改进前的付款流程在流程改进前，公司采用的是较普遍的制造业采购付款流程，即遵循所谓的“三单匹配”原则。大体描述如下：
从表面上看流程，进行了单据的的匹配比对，实现了单据间勾稽检查，以及部门间的牵制。但进一步分析并且参考实际效果的话，其中还是有一些风险和弊端，具体如下：
一、从组织架构来看，将采购，物流和仓库作为一个部门本身就是容易产生风险的架构。由于是受命于同一个部门经理，仓库和物流部门很难做到对采购的牵制，从而让供应商有机可乘。
二、由于没有正式的询价，比价环节。当完成了审批的采购申请单流到采购部门后，由采购全权来负责后续工作，包括询价，供应商选择和送货安排。会导致采购员暗箱操，没有其他部门知道最终采购的物品是否基于最优成本。
三、对于原材料的采购，没有负责运营，计划的计划部门参与到申请程序中。由于原材料金额大，容易占用公司的资金，最佳策略就是“零库存”模式，这就需要运营，计划部门审核采购量。而XX公司目前采用的方式和其它物资的类似，并不需要类似的审核，忽略了对于库存水平的控制。
由于公司采购及付款流程存在着以上列举的弊端，公司从2009年针对目前流程的弊端进行了优化，具体措施如下：
一、从组织架构上，首先将仓库从采购部中剥离出来。将仓库归属于计划部门，从而实现仓库与采购的独立，因此可以通过仓库对采购行为进行制衡。并要求供应商以后直接将发票寄给财务部，以减少采购部门的“暗箱操作”。
二、从控制手段上，XX公司实施了ERP系统。其中采购申请程序依然是手工方式，之后的采购订单建立直到付款程序均通过系统实现。最大限度的减少了人为出错，干预数字的可能。基本程序是：采购首先根据批准的采购申请单在系统中创建采购订单，当仓库进行收货时，系统收货单会和采购订单进行自动比对，如果数量出错的话收货无法进行。当财务进行发票录入时，系统可以找到发票对应的收货单，如果找不到收货单，发票将无法录入，付款无法进行。保证了系统和纸质发票，收货单，订单间的一致性。
三、在采购申请程序之前，添加了报价申请程序。某用户需要采购某东西，要先向采购部提出报价申请，采购部门应该至少询到三家供应商的价格，然后提交给用户让其选择。原则上用户应选取最低价供应商，如果用户选取的并非是最低价，需说明原因。采购部门不得直接选择供应商。这样可以防范采购部门的“大包大揽”。
四、对于原材料的采购，改由计划部门提出采购申请。并且要求计划部门每次提出采购申请必须基于计划产量。计划部门会根据未来的计划产量，库存水平，订货周期等因素提出原材料采购申请，财务部门对计划部门的预测采购量进行审核，实现第三方监管。
五、在财务经理审批采购申请单之前，加入由成本会计进行采购是否在预算内审核环节，从而保证预算得到了执行。实际操作中，成本会计会记录每一个成本中心的采购订单号码，费用类别和金额，和预算进行比对，超出预算部分采购需要说明并得到公司总经理批准方可进行。同时，要求超出预算的部分要在以后期间的费用额度中进行扣减。
六、此外还对财务部赋予了“中立的”监督职能进行流程监管。具体做法是每个月财务部抽取若干笔付款业务进行流程完整性复核。通过要求采购部提供报价申请，采购申请，采购订单；仓库提供供应商的送货单，然后与系统单据进行比对。确保采购的东西就是用户要求的足质，足量的并按时交付的货物。
通过以上改进流程的建立，内部控制改进目标非常的明确，效果比较让人满意，但是如果对比财政部的《企业内部控制应用指引第7号――采购业务》，能发现公司还有改进空间。具体如下：
一、指引中提出“企业应当对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换。”但目前公司还没能够实现。因为公司目前的规模和架构很难实现采购人员定期进行岗位轮换，因为这会涉及新员工招聘，培训，工作的交接等大量问题。建议公司业务规模增长后可以考虑开展岗位轮换。
二、企业内部控制应用指引中提出“企业可以根设置请购部门，对采购需求审核，归类汇总，统筹安排企业的采购计划。”目前公司并不存在这一部门。由于公司规模不大，对时效性要求较高，因此很难实现。公司可以考虑中远期和用户讨论流程优化，除了紧急采购外，进行定期的采购，以便于归类汇总集中采购。
关键词：事业单位物资采购审批验收入库
为了更好地完成单位所有物品的采购工作，并合理的控制采购成本，单位建立完善的采购与验收环节的管理制度，对采购管理有明确规定，以确保采购过程的公开、公平、公正。建立采购预算、审核、验收审批制度，上级主管部门审核批准制度，加强各环节之间相互牵制和相互制约。具体制定以下几个相互分离、制约和监督的岗位：采购预算计划与审批不相容；采购合同的订立与审核不相容；采购与验收不相容；付款的申请、审批与执行不相容。
二、落实了采购归口管理部门及其权限
我单位根据购置货物、工程和服务的类型，确定了归口管理部门并授予相应的组织采购权，其中：固定资产、办公易耗品的采购工作由办公室负责，劳保易耗品、维修工程的采购工作由总务科负责，医疗器械、药品的采购由药房负责。凡是采购物品涉及具体技术或专业要求的，采取各个部门相互合作的方法。
三、规范了采购审批流程
单位根据年度采购计划制定年度采购预算，并按照单位的采购审批程序办理。根据采购物品的不同，采购审批有以下几种：
（一）固定资产的采购：凡各部门需要购置固定资产，严格按预算执行流程。申请-审核批准-先调剂后采购-使用管理。由需求部门根据工作需要，填写《固定资产申请表》，提出所购固定资产的名称、数量及估计金额，由财务科审核，经院党组会审批后，由办公室和财务科进行采购。属政府采购范围的固定资产购置，由财务科负责按照政府采购的有关规定执行。固定资产实行“以旧换新”。需要更新固定资产时，使用人必须将原用固定资产交回办公室。
（二）办公易耗品、劳保易耗品的采购：2000元（含）以下总务科根据各部门使用情况制定采购计划，提交采购申请，2001-5000元分管领导审批后报主要领导审批；5001元以上支出，财务科受理初审后，填报《主管部门支出事项审批单》报分管局长或者局党组会审批。
四、真实完成采购货物验收和入库报销工作
单位成立以单位负责人为组长的验收工作小组，负责本单位验收工作管理并制定相应的验收管理办法。具体工作程序如下：
（一）采购物品到货后，要由采购归口部门做好验收工作，由经办人凭采购申请单、入库单、发票办理报销手续，报销由经办人、分管领导、财务总管、主要领导签字。
（二）采购物品验收出现发现的异常情况，负责验收的部门或人员立即向办公室报告并与供应商联系，查明原因及时调整处理，如出现问题不能及时解决的根据合同约定违约规定执行。
摘要：资金支付基本流程、资金支付审核要点、票据开具要求、常用单据展示、常见资金支付业务流程案例讲解。
一、资金支付基本流程
1、《资金申请表》签字流程：经办人经办部门负责人财务部审核财务部负责人部门分管领导财务总监（1000元以下）总经理（金额≥1000元）财务部付款。
非日常的无论金额多少都需要总经理签字（比如赔款等）。
2、合同审批流程：经办人经办部门负责人会签部门财务部审核财务部负责人部门分管领导财务总监总经理综合部盖章。
金额大于等于1万元需签订合同。
3、经理办公会审议：金额大于等于5万元需经理办公会审议；经理办公会会议纪要
4、招投标流程：金额大于等于30万元小于60万元公司内部招投标，金额大于等于60万元集团招投标；中标通知书
5、比价流程：参照≤小额（零星）物资采购管理办法≥
二、资金支付审核流程
（一）有合同的资金支付
（金额大于等于1万元需签订合同）
1、工程类合同资金支付审核要点
（1）查看原件合同是否签订流程完整；
①合同大于或等于60万元，集团招投标程序（集团招投标会议纪要材料）；
②合同金额大于等于30万元，且小于60万元，公司招投标流程（中标通知书），经理办公会审议（会议纪要）；
③合同金额在5万元(含)以上的经理办公会审议（经理办公会议纪要）；
（2）审核合同约定付款规定；
①一般大型工程合同先预付、再按照工程进度付款，最后留质保金；
②预付情况：按照合同约定，资金支付单是否按照预付比例支付；对方是否开具相应凭证（发票或收据）、合同关键页；
③支付进度情况：金额（合同金额*进度-以前支付金额）工程支付证书及工程支付申请表（对方单位及我方单位签字盖章），对方单位提供凭证（一般为发票）、合同关键页；
（3）审核资金申请单及发票
合同与发票信息中单位名称、账号、金额一般与“资金申请表”中所填信息一致；
发票真伪确定（税务局官网查询）、发票信息是否齐全（购销两方信息）、发票专用章、发票最后一行署名实名（开票人实名）、发票背书签名。
2、其他合同资金支付审核要点
（1）审核参照工程类合同资金支付审核；
（2）采购合同资金支付需要请购单、领用单（食堂福利一般不需要）、签呈；
（二）无合同资金支付审核要点
1、采购类资金支付
（1）办公用品类采购支付所需附件：资金申请表、发票、发票清单、请购领用单，签呈（固定资产类、工程采购类及预算外的非日常性业务）、比价材料（详见小额零星管理办法）；
①请购单、领用单数量型号与发票内容相吻合；请购单签字（使用部门负责人及分管领导、综合部签字、总经理大于等于1000元）、领用单（使用部门负责人和综合部签字）；
②发票审核:金额、开票信息、查询真伪、发票背书；
③资金申请表审核：付款信息与发票一致（垫付情况除外）；
（2）维修物品采购支付所需附件：资金申请表、发票、发票清单、请购领用单、签呈（非日常需求）、比价材料（维保单位不需要，其他详见小额零星管理办法）；
①请购领用单、领用单数量型号与发票内容相吻合；请购单签字（使用部门负责人及分管领导、综合部签字）、领用单；
为有利于各部门工作的正常开展，规范管理办公用品，合理控制各类办公用品的正常使用，在满足工作需要的前提下做到勤俭节约，特制定该管理制度。
一、办公用品的采购
（一）本制度所称办公用品指除水文设施设备外，各科室日常需要的办公用品及文印消耗品。
（二）消耗性办公用品由各科室向办公室申报，每月25日前由办公室统一提出次月办公用品购买计划表，经分管局长审核后，由办公室统一购置、发放、登记和管理。
（三）办公用品类固定资产每年申请报废一次，报废后将办公用品交回办公室，需要新购置的每年10月底可申请采购一次。
（四）办公易耗品由办公室根据耗量，提出书面计划，经分管领导同意，交采购员购买，验收入库无误签字后方可报销。
（五）有专项资金的会议和项目所需办公用品，由办公室指定人员购买，在专项资金中报销。
（六）购买各类物品时，要重实用、重质量，对量大、金额大的物品做到3人以上参与询价采购，货比三家，价廉、物美、实用。
（七）购买的办公用品需建立入出库制，并由接收人在物品发货单上签字，报销应凭发票和签收的发货单报账。
二、办公用品的使用和借用
（一）办公用品领用，需填报领用申请单，经各单位负责人签字同意，联系分管局长审核后，由分管办公用品的领导批准后方能领用。
（二）各部门所领办公用品均属水文局公有财产，只能用于工作所需，绝不允许据为已有。
（三）各类专项项目领用的办公用品、耗材等按成本核算价格，计入专项项目成本。
三、办公用品的管理
（一）办公日常用品，均由办公室统一登记造册，集中管理。
（二）各类物资存放要做到安全，避免物资损坏；物资要分类存放，清理记账，列好收支明细表，做到心中有数。
（三）借用公物，必须登记入册，按时归还。
（四）各科室所需办公用品，应填写办公用品领取单。
（五）原则上公物不得外借或合用，外单位因特殊情况借用我局公物，须经分管领导或办公室主任批准，办公室统一登记并办理借还手续。
（六）发给各科室的办公用品，要管好、用好，不得乱放乱扔或损坏遗失，人为损坏或因保管不善遗失的，责任人按价赔偿。
关键词：政府采购；协议采购；供货流程
SuggestionsoftheprocessofpurchasingbyagreementforuniversitiesinBeijing
XueHong
Beijingunionuniversity,Beijing,100101,China
Abstract:ThewayofpurchasingbyagreementisoneofthoseadoptedbyuniversitiesinBeijing,whichhasbeenbroadlyacceptedandwidelyutilized.Therecentprocessandmethodofpurchasingandsupplywerewellanalyzedinthisessay.Accordingtomyexperiences,thispapergaveoutmyownsuggestionsaswell.
Keywords:governmentprocurement;procurementbyagreement;processofsupply
当前北京市属高校政府采购的方式主要有项目采购、协议采购和分散采购等几种模式。其中协议采购是指事先通过公开招标的采购方式，统一确定中标供应商及其所品的品牌、价格、供货期限、服务承诺等内容，用协议的形式加以明确，各单位采购人在协议范围内进行询价采购的一项政府采购管理制度。协议采购具有规范政府采购市场、采购流程，以及提高采购效率、降低政府采购成本几大优势。随着市场的变化，采购流程也在不断变化。
1协议采购新旧流程
1.1旧流程
(1)采购人员向主管校领导或部门领导递交申请报告。
(2)申请报告获得批准后，采购人员通过北京财政局北京财政网(bjcz.省略)，查找所需的协议采购商品；在确定好需要购买的产品类型和规格型号后，填写协议采购申请单，交校国资处。
(3)国资处同意后，由专人在财政专网上录入，提交订单。
(4)市教委和市财政局在专网上分别对其协议采购商品进行审批，并决定是否同意购买。
(5)若审批通过，供货商可在专网上看到协议采购商品，并形成电子合同。国资处由专人在网上确认合同，供货商将打印好的合同送到购货单位，经双方确认签订采购合同。
(7)供货商和学校分别将相应的文件存档备案。
1.2新流程
(4)供货商下载合同范本，送到学校，双方签订合同。
(6)供货商和学校分别将相应的文件存档备案。
2协议采购新旧流程的各自特点
2.1协议采购旧流程的特点
(1)审批程序复杂和采购手续烦琐。在采购办公用品过程中，要经过部门领导、校级领导、市教委、财政局的审批。在整个协议采购过程中，各级领导审批和签字，专网录入，市教委审批，财政局在专网上审批，供应商在专网上出合同，采购单位在专网上确认合同，供应商将纸质合同送到采购单位签合同，供应商送货，采购单位出结算单，双方在结算书上签字盖章等。运作方式烦琐，让人感到头疼。
2.2协议采购新流程的特点
总之，新的协议采购流程给采购双方带来极大的便利，手续简便、快捷，省时省力。
3协议采购新流程中存在的问题
一年来，我们按照新协议采购流程进行工作的同时，也感到了某些不便：
(4)关于议价问题。新的政采网上，办公设备处标的政府采购价格为最高限价，规定采购人员在实际采购中可以与供货商议价。但在实际运作中，绝大部分供货商根本不议价。有时如果买的办公用品多，或者设备价格高，供货商有可能采用赠送东西的方式，这样也会产生一些问题，一般情况下采购人员不会将所送物品主动入账，因此给国有资产的管理造成很大困难。
(6)其他问题。办公用品的种类和价格不全，也就是说价格较低的产品不多。2010年年底，我校计划买一台打印机，在京东网上找到一款，价格几百元人民币。但是按规定，必须在政采网上购买，可是政采网上的激光打印机没有这一款，最便宜的也得上千元，这样就造成不必要的浪费。政采网上虽有一项可参考的中关村商品价格，可是到目前为止，大部分产品这一项还是空白。
4建议
4.1加强培训和学习
建议政采网协议采购形式及内容变更时，要及时通知各采购单位，同时希望政采网对各校负责协议采购人员及各供货商定期进行业务培训及经验交流，不断提高业务水平，要求严格按规章制度办事，以便能够更好地胜任工作。
4.2加强审批及购买手续的管理
建议建立一个由市教委与各高校国资处联合控制的协议采购办公设备管理平台；或者执行由市教委统一制定的办公设备采购管理办法，以此达到采购审批及数量控制的作用。
4.3加强采购内容的管理
(1)建议政采网要加快产品的更新速度，增加办公设备的种类，特别是要增加价格较低的产品种类，比如像鼠标和键盘等，因为这类设备实验室几乎每学期都要更换。
(2)对议价方式制订一个规范的管理办法，比如超过多少件数或超过多少钱的办公设备可议价等。
协议采购作为政府采购的一种方式，已在市属高校采购工作中得到普遍认可和广泛应用，因此协议采购的供货流程与方式只有与时俱进、不断更新，才能得到更好的发展。