今天我讲的题目是《浅析上市公司董事会秘书在公司规范治理中起到的作用》。上市公司董事会秘书是随着中国证券市场近10年发展才逐渐显现的职业，截至目前不足1400人，也许是中国从业人员最少的职业。为什么把董事会秘书定为研究的对象？多年来我们一直致力于提高上市公司质量，在公司法人治理结构上下了很大的功夫，现在社会上对上市公司的规范运作水平高于非上市公司的观点已经基本达成共识。而上市公司与非上市公司的主要区别在于信息披露、新三会的运作、资产人员财务的独立和平等对待所有股东。这些工作很大程度上由董秘完成，或者依靠董秘督促上市公司达到证监会要求。上市公司董秘是公司治理结构中非常关键的一个环节。此外，董秘在资本圈里俨然处于一个各方利益交汇的枢纽点上―公司的“对外发言人”，公司与政府主管部门的“指定联系人”，公司与新闻媒体的“窗口”，公司股东会、董事会、监事会和经理层之间的协调人，还是公司进行资本运作时的参与者。所以，研究董秘在的法律地位、工作职责与方式、生存环境、发展趋势，才能更好地促进监管工作。
董事会秘书作为高管人员在中国公司设置，经历了从境外上市的外资股，到境内上市的外资股，再到境内上市的内资股的渐进过程。最初出现是深圳，1993年，深圳市人民代表大会制定的《深圳经济特区股份有限公司条例》专条规定，董事会设秘书，秘书负责董事会的日常事务，受董事会聘任，对董事会负责。
1994年，国务院颁布了《国务院关于股份有限公司境外募集股份及上市的特别规定》，明确规定董事会秘书为公司高级管理人员。1994年8月，国务院证券委员会和国家体改委发布了《到境外上市公司章程必备条款》，专章规定公司设董事会秘书，董事会秘书为公司高级管理人员，由董事会委任，主要职责是保管文件、向国家有关部门递交文件、保证股东名册妥善设立、确保有关人员及时得到有关记录和文件。
1996年3月，上海市证券管理办公室、上海证券交易所发布了《关于B股上市公司设立董事会秘书的暂行规定》，要求B股公司必须设立董事会秘书，董秘为公司高管人员，明确提出任职条件和职权，旨在规范上市公司行为，提高董事会工作效率，保护投资者利益。1996年8月，上海证券交易所发布了《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法（试行）》，明确所有获准上市的公司必须聘任董事会秘书，强调董事会秘书为高级管理人员，同时提出五条任职条件，九条职权范围，六条任免程序，以及三条法律责任，基本确认了董事会秘书制度的框架。
1997年3月，上海证券交易所、上海市证券管理办公室联合发布了《关于建立上市公司董事会秘书例会制度并进一步发挥董秘作用的通知》，强调建立董事会秘书例会制度，涉及董事会秘书的人选配备、工作条件及职责权限等方面，该通知对支持和推动董事会秘书工作，提升上市公司董事会秘书地位及促进上市公司规范化运作有重要意义。1997年12月，中国证监会发布《上市公司章程指引》，专章列示“董事会秘书”条款，要求所有上市公司都必须配备董事会秘书，作为上市公司的“根本法”真正确立了董事会秘书在上市公司中的地位和作用。
2001年，深沪证券交易所修订的《股票上市规则》中都肯定董事会秘书为高管人员，并对董事会秘书任职资格、职责、任免作出更详尽的规定。
2005年修订后的《公司法》第124条从法律意义上正式确定了董事会秘书的职责，同时规定了董事会秘书为上市公司高级管理人员。
新《公司法》出台之前，根据中国证监会、沪深证券交易所制定的有关规定，上市公司均应设立董事会秘书，董事会秘书属于公司组织机构的一部分，作为上市公司高级管理人员，负责处理董事会执行职权所产生的事务，但缺乏规范性，很多公司董事会秘书难有实质意义的高管地位。大型国有企业改制后的上市公司，董事会秘书的地位和收入大多与部门中层管理人员相当，很难发展为尽职的高管人员，更无法实现披露、协调及监管联络的治理职能。
新《公司法》关于第四章“股份有限公司的设立和组织机构”第五节“上市公司组织机构的特别规定”中，第124条“上市公司设董事会秘书，负责公司股东大会和董事会的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜”；第十三章“附则”规定“高级管理人员是指公司的经理、副经理、财务负责人、上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员”。从法律意义上第一次确认了董秘的地位。
证券类法规对董事会秘书任职资格和任免程序的规定不断深入和细化，1997年《上市公司章程指引》规定董事会秘书应当具有必备的专业知识和经验，经专业培训合格，由董事长提名，董事会委任，公司董事或者其他高级管理人员可以兼任公司董事会秘书，董事会解聘董事会秘书应当具有充足理由。
在此之前，1996年8月上海证券交易所发布的《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法》还对董事会秘书任职的年龄和学历作了具体规定。1999年4月，中国证券监督管理委员会发布《境外上市公司董事会秘书工作指引》也具体规定董事会秘书应具有大学专科以上学历，具有3年以上从事金融或财务审计、工商管理或法律等方面的工作经历等。
2004年深沪证券交易所修订的新版《股票上市规则》明确董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，强调拥有董事会秘书资格证书，董事会应在董事会秘书空缺期间指定一名董事或高级管理人员代行董事会秘书职责，不得无故解聘董事会秘书。这说明上市公司董事会秘书的任免已不再仅是公司内部事务，对空缺应急机制的规定，标明董事会秘书作为上市公司必设机构的重要地位。
由此可以看出董秘与其他高管的三点不同：
1、任命：由董事长提名，董事会委任，这一点和公司总经理的任命是一样的，而不同于其他高管（其他高管都是总经理提名）；
3、董秘的任职需要资格的认定，遭到解聘可以申诉，辞职需要向社会公告，在一定程度说明董秘不仅仅是上市公司内部一员，他具有一定的社会性。
在研究上市公司董事会秘书的作用之前，我们需要对董秘的处境做粗略分析，结合他们的行为方式，我们可以推测董秘为完成职责所面临的难题和渡过难关需要的素质。
既然上市公司董秘是公司治理结构中非常关键的一个环节，他的工作体现了上市公司与非上市公司在规范运作方面的主要区别，那么他们为什么不向公司董事会和管理层传达规范运作要求，并督促执行呢？原先在于董秘是上市公司管理层中的弱势群体。
上面所分析的董秘处境，有利于接下来理解董秘的职责。
我这次研究的题目是上市公司董事会秘书在公司规范治理中起到的作用，实际就是两点：一是董秘的职责是什么；二是如何实现这些职责，也就是担任上市公司需要具备的素质。下面分别论述，为了更好的理解，两部分内容会有一些交叉。
新《公司法》在第四章“股份有限公司的设立和组织机构”第五节“上市公司组织机构的特别规定”中，对上市公司董秘的职责做出了规定：负责公司股东大会和董事会的筹备、文件保管以及公司股东资料的管理，办理信息披露事务等事宜。
目前实施的《股票上市规则》主要规定了董秘的六大类职责：与监管部门的沟通联络、协调公司与投资者之间的关系、处理公司信息披露事务、督促上市公司规范运作、股权事务管理、三会组织与文件的保管。下面就董秘针对不同职责需要做的工作进行简要介绍。
（一）与监管部门的沟通联络
按照信息披露义务的履行过程，可分为证券发行信息披露和持续性信息披露。证券发行信息披露包括招股说明书、配股说明书、发行新股说明书、可转换证券、上市公告书等；持续性信息披露包括临时性报告和定期报告。临时报告主要强调及时性和对上市公司股票价格可能造成的重大影响，定期报告包括年报、半年报等，主要反映一定时期内公司的经营成果、财务状况、法人治理的评价等。
董秘在熟练掌握信息披露的基本原则（真实、准确、完整、及时、披露前保密等）外，还需告知信息披露义务人的各自义务，并督促其遵守。信息披露义务人包括证券发行人（上市公司自身，严格遵守信息披露的基本原则；履行保密义务；禁止内幕交易或配合他人操纵证券交易价格）、董事会（作为上市公司信息披露的法定主体，承担上市公司应承担的所有责任）、董事会成员（履行保密义务；不得内幕交易或配合他人操纵证券交易价格；保证信息披露内容的真实、准确、完整，没有虚假、严重误导性陈述或重大遗漏；并就其保证承担连带赔偿责任。个案：中关村）、高级管理人员（履行保密义务；不得内幕交易或配合他人操纵证券交易价格）、监事（同高管）、发生股权转让时涉及的各方（同高管）。
公司在信息披露时，在合理的范围内要尽可能满足投资者的需求。举例：有些信息是专业投资者需要的，比如公司资本性支出计划，就是说公司计划用多少钱，这个数字可能是随时变化的，但因为可变性及无法准确预测，在强制性披露中并不合适披露，但机构投资者会提出来，公司可以把大概的计划告诉他们，而且，这种披露可以告诉所有的股东，而不仅仅是机构。有些计划，一些公司会选择不说或者说得很含糊，但也可以选择披露出来，同时也会把其中的不确定性告知投资者。比如房地产行业中，万科是最早披露每年开、竣工明细计划的公司，虽然有些计划可能因为种种原因不能实现，但解释清楚，投资者会充分理解。
实际操作中，如何掌握披露的尺寸，个人经验是第一位的，在董秘的素质中将要提到。
（三）协调公司与投资者之间的关系：包括接待投资者来访，回答投资者咨询，向投资者提供公司披露的资料
随着机构投资者的不断壮大，特别是基金的发展，投资者关系越来越为上市公司所倚重，服务对象也发生了根本性的改变。
关于机构投资者的作用，在现阶段的股权分置改革中有充分体现。机构持仓较多的上市公司，在沟通难度上要大大小于散户为主的公司，举例：同仁堂500家机构，中关村则是24万散户。
在南方，有些上市公司（比如：深万科）董秘已经开始邀请外部投资者参与公司例会，为管理层就资本市场的变化、投资理念等话题作演讲。
在股权分置改革完成后，“全可流通”的概念出台，届时投资者关系将更为重要，对于控股股东而言，不仅仅是股票能否卖出好价格的问题，也是遭到恶意收购时寻求盟友的手段。
对于经营问题很多、风险很大的上市公司，则需要进行危机公关，以期渡过难关。中关村在2004年初曾有过，召集记者招待会通报公司情况，为年报公布后的“摘帽”打下舆论基础。
（四）督促上市公司规范运作：促使董事会依法行使职权；在董事会拟作出的决议违反法律、法规、规章、本规则、本所其他规定或者公司章程时，应当提醒与会董事，并提请列席会议的监事就此发表意见；如果董事会坚持作出上述决议，董事会秘书应将有关监事和其个人的意见记载于会议记录，同时向交易所和证监局报告；
《上市规则》的规定比较生硬，在实际工作中，只要不出现极端情况，董秘通常都会采取比较温和的方法。
1、公司法人治理
包括三会运作和配合独立董事工作。董秘是否要曾经监事会没有明文规定（与监事会力度不够有关），但董事会和股东大会必须参加，只有知情才能知道是否合规。
其次是配合独立董事的工作。独立董事需要董秘的配合才能了解公司的情况。如果董秘不配合，独立董事需要和公司董事长、总经理的关系好才能多了解公司情况，但过于密切的关系又会对独立董事的独立性产生影响，而且独立董事未必和管理层的关系都好。这也从一个侧面反映出董秘的重要性。
2、公司经营规范
3、高管变更
董秘自身没有发言权，主要是配合独立董事。通常情况下，独立董事在发表意见前要询问董秘。
（五）三会组织与文件的保管：按照法定程序筹备股东大会和董事会会议，准备和提交有关会议文件和资料；参加董事会会议，制作会议记录并签字；保管股东大会、董事会会议文件和会议记录等；
（六）股权事务管理：负责保管公司股东名册、董事名册、大股东及董事、监事和高级管理人员持有本公司股票的资料，
（一）熟悉并遵守法律法规和证券市场运作规则
举例：
（2）以重大事项的信息披露为例，董秘必须熟悉何种情况可以豁免（属于国家机密、商业秘密，交易所认可的其它情况，披露可能违法国家保密法规或损害公司利益），何种情况可以申请暂缓披露（拟披露信息存在不确定性、临时性商业秘密，披露可能误导投资者，且拟披露的信息未泄露、有关内幕知情人书面承诺保密，股票及衍生品种未发生异常波动，期限2个月），何种情况应当披露，如果出现应豁免的却披露、应披露却未披露的情况，将失去上市公司董事会和管理层的信任。（如何区分临时性的商业秘密和商业秘密，需要董秘的职业判断。）
（3）以关联交易为例，会计制度规定的关联交易范围不同于上市规则，董秘必须详细掌握，加以区分。
2、董秘不仅要熟悉掌握各项法律法规，还要明悉违法违规操作的后果，在规劝公司董事会和管理层时，才能取得良好效果。
（二）熟悉公司情况
如果纯粹做董秘的本职工作一定会做死，要积极主动地参与公司的业务管理，熟悉和掌握公司业务。熟悉公司情况是取得公司内部信任和监管部门信任的基础。
难点：有些秘密是把董秘排除在外的，没有文件，没有正式的会议，董秘如何了解情况？在公司的实际运作中，机密的市场信息只有个别人掌握，这些机密信息非常重要，虽然不属于规定的信息披露范畴，但构成判断是否为重大信息的基础。例如公司主要业务的市场前景，涉及到业绩、是否裁员等。
（三）较强的沟通协调能力
中国证券市场上确实出现过董事会秘书实质控制上市公司的情况，但仅仅是极个别的一两家。多数董秘在公司经营层中不属于核心人物，但要沟通好强势政府部门和公司领导的双边关系，需要一方面取得监管部门的理解和支持（自身的工作），一方面要引导上市公司董事、高管向规范运作的规定靠拢，单纯硬性要求公司领导遵守，只能把自己推向对立面，对开展工作没有好处；而一味迁就公司内部压力，一旦出现问题（例如重大信息的披露，该披露未披露），自己和公司都要受到处罚。
实践中，许多上市公司的董秘原来都担任过办公室主任之类的职务，虽然职位只能列为部门经理级别，为董秘行使权力制造了一定的障碍，但公司董事会的任命并不是没有任何理由。正如开头所言，董秘处于一个各方利益交汇的枢纽点上―公司的“对外发言人”，公司与政府主管部门的“指定联系人”，公司与新闻媒体的“窗口”，公司股东会、董事会、监事会和经理层之间的协调人，需要很强的沟通协调能力。
在上市公司日常的经营运作中，有些东西老板不说，董秘是不可能知道的，公司老板告知的前提是对董秘的信任。在监管者角度看，如果董秘是不可信的，那么公司多半会有问题。
（五）有自己的措施和手段
此外，董秘面对社会投资者，体现公司的社会责任，但公司的其它部门和人员通常感受不到公司是社会公众公司这一事实，董秘需要通过一定的手段和措施，把外部压力传递到公司内部，以督促公司内部提高规范运作水平。
（六）具备一定的外部关系网
1、董秘圈
通过董秘协会、上市公司协会，认识，互通信息，包括市场行情、工作经验、某一具体事情的操作办法，等等。
2、机构投资者
包括证券公司、基金公司的行业分析师，私募基金的经理，甚至有经验的个人投资者（后两者因涉及自身利益，会利用各种关系了解公司情况）。他们以外来者的眼光分析公司，提出新角度的问题，其作用要大于董秘圈。如前所述，有些上市公司董秘已经开始邀请外部投资者参与公司例会，为管理层就资本市场的变化、投资理念等话题作演讲。
3、监管部门
4、其它政府部门
包括工商、国资委、发改委、登记结算公司、财政部等
相当的社会舆论（包括许多董秘自己）认为董秘是上市公司高管队伍中最有可能成为职业化的队伍，并把摆脱目前窘境寄希望于董秘队伍成为职业经理人，进而促进上市公司整体水平的提高。但在此之前，先要讨论董秘能否发展为职业经理人。如前所述，董秘做好自身工作需要方方面面的信任，特别是公司核心层的信任，很难想像在目前的市场环境下，公司核心人物对外来者报有绝对信任并事先告知其公司经营方面的机密。
此外，从公司法律责任的角度分析，《公司法》规定了公司要承担相应的社会责任，董秘所承担的责任代表了其中的一部分。所以，社会责任是公司内生的，董秘应该、也只能由公司内部产生
一、职业前景
前面说了，董秘是工作伴随风险，而且在公司董事会和高管人员中属于弱势群体，但董秘这一职业的整体发展前景还是比较乐观的，大的生存环境越来越完善―因为随着中国证监会及深沪交易所等监管部门对董秘的职责及工作环境作出了相应的规定；同时，随着新《公司法》的出台，董秘的工作性质与地位首次得到了法律意义上的认可，有利于董秘更好地发挥自己的才能；另外，随着公司治理结构的不断完善，也为董秘提供了更广阔的发展空间。
二、制订并规范董事会秘书的法律制度
1、改进董秘的任免制度
目前的董事会秘书的任免制度，存在着两点不足之处：一是公司股东会没有决议免除现任董事会秘书的权力，而由于中国公司大股东不可忽视的支配地位，很多董事会秘书向董事长、总经理负责，在最重要的信息披露问题上往往会与大股东保持高度的一致。这不利于充分保护股东及公司的利益；二是非因正当原因而遭解聘的董事会秘书是否有权要求公司赔偿损失，未予明确规定。
与英国公司秘书相比，我国公司董事会秘书不具有订立管理性合同的权力。董事会秘书作为公司的高级管理人员，不可避免地要与公司外界发生联系，为保证交易安全和维护债权人利益，我国法律要适当授予董事会秘书订立某些合同的权力。同时，我国董事会秘书面临一方面由董事会聘任，向董事会负责，并受其监督，另一方面还需应对董事会执行职权合法性的监督，此时董事会秘书职权适当调整显得尤其重要。