华东师范大学将工作流引入信息系统建设中，通过“流程再造”，重新梳理各管理部门间的业务流程，这是高校信息系统建设的一种新视角。
本文从高校信息系统建设角度入手，将工作流引入高校信息系统建设中。通过重新梳理设计多个业务部门的业务流程，利用流程优化中的工作流技术，使高校各部门间的信息系统实现无缝集成。加强部门间信息系统的数据共享，提高高校各部门的业务执行效率。以华东师范大学研究生出国（境）申请系统为例，剖析基于工作流的高校信息系统建设过程中技术实现思路，以及实施过程中遇到的问题和对策。
1.高校信息化的困境
当前，大多数高校信息化建设缺乏统一论证及规划。各管理部门为提高工作效率，实现无纸化办公，建立了相对独立的信息管理系统。但这些部门在建设自己的信息管理系统时，往往没有经过学校的统筹规划，所采用的软件系统、数据标准都不统一。在全校范围内人为地形成了一个个信息孤岛。这些孤立的信息系统所产生的数据只能提供给管理部门内部使用，无法实现数据流的共享。比如，财务系统和教务系统中的教师个人信息都应该由人事系统中提供，而人事系统中教师工资信息又应该由财务系统来提供。因此，打通管理部门间信息系统的壁垒，让数据流在各个管理部门间畅通流转是实现更高层次的高校信息化的重要步骤。
为了跳出前述的数据困境与流程困境，有必要在高校信息化建设中引入数据流与工作流的理念，打造基于数据流的工作流信息系统开发模式，从而推动高校信息化建设步入新的阶段。
2.已有研究述评
目前，大多数高校的信息化工作都已经完成硬件建设，实现无纸化办公。条件较好的高校，信息化工作走在前列，进行了一系列探索。在数据整理、系统整合、工作流的引入等方面做了许多工作，取得一定成果。
已有文献大多从实践出发，梳理了高校内部管理部门的日常业务流程，将工作流模型引入信息系统建设中。体现出工作流的主要特点，涉及到申请、审核、审批等环节。但在应对一些涉及跨部门间协同完成的业务流程显得力不从心。少有文献对数据流进行规范，创建一个数据标准。让这些标准数据伴随工作流的各环节流转而传递，这样所有业务部门使用到的数据都是符合一定标准的数据。本文针对校内各类数据进行梳理，制定一系列数据标准，提出一个基于WebService的数据交换框架，解决跨平台间的数据交互。并对业务部门的业务流程进行再造，提出以工作流为核心来构建信息系统，真正将工作流引入高校信息化建设当中。
3.基于数据流的工作流信息系统概念模型
高校信息化建设的核心应该是在信息化条件下，塑造不同类型人员之间基于事务的互动服务。互动的内容则是一个个的数据标准，互动的媒介则是一支支流程。以流程的方式，将高校中不同类型人员的数据标准进行流转。如图1所示，这个模型的特质有：
图1基于数据流的工作流信息系统概念模型
（1）高校信息系统建设是服务所有用户，破除唯管理者中心
从用户参与的角度，信息系统更应该注重普通用户的使用体验。信息系统的建设要以用户使用体验为参考点。为用户划分角色，不同角色进入系统内显示相应的操作权限。这样，可以打造一个公共平台，让所有用户从同一个入口进入系统完成自己所希望完成的业务。但通过不同角色，显示相应角色能够办理的业务功能。
（2）高校信息建设是基于事务的，破除以单一职能部门为界限
信息系统建设要围绕事务，而不是围绕管理部门的职能设置要求。高校内的信息系统建设不再是仅仅为了提高管理部门工作效率，实现无纸化办公的手段。更多地强调不同类型人员间的互动，提高各类用户之间标准数据的交换。提高跨职能部门之间的工作效率。
（3）事务过程中数据流动
这里的事务就是指流程，每一支流程都包含多个环节，不同环节之间数据基于标准而流动。这些基于一定标准的数据在流程不同环节间的流动，让各职能部门能够共享数据，破除部门之间数据壁垒，避免信息孤岛的出现。
数据标准与数据交换
1.核心数据集
高校信息系统的数据主要体现在对人、财、物上的管理，绝大多数的信息管理系统也都是针对这些数据进行维护和管理。对这些核心数据集的收集和整理，结合各职能部门的业务流程梳理。为业务流程提供标准的数据，使得各职能部门间能够更方便地共享数据。针对我校信息化系统数据进行整理，对主要数据的结构、内容和关系进行分析，整理了如表1的核心数据集。
2.数据交换框架模型
有了标准数据集，各职能部门的业务流程就能够使用这些标准数据集了。通过流程引擎，将这些标准数据在流程的不同环节上进行传递。但这些标准数据集所在的信息库通常是由某一职能部门掌握，其他业务系统想使用这些数据则需要一定的技术手段进行获取。
WebService是一个平台独立的，低耦合的基于Web的应用程序，使用开放的XML（标准通用标记语言）标准来描述、发布、发现、协调和配置这些应用程序。使用WebService技术，可以使得运行在不同机器上的不同应用无需借助附加的、专门的第三方软件或硬件，就可以互相交换数据，无论它们所使用的语言、平台或内部协议。图2是针对核心数据集设计的数据交换框架，通过该框架实现信息系统之间的数据交互。
图2数据交换框架
业务梳理与业务再造
以职能部门为核心来建设信息化系统，将导致信息系统形成一个个信息孤岛。通过对职能部门的业务梳理，制定标准的办事流程。以流程为核心去打造适应职能部门的信息系统，业务流程产生的数据流随着流程实例的流转而流转。无论该流程是只涉及单一职能部门，或是涉及多个职能部门协同处理，数据流都随着工作流而流转。避免应用系统之间数据无法共享，各职能部门的应用系统形成信息孤岛。
从以职能部门为核心向以流程为核心打造高校信息化系统，要求对各业务部门的业务进行梳理。将原有的繁杂且冗余的业务办理重新梳理、再造，制定出标准的流程。
实践工作的技术方案
1.技术框架
图3系统架构
2.关键技术
实践的背景
为提升我校职能部门整体服务质量，需要建设一种机制去协调各个职能部门的业务流程，并且引导、协助师生办事的过程。由机关党工委牵头，建设的华东师范大学办事指南平台作为这种机制。将职能部门的业务流程梳理，制作成流程图发布至平台中，引导并协助师生完成相应的业务办理。将相对成熟的业务流程进行细化，将整个办事流程由线下转到线上。让师生真正能够“足不出户”就能够将某一业务办下来，则需要打造一个网上办事平台，让这些流程图不仅仅提供指导作用，而是实实在在能够在线办理。
实践的具体情况
学生填写申请表单时，系统会依据学生填写信息判断是否为公派出国。不同的出国方式，所需要经过的审批流程有所不同。每一个审批环节，审批人可以选择“通过”或“拒绝”，申请单被拒绝后，回到申请人申请节点，申请人可根据审批人拒绝的理由对申请单进行修改再提交，或直接将申请单进行作废处理。
应用效果分析
心得与体会
在系统建设初期，我们将业务数据流采用xml格式存储，去除了数据交换对平台的要求。即无论采用哪种技术方案来构建新的系统，都可以利用已有的数据。在接下来的工作中，我们将对已有数据进行一定的挖掘及处理，期望整理出一些有用信息供决策者参考。真正将工作流产生的数据流应用起来，而不仅仅作为工作流的附加产物。