说明2：《规定》第四条——本规定适用于国家各级各类档案馆，机关、团体、企事业单位可参照执行。
●系统结构应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。
●系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。
●系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。
●系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案。
●系统应具备对实体档案进行辅助管理的功能。
●系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，保存移交接收处理记录。
●系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查的功能，对不合格的进行标注。
●系统应具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。
●系统应具备对征集档案进行管理的功能。
●系统应具备电子档案的自动归类与排序等功能，支持分类与排序的调整处理。
●系统应具备电子档案入库功能，并保存入库处理过程记录。
●系统应具备对电子档案及其目录数据库进行备份与恢复功能，设置备份与恢复策略，制作备份数据，对备份数据和介质进行登记、检测与管理，使用备份数据进行恢复处理，记录备份恢复过程信息。
●系统应具备对电子档案进行真实性、完整性、可用性和安全性等检查功能。
●系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能，支持电子档案的检索、筛选和输出，能够为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。
●系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和递进检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。
●系统应具备档案编研功能，对档案编研成果进行管理。
●系统应具备电子档案利用登记功能，保存档案利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法纂改。
●系统应具备对电子档案鉴定与处置的定义、配置和管理功能，按照电子档案的处置规则，建立和配置鉴定与处置条件、策略和流程，支持保管期限到期鉴定等自动提醒功能。
●系统应具备电子档案的鉴定与处置操作功能，支持密级、价值和开放等鉴定处理。
●系统应具备电子档案销毁管理功能，对实施销毁处理的电子档案进行彻底销毁，留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录。
●系统应具备对电子档案数量与容量的统计功能，可按照档案的全宗、门类、文件格式、开放程度和年度等进行统计。
●系统应内置常用电子档案工作统计报表。
●系统应提供报表制作工具，支持用户自定义统计报表。
●系统应提供电子档案数据库及其存储结构的定义与配置功能。
●系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理；系统应内置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案；系统应支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置。
●系统应具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能，内置常见种类的电子档案元数据方案。
●系统应具备日志及其分类管理功能，记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息。