《管理学》内容精要:孔茨很强调管理的概念、理论、原则和方法,认为管理工作是一种艺术,它的各项职能可以分成五类,即计划、组织、人事、指挥和控制,组织的协调是五种职能有效应用的结果。
该书的中心,是阐述了管理的五大职能:(1)计划:作者认为:所谓计划,就是从各个抉译方案中选取未来最适宜的行动方针。管理者为了确保组织目标的实现,要根据计划进行组织、配备人员、领导和控制活动。因此计划是最基本的管理职能。在当今时代,计划愈来愈成为企业生存的必要条件。
计划职能具有四点意义,或者说,计划工作有四个重要目标:(1)它可以弥补由于情况变化或不确定性而带来的问题。(2)它可以把注意力集中于目标。(3)计划工作以目标明确的共同努力代替不协调的分散活动,以深思熟虑的决策来代替仓促草率的判断,因而可以达到经营上的经济合理。(4)计划工作正是提供了未来行动的尺度,可以以此来控制下属的工作。
(2)组织:该书中所说的组织,专指设计和保持一种职能结构。作者认为,为了使协作工作有效,应当使人们了解自己在协作中所起的作用以及与别人的关系。为此,就需要明确:为了完成计划中所规定的任务需要从事哪些业务活动(即包含哪些职能);每种职能拥有哪些权限;行使职务从何处获得所需信息。这些就是正式组织。组织结构应该职责分明。
同时,还必须把组织看作是一个动态的过程。这是因为,组织结构必须反映目标和计划,而且目标和计划不是一成不变的;组织结构必须相容于它的环境、经济、技术、政治、社会以及伦理因素所构成的组织结构的外部环境也是不断变化的。
(3)人员配备:人员配备这个管理职能,指的是对人员进行有效的招聘、选拔、安置、考核和培养,以充实组织结构中的各种职务。人员配备与组织职能有密切的联系。人员配备的好坏,将会影响其他管理职能。例如,训练有素的管理者可以创造出一个良好的环境,实行“有效的领导”;同样,选拔优秀的管理者可以促进控制工作,防止许多不必要的偏差。除此以外,该书还强调“人力资本”的重要性,特别指出优秀管理者的选拔工作十分重要,所以人员配备也就成了一项独立的管理职能。
(4)领导:领导职能就是创造并维护一种良好的人际关系,使在其中从事集体劳动的个人能够得以实现目标。作者在分析了企业中人的行为模式后,着重讨论了激励理论及其运用。指出必须运用系统的观点和权变的观点来看待激励问题。领导职能赖以完成的主要手段是信息沟通。信息沟通对内可以拟定并宣传目标和计划,高效率地组织各种资源,选拔培养和审议本组织的成员、领导以及激励职工,控制工作进程等。对外可以了解环境的要求及其变化,使自己成为一个开放系统。因此作者认为,信息沟通是组织生存和活动的基础。
(5)控制:控制职能指的是按计划标准来衡量所取得的成果,并纠正所发生的偏差,以保证计划目标的实现。
为了做好控制工作,首先要认识控制的基本原理和复杂机制。由于管理过程周期长而复杂,所以控制反馈过程也就复杂。其次,良好的控制工作必须“量体裁衣”地设计控制方法和信息系统,以便能更切合于具体的计划、组织结构、企业特殊需要以及人们了解反馈信息的能力和愿望。第三,大多数控制都是局部性的,如产品质量、现金流通、成本等,因此管理者必须注意如何形成全局性的控制,从而使管理者能够检查整个组织执行计划的进展状况。第四,最直接的控制形式莫过于保证管理者的质量,几乎所有控制工具都是间接的,只有控制管理者工作质量才是直接控制。