海口市人民政府办公厅改进工作作风密切联系群众实施细则
根据《中共中央政治局关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定》、《中共海南省委、海南省人民政府关于改进工作作风、密切联系群众的规定》和《中共海口市委关于市级领导干部改进工作作风、密切联系群众的规定》精神，为进一步改进工作作风、密切联系群众，改进服务方式、提高服务水平，结合办公厅实际，特制定本细则。
第一章改进调查研究
市政府领导的调研工作由市长（副市长）负责召集、提出和主持。市长调研工作由秘书长组织实施，总值班室承办，有关处室、有关职能部门及单位配合。副市长调研工作由对应副秘书长负责组织实施，分管处室负责协调，各有关部门、单位配合。
一、参加人员
市政府主要领导调研参加人员由秘书长审核，市长审定。
副市长调研工作参加人员参照市长调研人员组成。
二、调研课题
（一）党中央、国务院、省委、省政府及市委、市人大部署的调研工作；
（二）全市在重要节假日、纪念日和重要会议活动召开期间开展的调研工作；
（三）涉及到全市国民经济、社会、文化发展问题，需要市长（副市长）调研提供科学民主决策依据的工作；
（四）全市重大项目、重大财政安排等需要实地调研的工作；
（五）各区政府、市政府直属各部门邀请市长（副市长）参加的调研工作；
（六）其他需要市长（副市长）调研确定的工作。
三、前期准备
（一）方案报批。市政府主要领导调研由市政府总值班室负责起草方案，报秘书长审核，呈市政府主要领导同意后由市政府总值班室负责协调安排。其他市政府领导的调研由对应业务处室提出，报分管副秘书长审核，分管副市长同意后由业务处室协调安排。调研工作要做好各项前期准备工作，合理确定调研线路，不因同一课题集中到一个点、一条线路调研。调研方案主要内容：
1.调研课题名称；
3.调研线路及人员乘车安排、集中地点以及后勤、安全、交通保障等具体措施；
5.调研要求其他事宜。
四、有关要求
（二）严格调研纪律。受调研单位不张贴悬挂标语横幅，不安排迎送，不安排接见合影，不组织基层群众、中小学生参与，不搞装饰布置，不摆放水果、小吃，不准以任何名义接受（赠送）礼品、纪念品、土特产。原则上不在基层用餐，确需用餐的，基层单位有食堂的在食堂就餐，没有食堂的按照工作餐安排，并严格控制陪餐人员。
（三）深入基层调研。认真贯彻落实市领导联系群众、联系基层、服务企业制度，市政府工作处室要协助领导结对帮扶1个贫困村，联系1个社区、1个企业、1个重点项目、1个基层单位，督办1个重要信访问题。市政府秘书长、副秘书长和办公厅副主任、调研员及各处室，在协调安排市领导调研的同时，要结合工作实际，深入实际、深入基层、深入群众，开展调查研究工作，每人每年要撰写1篇以上的调研报告。
（四）请假规定。参加调研工作的组成人员因故需要请假的，应提前1天向有关领导请假，并将准假情况报对应业务处室备案，若需临时调整的应及时向秘书长或分管副秘书长汇报。
五、后续工作
（一）调研报道。市长调研的宣传报道由新闻信息处协调新闻单位参加，稿件经新闻信息处初审后报秘书长审核，视情况需要可呈市长或分管副市长审核。
（二）调研报告（纪要）。调研课题需撰写调研报告或纪要的，由调研承办处室牵头、受调研单位协同配合起草初稿，经调研召集人审核后，呈市长（副市长）签署，以市政府办公厅名义印发。
（四）资料归档。调研的文件资料（包括调研工作方案批件、汇报材料、影音资料等），由调研承办处室负责收集、整理、移交机要档案室归档。
第二章精简会议活动
第一节总则
一、减少会议数量
二、落实审批制度
三、切实改进会风
四、改进会议形式
五、提高会务质量
（一）会议方案。会务人员根据会议性质、形式、内容和规模拟定会议方案，经分管秘书长同意后报请市长或副市长审定。
（三）会议材料。本着短小精干、简洁明了的原则落实会议材料。提请市政府全体（扩大）会议、市政府常务会议、市政府专题会议审议的材料，根据出席（列席）人员确定打印份数，并提前呈送参加会议的市政府领导审阅。
（五）请假规定。因故不能参加的，须提前1-2天向市长（副市长）书面请假，同时指定1名与会议内容有关的负责人参会，并报办公厅一处（承办处室）备案；无故缺席会议的，市政府办公厅要予通报批评。市政府分管领导因故请假不能参加会议的，原则上不安排审议分管事项。
六、控制会议经费
凡可在机关召开的会议，不得安排在宾馆等经营性场所举行。严禁提高会议用餐、住宿标准。活动现场布置要简朴，工作会议一律不摆花草、不制作背景板，不合影。严禁借开会吃喝玩乐、游山玩水，严禁以任何名义发放纪念品。工作会议一律使用纸质文件袋，不发放笔和笔记本。不安排车辆接送。
第二节市政府全体会议规则
市政府全体会议由市政府组成人员组成，市长召集和主持。由秘书长负责组织，市政府办公厅一处承办，各有关部门、单位及办公厅有关处室配合。
一、会议统筹
（一）会议议题
市政府全体会议议题由市长确定，或者由副市长、秘书长提出，报市长确定。具体包括：
1.传达贯彻党中央、国务院、省委、省政府及市委、市人大的重要指示和决议；
2.通报重要工作情况，部署全市经济社会建设全局性工作；
3.讨论决定市政府工作中的重大事项及需要提请市人大审议的重要报告；
4.部署市政府重要工作；
5.讨论其他需要由市政府全体会议决定的事项。
（二）与会人员
出席：市长、副市长、海口警备区1名主要领导、秘书长和市政府其他组成人员。
列席：市政府副秘书长、办公厅副主任固定列席；根据会议需要可安排各区主要负责人以及市政府直属单位主要负责人等，可邀请市委、市人大常委会、市政协有关领导，市法院、市检察院负责人，市各民主党派、工商联、人民团体负责人，省市双管单位及驻市部队负责人等列席。
市政府全体会议必须有政府组成人员的三分之二（含）以上人员出席。
市政府全体会议一般每季度召开1次，一般会期不超过1天。根据工作需要，可增减会议次数。
二、会前准备
（一）会议方案
会议内容由市长确定，市政府办公厅一处根据市政府要求，提前拟制会议方案，报秘书长审核，呈市长审批。会议方案包括：
1.会议名称；
3.会议审议议题、议程安排；
4.会议印发的主要文件、材料及起草分工；
5.会务工作分工；
6.会场纪律及汇报要求；
7.会议宣传报道。
（二）会议通知
原则上应提前3个工作日发出会议通知，并要求与会单位反馈出席（列席）人员名单。市政府及办公厅与会人员由办公厅一处负责通知。
（三）会议材料
2.市长讲话稿等综合性文稿由市政府研究室负责起草，按程序报审后，提前2个工作日印制好送办公厅一处。
（1）A3纸双面打印，对折骑缝装订。
（2）审议文件（或汇报材料）的首页顶格左上角用4号楷体字注明“市政府全体会议审议文件”等字样，下空一行标题用2号小标宋体、居中排列，正文用3号仿宋体，行间距为3号汉字高度7/8的距离。
（3）审议文件起草说明、有关附件等材料的首页顶格左上角分别用4号楷体字注明“市政府全体会议审议文件附件一”、“市政府全体会议审议文件附件二”等字样。
（4）审议文件须与附件合并装订。
（5）根据参加会议人数，印制相应文件数量。
4.会议材料分发，严格控制会议材料发送范围，机密级以上的会议材料需编号并说明会后收回。市政府领导、秘书长、副秘书长以及其他全程参加会议的人员分发全套材料。只列席部分议题的与会人员，只分发与列席议题有关的材料。
三、会后工作
（一）会议报道。市政府全体会议议定的重大事项，能够公开的信息应及时公开报道，由市政府办公厅新闻信息处负责协调组织新闻单位撰写新闻稿件，稿件经新闻信息处初审后报秘书长审定，并视情况报市长或分管副市长审批。
（四）资料归档。会议记录和会议材料按有关规定整理、归档。会议各项内容，有关人员必须严格执行保密规定，不得擅自传达和扩散。
第三节市政府常务会议规则
市政府常务会议由市长、副市长、秘书长组成，由市长或市长委托常务副市长召集和主持。由秘书长负责组织，具体会务工作由办公厅一处承办，各有关部门、单位以及办公厅有关处室配合。
市政府常务会议一般每半月召开1次，必要时由市长临时决定召开。具体议题包括：
1.传达和研究贯彻党中央、国务院、省委、省政府及市委的重大方针政策、指示、决定，以及市人大及其常委会的决议；
2.讨论决定市政府工作中的重大事项；
3.讨论通过报请市委决定的重要事项；
4.讨论通过提请市人民代表大会或其常委会审议的重要事项；
5.讨论通过全市国民经济和社会发展的中长期规划、年度计划、财政预算，以及由市政府制定和发布的行政规章及政策规定；
6.讨论决定各区政府、市政府各部门及直属机构的重要请示事项；
7.通报和讨论其他市政府重要工作事项。
出席：市长、副市长、海口警备区1名主要领导、秘书长。
列席：市政府副秘书长、办公厅副主任、市法制局、市监察局、市政府研究室、市政府督查议案室及办公厅有关处室固定列席。
根据议题需要安排各区以及市政府直属单位主要负责人列席；根据需要邀请海南日报海口分社社长及海南电视台海口记者站站长列席会议；根据需要可按照海口市人民政府办公厅印发的《邀请社会人士列席市政府常务会议规定》，由市政府办公厅新闻信息处负责邀请市民代表列席会议。
（一）具体议题提出和确定
（1）市长提出或批示需要研究的事项。
（2）副市长和秘书长呈报市长批示需要研究的事项。
（3）有关部门和单位报分管副市长批示后，呈市长批示需要研究的事项。
（4）有关法律法规规定需提请研究的事项。
（5）其他重要事项。
2.议题上会条件
（2）完成上会审批手续后，还需经过2轮以上市政府专题会议或办公厅专题协调会议研议、推敲，达成一致意见。
（3）议题涉及其它职能部门的，应书面征求其意见，回函必须由该单位主要负责人签发。
3.特殊情况的议题处理
分管副市长因公务缺席常务会议时，原则上不安排与其分管部门牵头起草并作主体汇报的议题上会。因特殊情况急需上会的议题，由代管领导审核、呈报市长批准后安排上会。市政府各部门能自主或协调解决的问题，市政府分管领导能协调解决的问题，市政府专题会议能解决的问题，不提交市政府常务会议审议。
（二）会议方案
办公厅一处按照已确定上会议题的轻重缓急及列席单位的多少，原则上在每次常务会召开前的5个工作日，提出会议方案，经秘书长审核后，报市长或市长委托召集会议的常务副市长审批，并发送会议通知。
1.A3纸双面打印，对折骑缝装订。
2.审议文件（或汇报材料）的首页顶格左上角用4号楷体字注明“市政府常务会议审议文件”等字样，下空一行标题用2号小标宋体、居中排列，正文用3号仿宋体，行间距为3号汉字高度7/8的距离。
3.审议文件起草说明、有关附件等材料的首页顶格左上角分别用4号楷体字注明“市政府常务会议审议文件附件一”、“市政府常务会议审议文件附件二”等字样。
4.审议文件须与附件合并装订。
5.根据出席、列席会议人员数，印制文件相应份数。
（一）会议报道。市政府办公厅新闻信息处负责邀请新闻媒体参会并组织撰写稿件，稿件经新闻信息处初审后报秘书长审定，并视情况报市长或分管副市长审批。有关会议内容是否公开，由秘书长确定，特殊情况可请示会议主持人。
第四节市政府专题会议规则
市政府专题会议由市长或副市长根据工作需要不定期召集和主持，并由秘书长或分管副秘书长负责组织，办公厅对应处室承办，各有关部门、单位及办公厅有关处室配合。以下规定为市长主持召开的市政府专题会议，副市长主持召开的市政府专题会议参照执行。
一、会议议题
（一）研究处理属于市长职责范围、需要统筹协调的事项。
（二）研究处理市政府既定工作安排、需要组织实施的事项。
（三）研究处理全市性重要活动的协调实施事项。
（四）研究处理突发性事件。
（五）研究处理省委、省政府以及市委领导对涉及面较广的具体问题所作批示的贯彻落实意见。
（六）研究处理其他具体问题。
（一）市长提出或批示需要研究的事项。
（二）副市长和秘书长呈报市长批示需要研究的事项。
（三）有关部门和单位报分管副市长批示后，呈市长批示需要研究的事项。
三、与会人员
议题汇报单位提出与会人员名单，报分管领导审定后，呈报市长确定，并送办公厅一处汇总。
四、会务要求
办公厅一处按照有关要求，提前拟制会议方案，经秘书长审核后，报市长审批。会议方案原则上需提前2个工作日发出，临时、紧急安排的会议，会议通知、会务安排工作同步进行。必要时应提前告知汇报单位按照有关要求准备会议材料，并提前2个工作日将规定数量的会议材料及演示文件电子版汇总到办公厅一处。办公厅一处将材料提前1个工作日发放到与会人员。会议记录人员负责会议纪要的拟制，处室负责人签署意见，送秘书长审核后报市长签发。
五、会后工作
（一）会议报道。根据工作需要、新闻价值和社会效果等，由会议主持人决定是否对市政府专题会议进行报道。需要报道的，由市政府办公厅新闻信息处负责组织新闻单位撰写新闻稿件，稿件经新闻信息处初审后报秘书长审定，并视情况报市长或分管副市长审定。
（三）会议事项督办。市政府专题会议决定的事项以专题会议纪要为准，并按规定范围传达。会议决定事项，由市政府督查议案室负责督促检查，具体进展情况要定期向市长汇报。
（四）资料归档。会议记录和资料按有关规定整理、归档。会议各项内容，有关人员必须严格执行保密规定，未经批准不得擅自传达和扩散。
第三章精简文件简报
一、严格收文审核
（一）收文办理遵循三大原则：一是对口收办，严控数量；二是谁分管，谁负责；三是全面督办，务求实效。
（二）中共中央、国务院、省委、省人大、省政府、省政协及省直属各部门的来文由机要室签收登记。
（三）市委、市人大、市政协来文由秘书处（机要室）分办。
（六）邮寄给市政府（办公厅）或“市长收”之类的信件且邮寄单位非党政机关的，由收发室交市信访局或总值班室（市长信箱）处理。
（八）向办公厅征询意见、索要材料等主送为市政府办公厅的来文由组织人事处处理。
（九）公文初审有下列情况之一的公文，可分别由经办处室、分管副秘书长审核后退回来文单位并说明原因：
1.内容不符合国家法律、法规和其他有关规定及政策要求；
2.公文不符合规定格式要求；
3.请示事项属政府部门职权范围内事务；
4.请示事项涉及两个部门以上，而未与其它单位协调或协调意见不齐备；
5.请示事项涉及其他部门职权范围，未与有关部门协商或征求有关部门意见；
6.请示件一文多事（多头主送或违规抄送）；
7.报告中夹带请示事项；
8.将应报送市政府的事项报送市政府办公厅；
9.职能部门内部行文抄送给市政府；主送和抄送都非市政府或办公厅；
10.领导同志没有交代而直接报送领导同志个人（或领导批示退文）；
11.请示或报告未标注签发人（会签人）或签发人不是主要负责人而未附说明；
12.文种使用错误；
13.应回办而另用新文报送意见；
14.反馈意见件未附征求意见原件；
17.以复印件、手稿报文；
18.二级机构未经同意对市政府行文；
19.部门内设机构对市政府行文；
20.重复报文；
22.拟以市政府（办公厅）名义发文未附代拟稿；
23.未使用行文单位函头纸或未加盖单位印章；
24.文字有重大错误；
25.公文缺页或无页码或文件打不开；
26.来文单位要求退回；
27.非本处室对口单位来文；
28.其他问题。
（十）严控收文数量。企事业单位的请示性公文原则上不受理。确需市政府研究决定的事项，由企事业单位的主管部门或所请示事项涉及的主要职能部门向市政府行文请示。
（十一）对于未经处室受理直接由分管秘书长或分管市长批办的纸件，各处室通过办公系统进行“纸件来文登记”。同时应注意查询是否有重复批办现象，主动避免此类现象发生。
（十二）未经分管秘书长或分管市长批示的文件，处室不得向职能部门转办。在无领导批示的情况下转办，办公厅将作违纪处理，并告知各职能部门对此类转办文可不必办理，若有办理，给予通报批评。
二、减少发文数量
以下文一律不发：
（一）已开会部署并明确工作任务的。
（二）会议已印发讲话稿的。
（三）法律、法规已有明确规定或现行规定仍然适用的。
（四）对上级普发性文件没有新的贯彻要求的。
（五）已通过新闻媒体公开发布的。
（七）能通过党政办公网等便捷方式处理的。
（八）市级非常设机构成员因工作或职务变动不再担任成员，由继任者接替的。
三、控制文件规格
（一）能以市政府办公厅名义印发的文件，不以市政府名义印发。
（二）能以函件、电报形式印发的，不以文件形式印发。
（三）属于部门职权范围内的工作，不以市政府、市政府办公厅名义印发。
（四）市政府可与省各委、办、厅、局联合行文；可与市委和海口警备区例行行文(应遵循党、政、军顺序)。
市政府办公厅可与党、政、军所属机关联合行文；办公厅内设处（室）不得对外行文。
（五）市政府办公厅一般不为临时机构(含领导小组、协调小组、工作小组、指挥部、联席会议等)行文。
四、严守行文规则
（一）一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。
（三）各区、市政府直属各部门如需以市政府（办公厅）名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
（四）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
（六）市政府或市政府办公厅向各区政府、市政府直属各部门（单位）的重要行文，应当同时抄送市委（办公厅）、市人大（办公厅）、市政协（办公厅）等。
（七）需经市政府审批的具体事项，经市政府同意后由市政府办公厅行文，文中须注明已经市政府同意。
五、加快公文流转
（一）推行政务电子化办公，网上阅批文件简报。
（二）处室来文签收时限：普通件5小时、加急件1小时、特急件30分钟。各位秘书长待办公文办理时限：普通件2个工作日、加急件2小时、特急件1小时。各位市长待办公文办理时限：普通件2个工作日、加急件4小时、特急件2小时。
（三）特急件随到随办。省委、省政府及市委主要领导批办的公文视为特急件，7个工作日后无论办结与否，经办处室须将办理情况告知来文单位。
（五）转有关部门提意见的，经办处室要督促有关部门在7个工作日内答复，需调查论证、协调难度大的，上报结果不得超过14个工作日。
（六）公文办结由经办处室根据公文进程确定，符合下列条件之一的，需及时办结。办结时限：普通件7个工作日内、加急件2天内、特急件4小时内。
1.已按领导批示认真承办，履行了处理程序并有结果；
2.上级机关公文，已通过行文或其他方式贯彻执行；
3.要求市政府及办公厅答复问题的来文已作出明确答复；
4.应当阅知文件的人员都已签署意见或圈阅。
（八）充分利用《政务知情》简报的“公文督办”功能，依据单个文件7个工作内必须办理完毕的督办原则，每天向市四套班子领导、各区各单位主要负责人公布市政府办公厅内部收文完成情况和转办文部门完成情况，并提示全年已超时办文的情况直到办结，以促进审批流转速度提升。
六、规范公文审批
（一）公文审批的一般顺序为：分管副秘书长、秘书长、分管副市长、市长。经办处室和领导秘书（联系人）应协助分管秘书长和各位市长在2个工作日内批出送审送批件。
（三）以市政府名义向省政府报送请示、报告发布公告、通告，向区政府、市政府有关部门、单位下发令（命令）、决定、通知、通报、意见，提请市人大常委会审议的议案或向市人大常委会报送的报告，印发人事任免通知，须报请市长签发。
（五）以市政府办公厅名义发文发函，一般事项由经办处室呈报分管副秘书长签发，重要事项应报请秘书长或分管副市长签发。文中注明“经市政府同意”的，须经分管副市长签发，重大事项须报请市长签发。
（六）《海口市人民政府全体会议纪要》、《海口市人民政府常务会议纪要》由市长签发，《海口市人民政府专题会议纪要》由主持会议的市领导签发，《海口市人民政府办公厅专题协调会议纪要》报主持会议的副秘书长审核后呈委托人签发。
（八）市政府、市政府办公厅发布的涉及或者影响公民、法人和其他组织权利义务的具有普遍约束力的规范性文件（包括办法、决定、通告、命令等），应申请规范性文件备案号。
（九）办公网上领导批示录入人员的设置权限由秘书处统一管理。
（十）市长、副市长的批示由领导秘书（联系人）直接进入领导账号录入。
（十一）秘书长、副秘书长和其他各位领导需请人协助录入批示的，可在分管处室在编人员中指定人员进行录入，交秘书处统一设置。
七、压缩文件简报篇幅
一般性文件1000字以内，经验材料、讲话稿不超过3500字，请示报告类文稿和调研报告不超过1500字，简报类一般不超过500字。
第四章改进新闻报道
市政府办公厅的政务新闻报道工作，在市政府秘书长（政府新闻发言人）和办公厅副主任（分管领导）领导下，由新闻信息处负责组织实施。以市政府主要领导为主参加的活动，由新闻信息处负责协调新闻报道工作。
一、改进市政府领导新闻报道
（一）市长、副市长出席会议和活动应根据工作需要、新闻价值、社会效果决定是否报道，大幅减少报道的篇幅、版面、时段、时长，报道侧重社会性和新闻性，不侧重领导的排名和讲话。不向新闻单位就报道规模、顺序、字数、时长、版面、画面和栏目设置等提出不符合规定的要求。
（二）市长出席会议或活动的报道，市属媒体原则上每日不超过1条，字数不超过800字；除涉及重大会议活动和重大事件外，一般不安排头条新闻，不安排直播；市长参加一般性外事活动、礼节性会见、基层考察调研只在市属媒体播发标题新闻或简讯，字数不超过500字。与企业、兄弟市县负责同志的一般性会见会谈，一般不作报道。
（三）副市长主持或参加的一般性专题会议、基层调研、外事活动、会见会谈、参观展览、观看文艺演出以及出席其他文艺活动，如无重大新闻价值，一律不作报道。
（四）市长、副市长的职务称谓可根据会议活动主题内容确定，不必报道全部职务，一般的会议活动不列名报道。市长、副市长一起参加的会议活动，一般只报道市长名字。
二、严格控制采访工作人数
（一）市政府全体会议、市政府常务会议邀请海南日报、海南电视台、海口晚报、海口电视台、海口电台、海口网常规跑口记者8人参加报道；
（二）市长主持或参加的市政府专题会议、调研活动、外事会见等，邀请海口晚报1名文字记者、海口电视台2名记者（文字、摄像）参加报道；
（三）其他重大活动根据新闻价值和社会影响来决定邀请媒体的范围，包括中央、境外驻琼媒体、省市媒体和网络媒体；
（四）新闻信息处负责通知媒体报道有市长参加的政务活动，安排1名工作人员全程参与。
三、简化稿件审批环节
四、完善新闻发布制度
（一）政府各部门、单位申请以市政府名义召开的新闻发布会，发布材料先由各对口处室提出申请，报送分管副市长审定后，由新闻信息处向市委宣传部申请组织对外发布。
（二）政府各部门、单位以本单位名义召开的新闻发布会，要向市政府办公厅提出申请，新闻信息处每季度汇总安排，统一向市委宣传部申请对外组织发布。
（三）除重大突发事件以及重大活动需要及时发布外，每周周三不召开新闻发布会。
第五章规范公务接待
一、接待原则
（一）统筹安排、对口负责、分工协作、互相配合原则。
（二）有利公务、简化程序、务求节俭、杜绝浪费原则。
（三）不搞攀比，务实、高效、热情原则。
二、接待范围
本细则所称公务接待，是指来我办检查指导、考察调研、学习交流、请示汇报工作等公务活动。
三、接待管理
（二）接待应邀的客人，邀请处、室（局）应事先征得分管领导和主要领导同意，后勤分管领导根据主要领导指示安排接待。
（四）办公厅领导接待客人，原则上由组织人事处和分管处室协调，后勤分管领导安排接待。
（五）公务接待一般在财政部门指定的饭店、宾馆用餐或住宿。按照接待原则，由接待处、室（局）根据接待级别确定接待标准，安排和落实食宿及接待保障车辆，一般安排自助餐或工作餐，住宿费用原则上由宾客自理。需安排在其他饭店用餐和需承担住宿费用的，须经后勤分管领导批准。
四、接待审批
公务接待严格实行报批制度，做到“先报批,后接待”（因特殊情况来不及先报批的，事后应及时补办并说明原因），并按以下程序办理：
（一）所有公务接待，应请示主要领导同意后，经办处、室（局）向后勤分管领导提出申请，填报《公务接待审批单》，对同一批宾客采取一次性报批制度，不得多次填报《公务接待审批单》。
（二）属于多餐的公务接待，应由经办处、室（局）拟制具体接待工作方案，包括来访人员名单、职务级别、来访任务、日程安排、住宿地点、陪同人员名单、接待用餐次数和接待费用控制金额，并填写《公务接待审批单》，因特殊情况需安排在非定点宾馆住宿的，应在接待方案中说明原因。
（三）负责接待的处、室（局）必须严格按批准的《公务接待审批单》接待，原则上不得超标准接待，确因特殊情况变动的，需按上述程序重新报批。
五、接待标准
处级干部每人每餐不超过80元；科级及科级以下干部每人每餐不超过60元。公务接待中陪同人员以对口为原则，严格控制陪餐人数，一般安排2-3人，最多不超过宾客人数，陪餐人员标准比照接待对象标准执行。其他服务人员因工作需要需留下用餐的，安排用工作餐。
六、接待纪律
严格执行公务接待预算和接待标准，坚决做到“三个不准”和“八个严禁”。
（一）“三个不准”
1.不准擅自扩大接待范围、提高接待标准；
2.不准用公款购买香烟、高档酒和礼品；
3.不准安排野味和高档菜肴。
（二）“八个严禁”
1.严禁工作日午餐饮酒；
2.严禁收送现金、有价证券、支付凭证、贵重礼品和土特产，不得额外接受生活用品;
3.严禁安排、参加用公款支付的高消费娱乐、健身活动；
4.严禁安排、参加用公款组织的与公务无关的旅游活动；
5.严禁以考察、学习等名义游山玩水、请客送礼、大吃大喝；
6.严禁以会议和培训名义列支公务接待费用；
7.严禁以任何理由向下属单位和有业务关系的单位转嫁接待费用；
8.严禁挪用其他预算资金用于公务接待。
七、经费报销
（一）接待经费实行“一支笔”签报制度。
（三）公务接待原则上使用公务卡结算，报销时提供公务卡结算凭证，报销经费存入公务卡。因特殊情况未使用公务卡消费的，应说明理由；非特殊情况未使用公务卡消费，且不能说明理由的，不予报销。
（四）未经主要领导或分管领导、后勤分管领导同意，不得报销接待经费。
第六章加强后勤管理
市政府办公厅的后勤工作，在党组的集体领导下，由分管后勤工作的领导具体负责，市直属机关事务管理局驻政府工作站（以下简称工作站）人员组织实施，机关工作人员根据工作需要请领、使用和保管。
一、经费管理
（一）经费管理的基本原则是：量入为出，保障重点，兼顾一般，厉行节约，防止奢侈浪费，降低行政成本，注重资金使用效益。
（二）后勤分管领导为经费管理第一责任人，组织人事处负责人员工资、奖金、福利的管理和报批，工作站负责经费日常管理和编制预算、决算。
（三）机关经费管理，严格按照财务管理制度执行。所有经费收支实行“一支笔”审批制度。报销发票需注明用途，经手人、处室负责人签字，出纳审核，分管领导审批后入账报销。
重大活动经费支出、较大金额的项目资金支出等重大事项，需经党组集体研究决定。项目资金应专款专用，不得擅自挪作他用。如需改变用途，应报市财政局审批。项目资金如有结余，应报市财政局批准后留作下一年度使用。
（四）每笔经费报销必须符合有关政策、法规、财经纪律规定，不得擅自提高或降低报销标准，须做到经济内容合法、合理，有关单据清晰、规范、属实，不得假公济私、虚报冒领。一切财务开支，未经财务人员审核签字，不得直接提交分管领导签字。财务人员凭经手人、经手人所在处室负责人及分管领导签名，且票据合法才予以报销。
（五）购买属于《政府采购目录》范围的办公用品，统一由财务室办理政府采购手续。所采购物资的报销，必须开具税务部门正式发票及货物清单。经物资管理人员验收签字的报销单（发票），需有关人员签字核实、分管领导批准方可报销（付款）。
（六）出纳必须严格按照现金管理规定使用现金，实行收支“两条线”。不得挪用和转借，不准在保险柜和家里存放现金，余款要存银行，如因保管不善发生被盗、被抢事件，应负责赔偿。库存现金限额一般不超过3000元，除特殊款项可支付现金外，其余各种开支必须转账支付。
二、物资采购和管理
（一）工作站为本办物资采购和管理部门，物资采购尽可能批量进行，批量物资采购按招标方式进行。采购工作应坚持的原则为：依法按制度办事的原则；秉公办事、廉洁自律的原则；公开、公正、透明的原则；采购与使用分离的原则；注重货物质量的原则；最大限度维护单位利益的原则。
（二）物资采购实行“事前申报，领导审批，政府采购”的制度。处室凡购置单价在500-10000元以下的大宗物品，一律先提出申请，报分管领导同意，后勤分管领导审批同意后，再进行政府采购。10000元以上的大宗物品购置，由处室出具书面报告，分管领导签署意见，主要领导审核同意后，后勤分管领导安排进行政府采购。零星办公用品实行“统一申报，工作站采买，处室领用”的制度。采购过程中应厉行节约、保证质量，并有2人以上同往。
（四）各处室根据工作需要请领办公物品，需填写《海口市人民政府办公厅物品领取申报表》，经分管领导审核同意后，仓库管理人员方可核对发放。办公用品须严格按照《申报表》上的品名和数量发放，不得随意变更品名，增加数量。仓库管理人员对各处室所领物品，要定期以书面形式汇总报分管领导，要根据物资消耗情况，提前半个月编制采购计划和预算。
（五）使用人对办公用品和其他物件应自觉爱护并妥善保管，如需修理或更换，应及时告知管理人员。如有丢失和损坏，应分清责任，视情节负责赔偿。机关工作人员不得将公物随意拿走和借回家中使用。凡已借用的应自觉归还，归还不了的按原价赔偿。凡机关工作人员调离机关，应办理有关财物移交手续后，才能办理调离手续。
三、车辆管理
（一）严守公务用车管理规定。严格执行公务用车编制管理规定和配备使用标准，严禁超编、超标、无预算或超预算购置配备公务用车。严禁违反规定购置进口小汽车、豪华装修小汽车。严禁借用、占用下级机关或事业单位车辆。严格公务车辆报废程序，经交通管理部门鉴定已达到报废更新标准的公务车辆可申请更换。原有车辆报废而需购置新车的，必须报市小汽车定编办公室和市财政局审批后才能购置，所购新车价格严格按照规定执行，新配备公务用车必须采购国产自主品牌汽车。
（二）严格车辆维修管理。机关车辆必须按时到机关汽车修理厂进行定期检查、保养、维修。对所修车辆修理厂应认真判断故障原因，拿出维修方案、作出预算，报送管理员审核。车辆的保养维修费用在1000元以内的，由车辆管理员审批签单到机关汽车定点修理厂按计划进行修理；保养维修费用在1000元以上的，由车辆管理员拿出意见报请分管领导审批后，到机关汽车定点修理厂按计划进行修理。车辆外出长途出现故障时，驾驶员应及时与车辆管理员联系，车辆管理员要及时向分管领导请示汇报，根据车辆故障的具体情况安排修理。凡事故车辆，驾驶员必须与本单位、车辆管理员及保险公司取得联系，根据事故责任由保险公司负担责任内的经济损失。机关车辆定点修理厂财会人员将发票和车辆维修结算单送车辆管理员、后勤财务人员审核后，经分管领导批准，方可结账报销。
（三）严格燃油管理。车辆燃油统一使用IC卡管理，一车一卡，专卡专车使用，不得他车挪用，实行配给定额制，超出部分费用自理。要加强对IC卡的管理，驾驶员要加强责任意识，实现节能降耗的目标。
四、日常办公管理
加强节约型机关建设，切实强化对办公经费的管理和控制，确保办公经费零增长。
（一）抓好节约用电工作。加强对中央空调的运行管理，充分利用室外新风，夏季室内空调温度设置不得低于26摄氏度。节假日或少数人加班时不使用空调，无人时不开空调。室内自然光能够满足照明要求时不开启照明灯具，使用照明灯时，要保证人走灯灭，杜绝白昼灯、长明灯和无人灯现象。提倡减少电梯使用，三层以内自觉步行上下楼，不搭乘电梯。电脑、打印机、热水器等办公设备不使用时，要及时关闭电源或设置在自然节能状态。
（二）抓好节约用水工作。干部职工在洗手间用水时应严格控制水量，用后及时关闭水龙头，避免跑冒滴漏及长流水现象。倡导办公室“半壶水”，即每次烧半壶开水，避免第二天倒掉重烧。
（三）抓好办公用品节约工作。大力推行无纸化办公，减少文件简报，减少纸质文件的印发，各种正式、非正式资料文件一律双面打印。倡导使用环保铅笔、钢笔、再生纸，信封袋、复印用纸尽量重复使用，打印机、复印机的墨粉用完后重新灌装再次使用。召开会议提倡使用自备茶杯或可消毒的循环使用的茶杯，减少矿泉水或一次性纸杯使用。
第七章做好信访工作
信访工作要做到一张笑脸迎人、一把椅子让人、一杯热茶敬人、一句好话暖人、一颗诚心待人、一股正气激励人，真诚接待来访群众，真诚听取反映意见，真诚协调处理问题，真诚跟踪办理结果。
一、热情接待群众来访
规范群众来访接待，认真做好来访记录，对来访群众所提出的问题认真解答，对受条件所限当场无法解答的问题，要耐心向来访人员说明情况，努力争取来访群众的理解与支持。
二、及时处理群众来信
按照“事事有回音，件件有着落”的工作要求，及时处理群众来信，因情况复杂不能按期办理完毕的，应及时告知信访人。
三、努力做强网络问政
积极整合网上信访资源，依托“椰城民声”和“问政海口”平台，为群众反映诉求提供更加便捷畅通的渠道。高度重视群众通过网络反映的各种问题，严格按照《海口市网络问政试点工作实施方案》的要求办理网上信件，确保网民来信得到及时有效处理。
四、坚持干部接访下访
五、着力化解信访积案
扎实开展矛盾纠纷排查化解工作，全力突破疑难复杂信访问题，积极探索引入第三方调处机制，为矛盾纠纷双方提供沟通、协调的平台，切实推动信访积案化解工作。
六、切实加强信访督查
落实各项信访工作的督查督办，加强对区级政府和市政府有关部门办理重要信访事项的工作进行检查、协调和指导，逐步形成信访问题齐抓共管的工作大格局。
七、抓好干部队伍建设
大力加强信访部门自身建设，不断提高信访干部“为党分忧、为民解难”的政治意识和攻坚克难的信心，以实际行动取信于民，密切党群、干群关系，着力打造“工作一流、群众满意”信访部门。
第八章严格值班要求
市政府和市政府办公厅的值班工作，由市政府总值班室负责。
一、值班职责
负责市政府和市政府办公厅值班工作。及时报告重要情况，传达和督促落实市政府领导同志指示；负责市政府与省政府办公厅、各部门的联络工作；负责市政府领导集体活动的组织协调和联络工作；负责对全市政府系统值班工作进行督促检查；负责综合信息收集、整理和报送。
二、值班任务
（二)负责接收、报告、分办和办理各区、各单位报送的各类突发事件信息；负责市政府领导有关批示的传达、跟踪工作。
（三）及时收集整理、汇总分析和报告各类突发性的具有较大社会影响力的网络信息和舆情动态。
（四）了解掌握市政府领导同志、市政府秘书长每日工作安排。
（五）汇总、办理市政府领导同志、市政府秘书长、副秘书长和市政府直属各单位及各区政府主要负责人出差、出访和休假等情况的文电，向市政府主要领导报告。
（六）负责市政府领导集体活动的协调和联络工作。
（七）负责检查指导各区政府和市政府直属单位的值班工作，协调、指导政府系统值班体系建设，保证政府系统值班工作正常有序运转。
（八）负责节假日期间市政府值班安排和协调市政府重点单位值班安排。
（十）承办市政府领导和办公厅领导交办的其他事项。
三、值班要求
（一）实行24小时值班制度。总值班室工作人员负责正常工作日期间的值班，做好值班记录，接听、接收各类文电。负责文电的签收、登记工作；文电的办理、复印、分送、转办和清退等工作；协助带班领导协调市政府领导活动。
（二）准时交接班。每月末制订下月值班安排。经领导批准参加会议、培训或公休的同志不参加值班外，其他同志按照排序准时交接班，并记录好值班日志。
四、注意事项
（二）查询文件的，提供查询办法。
第九章落实督查督办
一、督查督办程序
（一）立项。对上级机关转来或本级领导批示，以及职能要求督查的事项，都要进行登记立项，写明来文机关、收文日期、内容摘要等。
（三）办理。根据督查件的内容，办理分为转办、协办、自办三种形式。承办单位应按督查通知要求积极办理。对一些问题比较复杂，需要几个部门或单位共同办理的，应明确牵头单位；对各承办单位之间有分歧的，要组织多次协调，直到问题解决为止。
（五）办结。市政府督查议案室根据办理情况拟定办结意见，报市领导审定办结。如果办理结果不符合要求，应向承办单位提出建议，或退回重办、补办。
（六）反馈。督查件办结后，督查议案室要本着“事事有结果、件件有回音”的原则，做好反馈工作。属上级机关交办的事项，要做专题报告；督查件涉及面较大、内容较重要的可以编发简报，分送有关领导和单位；本单位领导交办的事项，可将承办单位的办结汇报直接呈送领导阅示。
（七）归档。督查事项办理完毕后，应将所形成的全部材料收集齐全，按照来件、领导指示、下发通知函件、催办记录、承办单位上报材料、向上级机关呈送的报告或编印的简报排列顺序，立卷归档。
二、督查督办制度
（一）责任制度。全市督查工作实行分级负责制。市政府督查议案室主要负责本级政府重大决策、重要工作部署、会议、文件、指示等方面的督查工作，同时协助上级督查部门完成在本地区的督查工作任务。
（二）报告制度。反馈上报督查事项的办理情况要形成制度，办好《督查通报》，及时向上级报告督查事项进展情况。
（三）通报制度。市政府督查议案室要及时汇总各部门督查情况，进行分析、整理和综合，写出汇总报告，通过督查内部刊物上报本级政府，并根据内容通报各部门。
（四）评比制度。市政府督查议案室对督查工作落实情况组织年度检查评比，表彰先进、批评后进，推进全市督查工作。
（五）保密制度。在督查督办工作中，要注意严守秘密，防止因泄密造成工作失误。对于失泄密责任单位和个人，要根据保密纪律追究责任。
三、督查督办内容
（六）对省政府重点工作的督办。省政府分解的重点工作由海口市作为牵头单位的，要进行责任分解，明确责任单位和目标任务，定期督办，及时反馈进展情况。按省政府要求每月上报完成进度。
（七）对政府信息公开工作的督办。定期检查主动公开政府信息的情况，确保达到规定的比例要求；重点督促检查依申请公开政府信息的落实情况，确保做到件件有回复。每月通报1次主动公开和依申请公开政府信息的情况。
第十章办好建议提案
认真办理人大代表建议和政协委员的提案,是健全人民代表大会制度和政治协商制度,加强社会主义民主和法制建设的重要内容；是改进政府工作，密切党和政府与人民群众的联系，实现决策民主化、科学化的有效途径；是各级人民政府、各部门必须履行的法定职责。
一、各级人民政府及其部门承办人大代表建议和政协委员提案的范围
（一）上级和本级人大代表在人民代表大会期间、闭会期间提出的建议。
（二）上级和本级政协委员、参加政协的党派、人民团体和政协专委会在政协会议期间、闭会期间提出的提案。
（三）组织指导和督促检查下级部门办理建议和提案的工作。
二、办理坚持四大原则
（一）坚持实事求是的原则。办理建议和提案，必须遵循法律、法规和政策规定，深入实际，调查研究，坚持一切从实际出发，妥善处理局部利益和全局利益、近期利益和长远利益、部门之间、地方之间、地方与部门之间的各种关系。对建议和提案提出的问题，凡是应该而且有条件解决的，必须切实抓紧解决；因条件限制在短期内不能解决的，应纳入规划，创造条件，逐步解决；因法律、法规、政策已有规定以及其他条件限制不能解决的，应讲清政策，如实说明情况。
（三）坚持规范办理、注重实效原则。规范办理工作程序，按照统一格式和要求认真答复；努力创造条件，采取切实措施，为人民群众解决实际问题。
（四）坚持分级负责、归口管理原则。属于本级人民政府及其部门职权范围的，由办公厅交有关部门办理；属于下级人民政府职权范围的，由办公厅交各区政府办理。各区、各部门单位应做好承办工作。
三、交办程序
（一）会议及闭会期间的建议和提案，由市人大常委会、市政协将属于政府办理的建议、提案交市政府集中交有关部门办理。时限要求：收到电子公文的1个月内完成主办、协办分解并网上交办。
（二）省人民政府转来的建议和提案，由市政府办公厅负责在1个月内完成确认并网上交办。
四、承办程序
（一）承办单位在收到建议或提案分办公文的5个工作日内完成审核、分办、确认工作，如发现与职责不符的，提出新的承办单位交市政府办公厅重新交办。市政府办公厅4月份之前完成主办、协办单位的调整确认。
（二）答复时限要求。每年度6月30日前完成对省级人大代表建议和政协委员提案的书面答复，7月15日前完成对市级人大代表建议和政协委员提案的书面答复。
（三）反馈与总结。承办单位在收到建议人或提案人《征询意见》不满意意见的5个工作日内，将重办情况再次答复建议人和提案人，并报送交办部门。承办单位应在完成当年度办理工作后及时进行总结，并于8月10日前，连同《办理工作情况统计表》报交办部门。做好有关材料整理立卷和存档。
五、办理标准
承办单位对建议和提案的办理情况，应按以下四种类型掌握办结标准，并在其答复件的右上角处标明。
（一）A类，即解决或基本解决的，主要包括：
1.所提建议和意见涉及的问题已经解决、基本解决的；
2.所提建议和意见被采纳，已吸收到有关政策、计划、措施、方案之中，已取得阶段性成效或正在实施的；
（二）B类，即采纳、列入计划逐步解决的，主要包括：
1.所提建议和意见基本可行，已列发展规划或工作计划的；
2.所提建议和意见，正在调查研究或拟定解决方案的；
3.所提建议和意见基本可行，因有关方面意见不统一需要进一步协调的。
（三）C类，即不能解决而予以解释的，主要包括：
1.所提建议和意见，因受法律、法规、政策等限制，现阶段不能解决的；
2.所提建议和意见，因受客观条件限制，近期内难以解决的；
3.所提建议和意见，从局部看有一定的合理性，但同全局利益不相符合，因而难于解决的。
（四）D类，即作为参考的，主要包括：
1.所提建议和意见合理，但缺乏可操作性的；
2.所提建议和意见涉及面广，非某一部门或地区可以解决，需要在国家或上级部门统筹考虑、统一规划和部署下，才能解决的；
3.所提建议和意见涉及的问题与事实有出入，或与有关法律、法规、政策相悖，应给予明确情况、讲明道理的。
六、考核奖惩
市政府办公厅每年对全市政府系统建议和提案办理工作情况进行考核。在此基础上，定期评比办理工作，对工作成绩显著的单位和个人给予表彰。
凡出现下列情况之一的，给予通报批评。一是对办理工作不重视、制度不健全、人员不落实的；二是对建议和提案互相推诿、搪塞应付，办理质量差的；三是办复情况不实或不按承诺兑现落实的；四是超过规定的办理期限的；五是将建议、提案遗失的。
第十一章保守国家秘密
第一节保密一般原则
第二条保守国家秘密的工作（以下简称保密工作），实行积极防范、突出重点、依法管理的方针，既确保国家秘密安全，又便利信息资源合理利用。
第四条工作笔记必须使用保密记录本。工作变动时，必须将自己经管的文件、资料和使用的保密记录本，一一移交清楚，送机要室保存。
第五条向报刊投稿、编写书籍时，不得泄露党和国家的秘密，不得泄露领导同志正在研究和酝酿的秘密事项和工作意见。
第六条办公室内不准私人会客。因公往来人员进入办公楼，要有人员负责接送。办公室无人留守时，应关窗锁门。
第七条发现失密、泄密现象，应及时报告，认真严肃处理。每年逢重要节日应全面进行保密检查。
第二节文书保密
第八条市政府及办公厅密级文件，必须在左上角标明密级、保密期限，标注分发范围。密级和保密期限的标定，由公文起草人（单位）在草拟公文时根据有关保密范围和密级提出报主管领导审批。对是否属于国家秘密和属于何种密级不明确的事项，公文起草人应及时请教分管文电领导。
第九条公文办理过程中，有关文件的办理情况、领导的批示、意见等情况，未经批准均不得对外提供。阅办密级文件应在机关内进行，及时阅办，不积压，不得带回家中。
第十条建立严格的文件（包括电报、移动存储介质，下同）登记和保管制度。秘密文件要存放在有保密设施的文件柜内，不得带到无关场所，不得在公共场谈论秘密事项。
第十一条严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度，秘密文件、资料不准私自翻印、复制、摘录与外传。因工作需要翻印复制摘录等，应经主管领导批准后按有关规定办理。复制绝密件和发文机关规定不准复制的密件，必须经发文机关批准。复印件要视同原件密级进行管理。摘录秘密文件、资料，应使用保密记录本。
第十二条市内开会、联系工作，如确需携带绝密文件，必须经过批准，指定专人保管，并采取必要措施确保文件安全。到外地出差必须携带机密、绝密文件时，要经办公厅分管领导批准，并认真办理登记手续，采取防丢、防盗安全措施，实行两人护送制。在市区内投递涉密信息，应派专人进行，发往市区外的涉密信息，应由机要通信部门投递。携带的文件，必须始终处于携带人的有效控制之下。
第十三条各种秘密文件、资料要定期清退、按时归档或销毁。清查文件应与保密检查同时进行。销毁文件必须指定专人负责，办理登记和批准手续，交由定点单位销毁。销毁绝密文件、资料必须严格执行两人监销制度。
第十四条市政府、市政府办公厅和市长的印章，由专人保管、存放在保险柜内。使用印章要严格按照用印规定办理，并履行批准、登记手续。
第三节办公自动化保密
第十五条秘密文件或其他含有秘密信息的邮件，必须通过机要交通站传递，不得通过普通邮政邮寄。
第十九条未安装加密装置的传真机，不得传输秘密级以上（含秘密级）的文件、资料。加密设备的型号、性能不得对外泄露。
第二十条加强对涉密信息系统的管理，任何组织和个人不得有下列行为：
（一）将涉密计算机、涉密存储设备接入互联网及其他公共信息网络；
（二）在未采取防护措施的情况下，在涉密信息系统与互联网及其他公共信息网络之间进行信息交换；
（三）使用非涉密计算机、非涉密存储设备存储、处理国家秘密信息；
（四）擅自卸载、修改涉密信息系统的安全技术程序、管理程序；
（五）将未经安全技术处理的退出使用的涉密计算机、涉密存储设备赠送、出售、丢弃或者改作其他用途。
第二十一条加强对国家秘密载体的管理，任何组织和个人不得有下列行为：
（一）非法获取、持有国家秘密载体；
（二）买卖、转送或者私自销毁国家秘密载体；
（三）通过普通邮政、快递等无保密措施的渠道传递国家秘密载体；
（四）邮寄、托运国家秘密载体出境；
（五）未经有关主管部门批准，携带、传递国家秘密载体出境。
第四节会议保密
第二十二条召开秘密程度较高的会议，承办处室应在会前向办公厅保密工作领导小组报告，研究落实保密措施，选择具备保密条件的会议场所，不得在涉外宾馆、饭店召开此类会议，会前应对会场进行保密检查。
第二十三条严格控制与会人员，严禁与会议无关的人员进入会场。
第二十四条严禁滥印、乱发会议秘密文件、资料。绝密文件应严格保密，会后收回。会议期间印发的秘密文件应一律标明密级，统一编号，登记分发。会议期间应配备保密设备。
第二十五条与会人员不得以任何形式对外泄露会议秘密内容；新闻单位不得公开报道秘密事项，如确需公开报道，其内容应当由办公厅保密委员会审定。
第五节涉外保密
第二十六条在涉外活动中，既要热情友好、以礼相待，又要提高警惕，坚持“内外有别”的原则，防范各种可能的情报收集活动。在接待期间，除特殊情况需经批准外，接待人员应严格按照既定方案，不得随意擅自改变。
第二十七条接待来访的外宾和港、澳、台同胞，应在规定的涉外会议室内进行，严禁将外宾和港、澳、台同胞带入办公室内。未经组织和外事部门同意，不得私下单独与外方人员接触。
第二十八条出入外国驻华机构，外国人员来往，陪同外国人参观、游览、参加宴会、洽谈等涉外活动，不得携带秘密文件、资料、笔记本等，如确需携带，应经分管领导批准，并严加保管，与外方人员进行会谈或陪同参加访问时，我方必须有两人以上。
第二十九条出国（境）人员在出国（境）前应接受保密教育，不得携带秘密文件、资料、笔记本等出国（境）。确需携带的，须经分管领导批准，并按国家保密局、海关总署《关于禁止邮寄或非法携运国家秘密文件、资料和其他物品出境的规定》办理有关手续。出国（境）期间应保持高度警惕，不在不利保密的场合谈论秘密事项。
第三十条遇有外国机构、人员来电、来函或来人索取资料时，应及时与外事部门联系。
第六节后勤服务保密
第三十一条一般工作人员未经许可，不得随意进出领导办公室。呈送秘密级以上文件，由机要人员负责。
第三十二条后勤服务部门要加强对所属人员的保密教育，自觉遵守保密纪律和保密制度。在清扫、清理领导办公室时，不得随意翻动文件、资料。
第三十三条后勤服务人员不得向有关领导探听、询问公务中未公开的事项。接触到有关不宜公开的事项时，要主动承担保密义务。
第七节附则
第三十四条办公厅保密工作由保密领导小组负责，秘书处负责日常工作。各处室要指定一名人员负责本处室的保密工作，并经常对工作人员进行保密教育。
第三十五条对泄密者、失密者视情节轻重，分别给予批评教育、党纪政纪处分。情节严重、触犯法律的，移送司法机关处理。
第三十六条本办法由办公厅保密领导小组负责解释。
第十二章因公临时出国（境）管理规定
二、市政府办公厅工作人员因公临时出国（境）的管理工作，按干部管理权限分别由办公厅党组或在办公厅党组领导下由组织人事处具体负责，报有关部门批准。
五、除特殊情况外，处级干部因公临时出国（境）原则上应间隔2年以上；科级及科级以下干部如无学习培训任务，原则上不作安排。
六、办公厅工作人员因公临时出国（境）必须在出国（境）前和回国后及时报告组织人事处。回国后7天内将出国（境）护照送组织人事处，处级干部的护照由组织人事处送市委组织部，科级及以下干部的护照由组织人事处负责保管。回国后15天内，出国人员将培训总结或考察报告以书面形式送组织人事处及组团单位。
七、出国（境）人员应严格遵守外事纪律，坚决维护国家主权和民族尊严，维护国家公务员形象，违者将视情节按党纪、政纪处理。
八、本暂行办法由办公厅组织人事处负责解释，自印发之日起施行。
附件：海口市人民政府办公厅因公临时出国（境）审批表
一、主要职责
领导秘书（联系人），主要从事市政府领导办公室程序性工作，为领导处理政务及日常事务提供服务，参与所在处室工作。
二、基本要求
（一）学法懂法，依法办事；
（二）忠于职守，自觉履职；
（三）公道正派，热情服务；
（四）兢兢业业，甘于奉献；
（五）服从领导，当好参谋；
（六）实事求是，讲究时效；
（七）奉公守法，廉洁自律；
（八）遵守纪律，保守秘密；
（九）谦虚谨慎，文明礼貌；
（十）刻苦学习，提升素质；
（十一）反应灵敏，处事果断；
（十二）熟练掌握办公自动化；
（十三）具备一定的速记技能；
（十五）掌握公文格式标准，熟练使用汉语，普通话标准。
三、主要工作
（一）确定领导工作日程
（二）做好接待来访工作
1.心理准备：礼貌用语，民族习俗，应急预案。
3.姿态要求：起立、问候、注视、微笑、倾听。
（三）做好文件处理及信息搜集筛选工作
1.把关文件质量。呈批前应先检查文件是否完整、程序是否完备、格式是否规范、是否包含决策必需的辅助信息等。如不符合要求，应即通知来文单位修改完善。了解并注明先前办理情况，以便领导统筹把握。
3.跟踪后续转办。转办文件时应注明特殊要求，如周知范围及方式等，以更好地贯彻领导的决策意图。重要文件须跟踪掌握后续办理情况，在合适时机汇总上报。
4.筛选其他信息。通读浏览各类报纸、纸质简报、电子传阅件以及各单位的口头传达信息及纸质报告，提取重要信息，依据轻重缓急程度书面或口头向领导报告，作为决策参考依据。
（四）做好会议、调研等活动安排
4.会议应严控数量规模，经请示领导后，可合并的尽量合并，可不开的尽量不开。同一活动尽量确定单一联系人，不多头联系，防止因信息共享不畅出现脱节。
（五）做好公文录入、批示件及各类资料的整理归档、周小结等工作
按办公自动化要求科学快速协助领导完成公文处理，针对领导工作特点分门别类建立资料档案文夹，方便领导及时查阅。同时应完成领导安排的其他工作任务。