冠智达顾问GREEMCONSULTINGISO9001:2000体系文件编写1
冠智达顾问GREEMCONSULTING2一．体系文件编写的重要性体系文件在ISO9000、ISO14000及QS9000体系建立和运行的过程中扮演着相当重要的角色：符合标准要求在ISO9001和QS90004.2及ISO14001的条文中，均要求组织“建立并保持局面的体系，以全面满足此标准的要求”。工作的依据建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，保持一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同的工作时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。
冠智达顾问GREEMCONSULTING一．体系文件编写的重要性提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后，公司即可在此基础通过日常工作，不断地完善管理和技术的要求。防止经验的流失书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失而导致经验的流失，从而造成动作上的因难。3
冠智达顾问GREEMCONSULTING一．体系文件编写的重要性改善人际关系由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。员工的责任心和荣誉感执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。4
冠智达顾问GREEMCONSULTING5二．体系文件的架构（一）目前建立的体系文件，一般企业均将文件架构分为四个层次，即：一阶文件：手册二阶文件：程序三阶文件；工作指导书四阶文件：表单或表格但是，并不是每家企业都必须建立上述架构的体系文件，许多规模较小制程简单的公司往往将文件的结构划分为3个层次，即：一阶文件：手册二阶文件：程序/工作指导书三阶文件：表单文件结构的划分完全取决于一间公司的规模、人员的数量同时亦需考虑公司未来的扩充和发展等。
冠智达顾问GREEMCONSULTING6二．体系文件的架构（二）文件架构的说明1．手册对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律的制订都必须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会叙述公司在体系运行上的大纲要求，简言之，手册即要求我们应该要做哪些工作。2．程序书程序即是明确规定工作进行的途径，亦就是说，针对手册要求的工作和要求程序需详细描述。文件化的程序通常包括活动的目的和范围；做什么事情和由谁来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。
冠智达顾问GREEMCONSULTING7二．体系文件的架构工作指导书工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工作指引或作业标准书。表单格式化的记录清晰明了，易于保管，所以在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项目和内容。
冠智达顾问GREEMCONSULTING8二．体系文件的架构一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成程序，例如：采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式，例如：设备使用指导书、指导书产品检验指导书等。一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的标准亦归纳为工作指导书类文件。
冠智达顾问GREEMCONSULTING9三、文件的结构一、一份文件的结构往往视乎文件内容的需要，一份文件一般完整结构有：目的范围权责定义作业内容/文件内容附件现将文件结构应叙述的内容做一详细叙述：1．目的应叙述编制此文件的作用和目的，即“做这件事是为了什么”？
冠智达顾问GREEMCONSULTING11三、文件的结构作业内容即工作执行的方法、过程和要求，一般将作业内容的编写分为两个部份。流程图：以流程图的形式描述工作进行和程序，会更容易了解文件内容，但是并非每份文件都需流