1、档案资源规范化：以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等。
2、档案实体数字化：对纸质档案等传统载体档案进行数字化加工，转化为数字档案资源来集中管理。
3、档案全生命周期管理：从文件的生成、收集、整理、存储、利用、归档、销毁等各个环节进行管理，确保文件从创建到最终处理的全过程都处于受控状态。
5、丰富的资源利用服务：提供多样化的档案资源利用方式，如在线查阅、远程访问、数据分析等，满足不同用户的需求。
二、数字档案管理系统功能
2、档案管理：对档案进行分类、整理、编目等操作，以实现档案有序存放、全宗卷管理、监督指导。
3、档案移交：实现档案在不同部门或单位之间的转移和交接。
4、档案检索：提供多种检索方式，如关键词搜索、模糊查询、高级查询、全文检索等，方便快速定位所需档案。支持OCR识别功能。
5、档案鉴定：对档案的价值、真伪、完整性等进行评估，支持档案的鉴定流程，包括鉴定申请、审批等。
6、档案保存：包括物理存储和数字化存储，保障档案的安全和完整。
7、档案利用：支持档案的在线预览、下载、打印等功能，支持对档案的合理使用和开发。
9、档案编研：对档案进行整理、编辑和研究，支持档案的汇编、出版和发布，形成新的成果。
11、流程管理：支持自定义工作流程，包括档案审批流程、借阅流程、移交流程等，规范档案管理流程。
13、数据统计：对档案数据进行分析和统计，为决策提供支持。
14、虚拟库房管理：以数字化方式模拟库房环境，对档案存放位置等进行管理。
15、系统集成：与其他业务系统（如OA系统、ERP系统等）进行集成，实现数据共享和流程协同。
16、系统管理：负责整个数字档案管理系统的配置、角色管理、组织管理、日志管理、权限管理、工具组件等。
三、数字档案室系统建设方案概述
1、需求分析
与档案管理人员、普通用户、IT人员进行深入沟通，了解他们对系统功能、操作习惯、安全需求等方面的具体要求。
2、开发或采购
根据需求分析的结果，系统建设可以选择自行开发或采购现成的解决方案。
①自行开发：如果需求相对复杂且系统需要高度定制化，可以选择组建团队进行开发。团队成员通常包括项目经理、开发人员、测试人员、UI/UX设计师等。
3、系统部署
①环境准备：搭建生产环境，包括服务器、数据库、网络等。
②数据迁移：从旧系统或纸质档案中迁移数据至新系统。
③系统上线：在生产环境中部署系统，确保所有功能正常工作。
4、用户培训
系统上线后，对用户进行培训，确保他们能够熟练使用系统。
5、维护并优化
系统上线后，持续进行维护、优化，以确保其稳定、高效运行。
四、应用领域
数字档案管理系统广泛应用于各个领域，包括企业、政府机构、学校、医院等。
1、企业：管理合同、协议、备忘录、会议记录、财务报表等档案数据，实现档案的数字化加工处理、分类存储和快速检索。
2、政府机构：管理行政管理档案、工程档案、司法档案等，实现档案数据的集中管理和共享。
3、学校：管理学生档案、教职工档案、科研成果档案等，实现档案的快速检索和共享。
4、医院：管理病历档案、医疗设备档案、药品档案等，实现档案的数字化加工和管理。