作者单位：中国航发湖南动力机械研究所
关键词：传播?档案信息利用?信息反馈?效果评估
我国学者对传播学的研究始于20世纪70年代末，经过几十年的发展，我国学者对传播的界定基本达成了一致的意见，他们认为传播是一种行为、一种活动，即传播是动态的，强调信息流动的双向性。而西方传播学家对传播的理解有不同的观点，他们强调信息的共享、互动，强调符号和传播的目的、影响和反应。中西方学者对传播的认识都包含两个基本的要素：信息和流动。因此可以说，传播就是信息的流动过程。
具体来说，传播具有以下含义和特点：第一，传播具有方向性和目的性；第二，传播有具体的内容，信息符号的流动是传播的实质；第三，传播具有一定的机制，传受双方具有一定的条件和需求才能发生；第四，传播具有双向性；第五，传播能够改变有序化程度，即传播能够对参与的传播者产生一定的影响。
（1）目的性原则
传播活动发生之前传播者必须对此次传播的目的有很清楚的认识，只有确定了传播的目标，传播效果才可能达到。
（2）传播渠道和媒介多样性原则
对传播渠道和传播媒介的选择恰当与否直接影响着传播效果的好坏，因而，传播者应当根据不同的传播内容、传播对象和传播目的选择有差异的传播渠道和媒介。
（3）准确性原则
传播内容的准确性是对传播活动的基本要求，传播内容真实可靠、符合客观实际不仅是对传播者提出的要求，也是保证传播目标实现的基本条件。
（4）有效性原则
传播内容是否能够满足受众的需要，受众对传播内容是否选择接收是传播活动有效与否的标志。
（5）针对性原则
由于受众信息需求的差异化，传播者要针对不同的受众选择不同的传播方法和传播形式以达到传播目的。
传播学是关于信息传递的学科，档案信息利用中信息的利用与传播学中信息的传递有很大相似之处，鉴于两者之间的关联性，把两者结合起来进行分析探讨有益于档案利用工作的发展进步，所以把传播学引入档案信息利用中。传播学的介入为档案学研究提供了全新的视角，对档案信息利用工作有很大启发，可以利用传播学的原理来对档案信息利用进行解释和描述。
首先，传播学讲求传播活动的完整性和系统性，系统传播模式强调社会各方面的因素对传播活动的影响，传播不是一个单独进行的封闭过程，而是开放的受多个社会因素影响的活动。同样，档案信息利用不是档案部门或者用户单独的活动，在利用的过程中受多个因素的影响，它是社会各方面因素相互作用、共同影响的结果，可见，两者都是在社会大环境的作用下共同完成的活动。
其次，档案信息利用是有关信息双向传播的活动，传播学中的信息传播注重信息反馈，即信息传播的循环性，两者都注重信息反馈和效果评估，这就可以在档案信息利用之中运用传播学的知识进行融合。
另外，档案信息利用和信息传播活动的组成要素一一对应，如：传播者对应档案部门、档案信息对应传播讯息、利用方式对应传播渠道、利用者对应受众、利用效益对应传播效果。
最后，档案信息利用的最终目标是满足用户的需求，档案部门需要在利用的过程中准确分析判断利用者的需求，尽最大程度来实现用户的利用要求。同样传播的目的是满足受众的信息需求，从某种意义上来说两者开展的目的是相同的。
目前研究所档案信息利用主要是档案部门传递信息给用户，鲜少涉及利用效果反馈和利用效果评估两个环节，但从传播学的角度来说，这种单向信息传递模式的档案利用活动是不系统完整的，不利用提升档案管理水平，也不能更好的为用户提供有效信息和服务。本文基于传播学的基础理论和研究所档案利用的实际情况，把档案信息利用分为三个环节，第一环节是档案信息从档案部门到利用者的信息传递，第二个环节是利用者的信息反馈，第三个环节是效果评估。根据传播模式来设计出档案信息利用模式图（见图1）。
图1档案信息利用模式图
通过图1可知完整的档案信息利用过程是：档案部门作为传播者通过对利用者的利用需求进行分析预测，有针对性的提供自身所保管的档案信息，通过合适的传播媒介来为用户提供服务，然后用户把利用档案信息的情况反馈给档案部门，档案部门分析整理反馈信息，通过对反馈信息的整理分析来发现档案提供利用过程中的不足进而对其进行改进，为后续的档案信息利用提供更好的服务。这样不断循环反复，档案利用水平得到提高的同时，档案信息的价值也得到充分的发挥，用户的需求也最大限度的得以满足。
一方面信息反馈有利于维护档案利用系统的平衡。信息反馈使得研究所档案信息利用中各要素相互作用、相互联系，促进了档案信息利用的内在平衡和协调，保证了档案利用工作的正常开展。
研究所用户的反馈信息按照内容大致可以分为以下几类：反应档案利用效果的信息、反应档案提供利用过程问题的信息和反映档案提供利用状况的信息等。
首先，反馈信息的主体部分也是最重要、最有价值的部分是反应档案利用效果的信息。研究所档案信息利用开展的目的是满足利用者的需求，而能否满足利用者的要求以及利用档案信息取得了哪些效果等，这些都是档案部门关心的。
其次，反应档案提供利用过程问题的信息也是研究所档案部门要收集的内容，这部分信息可以由用户及时反馈也可以在后续的工作中反馈。在档案信息利用中，利用者作为被服务的对象用“旁观者”的眼光看待整个活动，对活动中的各个环节进行评判，能够清楚的认识到整个环节的优劣。这些信息对于档案部门改进自我和工作的提升具有参考性的作用。
最后，应注重收集反映档案提供利用状况的信息，这部分信息表明了档案工作人员的态度和馆藏情况，有利于认识档案部门工作中的不足。收集这些反馈信息能够使档案部门在一定程度上认识自身工作的漏洞和缺陷，为后续的工作提升提供一定的指导。
对用户的利用效果进行评估是档案信息利用的重要环节，具体作用主要表现在以下两方面：（1）用户对档案的利用效果体现了档案利用工作的水平。利用效果是档案信息源、档案部门、传播媒介和利用者共同作用的结果，是评估档案部门工作质量的一个重要标准。（2）对利用效果的评估有利于提高档案利用水平。通过对用户的档案利用效果进行评估，档案部门能够准确发现自身工作对于用户所产生的影响，能够间接地认识到自身工作过程中的不足和缺陷，有助于档案部门或工作人员进行自我检讨，提升档案利用水平。
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图2利用者的利用效果评估指标体系图
通过图2可知，对用户利用效果的评估可以从四个方面进行。首先是档案信息源的质量，档案信息内容直接决定着用户的需求得到满足的程度，对用户取得档案信息质量的评估从信息的准确性和有效性两方面进行衡量。其次，档案部门对利用效果也起着关键性的影响作用，用户利用档案过程中的登记手续、利用方式和利用途径都会制约着用户的信息需求，完整有效的利用手续和方便快捷的档案利用途径有助于档案利用效果的提升，反之则降低了利用效率。第三，传播媒介在目前的社会中越发显得重要，对于新媒介的使用不仅体现了工作水平，也能够提升档案工作效率，档案部门应确保档案信息安全的情况下拓展传播渠道。第四，用户利用完档案后所取得的成效是最直接反应用户利用档案的效果的指标。从用户的利用目的来评估档案的作用是否得到了发挥，是否满足了用户的需求，从利用者对于信息反馈的情况来进行考察档案的作用发挥情况，以及对于利用者利用完档案后对档案效果的宣传程度等这些方面评估档案的价值发挥程度和利用者对于档案的使用情况。
传播者是档案信息利用的起点，从源头对传播者进行改善对于传播活动的进行起着关键性作用。第一，提高档案部门的服务意识。研究所档案部门和档案工作者作为档案信息传播活动的发起者，必须做到高起点，高质量。第二，做好档案的收集、整理、保管等基础性工作，为档案信息传播提供有质量保证的信息资源。第三，加强研究所档案部门的信息化建设。档案部门必须加大对信息化软硬件设施的投入，优化检索工具，与时俱进。第四，简化利用手续，完善登记信息。档案部门应该为用户提供便利的利用途径，完善利用手续，登记利用成效、档案利用效果等信息。
在信息传播过程中，既要保证传播信息的安全，又确保信息传播各环节的安全可靠。做好档案信息的开发利用工作，充分发掘档案的潜在价值，运用先进的科学技术实现档案信息内在价值的挖掘，根据用户的不同类型和不同层次实现信息的开发和推广。
在多种媒介共存的社会环境下，为了能够最大限度的发挥档案信息的作用，在研究所档案利用的过程中，在确保档案内容安全的前提下，应该多种媒介共存，创造出更好的传播效果。不同用户、不同需求选择有差异的渠道进行信息传播，才能更好的达到传播效果。
受众的档案意识决定着档案利用的程度，一方面要提升研究所档案用户的利用意识和思想素质，让用户熟练掌握和应用获取档案信息的途径。另一方面要加强对研究所用户信息需求的分析研究，总结不同用户的不同信息需求，减少服务的盲目性，促进档案信息资源的传播。
研究所档案部门首先要健全信息反馈机制，保证用户在利用档案过程中的问题、建议、利用效果等有效信息及时有效地反馈给档案部门；档案部门还应建立用户档案库，定期的对利用效果进行回访。其次加大对反馈信息的利用程度，对用户反馈信息进行整理，从中认识到自身工作不足、发现档案利用的规律。
用户的利用效果很大程度上能够反映出信息传播活动的成效，所以，加强对档案利用效果的评估有助于了解档案传播活动的质量。效果评估能够使传播者了解用户的需求是否得到满足，也有助于传播者自身缺点的改进，能够及时减少传播过程中的偏差，对于研究所档案工作的提升具有重要意义。