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2024.03.28北京
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接待准备
不同会议的接待要求和接待内容会有所差异，每次会议前需要通过制订接待方案、培训接待人员等工作提前做好接待准备。
制订会议接待方案
对于重要的会议，需要事先制订接待方案，经上级主管部门审批通过后，成为会议接待工作的依据。会议接待方案的主要内容有以下五个：
接待方针：
会议接待方针是会议接待工作的指导思想和基本原则，不同会议的接待方针有所差异，需要根据会议目标、参会对象等实际情况而定。
接待规格：
会议接待规格首先表现在迎接、陪同参会对象时，主办方出面人员的职级高低。其次，会议过程中对参会对象安排的活动规模、隆重程度也能体现接待规格。此外，接待规格还体现在主办方为参会对象制定的食宿标准上。
接待内容：
会议接待的内容应与参会活动安排有关，主要涉及接站、食宿、宴请、翻译、参观游览、娱乐活动、送别等方面。
接待日程：
会议接待日程安排应与会议活动安排相匹配，并反映在会议日程表中，让参会嘉宾了解和掌握。
接待责任：
培训接待人员
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接站服务
接站是指会议接待人员前往机场、车站、码头等交通枢纽迎接参会人员。除了本地会议以外的跨地区会议通常都需要接站，一些重要会议还会要求会议组织者派出有较高职级的人员前往接站并陪同乘车，以示尊重。
接站作为接待工作的首要环节，其重要意义在于通过提供方便的服务，为参会人员留下良好的第一印象，尤其对于初次到访的参会者，接站的意义更为重要。为此，需要准确掌握参会人员的参会信息，提前做好接站准备。
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会议报到
会议报到是指参会者抵达会场时所需办理的登记注册手续，主要适用于需要集中住宿的大中型会议。鉴于存在突发情况导致已报名人员无法参会的情况，主办方需要通过履行报到程序来确认参会人员的身份和数量，以便及时调整座次、明确需要食宿和乘坐交通工具的人数等事宜。
会议报到是会议组织者掌握实际参会人员情况的重要环节，也是确保会议按照既定流程正常执行的关键。参会者报到时，会议接待人员要做好查验证件、登记信息、发放会议用品等工作。
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05
会议引导
会议引导是指会务工作人员为参会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间等的导引工作，贯穿整个会议期间。在大型或重要会议中，会议组织者应派专人在参会者报到以及进入会场时负责引导。负责引导的礼仪人员要统一着装，熟悉会场的布局以及各种配套设施的情况，甚至有必要了解本地的交通、旅游等情况，以备参会者随时咨询。为维护会场内外的秩序，每一位会务工作人员都应牢记有为参会者引导的义务。
本文节选自成都市机关事务管理局主编书籍《现代会务》，部分文字有删改。