源泉与动力作用。几乎在我国每一个企业都会制定相应的奖励与激励制度，这两者在本质上来说是有很多地方互相重叠的部分，也就是说奖励的最终目的是为了激励员工，奖励只是一种方法与过程，激励才是这一制度实施最重要的目的。
（1）产权奖励制度。在实行对知识产权进行奖励的过程中，需要严格依照国家对于知识产权的要求与精神，同时，本企业也要有自身的标准原则，确定奖励的办法、形式、范围以及对象等等。
（2）产权激励制度。使用激励制度的情况比奖励的情况更加广泛，可以是物质激励，也可以是精神激励。物质激励包括是从业绩中获得的相应比例的提成或者是以奖金的形式发放。精神激励包含职位提升、荣誉称号的授予等等。
如何建立我国企业更加健全的知识产权激励机制与制度可以从两个方面出发，一方面是字企业内部实行起来的激励措施，注重知识产权这一无形资产在公司中的比重，也可以转化为一定的物质奖励，另一方面就是要将市场机制这一外部环境利用好，促进企业的进一步自主式创新，国家应有意识地发挥宏观调控的作用，为科技成果向市场化转变提供更多、更有利的扶持。
2.2、知识产权保密制度
（1）知识产权的管理资料保密制度。此处的管理资料主要指的是知识产权法律文件、知识产权人员管理档案、知识产权成本统计报表、知识产权发展战略资料、知识产权申报资料等等。特别需要注意的是，我国企业近年来采用的主要是知识产权管理资料网络数据库与资料分级保密制度。
3、结束语
经济水平的提高与时代的进步，对企业知识产权管理方面提出的要求也越来越高。只有不断完善企业的制度，团结国家、学界、企业三者的力量，才能使得企业的发展更加科学，步伐迈得更稳。
关键词：企业；保密工作；重要作用；途径
一、企业保密工作的重要作用
对企业而言，整个系统的安全性取决于最薄弱环节的安全强度，发生一次泄密事件将会导致所有安全保密工作都功亏一篑，泄密事件给企业带来的损失也是不可估量的。所以企业加强保密工作对提高其自我保护能力、保障核心竞争力等有重要作用。首先，企业保密工作是维护企业稳定的一项重要保证。企业犹如一个微型社会，其秘密涉及各行各业，如果发生泄密事件，那么影响的不仅是企业自身的利益，还会破坏企业的稳定性，使企业安全受到严重的威胁。其次，企业保密工作是维护企业利益的一个重要手段。随着《企业法》的贯彻与落实，企业对外交往的范围越来越大，涉外人员逐渐增多，如果企业此时忽视开展保密工作，那么文件、经营策略、核心技术、尖端技术等很可能会泄露出去，使企业蒙受巨大的利益损失。所以加强保密工作是企业义不容辞的职责[1]。
二、加强企业保密工作的途径
（一）开展保密教育工作，增强人员的保密意识
一方面，企业要注重针对全体人员开展保密教育工作，将保护企业商业秘密的宣传活动纳入企业政工工作范畴，利用开会、培训、报刊等形式对全员进行保密教育，使全体人员都能充分认识到保护企业秘密的重要作用，不断增强保密意识。例如笔者所在企业，就把保密纳入为员工入职教育内容之一；还在公司办公、会议场所，张贴“不上网、上网不”等保密提醒警示。另一方面，企业应注重加强重要岗位人员的保密教育和培训工作，包括企业的领导干部、生产、经营、财务以及工程技术、科研、管理以及保密部门人员和专兼职人员等。领导干部对企业保密工作担负着第一责任，应有意识、有计划地在领导学习班上安排保密教育内容，并把保密条款融入日常的工作职责里，经常性考核其学习保密知识的情况，坚决落实企业领导干部的保密责任制；保密部门人员以及专兼职人员是直接从事企业保密工作的，责任重大，应注重对其加强法制教育、保密规制教育，从而明确各自应当承担的义务与法律责任；生产、经营、财务人员以及工程技术、科研人员不仅是生产企业秘密的人，更容易变成泄密的源头，需要不断加强保密教育，持续增强他们的保密意识，从而自觉筑牢为企业保守秘密的防线，成功抵制外部利益的诱惑。
（二）完善各项保密制度，实现保密工作法制化
（三）充分利用信息技术，提高保密工作的水平
三、结语
保密工作的专业性极强，需要企业充分认识到其重要作用，并通过开展保密教育工作、完善各项保密制度、充分利用信息技术等途径，有效防止企业机密信息的泄露，使其在维护企业的安全与稳定、推动企业健康发展等过程中发挥应有的作用。
一、严格保密制度，持续规范保密机制
二、落实保密责任，强化保密管理工作
（二）在要害防护上。一是积极开展风险评估，确定各部门风险等级，为办公室、档案室、工程技术科等4个重点部位和技术服务公司、泥浆公司、固井工程公司等3个重点保密单位落实兼职保密人员，并不定期开展隐患漏洞排查，严防失密泄密。二是加强硬件维护，结合目前集团公司开展的档案数字化工作，为档案室配备了消磁柜、专用档案柜和专用硬盘等设施设备，进一步提升了档案工作的保密水平。
（三）在对外交流上。一是重点加强新闻宣传报道的审核，杜绝出现涉及公司商业秘密的敏感信息和数据。二是落实公务活动的保密管理，对外提供的资料信息实行部门负责人审核、分管领导审批制度，关键资料必须签订保密协议，并加强了对接待人员的保密提示，有效避免了泄密行为。
（四）在检查考核上。党委将保密工作纳入三基工作范畴，与基层建设工作同检查、同考核，有效促进各单位保密管理水平的提升。每逢节假日等重要节点，公司主管领导都要对重点部门的保密工作进行具体要求和检查，确保了要害部位严格值守，管理不缺位。
三、细化防范措施。打造信息安全壁垒
（三）在网络安全上。一是为一线井队、各项目部卫星小站全部安装加密机，确保信息传输安全。二是制定《网络与信息安全事件应急预案》，定期组织开展网络安全演练，有效提高基层应对外部恶意入侵窃密的能力。
四、重视岗位管理。确保工作万无一失
（一）加强岗位管理。通过签订要害部位责任书，对岗位进行严格管理，签订要害部位责任书，对岗位资格进行审查并登记备案。
（二）加强生产岗位管理。加大生产岗位人员的保密意识和岗位责任意识，通过对生产报表、井位部署、技术指标等方面进行了详细的讲解，明确了保密内容不流失。
（三）加强关键岗位控制。对秘密文件、电报、档案、资料、刊物进行严格保管。对尚末公开的领导讲话、谈话和批示，以及的内容、文件、资料等，做到严格保密，杜绝泄密事件发生。
五、勤抓教育培训，提升全员保密意识
浅析档案保密工作保障措施
闵涛
档案资源作为国家资源的重要组成部分，其保密工作带头档案事业发展和国家案例。笔者仅就如何做好档案保密工作，确保档案安全阐述几点粗浅的认识。
一、强化档案保密意识
二、加强档案库房安全建设
档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。首先，档案库房应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施，并随时做好各项设施设备的检修、维护工作。其次，档案库房应指定专人负责管理，落实双人双锁等严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。其三，涉及国家秘密的档案应单独保管，要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等，从保管条件上确保档案的安全。其四，应减少档案的破损率延长档案的使用寿命。如，对不易保管的磁盘、光盘等存储介质应配备专用的档案消磁柜；对容易破损的硫酸纸图等重要档案配备好防潮、增湿设备。另外，要坚持日常监督与重点检查相结合，不定期组织全面细致的安全检查，在认真清点核对档案数目的同时，及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取切实的有效措施，堵塞危及档案安全的漏洞。
三、完善保密档案借阅管理
【关键词】保密管理系统Excel平台工作流
1概述
随着信息化建设的深入推进，各类组织特别是单位和部门的保密工作逐步从传统的制度、人员管理模式向信息化管理模式转变。建立一个科学、高效、可靠的的保密工作管理信息系统，日益成为加强信息化条件下保密工作的当务之急。本文以集团公司为模型，在认真梳理保密工作流程的基础上，以Excel综合平台为支持平台，探讨设计了一个简单易用的保密工作管理信息系统，以期实现保密日常工作信息化管理、重要安全保密信息的上传上报及信息通报、安全策略的制定及下发和对安全保密事件从发生到中间处理过程以及最终处理结果等环节进行全程动态跟踪管理。
2需求分析
有8个方面的管理内容：
2.1保密组织机构管理
保密组织机构对公司各级保密组织机构的职责、人员配备、工作进行管理。
2.2保密制度管理
保密制度管理对公司、单位保密基本制度管理，明确单位保密负责人和保密责任。
2.3要害部门部位管理
要害部门部位管理对外来单位人员进入公司部位进行审批管理。
2.4存储介质管理（数码介质）
存储介质管理对数码相机、数码相机存储卡、摄像机、摄像机存储卡、录像带和录音笔台账信息进行管理，不同介质分别由专门人员进行管理。
2.5通信及办公自动化设备管理
通信及办公自动化设备管理对传真机、复印机和晒图机进行管理，不同介质分别由专门人员进行管理。
2.6会议管理
会议管理对会议和活动的申报、检查进行管理，会议和活动必须先申报，后检查。会议中机密级以上会议需经分管副总经理批准，活动根据活动类型的不同，相应的检查表分为三类。
2.7安全保密设备管理
安全保密设备管理对安全保密设备进行管理，主要包括台账信息和设备申请、借用、维修、报废业务。
2.8载体管理
载体管理对纸介质进行管理，主要包括台账信息和载体移交、外带、销毁业务。
3系统设计
图1体现了用Excel平台设计该信息系统的全过程。中间四个椭圆形组成的主线表达了建立一个信息系统所要完成的四个方面：建立部门、角色、用户等基本信息；建立基础数据；管理业务单据；完成统计、汇总、查询。
3.1建立组织机构、角色、用户
3.2保密组织机构管理
模块包括工作表：专兼职保密员登记表、保密员台帐；模块包括数据表：保密员信息表-主表、专兼职保密员登记表-主表；模块包括工作流如图2所示。
模块说明：用户单位出现保密员变动，不能直接在保密员信息表进行修改，需要填写专兼职保密员登记表，经过专兼职保密员登记工作流程处理完成后，系统自动更新人员信息台账。专兼职保密员登记工作表中，专职保密员需要经过人力资源部审批，兼职则不需要。专兼职保密员登记工作表在审批过程中一旦出现领导审批不同意的情况，此表单即宣告作废，用户需要重新填写。
3.3保密制度管理
模块包括工作表：基本制度、二级制度、专项制度；模块包括数据表：二级制度―主表、专项制度―主表；模块包括工作流：保密员填写―单位领导审批。
3.4要害部门部位管理
模块包括工作表：涉足部位审批；模块包括数据表：涉足部位审批表―主表、涉足部位审批表―来宾明细、涉足部位审批表―涉足单位明细。
模块包括工作流：申请―单位审批―保密处审批―公司审批（涉足部位审批工作流程）。
3.5存储介质管理（数码介质）管理
模块包括工作表：数码相机台帐、数码相机存储卡台帐、摄像机台帐、摄像机存储卡台帐、录像带台帐、录音笔台帐：模块包括数据表：数码相机台账―主表、数码相机存储卡台帐―主表、摄像机台帐―主表、摄像机存储卡台帐―主表、录像带台帐―主表、录音笔台帐―主表；
模块包括工作流：台账只需填写，无工作流。
模块说明：不同台账分别由专门人员进行管理，需要为该类人员设置专门权限。
3.6通信及办公自动化设备管理
模块包括工作表：传真机台帐、复印机台帐、晒图机台帐；模块包括数据表：传真机台账―主表、复印机台帐―主表、晒图机台帐―主表；模块包括工作流：台账只需填写，无工作流。模块说明：不同台账分别由专门人员进行管理，需要为该类人员设置专门权限。
3.7会议管理：模块包括工作表
会议方案申报，会议检查，专项、重大活动申报，专项、重大活动检查；
模块包括数据表：会议保密方案申报表―主表、会议保密方案申报表―明细、会议检查表―主表、活动申报表―主表、活动申报表―明细、其他活动检查表―主表。
模块包括工作流：工作流大同小异，仅举一例，如图3所示。
模块说明：会议保密方案申报表和会议检查表是先后关系。必须先有会议保密方案申报表，然后才有对应的会议检查表。用户填写会议保密方案申报表，保密处审批同意后，才能在会议检查表提取出对应的会议保密方案申报表，会议检查表申请后，对应的会议保密方案申报表就无法再提出。专项重大活动申报表和专项重大活动检查表也是如此关系。
3.8会议管理
模块包括工作表：碎纸机台帐、密码文件柜台帐、手机柜台帐、会议屏蔽机台帐、安全保密设备申请、安全保密设备借用、安全保密设备维修、安全保密设备报废
模块包括数据表：碎纸机台账―主表、密码文件柜台帐―主表、手机柜台帐―主表、会议屏蔽机台帐―主表、安全保密设备申请―主表、安全保密设备申请―明细、安全保密设备借用―主表、安全保密设备借用―明细、安全保密设备维修―主表、安全保密设备报废―主表、安全保密设备报废―明细。模块包括工作流：台账只需填写，无工作流。审批中，设备申请、维修、报废基本一致，设备借用增加借出和归还确认环节，仅举一例：
申请―单位审批―保密处审批―主管审批（安全保密设备申请工作流程）。
3.9载体管理
模块包括工作表：载体台帐；模块包括数据表：载体台帐-主表；模块包括工作流：台账只需填写，无工作流；模块说明：载体台账只针对纸介质载体，磁介质载体不纳入管理范围。
4系统界面
主界面和模块界面如图4、图5所示。
作者简介
周一波（1977-），男，辽宁沈阳人，同济大学硕士研究生，辽宁省新闻出版行业职业技能鉴定站站长，教授级高级工程师。研究方向为科技管理。