很少有人会觉得我们的家庭和工作空间是完美的组织。我们会遗失汽车钥匙和重要的信件；购物时，我们会忘记需要买的东西；我们会错过某个重要的、之前觉得自己肯定能记住的约会。最好的情况是，我们的房间干净整洁，但抽屉和衣柜却杂乱不堪。一些人甚至还保留着上一次搬家时（甚至可能是5年前）没有拆开的箱子；书房纸张增加的速度远远超过处理它们的速度。我们害怕认识的人看见自己的阁楼、车库、地下室，以及厨房的杂物抽屉，害怕面对自己真正需要找寻某个物品的那一天。
显然，这些都不是我们祖先会有的烦恼。当你开始思考1000年前祖先的生活时，你肯定能够很快注意到技术差距—没有汽车，没有电，没有中央供暖系统，没有室内卫生设备。我们很容易将那时的家想象成现在已知的样子，除了没有预先包装好的食物，其他吃的都差不多。也许会有更多的研磨小麦和鸡皮。但人类学和历史记录讲述了一个完全不同的故事。
在食物方面，我们的祖先倾向于吃一些他们可以触手可及的食物。各种各样我们今天不再食用的东西，大多数都是因为我们觉得它们不好吃，但由于它们触手可及，便成为人类祖先的标准饮食：老鼠，松鼠，孔雀——当然还有蝗虫。一些我们今天认为是高级烹饪食材的食物，例如龙虾，在19世纪是很充足的，被用以喂养囚犯和孤儿，也被用作土地肥料，主人会告诉仆人们，他们一周吃龙虾不得超过2次。
除此之外，我们中的许多人感觉已经越来越难组织自己的物品，压力也越来越大。除了桌子上高高堆着的物品外，我们甚至不记得那些未拆封的箱子里装的是什么；电视遥控机需要新电池，但我们不知道新电池在哪儿；书房里书桌上还堆着去年的账单。很少有人会感觉自己的家像ACE五金超市一样干净，ACE五金超市的人又是怎样认为的呢？
约翰·芬赫伊曾是在全美拥有4300家分店的ACE五金公司的总裁和首席执行官。“任何严肃对待零售业和销售业的人都渴望更多地了解人类大脑，”他说：“我们的大脑会堵塞的部分原因在于大脑容量限制——大脑只能吸收、解码这些信息。我们可以从大的零售商店那里学到很多，但我们的目标是更小的、可以导航的商店，因为这对客户的大脑而言更容易。这是我们不断追求的。”换句话说，ACE五金公司利用灵活的分类，用以创造认知经济。
ACE五金公司雇用了全新的类别管理团队，致力于采用一种能够反映顾客思维的方式来摆放货架上的物品。普通ACE五金超市通常会有20000到30000件不同的条目，整个连锁公司大约有83000件不同的条目（回顾我们第1章所讲的，美国大约有100万最小存货单位。这也就意味着，ACE五金超市拥有全美大约10%的可售商品）。
ACE五金超市将它的物品细分到每个部门，如草坪与园林，水暖，电气和涂料。然后，再将这些类别细分，如化肥，灌溉和工具（草坪与园林类别下），灯具，电线，灯泡（电器类别下）。这些分类还能进一步细化。
在手动及电动工具类别下，ACE五金超市给出了以下细分类别：
然而，库存控制的原则并不总是适用于货架及货品展示。“我们很早以前就知道，”芬赫伊曾说，“锤子需要跟钉子摆在一起，当顾客购买钉子时，会看见货架上的锤子，这就提醒了他们可能需要一个新的锤子。我们过去常常将锤子与其他手动工具放在一起；但是现在由于这个原因，我们会将一些锤子与钉子放在一起。”
假设想修理篱笆上的一块儿松板，你需要一个钉子。你去五金店，通常会有一个摆满紧固件（上级类别）的过道。钉子、螺丝钉、螺栓和垫圈（基本分类）会占用一个通道，而过道内是分层的细分，包括混凝土钉、干壁钉、木头钉、图钉。
那么服装零售商又是怎样摆放他们的物品的呢？他们也会跟ACE五金超市一样，采用分层系统。他们也会采用功能分类，将雨衣放在一个区域，将睡衣放在另一个区域。服装零售商会面临这样一个分类问题：存储有四大重要的维度—潜在买家的性别，衣物的类别（裤子、裙子、袜子、帽子等），颜色，尺寸。服装店通常会将裤子放在一个区域，将衬衫放在另一个区域。再进行细化，礼服衬衫会与运动衫和T恤衫分开。在裤子货品区，裤子通常会按照尺码进行摆放。如果某个货品区的员工在大致扫视了库存区之后，仍然想一丝不苟地重新排列，那么每个尺码下的裤子又会按照颜色进行排列。现在，事情就变得更加复杂了，因为男性的尺码通常会用两个号码表示——腰围及内缝长。在大多数服装店，腰围通常就是分类编号：所有的裤子都会按照一个特定的腰围尺寸被分在一组。所以，当你走进盖璞专卖店时，如果你询问裤子货品区在哪，店员会将你引导至商店的最后一个区域，在那里你会发现一排排装着数千条裤子的方盒子。马上你会注意到他们对裤子还进行了细分。牛仔裤很有可能被巧妙地与卡其裤分开，而卡其裤又会与其他任何运动型的、考究的或更高档的裤子区分开。
现在，所有腰围为34英寸的裤子都会被显著地放在货架的某一个地方。如果稍加浏览，你会发现裤子又会按照内缝长进行排序。颜色呢？这还要取决于商店。有时，所有黑色牛仔裤会放在一组连续的货架上，所有蓝色牛仔裤又会放在另一组连续的货架上。有时，在同一个分类中，所有蓝色的裤子会放在黑色裤子的上面，或者黑色与蓝色交叉摆放。如果按颜色分类，我们会很容易认出——我们之所以会那么快地认出颜色，原因在于注意力过滤器（“沃尔多在哪儿”网络），与尺寸不同，你不需要找一个很小的商标来确定究竟拿到的是哪种颜色。我们注意到货架不仅会分层次，也会分区域。男士服装通常会放置在商店的一个区域，女士服装会放置在另一个区域。这样做的意义在于，这是“选择空间”的粗略划分。大多数时候，我们所希望的服装都会在同一个性别分类，我们不希望自己在不同性别的服装之间来回奔走。
当然，并不是所有服装都容易被找到。服装店也通常会按照设计师进行分类—拉尔夫·劳伦在这边，卡尔文·克莱恩在那边，肯尼思·科尔又在另一边——在设计师的分类服装下，他们又会细分，先是按照服装类型（裤子与衬衫），然后按照颜色和尺码。百货公司的专柜彩妆往往是按照供应商进行分类——兰蔻、欧莱雅、倩碧、雅诗兰黛、迪奥，每个供应商都有自己的专柜。如果客户想要找一款与红色唇膏匹配的手袋，这一定不是一件容易的事情。很少有走进梅西百货公司的顾客会想，“我只是来买一支倩碧的红色唇膏”。从百货公司一个区域走到另一个区域非常不方便。但梅西百货这样做的原因在于，他们将第一层租给了不同的化妆品公司。梅西百货兰蔻专柜就像是商店里的商店，有专门的销售人员。兰蔻提供货架和库存，而梅西百货并不担心货品的摆放，也不用担心新产品的订购——它们只是简单地从每个交易中获得利润的一小部分。
但我们的家却不像ACE五金超市、盖璞专卖店、兰蔻专柜那样整齐。在市场的驱动下，商家们不得不注意排列分类，那我们的家又该怎样分类呢？
我们丢失的很多物品都源自结构力量——生活中很多居无定所的物品都没有放置在一个特定的地方，例如微不足道的梳子。以近视眼镜为例——我们将它们从一个房间带至另一个房间，它们经常会被放错地方，因为它们没有特定的位置。其中的神经学原理很容易了解。我们进化出了一个特殊的大脑结构，名为海马体，用以记忆物品的空间位置。在人类的进化过程中，这对于我们记忆食物、水源的位置尤为重要，更不用说记忆危险的位置了。海马体是记忆的中心区域，研究人员甚至在大鼠和小鼠身上也发现了海马体。比如松鼠埋坚果，松鼠大脑中的海马体帮助它们在几个月之后还能从上百个不同的地方找到坚果。
位置记忆已经经历了上万年的演变，以记忆那些不会改变的物体，例如果树、水井、大山和湖泊。不仅是这些大的物体，那些静止物体的精确位置对我们生存而言都是极为重要的。大脑最不擅长记忆位置不断变化的物品的位置。这就是为什么我们记得牙刷的位置，却无法记得眼镜的位置；为什么我们会遗失汽车钥匙，而不是汽车（家里有许多位置可以放汽车钥匙，但放汽车的位置却并没有那么多）。古希腊人很早就已经了解到了位置记忆。
轨迹记忆法是古希腊设计的最著名的记忆系统，原理在于空间记忆能够提取并记住我们想要记住的概念，例如家里的房间。
专为智能手机设计的托盘或者架子能够引导你将手机放在那儿，而不是其他地方。这一原理也适用于电子物品和日常信件。尖端印象（SharperImage）、博斯通（Brookstone）、SkyMall（一家老牌购物杂志）和theContainerStore（一家专门销售储存及整理工具的零售商）已经将神经科学在现实中做成了商业模式。它们的特色产品涵盖了一系列惊人的风格和价位（塑料、皮革或纯银），这些都可以作为可供性，让你将难以收拾的物品都放置在它们本应属于的位置。认知心理学提倡将这一系统做到极致：当你已经花了很多钱购买托盘放置信件时，信件就很难被弄得乱七八糟。
如果你害怕会在回家的路上忘记买牛奶，那么请在你的汽车座位旁边，或者乘地铁时在背包里放一个空牛奶盒子（当然，我们也可以利用便条，但是牛奶盒子更特殊，更容易引起你的注意）。另一个记住物理物品的方式，就是在不用的时候将它们收拾好。大脑是一个出色的变化探测器，所以我们能够注意到门边的雨伞和汽车座位旁的牛奶盒子。但还有一个推测是，我们的大脑已经习惯了那些没有改变的东西——这就是为什么朋友走进厨房时会注意到我们的冰箱发出了一阵奇怪的嗡嗡声，也许连我们自己都不曾注意到。如果不管天晴还是下雨，雨伞都在门边，它就不会成为我们的记忆力触发器，因为我们不会注意它。为了帮助人们记住自己的停车位置，旧金山机场停车指示牌建议大家都给自己的停车位置拍摄一张照片。当然，这个方法也适用于自行车的停放（作为高科技产业的新心脏，谷歌汽车和谷歌眼镜也许能在不久的将来帮助我们完成这一任务）。
那些拥有有组织的大脑的人，一旦发现自己不停地奔波于厨房与书房，只是为了拿一把剪刀时，他们通常会再买一把剪刀。这似乎看起来像是把东西弄得更乱，而不是在组织我们的生活，但将经常使用的物品备份，并放置在不同位置，可以帮助我们免于记忆这些物品。也许你会在卧室、书房、厨房都使用眼镜，如果你能够拥有三副眼镜并将它们放置在每个房间固定的位置，这个问题就解决了。由于眼镜自身不可能从一个房间移动到另一个房间，所以你的位置记忆会帮助你回忆起它们在每个房间的位置。一些人可能会买一副眼镜放置在汽车杂物箱里用于阅读地图，然后他们又会在钱包或者夹克口袋里再放一副眼镜，这样当他们在餐厅时可以阅读菜单。当然，处方眼镜是很贵的，三副眼镜的价格更是如此。我们只需要一根系绳、颈绳就能让眼镜一直在我们身边（与其他我们经常能观察到的关联性不同，没有任何显著的科学证据表明，这些系绳、颈绳会让我们头发发白，它们也不会粘在我们的羊毛衫上）。但神经科学的原理仍在起作用。可以肯定的是，当你不使用系绳、颈绳时，眼镜会放在一个地方；但是如果你将它们放置在了很多地方，这个系统就会崩溃。
以上策略——提供备份或固定位置——适用于很多日常物品：唇膏，发夹，小刀，开瓶器，订书机，透明胶带，剪刀，梳子，指甲锉，钢笔，铅笔，记事本。但这个系统不适用于那些无法复制的东西，比如你的钥匙、电脑、iPad、当天的邮件或者手机。对于这些东西，我们最好利用自己海马体的能力，而不是试着抵抗它们：在家中为它们找一个固定的存放位置，然后每次都坚持将它们放在那个位置。
许多成功的摇滚音乐家和嘻哈音乐家，尽管他们经常被认为对一切都无所谓，经常被当作酒鬼，但他们的家庭工作室却总是收拾得很有条理。斯蒂芬·斯蒂尔的家庭工作室有特定的抽屉用于放置他的吉他弦、镐、扳手、插座、插头、设备零配件（按设备类型分类）和拼接带等。电源线和电缆机架（看起来像领带架）按照特定顺序放置着各种各样的电器和乐器，以便他可以顺手拿起需要的东西，甚至不需要看一眼。迈克尔·杰克逊会一丝不苟地收拾他的每件物品；他的雇员中，专门有一个首席档案保管员负责管理物品。约翰·列侬保管着一箱又一箱的磁带，并将它们进行仔细标记和管理。
组织你的生存空间，目标在于将大脑的一部分记忆功能转移至外部环境；让你的视觉环境看起来更井井有条，这样，当你想要放松、工作或者找东西时，不至于被干扰到；也让你为物品指定一个位置，以便以后能更快找到。
那些忙碌的酒吧和酒馆（许多人都将酒吧、酒馆视为家）酒瓶的摆放也可以参照这个原则。最经常使用的酒瓶通常放在酒保触手可及的地方，这些酒架通常称为快速酒架，位于酒吧的吧台。当酒保从快速酒架中取出酒瓶时，他不需要耗费太多体力和精力。不经常使用的酒瓶会放在另一侧，或者是后面的酒架上。在该系统内，烈酒会被并排放置。三四瓶最流行的波旁酒将换着排放；三四瓶最流行的混合苏格兰威士忌会在它们旁边，旁边还有一瓶麦芽威士忌。快速酒架上放什么，哪些酒需要摆放出来，这些都取决于当地人的偏好。比如，肯塔基州列克星敦的一间酒吧，将许多众所周知的波旁酒品牌放在突出明显的位置；大学城的酒吧将会展示更多的龙舌兰酒和伏特加。
学习菲得洛斯，留一个灵活的分类，用于放置“其他”一类物品——杂物抽屉。即使你已经拥有一个组织良好的系统，你的厨房、办公室、工作间的每个抽屉、架子、储物间都被贴上了标签，但你发现总有一些东西不适合现有的任何一个系统：有时候，你可能需要为某些东西腾出整个抽屉或架子。从纯粹的强迫症的角度来看，最好腾出一个完整的抽屉或架子用于存放灯泡、黏合剂（胶水，接触型胶结剂，环氧树脂，双面胶带），以及蜡烛。但是，如果你只有一个灯泡，以及一瓶使用了一半的克拉兹牌胶水，那就完全没有必要单独腾出一个完整的空间了。
从神经学的角度来说，创建家庭信息系统有两大基本的步骤：第一，你创建的分类需要反映如何使用这些东西。也就是说，这些分类对你而言必须是有意义的。你需要评估你的生活阶段（祖父留给你的那些手工编织的、假的苍蝇应该放在钓鱼箱里，不需要进行分类，直到几十年之后，当你开始假蝇钓鱼时，你可能才会想要对这些假的苍蝇进行细分）。第二，最好不要将太多不相似的物品放置在同一个抽屉或者文件夹中，除非你能想到一个囊括所有的主题。如果想不到，你可以使用“杂物”、“垃圾”、“未分类”等标签。但是如果你发现自己拥有四五个杂物抽屉，就需要对里面的物品进行再分类，例如，家庭用品，园林用品，孩子的物品。
除去那些实际的个性化的步骤，你可以遵循以下三大基本原则。
组织原则1错误的标签、错误的位置比没标签更可怕
组织原则2如果已经有了既定标准，那么请遵照这些标准
梅兰妮的厨房水槽下有一个回收桶和一个垃圾桶。其中一个是蓝色，而另一个是灰色。家门外，城市环卫部门给了她一个蓝色的垃圾桶（用于回收）和一个灰色的垃圾桶（放置垃圾）。她应该坚持现有的色码系统，因为它是一个标准，她没有必要去记忆两个不同的、对立的系统。
组织原则3不要保留那些你不会使用的东西
如果你不需要某个物品，或者它已经坏到不能修理了，那么请扔掉它。埃弗里从她的抽屉中拿出了一支圆头钢笔，发现它已经坏了。她想尽了各种办法来修理它——滋润尖端，用打火机加热，不停地摇晃，在纸上不停地划。最终，她发现已经修理不好了。然后，她将这支笔放回了抽屉，拿出了另外一支钢笔。她（以及我们）为什么会这样做？很少有人知道究竟应该怎样才能修好一支钢笔，我们能修好一支钢笔的概率是很随机的——有时我们能修好，有时不能。我们将它放回抽屉，想着也许下一次能修好它；但是抽屉里面已经塞满了各种钢笔，有些能写，有些不能写，这会耗费大脑的精力。所以，最好将那些不能用的扔掉；或者，如果你无法忍受这样的想法，请指定一个盒子或抽屉存放这些钢笔，也许某一天你会再次尝试修理它们。如果你还保留着电视机的备用橡胶脚垫，但电视机已经不再工作，那么请扔掉这些橡胶脚垫。
我猜测，当这本书出版时，人们应该还会观看一种叫作电视机的东西。
“我们需要积极主动地做一些事情来重置我们的大脑—我们可以欣赏大自然，欣赏艺术，定期开启大脑的神游模式。
开发海马体记忆存储自然特性的其中一个办法就是，为我们所做的不同工作创造不同的工作空间。但现在我们却使用同一部电脑管理财务收支，回复老板的邮件，网购，观看猫弹钢琴的视频，分类爱人的照片，听最喜欢的音乐，支付账单，阅读每天的新闻。毫无疑问，我们无法记住所有的事情——大脑的设计结构决定了我们无法在一个地方存储如此多的信息。也许现在看来，对很多人而言，这个建议的成本还有些高，但随着电脑价格的下降，很快我们就能实现：如果能够用一种设备存储一个领域的信息，我们将受益匪浅。与其使用电脑来观看视频、听音乐，我们不如用更精巧的设备（iPod，iPad）来完成这些事情。我们用一个电脑处理私人事件（对账单、查税），另一个用来处理个人娱乐事件（安排旅行、网购、分类照片），还有一个用来处理工作。我们在每个电脑桌面都创建不同的桌面图案，这样，视觉系统就能提醒我们，让我们进入每个电脑区域所对应的空间记忆环境之中。
神经病学家兼作家奥利弗·萨克斯进一步认为：如果你需要在工作时处理两个完全不同的项目，那么请选择不同房间的桌子或区域来完成任务。仅仅是位置的转换就可以摁下大脑的重启按钮，拥有更有效率、更有创造性的思维。
我们现在还无法实现拥有2-3台不同的电脑，但现代技术已经发明了便携式存储器，可以容纳整个硬盘的东西——你可以使用一个存储器装娱乐有关的东西，另一个装工作有关的东西，或者是跟个人经济有关的东西。你也可以在计算机上使用不同的用户模式，创建不同的桌面图案，放置不同的文件，设计不同的外观。这些都利用了以位置记忆为基础的、受海马体所支配的差别分类。
我们大量的信息源实际上还没有实现数字化。要知道，大多数信息我们都是从纸张上得到的。如何处理和组织家中各种各样的纸张，针对这一问题，两大学派正发起一场争论。这些纸张包含器具和各种电器或电子设备的操作手册，产品和服务保修卡，支付账单，取消的支票，保险，以及其他日常商业文档和收据。
纸质文档的另一大优势在于它不会被轻易改动或编辑，也不会感染病毒，即使没电了你也可以阅读。虽然纸质文档可能会被大火烧毁，但你的电脑也同样可能会被烧毁。
尽管马尔科姆和琳达都各持己见，但他们都保管着许多并非他们首选格式的文档。有些时候是因为这些信息就是以那种格式传递到他们手中的——网购收据以电子文档的形式通过邮件发送；小公司的账单仍然通过邮递方式传递。
总有一些办法可以分类电子的和纸质的信息，以扩大它们的实用性。最重要的是，它们能够很便捷地被检索到。
对纸质文档而言，最佳系统仍然是最经典的文件柜。目前最先进的是悬挂式文件夹系统，由弗兰克·D·乔纳斯发明，牛津归档供应公司于1941年取得专利，该公司后来发展成为牛津便达飞（Pendaflex）公司。牛津大学和秘书学院为创建文件夹设计了很多原则，这些原则都以“更简便地存储、检索文件”为核心。对于数量较少的文件，例如小于30个文件，根据主题按照字母顺序排列标记分类已经足够。如果大于这一数字，通常给出大类再按字母顺序排列，例如家庭、经济、孩子等。我们还可以利用物理环境来区分这些类别——例如，文件柜有不同的抽屉，可以包含不同的更高类别的分类；或者在一个抽屉中，不同颜色的文件夹或文件标签可以让我们更快速地识别分类。一些人，尤其是那些患有注意力缺失症的人，当打开抽屉无法看到所有文件时，他们会感到恐慌。在这种情况下，开放式存档车或存档架可以避免文件被隐藏在某一个抽屉中。
所有这些原则都适用于物理世界，也适用于计算机上的虚拟文件和文件夹。计算机最明显的优势在于，你可以完全不对文件进行分类，计算机的搜索功能会帮助你很快找到所需要的东西（如果你能记得它们的名字）。但这会增加你的记忆负担—你需要记住并回忆起所命名过的所有文件名称。对文件及文件夹进行细分的最大优势在于，你可以重新发现那些已经遗忘了的文件。这就将你大脑的记忆外化到了计算机之中。
谷歌前首席信息官、工程部副主席道格·梅里尔认为，“组织信息的原则不是——也不应该—适用于所有人”。但是，仍然有些基础的东西我们可以采纳，例如创建待办事项列表，随身携带笔记本或索引卡，或者“将所有物品都放在一个固定的位置，并记住这些位置”。
虽然我们的家中也有办公室，也会在家支付账单，但这一切却并不像是一个家。家不涉及存档。你希望在家是什么感觉？很平静？严格控制你的每一分钟？你通常会在家干什么？如果你跟大多数美国人一样，那么你会肩负着多重任务。21世纪前10年的流行语已经不是只会在工作中出现。智能手机和平板电脑都已经走进千家万户。
但美中不足的是，虽然我们认为自己正在齐头并进地进行着多个任务，但实际上这只是一个可怕而残酷的错觉。麻省理工学院神经学家厄尔·米勒，是世界级分散注意力专家之一，他认为我们的大脑“天生就不擅长多重任务……当人们认为自己正在完成多重任务时，他们实际上只是非常迅速地从一个任务切换到另一个任务。每当他们这样做的时候，他们都会付出认知成本”。因此，我们并没有像魔术师那样同时在空中抛掷多个球的能力，我们更像是一个糟糕的业余播撒盘，疯狂地从一个任务切换到另一个任务，既忽略眼前的错误，又担心它会随时崩盘。具有讽刺意义的是，尽管我们认为正在做着很多任务，但多重任务反而使我们效率更低。
仅仅是拥有多重任务的机会都会损害我们的认知能力。伦敦卡迪夫大学的格伦·威尔逊称之为信息狂躁。他发现，当你正试图集中于一个任务时，收件箱里的一封未读邮件就可以将你的智商降低10分。尽管人们声称吸食大麻有很多好处，包括增加创造力，减少疼痛和压力，但有证据表明它的主要成分——大麻素——会激活大脑中的大麻受体，严重干扰我们的记忆和专注力。威尔逊认为，多重任务的认知损伤比吸食大麻的认知损伤更大。
斯坦福大学神经科学家拉斯·波特拉克发现，学习信息的同时如果执行多重任务会让新的信息进入大脑错误的区域。例如，如果一个学生一边学习一边看电视，他学业上的新信息就会进入大脑中的纹状体区——一个专门用于存储新程序、新技能的区域，而不是事实与想法的区域。如果没有电视的干扰，信息会直接进入海马体，在这个区域，信息会以多种方式分类组织，更有利于我们检索。麻省理工学院的厄尔·米勒补充道，“人类根本无法很好地完成多个任务，但他们说他们可以，其实是在欺骗自己”。实践证明，人类大脑很擅长这类自我欺骗。
正如我之前所介绍的那样，这种转换本身还会存在新陈代谢的代价。当大脑从一种活动转换到另一种活动时，前额叶皮层和纹状体会燃烧氧化葡萄糖。氧化葡萄糖是大脑专注于任务的燃料。当我们处于多重任务状态时，这种快速、持续的转换会导致大脑快速燃烧燃料，让我们很快就感到疲惫、迷失方向。大脑中的营养物质大量流失，这会导致我们的认知能力与物理能力打折扣。除此之外，重复的任务转换会导致焦虑，增加大脑中压力皮质醇激素的水平，最终导致攻击性与冲动行为。相反，专注于一项任务的状态由大脑中的前扣带回和纹状体控制，一旦我们进入中央执行模式，保持这种状态所消耗的能量比保持多重任务所消耗的能量更少，从而减少大脑葡萄糖的需求。
更糟糕的是，多重任务需要我们做出决定：我应该回复这条短信还是应该忽略它呢？我应该怎么回复呢？我应该怎样保存这封邮件？我是继续完成手头的工作还是休息一下呢？研究证明：从神经资源的角度来说，做出决定非常困难，即使是小的决定也会消耗与大的决定同样的能量。我们所失去的首先就是冲动控制。当我们对许多微不足道的事情做出决定后，大脑会进入枯竭状态。这样，我们会对那些真正重要的事情做出错误的决定。谁会愿意通过执行多重任务来增加每天需要处理的信息量呢？
这种不确定性会对我们的快速知觉分类系统造成破坏、带来压力、影响决策。每封电子邮件都需要做出决定：我是否应该回复？如果需要，现在回复还是待会儿回复？它究竟有多重要？如果不回复，或者不立刻回复，又会有什么社会、经济后果？会对我的工作造成什么影响？
每次以这样或那样的方式发出一封邮件时，我们都会拥有一种成就感，我们的大脑会产生奖励的激素并告诉我们，我们已经完成了某件事情。每次查看推特或脸书更新，我们都会看到一些新奇的事，感觉自己更好地融入了社会（以一种怪异的人情味网络的方式），我们的大脑又会产生一种奖励的激素。请记住，正是大脑中控制边缘系统的、追求新颖的部分让我们产生了这种快感，而不是前额叶皮层中那些计划、设计、高等级的思维中心让我们产生此类快感。别搞错了：电子邮件、脸书、推特会导致神经成瘾。
记住密码可以有多种系统。许多人会将他们的信息存储在服务器（云端）上，但这也存在一个隐形的危险——黑客很可能入侵，然后盗取成千上万的密码。最近几个月，黑客已经盗取了300万个Adobe（数字媒体和在线营销方案供应商）用户密码、200万个德国沃达丰用户的密码和1.6亿个维萨信用卡与借记卡用户的密码。还有一些人会将密码存入电脑，这样做看起来不容易遭受外部攻击（尽管不是100%的安全），但如果你的电脑被盗，它将更容易遭受攻击。我们最好采用那种很难被猜出来的密码，然后将它们放入加密文件中，这样，即使某人用了你的电脑，也无法破解你的密码。你只需要记住一个密码，即打开密码文件的密码——这个密码最好是一串没有规律的大小写字母、数字、特殊符号，诸如Qk8$#@iP{%mA之类的。我们不建议在纸上或者在笔记本上写下密码，因为这是小偷首先会看的东西。
不要使用你家宠物狗的名字或你的生日作为密码，如果这样，每个单词都可以在字典中找到。这些都很容易被黑客入侵。最安全、最简便的系统是按照你记忆的规律生成密码，然后将密码写在纸上或者机密文件中，这些网站的密码需要最基本的规律。生成密码最聪明的公式是想一个你能记住的句子，然后将句子中每个单词的第一个字母作为密码。你可以在供应商或者网站上设置个性化的密码。例如，你可以使用这样的句子——“我最喜欢的电视剧是《绝命毒师》”（MyfavoriteTVshowisBreakingBad）。
使用上面句子中每个单词的第一个字母作为密码的话，我们可以得到：
MfTVsiBB
现在，用某个特殊符号代替其中一个字母，并在中间加上一个数字，这样就更安全了：
MfTV$6iBB
现在你已经有了一个安全的密码，但不希望每个账户都使用同一个密码。你可以通过在前端或者末尾添加供应商或者网页名称的方式来设置个性化的密码。如果你想将这个密码用于花旗银行账户（Citibankcheckingaccount），你可以摘取它们的首字母C、c、a，然后开始创建你的密码：
CcaMfTV$6iBB
如果是你的美国联合航空前程万里账户（UnitedAirlinesMileagePlusaccount），你的密码可以是：
UAMPMfTV$6iBB
如果某个网站不允许用特殊字符，你只需将它们删除即可。如你的安泰（Aetna）健康账户可以为：
AMfTViBB
你只需要将标准公式的缩写写在一张纸上即可。由于没有写下具体的公式，即使别人发现了你的表单，也多了一层安全保障。你的表单可以是这样的：（如下表所示）
有些网站可能会要求你每个月都更换一次密码。你只需要在密码的末尾加上月份即可。假设这是你的西尔斯（Sears）信用卡账户，你的10月（October）、11月（November）的密码可以是这样的：
SMfTV$6iBBOctSMfTV$6iBBNov
如果还觉得这样很麻烦，你就要联想我们将不再需要密码，因为我们已经会使用生物识别标志，如虹膜扫描（目前正被美国、加拿大和其他国家的边境管制机构使用）、指纹或语音识别。但不少消费者都对生物识别的隐私问题表示出了担忧。因此，也许密码在一定时期内还会存在，至少在很短的一定时期内。这里的关键在于：即使是像密码之类的随机排列形式，我们仍然可以找到办法轻松地组织这些序列。
遗失某些东西给我们带来的不便与压力远远会比遗失其他东西更大。如果你遗失了比克笔，或者把裤子丢进洗衣机后才想起裤兜里还有一卷皱巴巴的钱，这些都不能算是灾难。但如果你在某个雪夜将自己锁在了屋外，或者紧急情况下又找不到汽车钥匙，又或者遗失了护照或手机，这些都会让人崩溃。
丹尼尔·卡尼曼鼓励我们采取积极的态度：想想你可能会遗失物品的方式，试着阻止这一切。然后建立类似下面的故障保险：
但当我们真的遗失了物品的时候，又应该怎样做呢？史蒂夫·永利——《财富》500强公司永利集团的首席执行官，集团以他的名字命名。他设计的奢侈酒店——拉斯维加斯永利安可酒店、贝拉吉奥大酒店、澳门永利宫殿，都曾获得过奖项。他的集团旗下有2万多名员工。他是这样描述他的系统方法的：
这就是我回忆的全过程。我有时会突然想起某个演员，但就是想不起他的名字。我知道我认识他，但就是想不起名字来。然后我就会系统地思考。我记得他的名字是以字母D开头的。那么，会不会是dǎ,day,deh,dee,dih,die,dah,doe,due,duh,dir,dar,daw……我会努力思考，会加权，会组合，直到想出来为止。
有两种策略可以帮助我们记忆日常活动。
但是拉里有他自己的行为方式。他会停下来观察草莓，然后拿起其中一颗，用手指感知草莓的叶子。他闭上眼睛，深呼吸，将草莓放在鼻孔下。他认真地品尝着这颗草莓，很慢很慢。他全神贯注于这一刻，连我也被吸引了。直到35年之后，我仍然记得这件事。拉里对待音乐也是这种态度，我想也许正是这样才让他成为伟大的萨克斯演奏家。
第二种记住这些时刻的更普通的方式是减少浪漫感，减少精神愉悦感，但是不降低效率（你已经听说过这个词语）：将记忆功能卸载至外部世界，而不是进入拥挤的大脑世界。也就是说将它们写下来，或者如果你愿意就建立一个系统。现在，我们中的许多人都有一个小塑料药盒，上面写着每周的每一天或者每天的每些时刻，抑或两者都有。你会在对的药盒取药，不需要记住任何事情，直到空的药盒提醒你需要再这样做为止。这样的药盒并不是万无一失的（老话说得好，“愚蠢是不可避免的，因为愚蠢太富有创造力了”），但将大脑前额叶中重复的信息转存至外部环境，能够减少犯错误的概率。
除了为那些容易遗失的物品指定地方外（例如前门的钥匙钩），我们还可以将物品放在最可能需要它们的位置。这完全卸载了大脑的记忆压力，与斯金纳的当天气预报说会下雨时，将雨伞放在门边是一个道理。电器和家具的专用工具，诸如垃圾处理扳手、宜家家具扳手、运动自行车调整扳手，可以用胶带或尼龙扎带与使用的物品放在一起。如果你将宜家扳手绑在桌子腿的下方，当你发现桌子开始摇晃，需要拧紧螺丝时，可以立刻找到它。这与认知效率原则是一致的：不需要记忆物品的位置，直接将它们放在所需要的位置就行了。几十年前，手电筒生产厂家就已经开始这样做了，当你需要更换灯泡时，他们会在盖子里放一个备用灯泡—你不会弄丢它，因为它就在那儿。但是如果你没办法为需要的物品做这些事呢？将它们都放在一个带拉链的口袋里，里面放一张注明各个物品功能的纸条，将这些袋子都放在鞋盒里，并贴上标签“我需要的东西”。
人与人会在上千个维度上有所不同，包括压力的不同与安全感的不同，但大多数人有一点是一致的：对当前环境秩序的需求。我们甚至可以在许多低等物种身上发现这种特质。一些鸟和啮齿目动物可以通过回到巢穴后观察组织良好的枝叶是否变得杂乱来判断是否有敌人入侵。即使是那些喜欢在地板上堆砌衣服，而不愿将衣服挂在衣橱或叠放在柜子里的人都知道，这些衣服堆也有一定的系统。
我们会尽量维修一些简单物品，这也反映了我们对秩序的追求。在这一点上，不同的人又会有不同的做法。一个极端的人容不得窗台上有半点缺口，水龙头有半点拧不紧；另一个极端的人会容忍烧坏的灯泡几个月不换，石膏上的裂缝几年不进行修补。但最终大多数人都会进行维修，我们早就为此准备好了部分工具与材料。
创意顾问、斯坦福大学退休机械工程学教授詹姆斯·L·亚当斯，是“跳出条条框框的思维”的推广者。工作之余，亚当斯还会改造、修复古董拖拉机和卡车。他推荐美国中央采购公司和类似商家，这是购买、管理工具的一种经济性的方式。美国中央采购公司，可以进行邮购，拥有遍布美国的步入式门店网络，专门出售难以找到的工具、伸缩镜及配件抓取器，EZ切口（用于拆卸粘螺栓的工具）、手工工具、电动工具、工作台，重型工具如发动机挺杆和自动升降装备（当你更换机油时，将你的车子顶上去）。许多工具都设计得既方便又好整理。其中最能让一个热衷家庭维修的人的生活变得更简单、更有组织的工具叫作“仓库”。例如，美国中央采购公司出售的螺母与螺栓库，里面包含你可能会用到的几乎所有大小的螺母和螺栓；你还可以买到螺丝和钉库，甚至是“垫圈库”，其中包含141件垫圈，售价为4.99美元。1001螺母和螺栓库还出售塑料存储用具（和预印抽屉标签），在我完成这本书时，它的售价为19.95美元。
正如之前所说的，人与人之间会在很多维度上存有差异，一些人感到安全的事情可能会让另外一些人疯狂。对于反物质人士而言，拥有上千种未来某天可能会用到的螺母与螺栓，不仅会让他们感到压力，也与他们的个人形象相背离。但与此同时，对那些生存主义者而言，缺少20加仑（1加仑约等于4.546升）水与40天真空包装蛋白质的供应，都会让他们感到压力。这就是不同的两类人之间的差距，更何况人与人之间还有差距呢。对你而言，在组织风格系统与个人特质之间寻求平衡，是一件很重要的事情。