会议的作用与目的

在高耸的、自上而下、命令一控制型的组织中，和下属一起开会是实现这种控制的手段之一。通常这种会议都以单向沟通为主-由经理通知员工他们想要达到什么样的目标。在结构更加扁平的组织中，工作要以跨职能部门、具有多种技能的团队为中心，于是开会就变得更加重要。

开会还能发挥很多其他作用。小编举例如，在厌恶风险的官僚机构中，开会就是避免制定决策和承担责任的手段。此外，随着开会逐渐被应用于更加复杂的多职能部门和多国家问题上，开会变得越来越重要，而且也越来越难管理。

2.会议的目的

小编认为举行会议的目的多种多样，但就工商业机构来说，举行会议的目的通常为下列几项。

1)让公司成员彻底了解经营目的

很多会议召开仅仅是为了传达一些有关公司经营状况的信息。小编举例：如，本月的销售状况、目前公司面临的财务危机、新产品开发进度等。这些会议要求与会者掌握这些信息，并进行讨论，以深化对这些信息的理解。否则，只要将有关文件打印出来，分发给有关人员就可以了。开会讨论一下，人家对这些信息的印象会更深。会议的主持人可以就突出的几个问题重点阐述一下。会议不需要形成任何决议或采取什么措施。

2)分配任务

在每年或每月的计划工作会议中，总经理都要部署下一阶段的工作重点及每位员工的职责。

类似的会议在企业中还有很多。在会议上分配任务可以提高接受任务者的责任感，因为这毕竟是一种当众接受的任务。另外，当众接受任务也使人感受到一种荣誉。大家的目光都集中到这个人身上，这个人很自然就会觉得受到了重视。这份激励的效果是会议独有的，非个别接受任务可比拟。

这种分配任务的会议还有一个优点，就是由于全体成员的参与，可以将企业的整个目标体系理清楚，使之更加合理。大家在讨论时，可以将重叠或遗漏的工作职责找出来，以利于总经理重新部署。某些员工的工作任务太重，难以负担，也可以由别的员工分担一下。由于分配工作是完全透明的，因而有利于员工间互相信任，保持良好的合作关系。某个人具体行使他的权力时，也可以因为这种权力是被当众授予的，因而容易得到别人的支持。

3)使经营计划顺利进行

通常公司的经营计划和各项有关工作，只有在整个组织里交流一下才变得更有效率，不致产生多部门擅自行动的情形。但若能使各部门每位工作人员的调配适当，在不勉强、不浪费的平衡心态下，顺利完成有效率的工作任务，则对公司经营会有莫大的帮助。就这方面而言，成功的会议无疑能发挥巨大的作用。所以，在具体经营方法实施之前，召集筹备会议作出整体、统一的活动计划，将可使公司节约人力，量才调配。

4)解决问题及障碍

在进行任何计划的过程中，问题和障碍的产生是无法避免的。为寻求解决之道，有效的方法便是会议。个人的思考能力毕竞有限，但两人以上聚在一起商讨问题则往往会有完全不同的新看法出现，经常可寻得解决之道。小编举例如，销售部门讨论新产品投放市场的策略，究竞在销售渠道上还要做哪些改进;公共关系部门讨论近期举行的一次大型公益活动还要做哪些准备工作。这种会议是群体智慧的集中反映，其效果远非个人智慧的简单叠加。因为在这种会议中，大家头脑都在不停地运转，针对别人的意见、会议上反馈的信息进行综合、归纳、分析、处理，使终得出的解决方案有可能是优的或仅次于优的。

5)产生新的创意

新的构思是业务成长与发展不可或缺的因素。任何机构若长期执行某一种制度，势必导致僵化现象，新创意亦难以出现。为打破这种状况，脱离陈旧的观念，同时发掘多人的不同想法，会议无疑是出路。

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