从技术角度看，OA办公系统主要具有以下特点[1]：
一是技术性。OA办公系统作为一种计算机应用软件，属于高科技范畴，需要依赖于一定的技术设备及技术手段才能实现。二是脆弱性，其内容容易被更改或破坏，且难以追溯。三是无形性、无痕性，其实际是一堆按编程规则处理成的“1”和“0”，看不见、摸不着，只有通过特定设备和技术才能展现。一般书证如果遭到改动，容易肉眼发现或者通过技术鉴定发现。但OA系统作为一种电子数据，即便被改动也可不留任何痕迹。
二、OA证据的司法认定
然而，在民商事诉讼中，如何认定OA办公系统以及类似的电子数据作为证据的效力，对此仍没有明确统一、普遍适用的专门法律规范。因此，在司法实践中，原则上仍应适用一般证据的“四性”标准进行审查。“四性”即合法性、真实性、关联性与证明力。
因此，跟传统种类的证据一样，关于OA等电子数据作为证据的真实性问题，仍然是当事人举证质证中的对抗焦点和司法审查的关键问题。但电子数据与书证、物证等传统种类证据显著不同的技术与法律特征，也造成对其真实性的证明及认定标准的特殊性，给当事人举证责任带来额外负担和风险。
一是电子数据所赖以存在的计算机软件、硬件是否可靠。
二是电子数据提取和固定过程是否可靠，是否可以重现。
三是电子数据的内容是否具有原始性，是否被改动过。
四是电子数据是否可以重现和验证。
用人单位一旦获得OA的许可使用权，将成为掌控该系统的唯一权利人。由于OA系统作为电子数据具有技术依赖性及技术门槛，未获许可者，比如用人单位的普通员工一般没有操控的权限和能力。也就是说，即便用人单位允许其员工使用OA系统，对OA系统的最终控制权仍掌握在用人单位手中。实践中，用人单位通常会有专门技术人员对OA系统进修日常维护、监管。
三、当事人举证责任
对于单位提供OA证据，即使员工不予认可其真实性，一般也不必提出反证，因为举证责任本应在用人单位，用人单位应继续证明其具有完整性和原始性。此时，如果单位提供的OA证据是经过证据保全公证的，或者是使用了区块链等前沿信息技术的，此时员工如果否认OA证据的真实性，则举证责任可发生转移，改由员工来提供反证以便证明OA不真实，通常来讲这当然很难，除非进行技术鉴定。可见，公证或前沿信息技术手段对于确保电子证据原始性确实很重要。如果OA证据未办理公证也未使用前沿信息技术手段，则单位仍应以其他方式证明OA的真实性，例如申请专业技术鉴定。当然，如果对方当事人（员工）对OA真实性不持异议，则通常单位无需再举证。
相反，如果员工提供OA记录作为证据而单位对其真实性有异议，则单位必须提供反证，因为单位对OA证据的举证能力强；否则根据民事证据规则，单位需要承担举证不能的法律后果，导致员工提供的OA记录会被采信。
四、OA系统日常劳动法律风险防控
其次，如果企业因经营管理需要，必须使用OA系统，则可考虑以下办法尽量降低风险：
总之，OA办公系统作为一种电子数据证据类型，由于具有技术上的显著特征，造成法律属性具有某些有别于传统证据的特殊性，进而导致争讼中对其真实性的证明方式、方法及认证逻辑，均与传统类型的证据有别。相应地，用人单位在日常经营管理中使用OA系统时，可采取多种办法降低OA系统作为电子数据的证据瑕疵风险。
—文中备注—
[2]2015年《最高人民法院关于适用《中华人民共和国民事诉讼法》的解释》第一百一十六条第二款：电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。
[3]第十一条：当事人对电子数据真实性提出异议的，互联网法院应当结合质证情况，审查判断电子数据生成、收集、存储、传输过程的真实性，并着重审查以下内容：
（一）电子数据生成、收集、存储、传输所依赖的计算机系统等硬件、软件环境是否安全、可靠；
（三）电子数据的存储、保管介质是否明确，保管方式和手段是否妥当；
（四）电子数据提取和固定的主体、工具和方式是否可靠，提取过程是否可以重现；
（五）电子数据的内容是否存在增加、删除、修改及不完整等情形；
（六）电子数据是否可以通过特定形式得到验证。
本文作者：
邓益洲
顾问/律师
邓益洲，德恒北京办公室顾问、律师；主要执业领域为跨境民商事争议解决及重大诉讼、劳动法、常法顾问。邓益洲具备中国及纽约州律师执业证，曾长期任民商事法官，出版《跨境民商事诉讼实务要点解析》、《劳动用工管理典型案例、经验教训与风险应对》等系列法律实务专著，兼任北京多元调解发展促进会调解员，获选司法部全国千名涉外律师人才库。
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