在企业营运过程里，销货后，即生成应收账款。应收账款为一个企业的流动资产，其金额多寡及变现的速度，直接影响企业营运资金的周转能力，因此应收账款的管理是财务管理上的一重要课题，而其主要工作则在于录入正确完整的应收账款记录，适时的催账行动和允许客户赊销信用额度控制。类似这些工作亦可以用计算机作业来协助人工，只要将发生的出货信息，退回信息和收款信息输入计算机，便可以随时查询得知各客户的应收账款有多少，另外账龄分析表，应收账款明细账，和与客户对账用的对账单都可由计算机代为打印。
对于客户基本信息单录入的方式请参考「订单管理子系统」中第四章的作业说明.
本系统提供针对因销货单输入而生成的应收账款,可按销货单的单笔或整张销货单结账.
对于销货单录入的应用请参考「订单管理子系统」中的各项作业说明.
本系统提供针对因销退单输入而生成的应收账款减少,可按销退单的单笔或整张单据结账.
对于销退单录入的应用请参考「订单管理子系统」中的各项作业说明.
本系统可以支持多任务厂账款及收款的管理.公司若有多厂区的管理需求,应规划工厂分类及编号并于「工厂信息录入」中定义.
本系统可以支持多币种账款及收款的管理.可将各种币种的取位及不同日期的汇率于此作业中输入.
对于本系统所提供结账单及收款单打印时,是可由用户自订其签核程序(经理核准,主任核准,制表)及凭证表尾的页脚,如结款单上注明：请附支票邮寄的回邮信封.以上请将常用的页脚及签核格式编码于本作业建档.
本作业在设置每一支凭证打印时所采用的页脚编号及签核编号,作业前必须先确定『录入页脚/签核信息』已经完成信息规划及建档.
对于贵公司现行所需要使用的各种结账单及收款单据,必须加以整理,按照4-001中所述的内容,对各种异动单据的性质逐一检讨设置.然后利用『设置单据性质』将各单据的编号,名称及性质信息--建入计算机.
对于未先设置的结账性质的结账单单据,将来在运行『录入结账单』时,将不允许接受输入.
对于未先设置的付款单性质的付款单据,将来在运行『录入付款单』时,将不允许接受输入.
对于已经设置的异动单据,日后若有单据性质上的变更,可以再做更改,甚至取消.或者,日后有需要增加新的单据时,亦可随时增加设置的.
为控制单别的管理,单别的编号与其它系统间不得有重复情形生成.
在系统实施时,建议将收款作业中可能会用到的会计科目先行设置,以便于收款单录入输入时会计科目字段信息的撷取,此应收账款会计科目设置的内容可参阅第四章,有详细的说明.
请设置应收/付现行年月及应收/应付关账年月.
系统开始正式运作时,必须将此一实施时点的全部应收账款按客户别汇总结算出来,然后输入计算机.
结账单的输入将导致应收账款的发生.因此当有任何应收款项确定后,应该利用『录入结账单』输入计算机.而应收账款发生的原因有三.一是销货单,将使应收账款增加.一是销退单将使应收账款减少.另外,则是非上述二者的其他应收费用或款项.对某一客户的结账单在输入时,可由计算机自动撷取该客户尚未结账的『销货单』及『销退单』.如果某应收账款并非来自『销货单』或『销退单』,则其应收金额及对应的凭证单别,单号,序号及凭证日期应该自行输入.
当成立应收账款时,可于『录入结账单』的[新增]功能输入计算机.输入后的单据,可以随时以[浏览]功能调阅.如果输入的信息有误,在该单据未做[审核]前,可以利用[更改]功能修正的,或者[删除]功能取消的.
如果需要以列表机印出结账单单据做为对核对或对账的凭证,则可以利用『结账单打印』予以打印.另外亦可以在『录入结账单』中每输入一张单据后选择将该张单据立即印出;但应该事先在『设置单据性质』中对该结账单单别设置为可在输入后直接打印.
由于被审核过的单据,不允许再做更改或删除.因此,如果审核过的单据确实有误,需要更改.就必须先选择[撤销审核]功能将该单据还原为[未审核].然后才可以对其做更改或删除的动作.
对于输入的结账单单据,可以利用「清单与明细表」中的『打印结账单明细表』将其按日期,单别的顺序打印成明细表.此份报表除
当收款时,应该将收款的内容利用『录入收款单』输入计算机.所谓收款内容除了收款单别,单号,日期,客户等基本信息外,还包括冲账明细如:某张结账单,及收款方式如:现金,支票等等.
有关收款单的借贷方科目,如果某些科目属经常发生者可于系统中的『设置应收子系统参数』将其预先设好.因此在做『录入收款单』时,当单身选完类别时画面上将会自动显出出该类别的会计科目编号及其名称,可以直接沿用,但亦允许更改..这种方式将使输入工作较为方便也较清楚.
如果本系统系与票据子系统联机使用,则于输入类别=’2:票据’则于’参考单号’字段时,可以选择于画面上开窗输入应收票据的信息,或提供应收票据信息的维护功能.
当收款时,可于『录入收款单』的[新增]功能输入计算机.输入后的单据,可以随时以[浏览]功能调阅.如果输入的信息有误,在该单据未做[审核]前,可以利用[更改]功能修正的,或者[删除]功能取消的.
如果需要以列表机印出收款单单据作为对账或留存的用,则可以利用『打印收款单』予以打印.另外亦可以在『录入收款单』中每输入一张单据后选择将该张单据立即印出;但应该事先在『设置单据性质』中对该收款单别设置为可在输入后直接打印.
对于输入的收款单单据,可以利用「清单与明细表」中的『收款单明细表』将其按日期,单别的顺序打印成明细表.此份报表除可作为核对单据信息是否有误外,亦可以视为一份序时账册,留存以供备查使用.
1).录入调整汇率
在基本信息子系统的「录入币别汇率」作业中录入新生效的调整汇率；
2).设置调汇单别
在应收子系统的「设置应收子系统参数」作业中设置调汇单别和调汇科目；
3).月底重评汇率，检视是否发生汇兑损益
运行应收子系统的「应收账款月底重评价表」，将某段期间对客户的应收/溢收账款以某日汇率与上次重估汇率比较，重新评估其可能生成的汇兑损益，以便参照执行期末调汇；
4).期末「自动调整应收账款汇率」，会回写结账单单头的上次重估汇率及累计调汇金额，并自动产生调汇收款单；调汇收款单审核后会将异动信息写到应收调整汇率档；
5).运行「应收调汇明细表」，检视所选币种交易汇率调整明细。
6).在执行过期末调汇后，对已发生汇率调整的结账单做冲账动作时，将带出已更新的调整汇率。
基本信息管理子系统是本系列模块的基础系统.因此有关『设置共用参数』,『工厂信息』,『币种信息』,『常用语信息』及『录入程序页脚/签核』等作业必须先于本系统中进行规划及录入.